GTD ব্যবহার করে কীভাবে আপনার সময় পরিকল্পনা করবেন

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

সহজ নিয়ন্ত্রণের জন্য একটি সহজ টেবিলে আপনার সমস্ত বিষয় সংগ্রহ করুন।

GTD কি

লাইফ হ্যাকার বারবার GTD - Getting Things Done টেকনিকের উপর নিবন্ধ প্রকাশ করেছে। এটি উদ্ভাবিত এবং ব্যবসায়িক প্রশিক্ষক ডেভিড অ্যালেন তার বইতে বিস্তারিত বর্ণনা করেছেন। সংক্ষেপে, এই সিস্টেমের মৌলিক নিয়মগুলি নিম্নরূপ বর্ণনা করা যেতে পারে:

1. সমস্ত তথ্য ক্যাপচার … সমস্ত ধারণা, কাজ এবং কাজগুলি লিখুন। যদি এমন কিছু থাকে যা আপনি এখনই করতে পারবেন না, স্মৃতির উপর নির্ভর না করে একটি চিহ্ন তৈরি করুন। আপনি যা রেকর্ড করেন তার সবকিছু তথাকথিত ইনবক্সে সংরক্ষিত থাকে।
2. নির্দেশ মানুন. "আগত কার্য" সহ ফোল্ডারটি পূরণ হওয়ার সাথে সাথে, আপনাকে এর বিষয়বস্তুগুলি সংগঠিত করতে হবে, কাজগুলিকে বিভাগগুলিতে সাজাতে হবে এবং ব্যাখ্যা এবং নোট তৈরি করতে হবে যাতে আপনি কিছু ভুলে না যান৷
3. অগ্রাধিকার দিন … প্রতিটি কাজের একটি নির্দিষ্ট তারিখ এবং গুরুত্বের ডিগ্রি থাকা উচিত যাতে আপনি জানেন যে প্রথমে কী করতে হবে এবং কী অপেক্ষা করা যেতে পারে।
4. সবকিছু হাতের কাছে রাখুন … GTD-এর "পরে লিখুন" নীতির কোনো স্থান নেই। আপনার করণীয় তালিকা এবং নোট সবসময় আপনার দৃষ্টিতে থাকা উচিত: আপনার কম্পিউটার, স্মার্টফোন, ট্যাবলেট এবং অন্যান্য ডিভাইসে। এইভাবে, যদি একটি আকর্ষণীয় ধারণা মাথায় আসে বা আপনি কিছু অ-রেকর্ডড কেসের কথা মনে করেন, আপনি এখনই তা লিখে রাখতে পারেন। যখন একটি কাজের জন্য সময়সীমা ঘনিয়ে আসে, আপনি একটি অনুস্মারক পাবেন, সর্বব্যাপী বিজ্ঞপ্তিগুলির গৌরব।

আপনি আমাদের গাইডে জিডিটি সম্পর্কে আরও পড়তে পারেন।

কৌশলটি তার বহুমুখীতার জন্য ভাল। এর স্রষ্টা, ডেভিড অ্যালেন, কিছুটা পুরানো ধাঁচের: "ইনবক্স" দ্বারা তিনি একটি বাস্তব কাগজ ফোল্ডারকে বোঝায়৷ এমনকি তিনি ইমেইল প্রিন্ট করে ফাইল সেটে রেখেছিলেন।

তবে একই সাফল্যের সাথে কিছু পরিষেবার সাথে এই সিস্টেমটি ব্যবহার করে কম্পিউটার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিতে GTD প্রয়োগ করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই কৌশলটি আপনার Gmail ইমেলগুলি সাজানোর জন্য ব্যবহার করতে পারেন, "" এ কাজগুলি লিখতে পারেন বা আপনার জীবনের সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ নিতে পারেন৷ অবশেষে, একই ওয়ান্ডারলিস্টের মতো অনেক টাস্ক ম্যানেজারকে GTD দর্শনের অধীনে তীক্ষ্ণ করা হয়েছে।

এবং অবশ্যই, আপনি ধারণার মতো একটি দুর্দান্ত এবং বহুমুখী প্রোগ্রামে কৌশলটি ব্যবহার করতে পারেন।

