আপনার কাজের দিন সংগঠিত করতে সাহায্য করার জন্য 5 টি টিপস

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আপনার কাছে ক্রমাগত কোনো কিছুর জন্য পর্যাপ্ত সময় না থাকলে সহজ কৌশলগুলি আপনাকে বাঁচাবে।

1. অগ্রাধিকার দিন

জরুরীতা এবং গুরুত্ব অনুসারে আপনার বিষয়গুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করার একটি খুব সহজ তবে কার্যকর উপায় রয়েছে। এটি আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স নামে একটি সার্কিট। এটি ডোয়াইট ডি. আইজেনহাওয়ার, আমেরিকান প্রেসিডেন্ট, মার্কিন সেনাবাহিনীর জেনারেল এবং একজন খুব উত্পাদনশীল ব্যক্তি দ্বারা উদ্ভাবিত হয়েছিল।

আমার কাছে দুই ধরনের জিনিস আছে: জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ। গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি খুব কমই জরুরী, এবং জরুরী বিষয়গুলি খুব কমই গুরুত্বপূর্ণ।

ডোয়াইট ডি. আইজেনহাওয়ার

আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সের চারটি বিভাগ রয়েছে। অনুভূমিক অক্ষটি মামলার জরুরীতা দেখায় এবং উল্লম্ব অক্ষটি গুরুত্ব দেখায়। ম্যাট্রিক্স আপনাকে সহজেই আপনার সমস্ত কাজকে বিভাগগুলিতে সংগঠিত করতে দেয়: "অ-জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ নয়", "জরুরী কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয়", "গুরুত্বপূর্ণ এবং অ-জরুরী", বা "জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ"।

আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সকে অগ্রাধিকার দেওয়ার চেষ্টা করুন এবং আপনি জরুরী কিন্তু খুব গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে কতটা সময় ব্যয় করেন তা দেখে আপনি অবাক হবেন। উদাহরণস্বরূপ, সহকর্মীদের কাছ থেকে অবিরাম বার্তা বা ফোন কল যা আপনাকে শুধুমাত্র জরুরী কাজগুলি থেকে বিভ্রান্ত করে।

সঠিক জিনিসের জন্য সময় করুন। জরুরি ও জরুরি কিছু থাকলে তা সঙ্গে সঙ্গে করুন। গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু জরুরী কাজ নয়, পরিকল্পনা করুন তাদের সমাপ্তির আনুমানিক সময়, এবং আপনি কখন এটি করবেন তা নির্ধারণ করুন। গুরুত্বহীন কিন্তু জরুরী বিষয় অন্য কাউকে অর্পণ করা যেতে পারে। অ-জরুরী এবং গুরুত্বহীন কাজগুলি পরবর্তীতে স্থগিত করুন বা সম্পূর্ণরূপে প্রত্যাখ্যান করুন।

2. গভীর কাজের জন্য সময় করুন

ভেঞ্চার ক্যাপিটালিস্ট স্যাম অল্টম্যান একবার বলেছিলেন, "ডিজিটাল ডিস্ট্রাকশন আমাদের সময়ের সবচেয়ে বড় মনস্তাত্ত্বিক সমস্যাগুলির মধ্যে একটি।" একটু চিন্তা করুন: আমরা দিনে গড়ে 50 বার আমাদের স্মার্টফোন পরীক্ষা করি। এবং, বিজ্ঞানী এবং লেখক ক্যাল নিউপোর্টের মতে, এটি আমাদের স্পষ্টভাবে চিন্তা করার এবং সৃজনশীল হওয়ার ক্ষমতাকে উল্লেখযোগ্যভাবে ক্ষতিগ্রস্ত করে।

তার মধ্যে “মাথা দিয়ে কাজ করা। একজন আইটি বিশেষজ্ঞের সাফল্যের নিদর্শন” তিনি “গভীর কাজ” ধারণাটি প্রবর্তন করেন। এই ধরনের কাজ একটি নির্দিষ্ট কাজে সম্পূর্ণ একাগ্রতা এবং নিমজ্জন বোঝায়। কোন বিভ্রান্তি নেই - সর্বাধিক প্রচেষ্টা এবং একাগ্রতা। এটিই একমাত্র উপায় যা আপনি সঠিক স্তরের গুণমানের সাথে সত্যিই কঠিন কাজগুলি সম্পাদন করতে পারেন।

নিউপোর্ট তার সহকর্মী, পেনসিলভানিয়া বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপক অ্যাডাম গ্রান্ট দ্বারা ব্যবহৃত কৌশলগুলি উল্লেখ করেছেন। তিনি পতনের সেমিস্টারকে পাঠদানের জন্য এবং বসন্ত এবং গ্রীষ্মকে গবেষণার জন্য উত্সর্গ করেন এবং কখনও দুটিকে মিশ্রিত করেন না। তীব্র গবেষণার সময়, অধ্যাপক নিজেকে সম্পূর্ণ বিচ্ছিন্নতার জন্য প্রকাশ করেন যাতে শিক্ষার্থীরা তার সাথে হস্তক্ষেপ না করে।

