সুচিপত্র:
2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48
এই নিবন্ধটি পড়ার মাধ্যমে, আপনি ইমেলের রাজা হয়ে উঠবেন। সত্যি বলতে.
অনেকের জন্য, ই-মেইল এখনও একটি অপ্রতিদ্বন্দ্বী কাজের হাতিয়ার এবং দৈনন্দিন কষ্ট। কারো কাছে সাতটি আগত চিঠি আছে এবং সে এখনই সেগুলি দ্রুত বাছাই করবে। কারো কাছে 46টি ইনকামিং আছে, তবে সে সেগুলিকে একদিনে রেক করবে, কারণ সে এতে অভ্যস্ত। প্রতিটি ব্যক্তির জন্য, প্রতিদিন আগত ইমেলের সংখ্যার জন্য একটি নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ড রয়েছে, যা সে পরের দিন প্রক্রিয়াকরণে বিলম্ব না করে এবং সেই অনুযায়ী, ই-মেইল বক্সে বাধা সৃষ্টি না করেই মোকাবেলা করতে পারে। আপনি এই থ্রেশহোল্ডটিকে "প্রাকৃতিক" বলতে পারেন।
যদি একজন ব্যক্তির প্রক্রিয়া করার চেয়ে বেশি ইমেল থাকে, তাহলে আপনাকে ইমেল পরিচালনার পদ্ধতি পরিবর্তন করতে হবে। এটি একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় মানের থ্রেশহোল্ড বৃদ্ধি করবে। দিনে 100টি ইমেল পরিচালনা করতে হবে? এর মানে হল আপনি 100 করতে পারেন, মেইলের সাথে কাজ করার সময় সঠিক পদ্ধতি ব্যবহার করুন। কোনটি? এখন বলি।
একজন ব্যক্তি যে মেইল পরিচালনা করতে পারে তার একমাত্র সূচক হল কার্যদিবসের শেষে শূন্য ইনকামিং মেল। আগত বার্তাগুলির উপযুক্ত প্রক্রিয়াকরণের মূল নীতি হল আপনার সামনে কী ধরনের চিঠি রয়েছে তা বোঝা। প্রথমে আপনাকে শিখতে হবে কিভাবে স্পষ্টভাবে অক্ষর শ্রেণীবদ্ধ করতে হয় এবং প্রতিটি প্রকারের সাথে কী করতে হয় তা জানতে হবে।
সমস্ত আগত ইমেল সাতটি বিভাগে বিভক্ত করা যেতে পারে:
- আপনাকে উত্তর দিতে হবে না, আপনাকে পড়তে হবে না। এই ধরনের চিঠির জন্য দুটি উপায় আছে: সংরক্ষণাগার বা মুছে ফেলুন। আপনি যদি অন্য একটি নিউজলেটার পান যা আপনি কখনই পড়েন না, তবে নিজের একটি উপকার করুন - সদস্যতা ত্যাগ করুন। ভবিষ্যতে এই ধরনের কয়েক ডজন ইমেল পরিত্রাণ পাওয়ার বিনিময়ে একটি পদক্ষেপ। আমরা একটি দিনে অক্ষর প্রবাহ সঙ্গে মানিয়ে নিতে কিভাবে শিখতে চান? কম প্রবাহ পরিচালনা করা সহজ। গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস করতে ভয় পাবেন না। সত্যিই প্রয়োজনীয় তথ্য অন্যভাবে আপনার কাছে পৌঁছাবে এবং অন্তত আরও একবার আপনার সামনে পপ আপ হবে।
- সংযুক্ত ফাইল সঙ্গে. এগুলি বর্তমান বা ভবিষ্যতের কাজের জন্য কিছু বা তথ্যের জন্য অর্থ প্রদানের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তি হতে পারে। এই ধরনের অক্ষরের জন্য আলাদা ফোল্ডার তৈরি করা দরকারী, কিন্তু ধর্মান্ধতা ছাড়াই। অনেক ফোল্ডার? সহজতর করা. পরে আপনার প্রয়োজন এমন কিছু খুঁজে পেতে, আপনার হাজার হাজার ফোল্ডারের প্রয়োজন নেই, তবে মেইলারের অনুসন্ধান ফাংশনগুলি ব্যবহার করার ক্ষমতা।
- ইচ্ছামত উত্তর দিন। উত্তরটি ঐচ্ছিক বলে মনে হচ্ছে, কিন্তু কখনও কখনও সৌজন্য সহায়ক। এখানে, পরিস্থিতি অনুযায়ী একচেটিয়াভাবে কাজ করুন।
- পরিচিতি জন্য সময় একটি মার্জিন সঙ্গে. পড়তে আকর্ষণীয়, কিন্তু প্রয়োজনীয় নয়। এই এবং পূর্ববর্তী বিভাগে যতটা সম্ভব ইমেল শ্রেণীবদ্ধ করার চেষ্টা করুন। এটি কার্যকর মেইল পরিচালনার চাবিকাঠি।
- আমাকে আজ উত্তর দিতে হবে। এখানে সবকিছুই সহজ: এখনই গ্রহণ করুন এবং উত্তর দিন, যদি কিছু খুব জরুরি হয়, অথবা কাজের দিনের শেষে।