এটি Google ডক্স, Evernote, Trello এবং আরও এক ডজন অ্যাপ্লিকেশনের একটি সংকর। ধারণা আপনার কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রায় সবকিছু করতে পারে। নোট, স্প্রেডশীট, জ্ঞানের ভিত্তি, করণীয় তালিকা, কানবান বোর্ড, নথি - প্রোগ্রামটিতে এটি সবই রয়েছে। জিটিডি স্টাইলে আপনার বিষয়গুলি সংগঠিত করতে এটি ব্যবহার না করা একটি পাপ।

এবং মারিয়া অ্যালড্রে, একজন ব্যবসায়িক পরামর্শদাতা যিনি ব্যবসায়িক নেতাদের তাদের কাজ সংগঠিত করতে সহায়তা করেন, ধারণার জন্য তার নিজস্ব GTD-ভিত্তিক সিস্টেম তৈরি করেছেন। তিনি তার ব্লগে এই উন্নয়ন শেয়ার করেছেন.

ধারণাতে কীভাবে জিটিডি ব্যবহার করবেন

আমি খুব সুসংগঠিত নই. তাই যখন আমি ডেভিড অ্যালেনের জিটিডি সম্পর্কে জানতে পারলাম, তখন আমার জীবন আক্ষরিক অর্থেই বদলে গেল। এখন এটা আমার জন্য এক ধরনের ধর্ম। ধীরে ধীরে, আমি আমার নিজস্ব সিস্টেম তৈরি করেছি, যা আমাকে সবকিছুর সাথে তাল মিলিয়ে চলতে দেয়, আমার স্বাভাবিক গতিতে কাজ করে।

আমি একটি অনুশীলন ব্যবহার করি যাকে আমি সাপ্তাহিক পরিকল্পনা বলি। সামনের সপ্তাহের পরিকল্পনা করার জন্য আমি প্রতি রবিবার (বা সোমবার) এক ঘন্টা আলাদা করে রাখি। এই অভ্যাসটি আমাকে জটিল সমস্যাগুলিকে ছোট এবং আরও পরিচালনাযোগ্য করে ভেঙে সমাধান করতে সাহায্য করে। তাই আমি আরও কাজ করি, কম ক্লান্তি, এবং আরও সহজে কাজে মনোনিবেশ করি।

আমার জন্য, ধারণা একটি খেলার মত. সিস্টেম সেট আপ করতে সময় লাগে। কিন্তু যখন তিনি প্রস্তুত হন, কাজগুলি সম্পূর্ণ করা মজাদার, সহজ এবং দ্রুত হয়ে ওঠে।

প্রতি সপ্তাহে, আমি ধারণার একটি বোতামে ক্লিক করি এবং একটি ফাঁকা স্প্রেডশীট আমার সামনে উপস্থিত হয়। এখানে একটি খালি আছে, যেটি আপনি তুলে নিয়ে ব্যবহার করতে পারেন।

এখানে ধাপে ধাপে প্রক্রিয়াটি আমি নোটের সাথে আমার কাজগুলি নির্ধারণ করতে ব্যবহার করি৷

1. আপনার ধারণা সংগ্রহ করুন

তালিকা করতে 10 মিনিট সময় নিন এবং এই কলামে আপনার সমস্ত ধারণা লিখুন। তারা এমন কাজগুলিতে পরিণত হবে যা আপনাকে আগামী সপ্তাহে সম্পূর্ণ করতে হবে।

1. আপনার সমস্ত প্রকল্পের তালিকা করুন যা এখনও সম্পূর্ণ হয়নি।
2. কোনো অসামান্য খুঁজে পেতে আপনার আগের তিন মাসের কাজগুলি পরীক্ষা করুন।
3. আপনার ক্যালেন্ডারটি একবার দেখুন: সম্ভবত সেখানেও কিছু পরিকল্পনা করা হয়েছে।
4. আপনার কাগজের নোটবুক চেক করুন, যদি পাওয়া যায়। সম্ভবত এমন কিছু ধারণা রয়েছে যা নোটনে স্থানান্তর করা দরকার।
5. আপনার অন্য কোন কাজ আছে কিনা বা যাদের সাথে কাজ করতে হবে সে সম্পর্কে চিন্তা করুন।