সম্ভবত আপনার একই পথে যাওয়ার এবং কয়েক মাস ধরে জ্বালা উত্স থেকে লুকানোর সুযোগ নেই। নিরুৎসাহিত হবেন না: আপনাকে পুরো সেমিস্টারের জন্য "গভীর কাজে" নিজেকে নিমজ্জিত করতে হবে না। নিউপোর্ট আপনার ব্যক্তিগত পছন্দের উপর ভিত্তি করে আপনার নিজস্ব সময়সূচী তৈরি করুন।

আপনি কোন সময়ে সবচেয়ে বেশি উদ্যমী এবং সতর্ক বোধ করবেন তা নির্ধারণ করুন এবং আপনার স্মার্টফোনটি বন্ধ করে এবং ইমেল চেক করতে অস্বীকার করে সবচেয়ে কঠিন কাজটি ঠিক তখনই করুন। উদাহরণস্বরূপ, নিউপোর্ট নিজে খুব ভোরে কাজ শুরু করে, কিন্তু বিকাল সাড়ে ৫টার পর কখনই তা করে না।

3. মিটিংয়ের সময় অনুমান করুন

পল গ্রাহাম, স্টার্টআপ ইনকিউবেটর ওয়াই কম্বিনেটরের সহ-প্রতিষ্ঠাতা, যে দুটি ধরণের কাজের সময়সূচী রয়েছে: "ম্যানেজার" সময়সূচী এবং "স্রষ্টা" সময়সূচী।

প্রথম বিকল্পটি সংগঠক এবং কর্তাদের জন্য। তাদের মতে, কাজের সময় পরিচালনা করা সহজ। আপনাকে দিনটিকে ঘন্টার ব্যবধানে ভাগ করতে হবে। এবং যখন একটি নতুন টাস্ক উপস্থিত হয়, আপনি এটির জন্য কয়েক ঘন্টা আলাদা করে রাখুন, এটি সংগঠকের মধ্যে চিহ্নিত করুন৷ এইভাবে, যদি "ম্যানেজার" কে একটি ব্যবসায়িক মিটিং বা ব্রেনস্টর্মিং সেশনের জন্য একটি সময় নির্ধারণ করতে হয়, তবে তিনি তার ক্যালেন্ডারটি দেখেন, একটি অব্যক্ত ঘন্টা খুঁজে পান এবং তার সহকর্মীদের জড়ো করেন।

কিন্তু "নির্মাতাদের" জন্য এই ধরনের মিটিং, এমনকি যারা আগে থেকে পরিকল্পনা করা হয়েছিল, একটি বিপর্যয়। সর্বোপরি, সৃজনশীল মানুষ, প্রোগ্রামার, লেখক বা শিল্পী, তাদের সময়সূচীকে "পরিচালক" হিসাবে ভাগ করবেন না। কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য তাদের সাধারণত কমপক্ষে অর্ধেক দিন ব্যবহার করতে হয় এবং এক ঘন্টার মধ্যে তারা কেবলমাত্র সর্বোত্তমভাবে উষ্ণ হয়। এবং যখন, তাদের শ্রম ক্রিয়াকলাপের মধ্যে, "নির্মাতাদের" দূরে সরে যেতে হয় এবং সহকর্মীদের সাথে একটি বৈঠকে যেতে হয়, তারা তাদের ছন্দ থেকে পড়ে যায় এবং তারপরে তাদের পক্ষে কাজটিতে ফিরে আসা খুব কঠিন।

ম্যানেজারের সময়সূচী এবং নির্মাতার সময়সূচী তাদের নিজের থেকে ঠিক কাজ করে। কিন্তু যখন তারা ছেদ করে, সমস্যা শুরু হয়।

পল গ্রাহাম

অতএব, আপনি যদি একজন ম্যানেজার হন তবে আপনার অধস্তনদের কাছ থেকে আগে থেকেই জেনে নিন কখন যৌথ সভা আয়োজন করা ভাল যাতে লোকেরা সবচেয়ে অপ্রয়োজনীয় মুহুর্তে কাজ থেকে বাধা না দেয়।

4. আপনার শক্তি খরচ নিয়ন্ত্রণ

টনি শোয়ার্টজ এবং জিম লোয়ার সম্পূর্ণ শক্তিতে জীবনে! যুক্তি দেখান যে একজন উৎপাদনশীল কর্মীর প্রধান সম্পদ সময় নয়, শক্তি। আপনি একটি কঠিন কাজে একটি পুরো দিন ব্যয় করতে পারেন, কিন্তু যদি আপনার শারীরিক এবং মানসিক শক্তির অভাব হয়, তাহলে আপনি স্থবির হয়ে পড়বেন এবং কোন উপকার করবেন না। কিন্তু যখন আপনার পর্যাপ্ত অভ্যন্তরীণ শক্তি থাকে, তখন আপনি কয়েক ঘন্টার মধ্যে একটি কঠিন বিষয় মোকাবেলা করতে পারেন এবং বাকি দিনগুলিকে সহজ কিছুতে উত্সর্গ করতে পারেন।

