গুগল ডক্স কীভাবে পরিষ্কার করবেন

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আমরা অবিরাম "নতুন ফোল্ডার" রেক করি এবং বোধগম্য নাম সহ নথিগুলি থেকে মুক্তি পাই।

আপনি যদি Google ডক্স বা Google ডক্সের সাথে অনেক কাজ করেন, তাহলে আপনি সম্ভবত এই সমস্যার সম্মুখীন হয়েছেন যে অনেকগুলি ফাইল রয়েছে এবং পরিষেবাটির মূল পৃষ্ঠাটি একটি বিশৃঙ্খল অ্যাটিকেতে পরিণত হয়। লাইফহ্যাকার বলে যে আপনি কীভাবে বিশৃঙ্খলা থেকে শৃঙ্খলা তৈরি করতে পারেন।

অন্তর্নির্মিত বাছাই সরঞ্জাম ব্যবহার করুন

আপনার পছন্দসই ফাইলগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে সাহায্য করার জন্য Google ডক্সে বেশ কিছু অন্তর্নির্মিত সাজানোর সরঞ্জাম রয়েছে৷ এটি করার জন্য, প্রধান স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে থাকা প্রতীকগুলির একটিতে ক্লিক করে উপযুক্ত বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

1. প্রদর্শন বিন্যাস দ্বারা

পরিষেবাটি আপনাকে ফাইলগুলি প্রদর্শনের পছন্দের উপায়টি কাস্টমাইজ করতে দেয়: একটি তালিকা বা একটি গ্রিড৷ এটি করতে, শুধু সংশ্লিষ্ট আইকনে ক্লিক করুন।

2. তারিখ বা শিরোনাম দ্বারা

আপনি নথিগুলি দেখার তারিখ, আপনার বা সমস্ত ব্যবহারকারীদের দ্বারা করা পরিবর্তনের তারিখ এবং শিরোনাম অনুসারে সুবিধামত সাজাতে পারেন৷

3. মালিক দ্বারা

Google ডক্স একাধিক ব্যবহারকারীকে একবারে নথিতে কাজ করার অনুমতি দেয়, যে কারণে এই পরিষেবাটি এত সুবিধাজনক৷ আপনি যদি শুধুমাত্র নথি তৈরি করেন না, অপরিচিতদের সাথে কাজ করেন বা সম্মিলিতভাবে কাজ করেন, তাহলে নথির মালিক (স্রষ্টা) দ্বারা বাছাই করা আপনাকে সাহায্য করবে৷ এটি ব্যবহার করার জন্য, শুধুমাত্র প্রধান পর্দায় উপযুক্ত আইটেমটিতে ক্লিক করুন এবং উপযুক্ত বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

4. যেখানে সম্ভব অ্যাক্সেস

অন্যান্য ব্যবহারকারীদের দ্বারা তৈরি এবং আপনার কাছে উপলব্ধ সমস্ত ফাইল দেখতে, প্রধান পর্দার উপরের ডানদিকে কোণায় ফোল্ডার আইকনে ক্লিক করুন এবং "উপলব্ধ" নির্বাচন করুন৷

গুগল ড্রাইভে সংগঠিত হন

Google ডক্সের সমস্ত ফাইল (পাশাপাশি পত্রক এবং স্লাইডগুলি) Google ড্রাইভে উপলব্ধ৷ অতএব, একটি বৃহৎ পরিমাণে, ডিস্কে অর্ডার ডকুমেন্টে অর্ডারের একটি শর্ত। বিশৃঙ্খলা মোকাবেলা করতে আপনি যা করতে পারেন তা এখানে।

1. ফোল্ডারে নথি সাজান

আপনি সহজেই গুগল ড্রাইভে ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনাকে বড় বোতাম "তৈরি করুন" এ ক্লিক করতে হবে এবং "ফোল্ডার" আইটেমটি নির্বাচন করতে হবে।

