ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের 13টি জিনিস যা কেবল প্রস্রাব করে

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আপনি যদি অন্য ব্যক্তিকে বিরক্ত করতে না চান তবে এটি করবেন না।

1. সালামের অভাব

আপনি আনন্দের জন্য ব্যবসায়িক চিঠি লিখছেন না, আপনার ঠিকানার কাছ থেকে কিছু দরকার। অতএব, এটি ভদ্রতার একটি কাজ দিয়ে শুরু করা সঠিক - একটি শুভেচ্ছা। এটি ছাড়া করা আপনার পা দিয়ে অন্য কারও অফিসের দরজা খোলার মতো।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

2. বাক্যাংশ "শুভ দিন"

আপনি যদি 2000 এর দশক থেকে সরাসরি একটি ব্যবসায়িক চিঠি না লিখছেন, তাহলে আরও আধুনিক শব্দ চয়ন করুন। এটা কোন ব্যাপার না যে আপনি ঠিক কখন ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারবেন না যে অন্য ব্যক্তি বার্তাটি পড়বে। "শুভ বিকাল" বিকল্পটি সবচেয়ে নিরপেক্ষ, তবে আপনি চিঠি পাঠানোর সময়টিও ব্যবহার করতে পারেন। এবং অতীতের অর্ধ-মৃত ফোরামে "দিনের ভাল সময়" ছেড়ে দিন।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

3. হ্যান্ডলিং ত্রুটি

এত ছোট লেখায় কত ভুল হতে পারে তা আশ্চর্যজনক। প্রথমত, অনেকে কমা-বিচ্ছিন্ন নিয়মটিকে অক্ষরে অক্ষরে নিয়েছেন। এটি "প্রিয় আন্তন মিখাইলোভিচ" এর মতো মাস্টারপিসের জন্ম দেয়। একটি আপিল শুধুমাত্র একটি নাম নয়, এটির উপর নির্ভরশীল শব্দও।

দ্বিতীয়ত, সাবধানে ঠিকানার নাম পরীক্ষা করুন। আলেক্সেভ আলেকজান্দ্রাস, মেরিন মারিয়াসকে কল করবেন না এবং আদ্যক্ষরগুলি পাঠোদ্ধার করবেন না।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

4. সংক্ষিপ্ত রূপ এবং মনোসিলেবিক উত্তর

ব্যবসায়িক লেখার জন্য আপনাকে সম্পূর্ণ বাক্যে যোগাযোগ করতে হবে। এই পদ্ধতির একটি ব্যবহারিক সুবিধা রয়েছে: কথোপকথনকারীকে আপনি কী বোঝাতে চান তা অনুমান করতে হবে না, কারণ আপনি সমস্ত সূক্ষ্মতা প্রকাশ করেন এবং শব্দের ভুল ব্যাখ্যা করার সুযোগ দেন না। এবং আপনার "ঠিক আছে" এর অর্থ যেকোনো কিছু হতে পারে। প্লাস, কাট বেশি সময় বাঁচায় না।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

5. হাস্যরস এবং রূপক

একটি ব্যবসায়িক চিঠি ব্যাখ্যার জন্য জায়গা ছেড়ে দেওয়া উচিত নয়। সমস্ত শব্দ তাদের প্রত্যক্ষ অর্থে ব্যবহৃত হয় এবং বিভিন্ন ব্যাখ্যা বোঝায় না। অন্যথায়, চিঠিপত্রের একটি অতিরিক্ত রাউন্ডের জন্য অপেক্ষা করুন, যেখানে আপনি খুঁজে পাবেন কার মনে কী ছিল। এবং এটি অনেক সময় নিতে পারে।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

6. বিস্ময়বোধক চিহ্ন

বিস্ময়বোধক চিহ্নগুলি প্রায়শই সাহিত্যের পাঠ্যগুলিতে ব্যবহৃত হয় না, কারণ সেগুলি শক্তিশালী অনুভূতি প্রকাশ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। একটি ব্যবসায়িক চিঠি অভিব্যক্তির জন্য একটি প্ল্যাটফর্ম নয়, এমনকি যদি আপনি সত্যিই কথোপকথনের কাছে এটি সম্পর্কে যা ভাবছেন তা প্রকাশ করতে চান।

আপনি বিশেষ কিছু বলতে নাও পারেন, তবে কথোপকথনের জন্য, বিস্ময়বোধক চিহ্নটি একটি সংকেত হবে যে তিনি সম্ভবত কিছু ভুল করছেন। তাই আপনার ইন্দ্রিয় এবং Shift + 1 কী সমন্বয় উভয়কেই নিয়ন্ত্রণে রাখুন। একটি বিস্ময়কর শব্দ শুধুমাত্র প্রচলন উপযুক্ত.

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

7. আমলাদের একটি প্রাচুর্য

নিজেকে আরও আনুষ্ঠানিকভাবে প্রকাশ করার আকাঙ্ক্ষা প্রায়শই ভয়ঙ্কর নির্মাণ তৈরি করে যার অর্থ বোঝা অত্যন্ত কঠিন। জটিল বাক্যাংশ অতিরিক্ত ব্যবহার করবেন না এবং সহজ লিখুন.