এই সমস্ত ধারণা একত্রে সংগ্রহ করুন এবং প্রথম কলামে তালিকাভুক্ত করুন। আগামী সাত দিনের জন্য এটি আপনার পরিকল্পনা।

2. উপযুক্ত কাজ বরাদ্দ করুন

একটি ধারণা খারাপ নয়, তবে সক্রিয় কর্ম ছাড়া এটি একটি ধারণা থেকে যাবে। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, "এই কাজটি শেষ পর্যন্ত নিয়ে যাওয়ার জন্য আমার কী করা উচিত?"

উদাহরণ স্বরূপ:

• বিষয়বস্তু দিয়ে সাইটটি পূরণ করা চালিয়ে যান → "আমার সম্পর্কে" বিভাগের একটি খসড়া লিখুন।
• কন্টেন্ট পাবলিশিং ক্যালেন্ডার তৈরি করুন → পোস্টের জন্য একটি মেমরি ম্যাপ আঁকুন এবং তারিখ নির্ধারণ করুন।
• একটি ব্লগের জন্য একটি ভিডিও তৈরি করুন → একটি ভিডিও স্ক্রিপ্ট লিখুন।
• ক্রিসের সাথে দেখা করুন → তাকে সভার তারিখ এবং স্থান সহ একটি ইমেল পাঠান৷

মনে রাখবেন, যদি একটি টাস্ক সম্পূর্ণ করার জন্য একাধিক অ্যাকশনের প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনাকে প্রথমে কী করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে।

3. জরুরী সেট করুন

এর পরে, আপনাকে অবশ্যই প্রতিটি কাজের জরুরীতা নির্ধারণ করতে হবে। সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস করার জন্য এটি প্রয়োজনীয়, এবং শুধুমাত্র একগুচ্ছ কাজ না করে।

কোন জিনিসগুলি প্রথমে করতে হবে তা বোঝার জন্য, আমি আমার ধারণাগুলিকে চারটি বিভাগে সাজাই:

• গুরুত্বপূর্ণ কাজ - যে জিনিসগুলি আমাদের লক্ষ্য অর্জনের কাছাকাছি নিয়ে আসে।
• জরুরী কাজ - অবিলম্বে মনোযোগ প্রয়োজন যে কর্ম.
• এটা ব্যাথা হবে না - এই বিভাগে এমন বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যেগুলি জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ নাও হতে পারে, তবে তাদের বাস্তবায়ন পরবর্তী সাত দিনের জন্য আপনার জীবনকে সহজ করে তুলবে৷
• অপেক্ষা করতে পারেন - এগুলি এমন কাজ যা অন্য সপ্তাহের জন্য পুনর্নির্ধারণ করা যেতে পারে।

4. ঘনত্বের মাত্রা নির্ধারণ করুন

দুঃখের বিষয়, আমাদের সকলেরই সীমিত পরিমাণ মনোযোগ, সময় এবং শক্তি আছে। প্রতিটি কাজ এই গুরুত্বপূর্ণ সম্পদগুলির একটি নির্দিষ্ট শতাংশ গ্রহণ করে। অতএব, নির্ধারিত কাজটি মূল্যায়ন করুন এবং চতুর্থ কলামে সংশ্লিষ্ট নম্বরটি বরাদ্দ করুন।

উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্লগ পোস্টের জন্য একটি খসড়া লেখা আমার মনোযোগের প্রায় 20% নিয়েছে। এবং ক্রিসের জন্য চিঠিটি তিন লাইন দীর্ঘ - মাত্র 2%।

5. অগ্রাধিকার বরাদ্দ করুন

এই চেকবক্সটি "গুরুত্বপূর্ণ" এবং "জরুরী" ট্যাগযুক্ত কাজগুলিকে চিহ্নিত করে৷ অর্থাৎ, সেগুলি করা দরকার, যাই হোক না কেন। এটি আপনার অগ্রাধিকার তালিকা.

