কিভাবে GTD সিস্টেমের আরও ভাল ব্যবহার করা যায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

লেখক এবং ব্লগার লিও বাবাউতা ব্যাখ্যা করেছেন যে কীভাবে পরিকল্পনা করা যায় এবং এমন সবকিছু থেকে পরিত্রাণ পেতে হয় যা আপনাকে উত্পাদনশীল হতে বাধা দেয়।

কেন এই সিস্টেম প্রয়োজন

গেটিং থিংস ডন (জিটিডি) ডেভিড অ্যালেনের কাজগুলি করার জন্য একটি সুপরিচিত সিস্টেম। এটি ব্যবহার করার সময়, একেবারে সমস্ত আগত তথ্য রেকর্ড করা হয় এবং তালিকায় ভাগ করা হয়। লক্ষ্য হল যে জিনিসগুলি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ তাতে আরও বেশি সময় ব্যয় করে কাজগুলি করা।

GTD সিস্টেমের সাথে, আপনি খুব বড় সাফল্য অর্জন করতে পারেন। এখানে তাদের মাত্র কয়েকটি রয়েছে:

• আপনি অনেক কাজ পরিচালনা করেন।
• আপনি নিজের প্রতি আরও আত্মবিশ্বাসী হয়ে উঠুন।
• আপনি কম বিলম্বিত এবং কম বিভ্রান্ত হয়.
• তারা আপনাকে আরও বিশ্বাস করে: অন্যরা জানে যে আপনি সর্বদা সবকিছু শেষ করে আনেন।
• আপনাকে প্রায়শই কাজের জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয় কারণ ব্যবসার জন্য একটি কঠিন পদ্ধতির চাহিদা রয়েছে।
• আপনি আরও ভালর জন্য পরিবর্তন করেন - আপনি বুঝতে পারেন যে আপনার জন্য সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ কী, আপনি কৌতূহলী হয়ে ওঠেন, আপনি শিখতে শুরু করেন, লোকেদের সাথে দৃঢ় সম্পর্ক গড়ে তোলেন এবং পুরানো ধারণা থেকে মুক্তি পান যা আপনাকে বাধা দেয়।
• আপনি আরো উপার্জন.
• আপনি একটি সফল স্টার্টআপ তৈরি করতে বা একটি দুর্দান্ত কোম্পানি তৈরি করতে সক্ষম।
• আপনি আপনার ধারণা শেয়ার করতে পারেন - একটি বই, ব্লগ বা বক্তৃতা.

কিন্তু এই সমস্ত সুবিধা পেতে, আপনাকে কীভাবে কার্যকরভাবে সিস্টেমটি ব্যবহার করতে হবে তা বুঝতে হবে এবং এটি কী প্রতিরোধ করছে তা খুঁজে বের করতে হবে। জনপ্রিয় ব্লগ জেন হ্যাবিটসের লেখক ও লেখক লিও বাবাউতা ব্যাখ্যা করেছেন এর জন্য আপনাকে কী করতে হবে।

কিভাবে আরও দক্ষতার সাথে GTD সিস্টেম ব্যবহার করবেন

খুঁজে বের করুন কি আপনাকে উৎপাদনশীল হতে বাধা দিচ্ছে

দেরি করার অভ্যাস। আপনি জটিলতার কারণে কাজটির কাছে যেতে দ্বিধা বোধ করছেন: হয় আপনি মনে করেন যে আপনি এটির সাথে মানিয়ে নিতে পারবেন না, বা আপনি এটি একেবারেই বুঝতে পারেননি। এই বিলম্ব.

বিভ্রান্তির অভ্যাস। আপনি শুরু করতে পরিচালনা করেছেন, কিন্তু আপনি অবিলম্বে অন্য টাস্কে চলে যান। সমস্ত একই সন্দেহ এবং অনিশ্চয়তা আপনাকে একটি সহজ অনুশীলনের পক্ষে এটি স্থগিত করতে বা কেবল সময় কাটাতে শুরু করে। এই ধ্রুবক পরিবর্তন ঘনত্বের ক্ষতির দিকে পরিচালিত করে। একই সময়ে, মনে হচ্ছে আপনি সীমাহীন ব্যস্ত থাকবেন।

পরিপূর্ণতাবাদ। আপনি দীর্ঘ সময়ের জন্য কাজে নামতে পারবেন না, কারণ এখন এটির জন্য উপযুক্ত সময় নয়। অথবা আপনি এটি সম্পূর্ণ করা বন্ধ করে দিয়েছেন কারণ এটি নিখুঁত ছিল না।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ব্লগ শুরু করতে চান, কিন্তু আপনি তা করতে চান না, কারণ যতক্ষণ না আপনি এটির জন্য নিখুঁত প্ল্যাটফর্ম এবং থিম খুঁজে পাচ্ছেন, ততক্ষণ আপনার কাছে পর্যাপ্ত অবসর সময় নেই এবং এখনও দুর্দান্ত ধারণাগুলির একটি তালিকা নেই৷ অথবা আপনি একটি নিবন্ধ লিখেছেন এবং এটি প্রকাশ করবেন না কারণ উপাদানটি এখনও চূড়ান্ত করা দরকার - আসলে, আপনি কেবল সাহস করেন না।