শোয়ার্টজ এবং লোয়ার চার ধরণের শক্তিকে আলাদা করে: শারীরিক, মানসিক, মানসিক এবং আধ্যাত্মিক। এবং আপনি যদি তাদের কোনটি মিস করেন তবে আপনার উত্পাদনশীলতা হ্রাস পাবে।

• শারীরিক শক্তি পরিবেশের প্রতি প্রতিক্রিয়া এবং সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার আপনার ক্ষমতাকে সরাসরি প্রভাবিত করে। এই সম্পদের অভাব দরিদ্র পুষ্টি, ঘুমের অভাব এবং ক্লান্তির সাথে যুক্ত।
• মানসিক শক্তি চাপের পরিস্থিতিতে আপনার আবেগ সঠিকভাবে পরিচালনা করার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করে।
• মানসিক শক্তি আপনাকে একটি কাজে ফোকাস করতে এবং বিভ্রান্ত না হতে দেয়। এটির প্রচুর সরবরাহ সহ একজন ব্যক্তি একটি চাপযুক্ত পরিস্থিতিতেও মনোনিবেশ করতে পারেন, যখন তার চারপাশের সবাই তাকে বিভ্রান্ত করার চেষ্টা করে।
• আধ্যাত্মিক শক্তি অনুপ্রেরণা বজায় রাখার জন্য আপনাকে আপনার কার্যকলাপে লক্ষ্য দেখতে দেয়। তিনি উত্সাহ, দৃঢ়তা এবং প্রতিশ্রুতি জ্বালান।

সঠিক স্তরে চারটি সূচক বজায় রাখার জন্য, সঠিকভাবে খান, পর্যাপ্ত ঘুম পান এবং ব্যায়াম করুন (ব্যায়াম মস্তিষ্কের কার্যকলাপকে উদ্দীপিত করে)। এবং শক্তি পুনরায় পূরণ করতে সহজ কৌশল ব্যবহার করুন।

জীবন ম্যারাথন নয়। জীবন হচ্ছে স্প্রিন্টের একটি সিরিজ।

টনি শোয়ার্টজ

সম্পূর্ণ নিমজ্জন কাজ এবং অল্প বিশ্রামের মধ্যে বিকল্প করার একটি ভাল পদ্ধতি হল পোমোডোরো কৌশল, যা ক্যাল নিউপোর্টের গভীর কাজের ধারণার সাথে পুরোপুরি ফিট করে। নীতিটি সহজ: আমরা একটি টাইমার দিয়ে 25 মিনিট পরিমাপ করি এবং এই সমস্ত সময় বিভ্রান্তি ছাড়াই একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ করি। তারপর - 5 মিনিটের জন্য বিরতি। এই সময়ে, আমরা শক্তি পুনরায় পূরণ করি। তারপরে আমরা চক্রটি আরও চারবার পুনরাবৃত্তি করি এবং 20 মিনিটের জন্য দীর্ঘ বিরতি নিই।

5. প্রাতঃরাশের জন্য ব্যাঙ খান

প্রত্যেকের সাথে এটি কখনও ঘটেছে: আপনি এমন কিছু কাজ করেছেন যা আপনাকে সম্পূর্ণ করতে হবে, কিন্তু আপনি সত্যিই এটি করতে চান না। আপনি এটি স্থগিত করতে শুরু করেন এবং সময়সীমা যত ঘনিয়ে আসে, এটি আপনার উপর আরও বেশি করে ঝুলে থাকে, অন্যান্য জিনিস থেকে বিভ্রান্ত হয় এবং আপনাকে আবারও চিন্তায় ফেলে দেয়।

জনপ্রিয় লেখক ব্রায়ান ট্রেসি এই সমস্যাগুলিকে "ব্যাঙ" বলে অভিহিত করেছেন। এবং তিনি সুপারিশ করেন যে সেগুলিকে পরে পর্যন্ত বন্ধ না করা, তবে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব করা।

আপনি যদি সকালে একটি ব্যাঙ খান, তবে দিনের বাকি দিনগুলি দুর্দান্ত হওয়ার প্রতিশ্রুতি দেয়, যেহেতু আজকের জন্য সবচেয়ে খারাপ সময় শেষ হয়ে গেছে।

মার্ক টোয়েন

একটি কঠিন কাজ থেকে পরিত্রাণ পাওয়ার পরে, আপনি সন্তুষ্টি অনুভব করবেন, দিনের বাকি অংশে ইতিবাচক শক্তির বৃদ্ধি পাবেন এবং আপনি একটি পরিষ্কার বিবেকের সাথে আপনার তালিকার পরবর্তী আইটেমগুলিতে যেতে পারেন।