কাগজপত্র ছাড়াই ব্যবসায়িক ভ্রমণে কর্মীদের কীভাবে পাঠাবেন: ব্যক্তিগত অভিজ্ঞতা

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আমরা আপনাকে ব্যবসায়িক ভ্রমণের প্রধান সমস্যাগুলি সম্পর্কে বলি এবং আপনি কীভাবে সেগুলি সমাধান করতে পারেন তা ব্যাখ্যা করি৷

সমস্যা # 1. অলস অনুমোদন ব্যবস্থা

প্রতিটি ট্রিপ হল চিঠিপত্রের একটি গুচ্ছ যেখানে আমি একজন মধ্যস্থতাকারী হিসাবে কাজ করি। বার্তা পাঠাতে অনেক সময় লাগে, এর পাশাপাশি বিভ্রান্ত হওয়ার এবং ভুল করার সুযোগ থাকে, বিশেষ করে যখন বেশ কিছু লোক উড়ে যায়।

একবার আমি একজন কর্মচারীকে ভুল বুঝেছিলাম এবং ভুল ফ্লাইটের টিকিটে সম্মত হয়েছিলাম। এটি অ-ফেরতযোগ্য ছিল, তাই কোম্পানিটিকে সঠিক তারিখ সহ দ্বিতীয় টিকিটে অর্থ ব্যয় করতে হয়েছিল এবং প্রায় 10 হাজার রুবেল হারাতে হয়েছিল।

কিভাবে সমস্যার সমাধান করা যায়

সংক্ষিপ্ত: প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়।

ভ্রমণের অনলাইন বুকিংয়ের জন্য পরিষেবাগুলি এই কাজটি মোকাবেলা করে - আমি এটি পরীক্ষা করেছি। এটি ব্যবসায়িক ভ্রমণের পরিকল্পনা করতে, বিমান এবং ট্রেনের টিকিট কিনতে এবং হোটেল বুক করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। সংযোগ এবং পরিষেবা ব্যবহার করার জন্য আপনাকে অর্থপ্রদান করতে হবে না।

পরিষেবাটি শুধুমাত্র প্রধান এবং অফিস ব্যবস্থাপকের দ্বারা নয়, কোম্পানির সমস্ত কর্মচারীদের দ্বারাও ব্যবহার করা যেতে পারে। ব্যবহারকারীর সংখ্যার কোন সীমা নেই, তাই আমি অবিলম্বে OneTwoTrip for Business-এ লাইফহ্যাকারের প্রোফাইলে ব্যবসায়িক ভ্রমণে যাওয়া সমস্ত লোকের ডেটা আপলোড করেছি। আপনি এটি ম্যানুয়ালি বা XLS এবং CSV ফাইল থেকে যোগ করতে পারেন। এটি করার জন্য, "কর্মচারী" বিভাগে একটি "আমদানি" বোতাম রয়েছে।

কোনও ব্যবহারকারীকে যুক্ত করার সময়, আপনি অবিলম্বে রাশিয়ান এবং বিদেশী পাসপোর্টের ডেটা প্রবেশ করতে পারেন, যাতে প্রতিবার সেগুলি আবার পূরণ না হয়।

প্রতিটি কর্মচারীর জন্য, আপনি একটি ভ্রমণ সীমা সেট করতে পারেন এবং অ্যাক্সেসের অধিকার সীমিত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি অর্ডারের জন্য একটি সীমা সেট করুন এবং তিন তারকা পর্যন্ত একটি হোটেল নির্বাচন করুন৷ যখন একজন কর্মচারী চলে যায়, তাদের প্রোফাইল ব্লক করা হয়। তিনি তার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করতে পারবেন না, তবে পুরো ইতিহাস এবং তার সম্পর্কে রিপোর্টিং থাকবে।

এটি আমার কাজকে ব্যাপকভাবে সরল করেছে: একজন কর্মচারী তার পাসওয়ার্ড দিয়ে তার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে পারেন, পছন্দসই ফ্লাইট এবং হোটেল নির্বাচন করতে পারেন এবং অর্থ প্রদান ছাড়াই সেগুলি বুক করতে পারেন। টিকিটের বিষয়ে সম্মত হতে, আপনাকে টেলিগ্রামে স্ক্রিনশট পাঠাতে হবে না: পরিচালক, একজন প্রশাসক হিসাবে, "অর্ডার" বিভাগে সমস্ত কর্মচারীদের সংরক্ষণ এবং আদেশ দেখেন।

সমস্যা # 2. উচ্চ খরচ

সস্তায় টিকিট কেনার জন্য আমরা আগে থেকেই ভ্রমণের পরিকল্পনা করার চেষ্টা করি। সত্য, এটি সবসময় কাজ করে না।