- আমাকে উত্তর দিতে হবে, কিন্তু আজ নয়। ইমেইলের সৌন্দর্য হল এটি কোন চ্যাট বা ফোন নয়। চিঠির শিরোনামে এটি বলা না থাকলে কেউ ইমেলের মাধ্যমে একটি তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া আশা করে না এবং আশা করা উচিত নয়। যদি একটি নির্দিষ্ট দিন একটি প্রতিক্রিয়ার জন্য সময়সীমা হিসাবে নামকরণ করা হয়, অথবা আপনি নিজেই জানেন এবং বুঝতে পারেন যে আপনাকে কতক্ষণ উত্তর দিতে হবে, তাহলে এই জাতীয় চিঠিগুলি যথাযথ ফোল্ডারে রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, "সোমবার উত্তর দিন," "মঙ্গলবারে উত্তর দিন" ইত্যাদি। এখন নিজেকে একটি চেকলিস্ট তৈরি করুন, যাতে আইটেমটি রয়েছে "সকালে, প্রসেস মেল আজকের জন্য স্থগিত।" এছাড়াও এই ধরনের উদ্দেশ্যে বিশেষ অটোমেশন টুল রয়েছে: Gmail এর জন্য এবং।
- বোধগম্য চিঠি। শ্রেণীবদ্ধ করা কঠিন যে অক্ষর আছে. প্রতিফলন দিয়ে নিজেকে যন্ত্রণা দেবেন না এবং উপরে তালিকাভুক্ত একটি বিভাগে এই জাতীয় চিঠিগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে নিজের সাথে সম্মত হন।
এই শ্রেণীবিভাগের উপর ভিত্তি করে, আমাদের 2, 3, 4 এবং 6 বিভাগগুলির জন্য ফোল্ডার প্রয়োজন।
কার্যকরী ইমেল প্রক্রিয়াকরণের নিয়ম
- আপনার ইনবক্সকে শূন্যে আনতে আপনার কর্মদিবসের শেষে 30 মিনিট আলাদা করে রাখুন। প্রতিটি ইমেলে তাৎক্ষণিকভাবে সাড়া দেওয়ার চেষ্টা করার চেয়ে এটি আরও কার্যকর। মানুষ মাল্টিটাস্ক করে না। কম বিভ্রান্তি এবং স্যুইচিং, আরও দক্ষতা।
- জরুরী ইমেইলের সাথে কি করবেন? নিজেকে একটি বিরতি সেট করুন যেখানে আপনি সারা দিন আপনার ইনবক্স চেক করুন। উদাহরণস্বরূপ, ঘন্টায় একবার। জরুরী গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির জন্য আপনার ইনবক্স চেক করুন এবং যদি কোনটি না থাকে তবে কাজে ফিরে যান৷ মেলের সুবিধা মনে রাখবেন: এটি তাত্ক্ষণিক যোগাযোগের একটি মাধ্যম নয়। এটা সম্ভব যে একটি অ-জরুরী ইমেলে উল্লিখিত সমস্যাটি দিনের শেষে আপনার অংশগ্রহণ ছাড়াই সমাধান হয়ে যাবে, অথবা দিনের শেষে আপনি আরও তথ্য পাবেন, যা আপনাকে সমস্যাটি দ্রুত সমাধান করতে দেবে এবং আরো দক্ষতার সাথে।
- যখনই আপনি আপনার মেইল চেক করছেন না, মেইলারটি বন্ধ রাখুন। বিজ্ঞপ্তি বন্ধ রাখুন. আগত অক্ষরের সংখ্যার বিভ্রান্তিকর চিন্তাভাবনা থেকে নিজেকে বাঁচান। এখন আপনার আরেকটি কাজ আছে, এবং মেইলের সময় এখনও আসেনি। এই পদ্ধতির সঠিকতা সম্পর্কে সন্দেহের মুহুর্তগুলিতে, মনে রাখবেন: আপনি একটি পারমাণবিক বিদ্যুৎ কেন্দ্রে নন, তবে আপনি সেখানে থাকলেও, আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে যেভাবেই হোক চুল্লিটি অতিরিক্ত গরম হওয়ার বিষয়ে জানানো হত না।
- মেল প্রক্রিয়াকরণের গতি বাড়ানোর জন্য আপনার কাজের দিন সময়মতো শেষ করার জন্য আপনার তাগিদ ব্যবহার করুন। এই কারণেই দিনের শেষে ইনবক্সটিকে শূন্যে বিচ্ছিন্ন করার পরামর্শ দেওয়া হয়। আপনার কাছে 30 মিনিট আছে এবং আপনি এটি দ্রুত শেষ করতে চান। মূলত, এটি এক ধরণের গেম হিসাবে দেখা যাচ্ছে, তবে আপনি উদ্দেশ্যমূলকভাবে ইমেল প্রক্রিয়াকরণকে গ্যামিফাই করতে পারেন।
- সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু হতে.