পরিবেশ। লোকেরা আপনার পরিকল্পনাগুলিকে হতাশ করে, সময়মতো কিছু করে না, সবকিছুকে জটিল করে তোলে, এটি নষ্ট করে, অভিযোগ করে এবং বিরক্ত করে। এবং, অন্য লোকেদের উপর নির্ভর করে, কখনও কখনও আপনার লক্ষ্য অর্জন করা কঠিন। প্রায়শই না, এটি কেবল নিজের জন্য একটি অজুহাত।

বিক্ষিপ্ততা এই মানুষ, কোনো ঘটনা, সমস্যা. তারা আপনার কাজে হস্তক্ষেপ করে। কিছু আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন, কিছু আপনি পারবেন না.

ক্লান্তি। আপনি ক্লান্ত, ক্ষুধার্ত, ক্লান্ত, বিভ্রান্ত বা বিরক্ত। এই জাতীয় সমস্যাগুলি একাগ্রতা এবং কাজগুলি সম্পন্ন করার পথে বাধা দেয়।

এই ক্ষেত্রে, আপনাকে কেবল রিচার্জ করতে হবে: একটি ঘুম নিন, হাঁটাহাঁটি করুন, ধ্যান করুন।

অথবা এমন কাজগুলি করুন যাতে প্রচুর শক্তির প্রয়োজন হয় না: আপনার মেল বাছাই করুন, প্রশাসনিক রুটিন করুন। যদি দীর্ঘ সময়ের জন্য ক্লান্তি পরিলক্ষিত হয়, আপনার খাদ্য এবং ঘুম পর্যালোচনা করুন।

ভয়, সন্দেহ, অসহায়ত্বের অনুভূতি এবং আত্ম-সন্দেহ। তারা উপরে উল্লিখিত বেশিরভাগ বাধার কেন্দ্রবিন্দুতে রয়েছে।

আরও দক্ষতার সাথে কাজ করার জন্য আপনি কি অনুপস্থিত তা নির্ধারণ করুন

নির্বাচিত পয়েন্টগুলি উপরে উল্লিখিত সমস্যার সমাধান হবে।

অগ্রাধিকার দেওয়ার ক্ষমতা। আপনি যদি আপনার বেশিরভাগ সময় গুরুত্বপূর্ণ কাজে ব্যয় করেন তবে আপনি সাফল্য অর্জন করতে পারেন। আপনি যখন অপ্রয়োজনীয় কার্যকলাপে ব্যস্ত থাকেন বা ক্রমাগত ক্রিয়াকলাপের মধ্যে পরিবর্তন করেন, তখন আপনি কম কার্যকর হন। আপনাকে একটি গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা বেছে নিতে হবে এবং শুধুমাত্র এটিতে ফোকাস করতে হবে।

ধীরে ধীরে, আপনি সনাক্ত করতে শিখবেন কোন কাজ এবং প্রকল্পগুলি আপনার জন্য অনেক মূল্যবান। একটি নিবন্ধ লেখার চেয়ে বার্তাগুলির উত্তর দেওয়া কি বেশি গুরুত্বপূর্ণ? আপনার ক্যারিয়ার, সুখ, স্বাস্থ্যের জন্য বেশি উপকারী কী?

সঠিকভাবে ব্যবসা শুরু করার ক্ষমতা। এটি বিলম্বিত করার প্রবণতা যা একটি লক্ষ্য অর্জনের পথে দাঁড়ানো সবচেয়ে সাধারণ এবং বেদনাদায়ক সমস্যাগুলির মধ্যে একটি। অতএব, কাজগুলি সম্পূর্ণ করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসটি শুরু করা।

প্রথম, ক্ষুদ্রতম ধাপে ফোকাস করুন। যতটা সম্ভব ছোট। একটি পরিবেশ তৈরি করুন যা শুরু করা সহজ করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, লিও নিজে যখন দৌড়ানোর অভ্যাস গড়ে তুলতে চেয়েছিলেন, তখন তিনি কেবল তার স্নিকারগুলি পরা এবং ঘর থেকে বের হওয়ার দিকে মনোনিবেশ করেছিলেন।