কিভাবে সমস্যার সমাধান করা যায়

সংক্ষিপ্ত: অনলাইন ভ্রমণ পরিষেবার মাধ্যমে টিকিট এবং হোটেলগুলি ক্রয় করে সংরক্ষণ করুন।

ব্যবসার জন্য OneTwoTrip গ্যারান্টি দেয় যে এয়ারলাইন টিকিটের দাম ব্যক্তিদের তুলনায় একই বা সস্তা।

উচ্চ টার্নওভার এবং এয়ারলাইন্স এবং হোটেলের সাথে সরাসরি চুক্তির মাধ্যমে সঞ্চয় অর্জন করা হয়।

সাইটটি বিভিন্ন বাজেটের জন্য প্রায় 2 মিলিয়ন বাসস্থানের বিকল্প সরবরাহ করে: হোটেল, অ্যাপার্টমেন্ট, হোস্টেল। OneTwoTrip for Business এর সাথে সর্বাধিক জনপ্রিয় 1,000 টিরও বেশি তাদের নিজস্ব সম্পর্ক রয়েছে৷ যদি ক্লায়েন্টের প্রয়োজনীয় বস্তুটি সিস্টেমে না থাকে তবে পরিষেবাটি অনুরোধের ভিত্তিতে এটির সাথে একটি চুক্তি করতে পারে।

যদি পরিকল্পনা নিশ্চিত করা হয় এবং ট্রিপ অনুমোদিত হয়, তাহলে দুটি ক্লিকে টিকিট কেনা যাবে। যদি না হয়, শুধু আপনার রিজার্ভেশন বাতিল. সমস্ত এয়ারলাইন আনুগত্য কার্ড বৈধ, তাই আপনি মাইল জমা করা চালিয়ে যেতে পারেন। পরিষেবাটি ব্যাঙ্কগুলির সাথে প্রচারের ব্যবস্থা করে: উদাহরণস্বরূপ, এটি কর্পোরেট কার্ডের মাধ্যমে কেনাকাটার জন্য বোনাস সহ ক্যাশব্যাক ফেরত দিতে পারে৷

সমস্যা # 3. দীর্ঘ টিকিট এবং বিলিং

টিকিট এবং হোটেল ম্যানেজারের সাথে সম্মত হলে, আমি অর্থপ্রদানের জন্য একটি চালান পেতে এয়ারলাইন এবং হোটেলের সাথে যোগাযোগ করি। আইনি সত্তার জন্য প্রতিটি সংস্থার নিজস্ব অর্থপ্রদানের নিয়ম রয়েছে: কোথাও আপনাকে ই-মেইলে লিখতে হবে, কোথাও আপনাকে কোম্পানির বিবরণ সহ একটি এক্সেল ফাইল পূরণ করতে হবে, কোথাও - ওয়েবসাইটে একটি ফর্ম। এটি ঘটেছে যে আমাকে নথি পেতে বারবার হটলাইনে কল করতে হয়েছিল। এটি অনেক সময় নেয় এবং টিকিট ইস্যু করতে মাঝে মাঝে বেশ কয়েক দিন সময় লাগে। কিছু কোম্পানি আইনী সত্ত্বাকে চালান ইস্যু করে না।এই ধরনের ক্ষেত্রে, আপনাকে কেনাকাটা ছেড়ে দিতে হবে এবং অন্য ফ্লাইট বা হোটেল খুঁজতে হবে।

কিভাবে সমস্যার সমাধান করা যায়

সংক্ষিপ্ত: ব্যবসায়িক ভ্রমণের আয়োজনের জন্য পরিষেবার ওয়েবসাইটে একটি চালান সহ টিকিট এবং হোটেলের জন্য অর্থ প্রদান করুন।

OneTwoTrip for Business-এ, আমি এবং অন্যান্য কর্মচারীদের যাদের উপযুক্ত অ্যাক্সেস আছে তারা টিকিট এবং হোটেলের জন্য ব্যক্তিগত হিসাবে সহজেই বুক করতে এবং অর্থ প্রদান করতে পারি। পুরো প্রক্রিয়াটি 2-3 মিনিট সময় নেয়: আপনি আপনার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট লিখুন, তারিখ এবং গন্তব্য পূরণ করুন এবং পছন্দসই ফ্লাইট নির্বাচন করুন। আপনাকে পাসপোর্ট ডেটা এবং বোনাস কার্ড নম্বর প্রবেশ করতে হবে না, আপনি যখন তালিকা থেকে একজন কর্মচারী নির্বাচন করবেন তখন সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে লোড হবে।