- ইতিবাচক এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হন. ইমেল সম্পর্ক তৈরি এবং ধ্বংস করতে পারে। সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ সমস্যাগুলি সমাধান করার পরিবর্তে, লোকেরা কখনও কখনও প্রতিপক্ষকে যতটা সম্ভব সূক্ষ্মভাবে এবং গোপনে বোকা বলার চেষ্টা করে এবং পুরো পাঠ্যটি এর উপর ভিত্তি করে তৈরি হয়। চিঠির মূল অংশে একটি ছোট আনন্দদায়ক বাক্যাংশ দিয়ে সম্বোধকের কাছে আপনার ইতিবাচক মনোভাব প্রকাশ করার মধ্যে অদ্ভুত কিছু নেই। আপনার বন্ধুত্ব আপনার কাছে ফিরে আসবে এবং আপনার চিঠিপত্র অনেক বেশি অর্থবহ এবং কার্যকর হয়ে উঠবে।
- আপনাকে বিপরীত ক্রমে অক্ষরগুলিকে রেক করতে হবে। এবং শুধুমাত্র তাই. মনে হচ্ছে পুরানো অক্ষর দিয়ে শুরু করা আরও যৌক্তিক, তবে আমাদের লক্ষ্য শূন্য ইনবক্স, যার মানে হল যে কার্যদিবসের শেষে আমরা এমনকি প্রাপ্ত প্রথম চিঠিতেও পৌঁছে যাব। আপনি যদি নিজেকে প্রশ্রয় দেন এবং আজকের প্রাপ্ত শেষ চিঠিগুলি আগামীকালের জন্য রেখে যেতে শুরু করেন, তাহলে পুরো কৌশলটি কাজ করা বন্ধ করে দেয়। আপনি যদি একটি মৌলিক নিয়ম অনুসরণ না করেন তবে কেন আপনি ভাল মেইলিং শিখতে চান? আগের মতই কাজ করতে থাকুন আর কষ্ট করুন।
- শুধুমাত্র আপনার প্রয়োজনীয় চিঠিগুলি খুলুন, বাকিগুলি সংরক্ষণাগারে পাঠান বা মুছে ফেলার জন্য৷ আমরা অপ্রয়োজনীয় জিনিসগুলিতে সাবস্ক্রিপশনের অতিরিক্ত ব্যবহার করি (উপরে লাইফহ্যাকারের একটি সাবস্ক্রিপশন খুবই প্রয়োজনীয়) এবং ফলস্বরূপ আমরা পড়ার চেয়ে বেশি তথ্য পাই। আপনি চান অক্ষর পার্থক্য কিভাবে? একটি সহজ, কিন্তু খুব কার্যকর নিয়ম আছে: শুধুমাত্র সেই চিঠিগুলি খুলুন যা আপনাকে ব্যক্তিগতভাবে একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির উদ্দেশ্যে সম্বোধন করা হয়। বাকি - পরিস্থিতি অনুযায়ী নিবন্ধের শুরুতে বর্ণিত বিভাগগুলির একটিতে।
- টেমপ্লেট তৈরি করুন। প্রায়শই, ইমেলের প্রতিক্রিয়াগুলি বেশ মানসম্পন্ন হয়, অর্থাৎ, আপনি একই জিনিস লেখেন। আপনি কি লক্ষ্য করেছেন যে আপনি প্রায়শই এই বাক্যাংশটি লেখেন? দ্রুত কপি-পেস্টের জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন বা মেল পরিষেবাতেই এটি তৈরি করুন।
- যদি মেলটি প্রক্রিয়া করা হয় এবং এখনও সময় থাকে তবে আপনাকে এটি যুক্তিযুক্তভাবে ব্যবহার করতে হবে। আমরা 3, 4 এবং 6 নম্বর অক্ষরের বিভাগে যাই এবং সেখানে জিনিসগুলিকে সাজিয়ে রাখি।