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

8. ক্যাপস লক

বড় অক্ষরে লাইন হাইলাইট করা মূল্যবান নয়। ইন্টারনেটে, এটি এখনও চিৎকারের প্রতীক। কেউ চিৎকার করতে পছন্দ করে না। বার্তাটি পরিষ্কার করতে, কেবল এটি পরিষ্কার করুন।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

9. বাক্যাংশ "আগে ধন্যবাদ"

ধন্যবাদ, অবশ্যই, আপনি আপনার পকেটে রাখতে পারবেন না, তবে প্রাথমিক কৃতজ্ঞতা কথোপকথককে একটি বিশ্রী অবস্থানে রাখে। একজন সদাচারী ব্যক্তি আপনার অনুরোধ পূরণ করতে বাধ্য বোধ করবেন, এমনকি যদি তিনি বুঝতে পারেন যে তার এটি করা উচিত নয়। এবং আপনি নিক্ষেপ সমস্যা জন্য মনে রাখা হবে.

যদি কথোপকথনকারীকে এখনও উত্সাহিত করার প্রয়োজন হয় তবে আপনার অনুরোধে সাড়া দেওয়া তার পক্ষে কীভাবে উপকারী তা বর্ণনা করা আরও ভাল।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

10. অদ্ভুত সাবজেক্ট লাইন বা কোন বিষয়ই নেই

বোধগম্য অক্ষর খোলা অনিরাপদ, তাই বিষয় ছাড়া একটি বার্তা স্প্যামে যাওয়ার ঝুঁকি চালায়।স্বাভাবিকভাবেই, একজন ব্যক্তি খুব রাগান্বিত হবেন যখন তিনি আবিষ্কার করবেন যে "জিনা, রাবার" শব্দের নীচে টায়ার প্ল্যান্টের ম্যানেজার জিনাইদার কাছ থেকে একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি লুকানো ছিল।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

11. পরিচিতি

আপনার ব্যবসার ধরন থেকে বিচ্যুত হওয়া উচিত নয়, এমনকি যদি ঠিকানাটি আপনার সেরা বন্ধু হয়। প্রথমত, তাকে তার বস বা ঠিকাদারদের কাছে একটি চিঠি ফরোয়ার্ড করতে হতে পারে। দ্বিতীয়ত, চিঠিটি দুর্ঘটনাক্রমে তৃতীয় হাতে পড়ে এবং এটি আপস করতে পারে এবং একই সাথে আপনিও।

তৃতীয়ত, আপনাকে ব্যক্তিগত এবং কাজের মধ্যে পার্থক্য করতে হবে। কর্পোরেট স্বার্থ সবসময় ব্যক্তিগত স্বার্থের সাথে মিলে যায় না। আলোচনায় ছাড় না দিয়ে বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য নিজেকে কৌশলের জন্য জায়গা ছেড়ে দেওয়া মূল্যবান।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

12. চিঠিপত্রের ইতিহাসের অভাব

আপনি যদি সক্রিয়ভাবে কারো সাথে চ্যাট করেন, তাহলে সম্বোধনকারী কথোপকথনটি সম্পর্কে সচেতন এবং সহজেই মাউসের চাকা ঘুরিয়ে সংলাপের শুরুতে ফিরে যেতে পারে। কিন্তু আপনি যখন মাঝে মাঝে ই-মেইলের মাধ্যমে চিঠি আদান-প্রদান করেন, তখন কথোপকথক ভুলে যেতে পারেন আপনি কে এবং তার কাছ থেকে আপনার কী প্রয়োজন।

ব্যক্তির পক্ষে এটি করা সহজ করুন: একটি অনুচ্ছেদে, ব্যক্তিকে সে কী বিষয়ে কথা বলছে তা মনে করিয়ে দিন।

কিভাবে না

এটা এই ভাবে ভাল

13. বার্তা থ্রেডের অনুপযুক্ত পরিচালনা

মেল পরিষেবা এবং এজেন্ট আপনাকে বার্তা থ্রেডের সাথে কাজ করার অনুমতি দেয়। সঠিকভাবে পরিচালনা করা হলে এটি একটি সত্যিই দরকারী টুল। কিন্তু সবাই সফল হয় না।

সম্ভবত আপনি ইতিমধ্যে একটি গণ মেইলিংয়ের শিকার হয়েছেন, যার অংশগ্রহণকারীরা সরাসরি লেখকের কাছে প্রতিক্রিয়া জানায় না, তবে সবার কাছে। ফলস্বরূপ, একটি অরুচিকর কথোপকথন আপনার ইনবক্সকে পূর্ণ করে, এবং যারা সঠিক বোতামটি খুঁজে পায় না তাদের জন্য আপনি শাস্তি নিয়ে আসেন। একই সময়ে, এমন তথ্য যা চোখ ধাঁধানো করার উদ্দেশ্যে নয় প্রায়শই সাধারণ তথ্য ক্ষেত্রের মধ্যে যায়।

পদকের একটি খারাপ দিকও রয়েছে: যখন, একটি গুরুত্বপূর্ণ কথোপকথনে, অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একজন প্রত্যেককে উত্তর দেয় না, তবে একজন ব্যক্তির কাছে। আর প্রাপককে তাদের কাজ না করে চিঠি পাঠাতে অনেক সময় ব্যয় করতে হয়।