স্প্রিন্ট কাজ. এই পদ্ধতি আপনাকে মাল্টিটাস্কিং এবং বিভ্রান্তির সাথে মোকাবিলা করতে সাহায্য করে। এই কৌশলটিকে পোমোডোরোও বলা হয়। এটি 15-25 মিনিটের (স্প্রিন্ট) সংক্ষিপ্ত ব্যবধানে কাজের বিভাজনের উপর ভিত্তি করে, যার সময় আপনাকে অন্য কিছুতে বিভ্রান্ত না হয়ে শুধুমাত্র একটি কাজে মনোনিবেশ করতে হবে।

এটি একটি ছোট বিরতি দ্বারা অনুসরণ করা হয়, যার পরে আপনি একটি নতুন স্প্রিন্ট শুরু করেন। আপনি যদি এই পদ্ধতিটি কখনও ব্যবহার না করে থাকেন তবে আপনি দিনে কয়েকটি কাজের বিভাগ সাজাতে পারেন এবং এক সপ্তাহ পরে ধীরে ধীরে তাদের সংখ্যা বাড়াতে শুরু করুন।

টাস্ক তালিকা ব্যবস্থাপনা। পরিকল্পিত সবকিছুর সাথে মনোনিবেশ করতে এবং মোকাবেলা করতে সহায়তা করে। তবে অতিরিক্ত জটিলতা না করার চেষ্টা করুন। একটি সাধারণ পরিকল্পনাকারী প্রোগ্রাম খুঁজুন, অদূর ভবিষ্যতে আপনার যা করতে হবে তা লিখুন এবং প্রতিদিন আপনি আজ কোন কাজগুলিতে ফোকাস করবেন তা বেছে নিন।

দিনের জন্য তিনটি গুরুত্বপূর্ণ এবং তিনটি ছোট কাজের সময়সূচী করুন - এই সংখ্যাটি আপনার কাজের দিনের দৈর্ঘ্য, কাজের জটিলতা এবং তাদের সমাপ্তির গতির উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে।

ভুল স্বীকার করার ক্ষমতা। পারফেকশনিজম জিনিসগুলি সম্পন্ন করার পথে বাধা হয়ে দাঁড়ায়। অতএব, আপনার কাজের পরিপূর্ণতা নিয়ে এতটা চিন্তা করবেন না যতটা তার সম্পূর্ণতা নিয়ে। লেখক অ্যান ল্যামোটের "অপরাধিত প্রথম খসড়া" নিয়মে লেগে থাকুন।

তিনি নিশ্চিত যে ভাল লেখা শুরু করার একমাত্র উপায় হল একটি দুর্বল এবং অকেজো খসড়া স্কেচ করা। কিছুক্ষণ পরে, আপনি ফলাফলে ফিরে আসবেন এবং এটি পলিশ করবেন।

অনিশ্চয়তার মোডে কাজ করা। ভয় এবং অসুবিধা প্রায়ই আপনাকে তাড়িত করবে। অতএব, এই অনিশ্চয়তার অবস্থায় কীভাবে কাজ করতে হয় তা শিখতে খুব দরকারী: নিজেকে নিয়ন্ত্রণে রাখতে, কাজ এবং অভ্যন্তরীণ অভিজ্ঞতা থেকে আড়াল না করা এবং অভিযোগ না করা।

এটি করার জন্য, যখনই আপনি আপনার পিছনে এরকম কিছু লক্ষ্য করেন, তখন সবকিছু একপাশে রাখুন এবং আপনার অবস্থা অনুভব করার চেষ্টা করুন। গ্রহন করুন. আপনার শারীরিক সংবেদনগুলিতে মনোযোগ দিন। নিশ্চিত করুন যে নিরাপত্তাহীনতা এবং অস্বস্তি ঠিক আছে। মুহূর্তগুলি যেমন আছে তেমন উপলব্ধি করতে শিখুন।

বড় ছবি দেখার ক্ষমতা। এটি একটি একক কাজের উপর সম্পূর্ণরূপে মনোনিবেশ করা এক জিনিস, এবং সামগ্রিকভাবে পরিস্থিতিটি দেখতে সক্ষম হওয়া একেবারে অন্য। পরিস্থিতির একটি সাধারণ বিশ্লেষণ সকালে এবং সন্ধ্যায়, সেইসাথে দিনে কয়েকবার করা উচিত - যদি আপনাকে কর্ম পরিকল্পনা সামঞ্জস্য করতে হয়।

আমরা সকলেই মাঝে মাঝে বিভ্রান্ত, বাধাগ্রস্ত এবং অপ্রত্যাশিত সমস্যার সম্মুখীন হই। উত্পাদনশীল থাকার জন্য, আপনাকে প্রয়োজনের সময় ফোকাস পরিবর্তন করতে শিখতে হবে।