উপরন্তু, আপনি একটি জটিল ভ্রমণসূচী তৈরি করতে পারেন বা আপনার ভ্রমণকে আরও নমনীয়ভাবে সংগঠিত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, বিভিন্ন এয়ারলাইন্সের সাথে একদিন ফ্লাই করুন: সকালে উলিয়ানভস্ক থেকে অ্যারোফ্লট সহ মস্কো, এবং সন্ধ্যায় পোবেডায় ফিরে যান। এটি অনুমোদিত কারণ অনলাইন পরিষেবাটি এক ক্রমে বিভিন্ন এয়ারলাইন থেকে টিকিটকে "আঠা" করতে পারে। আপনি যদি নিজের ট্রিপ নিজেই সংগঠিত করেন, এই ক্ষেত্রে, এটি আরও সময় নেবে: দুটি এয়ারলাইন্সের সাথে চিঠিপত্র, অর্থপ্রদানের জন্য দুটি চালান, দ্বিগুণ বন্ধ নথি।

আপনি দুটি উপায়ে টিকিট এবং হোটেলের জন্য অর্থ প্রদান করতে পারেন: একটি জমা দিয়ে এবং একটি কর্পোরেট ব্যাঙ্ক কার্ড ব্যবহার করে৷ আমি একটি ডিপোজিট ব্যবহার করি - আপনাকে "অ্যাকাউন্ট" বিভাগ থেকে চালান করে যেকোনো পরিমাণের জন্য এটিকে আগে থেকে পূরণ করতে হবে। ক্রয় অবিলম্বে সঞ্চালিত হয়, এবং শুধুমাত্র ব্যাঙ্ক খোলার সময় নয়।

যেকোনো সমস্যার জন্য, আপনি পরিষেবা সহায়তা দলের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। তিনি চব্বিশ ঘন্টা কাজ করেন এবং সহায়তা প্রদান করবেন, এমনকি যদি ফোর্স ম্যাজিওর সন্ধ্যায় বা সপ্তাহান্তে ঘটে।

সমস্যা নং 4. নথি বন্ধ করা

টিকিট এবং হোটেল রিজার্ভেশন কেনার সাথে ব্যবসায়িক ভ্রমণ শেষ হয় না। সমাপনী নথি প্রস্তুত করতে আরও অনেক প্রচেষ্টা প্রয়োজন। তাদের অবশ্যই এয়ারলাইন এবং হোটেল থেকে আলাদাভাবে অনুরোধ করতে হবে, যা তাদেরকে একচেটিয়াভাবে কাগজের আকারে পাঠায়। প্রায়শই, চালান ডাকযোগে আসে না এবং হারিয়ে যায়। প্রতিবেদনের সময়কালে এটি প্রকাশ করা হয়, তাই আপনাকে জরুরীভাবে এমন একজনের পরিচিতির সন্ধান করতে হবে যে বন্ধ হওয়া নথির নকল করতে পারে।

কিভাবে সমস্যার সমাধান করা যায়

সংক্ষিপ্ত: ব্যবসার জন্য OneTwoTrip বন্ধ নথি গঠনের দায়িত্ব অর্পণ করুন।

ইনভয়েস এবং রিপোর্ট সহ OneTwoTrip for Business-এ, সবকিছু অনেক সহজ। প্রতি মাসে আমরা সমস্ত পরিষেবার জন্য একটি আইন এবং ভ্যাট সহ হোটেলগুলির জন্য একটি চালান পাই, প্রতি ত্রৈমাসিক - পুনর্মিলনের একটি কাজ৷ সমস্ত চালান এবং রিপোর্ট "ডকুমেন্টস" বিভাগে সংরক্ষণ করা হয়। আপনি কনফিগার করতে পারেন কোন কর্মচারীর তাদের অ্যাক্সেস আছে - সচিব, হিসাবরক্ষক, ব্যবস্থাপক। নথিগুলির আপনার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে সঞ্চয়ের সময়কালের কোনও সীমাবদ্ধতা নেই এবং যে কোনও সময় উপলব্ধ।

বটম লাইন কি

ব্যবসায়িক ভ্রমণের আয়োজন করা অর্থ এবং সময় সাশ্রয় করে। পরিষেবা আপনাকে অনুমতি দেয়:

• এয়ারলাইন্স এবং হোটেলের সাথে দীর্ঘ চিঠিপত্র প্রত্যাখ্যান;
• মাথার সাথে সরাসরি ভ্রমণের সমন্বয় সাধন করুন;
• সবচেয়ে লাভজনক ফ্লাইট এবং বাসস্থান বিকল্পগুলি বুক করুন;
• এক জায়গায় 2-3 মিনিটের মধ্যে টিকিট এবং হোটেল ইস্যু করুন;
• চালানের জন্য অপেক্ষা না করে টিকিটের জন্য অর্থ প্রদান করুন;
• ক্লোজিং ডকুমেন্টের প্রস্তুতি এবং স্টোরেজ সহজ করা।