আপনার ফাইল এবং ফোল্ডার পরিষ্কার এবং নির্দিষ্ট নাম দিন. "নতুন ফোল্ডার", "শিরোনামহীন", "1" বা "lvpdlvarp" নামগুলি থেকে ভিতরে কী আছে তা স্পষ্ট নয়৷ উপরন্তু, এই ধরনের ফাইল এবং ফোল্ডার অন্য অনেকের মধ্যে খুঁজে পাওয়া আরও কঠিন হবে। "সেপ্টেম্বর রিপোর্ট", "15.10 এ গ্রাহক যোগাযোগের তালিকা" বা "বায়োটেকনোলজি আর্টিকেল" শিরোনামগুলি আপনাকে আপনার রেকর্ডগুলি আরও দক্ষ রাখতে সাহায্য করবে৷

আপনি ফাইলগুলিতে ডান ক্লিক করে এবং উপযুক্ত আইটেম নির্বাচন করে একটি ফোল্ডারে স্থানান্তর করতে পারেন।

ফোল্ডার মেনু গুগল ডক্স হোম স্ক্রীন থেকে খোলা যাবে.

2. গুরুত্বপূর্ণ ফাইলের জন্য বিভিন্ন ফোল্ডার রং এবং লেবেল ব্যবহার করুন

ডিফল্টরূপে, Google ড্রাইভের সমস্ত ফোল্ডার ধূসর, তবে আপনি সেগুলিতে ডান-ক্লিক করতে পারেন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 24টি রঙের মধ্যে একটি নির্বাচন করতে পারেন৷

আপনি ডিস্কে প্রয়োজনীয় ফাইলগুলিও চিহ্নিত করতে পারেন। এটি ডান-ক্লিক করে এবং "মার্ক করা যোগ করুন" নির্বাচন করে করা হয়।

আপনি চিহ্নিত ফাইলগুলি সরাসরি "ডকুমেন্টস" এ দেখতে পারেন।

3. অপ্রয়োজনীয় মুছুন

Google পরিষেবাগুলির নিবিড় ব্যবহারের সাথে, তারা প্রচুর পরিমাণে অপ্রয়োজনীয় এবং পুরানো নথি জমা করে৷ আপনি প্রয়োজনীয় নথিতে ডান-ক্লিক করে এবং "মুছুন" নির্বাচন করে "ডকুমেন্টস" এবং "ডিস্ক" উভয়ই মুছে ফেলতে পারেন।

আপনি যদি ভুলবশত একটি নথি মুছে ফেলে থাকেন (মুছে দেওয়ার সময় Google ডক্স কোনও পদক্ষেপের নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করে না), আপনি "বাতিল করুন" পপ-আপ বোতামে ক্লিক করতে পারেন৷

এবং যদি আপনি এটি মুছে ফেলেন, তবে কয়েক দিন পরে আপনার মন পরিবর্তন করেন, "ট্র্যাশে" যান, পছন্দসই ফাইলটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং "পুনরুদ্ধার করুন" নির্বাচন করুন।

রিসাইকেল বিনের ফাইলগুলি 30 দিনের জন্য সংরক্ষণ করা হয়, তারপরে সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হয়।

4. অপ্রয়োজনীয় জিনিস থেকে মুক্তি পেতে ফাইলওয়াচ ব্যবহার করুন

ফাইলওয়াচ আপনাকে সেই ফাইলগুলি খুঁজে পেতে সাহায্য করতে পারে যেগুলিতে আপনার এখনও অ্যাক্সেস রয়েছে, বলুন, আপনার পুরানো কাজের জায়গা থেকে: এটি আপনাকে দেখায় যে আপনি কোন লোকের সাথে নথি ভাগ করেছেন এবং আপনাকে তাদের থেকে বিচ্ছিন্ন করতে দেয়৷পরিষেবাটি এমন ফাইলগুলিও খুঁজে পেতে সক্ষম যা অনেক ব্যবহারকারীর কাছে উপলব্ধ হয়ে গেছে (উদাহরণস্বরূপ, নেটওয়ার্কে ফাঁস) যাতে আপনি সেগুলি অ্যাক্সেস করার জন্য সেটিংস পরিবর্তন করতে পারেন৷

ফাইলওয়াচ Google Workspace মার্কেটপ্লেস লাইব্রেরিতে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যার মানে এটি Google দ্বারা প্রত্যয়িত, তাই আপনার সংবেদনশীল ডেটা ভুল হাতে না পড়ে। সেবা বিনামূল্যে.

• গুগল লাইব্রেরি থেকে ডাউনলোড করুন →
• ফাইলওয়াচ ওয়েবসাইট থেকে ডাউনলোড করুন →