দায়িত্বশীল হওয়ার ক্ষমতা। প্রথমত, এর অর্থ হল আপনার লক্ষ্য অর্জনের পথে আপনি যে সমস্ত সমস্যার মুখোমুখি হন তার জন্য অন্য লোকেদের দোষারোপ না করা। আপনার কাজের অংশের জন্য সম্পূর্ণ দায়িত্ব নিন।

একজন নেতা হোন - উদ্যোগ দেখান, পুরো দলের সাফল্য অনুসরণ করুন, এমনকি যদি আপনি এতে একজন সাধারণ অধস্তন হন।

মুক্ত যোগাযোগ. এমন যে প্রত্যেকে তাদের দায়িত্ব এবং সীমানা, সেইসাথে অ-সম্মতির পরিণতিগুলি স্পষ্টভাবে বোঝে। এটি এমন একটি কাঠামো তৈরি করতে সাহায্য করবে যাতে জড়িত প্রত্যেকে সহজে এবং আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে পারে। লোকেদের সমস্ত ত্রুটি সত্ত্বেও আন্তরিকভাবে এবং ইতিবাচক আচরণ করার চেষ্টা করুন।

পরিকল্পনা করার ক্ষমতা। ডায়েরিতে কাজের প্রাচুর্য কোনওভাবেই লক্ষ্য অর্জনে অবদান রাখে না। পরিবর্তে, সহজ প্রশ্নের উত্তর দিয়ে একটি ন্যূনতম তালিকা তৈরি করা ভাল। গুরুত্বপূর্ণ কাজ শেষ করার জন্য দিনটি কীভাবে শুরু করবেন? কীভাবে স্প্রিন্ট চালাবেন যাতে কেউ আপনাকে বিভ্রান্ত না করে? আপনি কি জন্য দায়িত্ব নিতে প্রয়োজন? কখন এটা আপনার মেইল পিক আপ মূল্য? কি সময়ে আমি মিটিং শিডিউল করা উচিত? আপনি আপনার দিন কিভাবে মূল্যায়ন করবেন?

উত্তরগুলি আপনাকে আপনার দিনের পরিকল্পনা করতে সহায়তা করবে। এটি নিখুঁত হওয়ার জন্য চেষ্টা করবেন না। যা ঘটছে তা বিশ্লেষণ করে, সময়ের সাথে সাথে আপনি সেরা বিকল্পটি খুঁজে পাবেন।

কোথায় উন্নতি শুরু করতে হবে

একটি সহজ পরিকল্পনা করুন। একবারে সমস্ত অনুপস্থিত দক্ষতা আয়ত্ত করার চেষ্টা করা মোটেই প্রয়োজনীয় নয়। প্রারম্ভিকদের জন্য, প্রথম চারটিতে ফোকাস করা ভাল যা আপনি প্রতিদিন অনুশীলন করবেন:

• দিনের জন্য কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া এবং সংজ্ঞায়িত করা।
• স্প্রিন্ট কাজ.
• ধ্যান - যখন আপনি ভয়, অনিশ্চয়তা বা নিরাপত্তাহীনতা অনুভব করেন।
• দিনের শেষে বিশ্লেষণ এবং পরিকল্পনার পুনর্বিবেচনা।

আপনি কী করবেন এবং কীভাবে করবেন তা নোট করুন। আপনার পরিচিত কাউকে ফলাফলের পরিকল্পনা দেখান এবং এক সপ্তাহের জন্য প্রতিদিন তাকে রিপোর্ট করুন। প্রতি সপ্তাহে আপনার সাফল্য, চ্যালেঞ্জ এবং আপনি কীভাবে একটি নতুন সাত দিনের সময়কাল শুরু করার জন্য প্রস্তুত হবেন তা ভাগ করে নেওয়ার প্রতিশ্রুতি দিন।

আপনার দিনটি কীভাবে গেল এবং আপনি আপনার পরিকল্পনার সমস্ত পয়েন্ট সম্পূর্ণ করেছেন কিনা তা পর্যালোচনা করতে প্রতি সন্ধ্যায় 10 মিনিট সময় নিন। কী ঘটেছে, কী প্রতিরোধ করেছে, কীভাবে আপনি এগিয়ে চলার গতি ত্বরান্বিত করতে পারেন তা লিখুন।

সময়ের সাথে সাথে, স্প্রিন্ট, ধ্যান এবং অন্যান্য দক্ষতা আপনার জন্য সহজ হয়ে উঠবে। তারপরে আপনি ধীরে ধীরে আপনার সিস্টেম উন্নত করার সাথে সাথে নতুন এবং কার্যকর পদ্ধতিগুলি শিখতে শুরু করুন। প্রধান জিনিস অনুশীলন মনে রাখা হয়।