এই টিউটোরিয়াল, যা সঠিক বাছাইয়ের উপর ভিত্তি করে, আপনি দেখতে পাচ্ছেন, লিঙ্কডইন সিইও জেফ ওয়েনারের আরও সাধারণ ইমেল টিপসের সাথে একটি দুর্দান্ত সংযোজন। এছাড়াও, লিও বাবাউতার 10টি ইমেল টিপস মিস করবেন না। আসলে, আপনার ইমেল থেকে সর্বাধিক পেতে অনেকগুলি অতিরিক্ত উপায় রয়েছে৷আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য কৌশলগুলি ব্যবহার করে দেখুন, ফলাফলগুলি বিশ্লেষণ করুন এবং ই-মেইলের সাথে কাজ করার দক্ষতা উন্নত করার জন্য আপনার নিজস্ব টিপস মন্তব্যে দিতে ভুলবেন না।
প্রস্তাবিত:
আপনার বাড়ি পরিষ্কার এবং বজায় রাখার 5 উপায়
একটি অ্যাপার্টমেন্ট পরিষ্কার করা একটি ক্লান্তিকর কাজ হতে পারে, অথবা এটি একটি সহজ এবং চাপমুক্ত আচার হতে পারে। পাঁচটি উপায়ের মধ্যে একটি বেছে নিন
রান্নাঘরের স্পঞ্জগুলি পরিষ্কার রাখার জন্য কীভাবে যত্ন করবেন
রান্নাঘরের স্পঞ্জে সব ধরনের ব্যাকটেরিয়া থাকে। যাইহোক, এটি সফলভাবে মোকাবেলা করা যেতে পারে: এটি নিয়মিত তাদের পরিষ্কার করার জন্য যথেষ্ট।
রান্নাঘরের 5টি নোংরা জায়গা পরিষ্কার রাখার জন্য
রান্নাঘরের সিঙ্ক, ডিশ স্পঞ্জ এবং রান্নাঘরের আরও তিনটি জায়গা জীবাণুর প্রধান উৎস। এই এলাকায় ব্যাকটেরিয়া পরিত্রাণ পেতে কিভাবে শিখুন
কিভাবে দ্রুত এবং সহজে আপনার Gmail ইনবক্স পরিষ্কার করবেন
ইনবক্সে অপঠিত বার্তাগুলির ক্রমবর্ধমান সংখ্যার সমস্যা বিপুল সংখ্যক ব্যবহারকারীকে বিরক্ত করছে। এটি সমাধানের জন্য, কয়েক ডজন এক্সটেনশন তৈরি করা হয়েছে এবং Gmail ব্যবহারের পদ্ধতির উপর অনেক নিবন্ধ লেখা হয়েছে। যাইহোক, প্রমাণিত কাজের সরঞ্জাম থাকলে নতুন কিছু উদ্ভাবনের প্রয়োজন নেই। এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে Gmail শর্টকাট সিস্টেম ব্যবহার করে ইমেল ট্র্যাফিক মোকাবেলা করতে হয়। Gmail লেবেল হল কাস্টম লেবেল যা আপনি ইমেল শ্রেণীবদ্ধ করতে ব্যবহার করতে পারেন। একই সময়ে, ফোল্
পর্যালোচনা: "নিজেকে আপগ্রেড করুন৷ ভাল অভ্যাস অর্জন এবং বজায় রাখার জন্য বৈজ্ঞানিকভাবে প্রমাণিত সিস্টেম "
আপনার অভ্যাস পরিবর্তন করার জন্য একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা, বছরের পর বছর গবেষণার দ্বারা সমর্থিত আমাদের প্রত্যেকের এমন কিছু আছে যা আমরা আমাদের জীবনে পরিবর্তন করতে চাই। ঠিকঠাক খাও, ধূমপান ছেড়ে দাও, টাকা সামলাতে শিখো, আগে বিছানায় যাও এবং তাড়াতাড়ি উঠো, একটা গুরুতর সম্পর্ক শুরু কর, বা আয় বাড়াও। তালিকা অন্তহীন হতে পারে.