আপনি যখন এই কাজগুলি নির্বাচন করা শেষ করেন, আপনি সেগুলিতে কতটা সংস্থান ব্যয় করবেন তা দেখতে আগের কলাম থেকে শতাংশগুলি যোগ করুন৷ যদি এটি 90%-এর বেশি হয়ে থাকে, তাহলে আপনি আপনার শক্তিকে অত্যধিক মূল্যায়ন করেছেন এবং আপনি চিবাতে পারেন তার চেয়ে বেশি বিট। এটির অংশটি পরের সপ্তাহে পুনরায় নির্ধারণ করুন, বা আপনি অতিরিক্ত কাজ করবেন এবং কোনও কিছুর জন্য সময় পাবেন না।

যাইহোক, একটি দরকারী টিপ: ধারণা আপনাকে টেবিলের সারিগুলির বিষয়বস্তু ফিল্টার করতে দেয় - এইভাবে আপনি অগ্রাধিকারমূলক কাজগুলি নির্বাচন করতে পারেন।

6. টাস্ক শিডিউল করুন

পরবর্তী কলামে একটি চেকমার্ক দেখায় যে টাস্কটি আপনার ক্যালেন্ডারে নির্ধারিত হয়েছে কিনা। আপনি কখন এটি চালাবেন এবং একটি উপযুক্ত ইভেন্ট তৈরি করবেন তা নির্ধারণ করুন।

যাইহোক, আপনি যদি Google ক্যালেন্ডার বা অন্য কিছু ব্যবহার না করেন তবে নিজেকে ধারণা পান। সেখানে আপনি সপ্তাহের জন্য নির্ধারিত কাজ যোগ করতে পারেন।

7. টাস্ক অর্পণ করুন

হ্যাঁ, আপনার কাছে প্রতিদিন বেয়ন্সের সমান সংখ্যক ঘন্টা রয়েছে, তবে তার সহকারীর একটি বিশাল দল রয়েছে যারা তার জন্য নোংরা কাজ করে, তাই সে আরও বেশি করে। যাইহোক, আপনার যদি এমন কেউ থাকে যার কাঁধে আপনি কিছু কাজ স্থানান্তর করতে পারেন, তা করুন এবং উপযুক্ত কলামে অর্পিত টাস্কে টিক দিন।

8. টাস্ক শেষ করুন

ওয়েল, সবকিছু সহজ. আপনি যখন আপনার প্রকল্প শেষ করেন বা একটি কাজ সম্পূর্ণ করেন, শেষ কলামে বাক্সটি চেক করুন।

বোনাস

আপনাকে আরও সংগঠিত হতে সাহায্য করার জন্য এখানে কয়েকটি পদক্ষেপ রয়েছে:

1. গত সপ্তাহে আপনার খরচ পর্যালোচনা করুন এবং পরবর্তী জন্য আপনার বাজেট পরিকল্পনা করুন।
2. সপ্তাহের জন্য আপনার মেনু নিয়ে চিন্তা করুন, কেনাকাটার তালিকায় পণ্য যোগ করুন।
3. একটি সময়মত পদ্ধতিতে আপনার গত সাত দিনের ইনবক্স প্রক্রিয়া করুন এবং সেখানে জমে থাকা সমস্ত কিছু বাছাই করুন৷
4. সপ্তাহে অন্তত একদিন ব্যায়ামের পরিকল্পনা করুন।

মনে রাখবেন যে GTD বেশ নমনীয় এবং আপনার প্রয়োজন অনুসারে তৈরি করা যেতে পারে। ধারণা টেমপ্লেট সমন্বয় করতে নির্দ্বিধায়. উদাহরণস্বরূপ, মারিয়ার মনোযোগ কলামটি আমার কাছে অপ্রয়োজনীয় বলে মনে হচ্ছে। আমার জন্য, কাজটি জরুরী হোক বা না হোক একটি নোটই যথেষ্ট। আপনি সহজেই এর কলাম মুছে ফেলতে পারেন এবং আপনার নিজের যোগ করতে পারেন। তাই, আমি "কাজ", "বাড়ি", "সৃজনশীলতা" এবং অন্যান্য কাজগুলিকে বিভাগগুলিতে সাজানোর জন্য লেবেলযুক্ত একটি কলাম তৈরি করেছি৷ আপনি এটা আপনার মত করতে পারেন.