ব্যবসায়িক ইমেল চিঠিপত্রের গোপনীয়তা

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আমরা আপনাকে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র সংগঠিত করার সিস্টেমে আর্টেম তুরোভেটসের একটি নিবন্ধ উপস্থাপন করি। এটি "সুপার প্রোডাক্টিভিটি টেকনিক" এর একটি সেট বা ইমেল মার্কেটিং এর উপর একটি বক্তৃতা নয়। Artyom সহজভাবে তার কোম্পানির অভিজ্ঞতা শেয়ার করবে, যেখানে তারা ই-মেইলের মাধ্যমে কাজ সেট আপ করার চেষ্টা করেছিল যাতে সবাই আরামদায়ক হয়।

ইমেইল কি? আধুনিক ব্যবসায়িক বিশ্বে, এগুলি হল:

• তোমার মুখ. ইমেলের সাহায্যে আপনি প্রতিপক্ষের চোখে একটি ইতিবাচক ইমেজ তৈরি করতে পারেন বা প্রথম ছাপটি নষ্ট করতে পারেন।
• আপনার কাজের টুল। বহির্বিশ্বের সাথে অনেক যোগাযোগ ইমেইলের মাধ্যমে হয়। অতএব, এই টুলের একটি ভাল কমান্ড থাকার, আপনি ব্যাপকভাবে আপনার জীবন সহজ করতে পারেন.
• একটি শক্তিশালী বিক্ষেপ. বহির্বিশ্ব আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে পেতে, বিভ্রান্ত করতে এবং বিপথে নিয়ে যাওয়ার চেষ্টা করছে।

এই দৃষ্টিকোণ থেকে, আসুন ই-মেইলের সাথে কাজ করা যাক। এর সহজ শুরু করা যাক.

চিঠির নকশা

আমি মজিলা থান্ডারবার্ড মেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করি, তাই আমি এটি একটি উদাহরণ হিসাবে ব্যবহার করব। আসুন একটি নতুন অক্ষর তৈরি করি এবং ক্ষেত্রগুলির তালিকায় উপরে থেকে নীচে যাই।

কাকে. কপি। লুকানো কপি

কেউ হয়তো জানেন না, কিন্তু Mozilla এর "To" পরিবর্তন করে "Cc" বা "Bcc" করা যেতে পারে।

• প্রতি: আমরা সেমিকোলন দ্বারা বিভক্ত প্রধান ঠিকানা বা একাধিক ঠিকানা লিখি।
• অনুলিপি: আমরা এমন কাউকে লিখি যার চিঠি পড়া উচিত, কিন্তু যার কাছ থেকে আমরা প্রতিক্রিয়া আশা করি না।
• Bcc: আমরা তাকে লিখি যার চিঠিটি পড়া উচিত, কিন্তু চিঠির বাকি প্রাপকদের কাছে অজানা থাকা উচিত। এটি বিশেষত ব্যবসায়িক চিঠিগুলির গণ মেইলিংয়ের জন্য উপযুক্ত, উদাহরণস্বরূপ, বিজ্ঞপ্তিগুলি।

ঠিক নেই গণ মেইলিংয়ে, "Cc" বা "To" ক্ষেত্রের মাধ্যমে প্রাপকদের নির্দিষ্ট করুন। বছরে বেশ কয়েকবার আমি চিঠি পাই যেখানে 50-90 জন ঠিকানাকে "Cc" ক্ষেত্রে তালিকাভুক্ত করা হয়। গোপনীয়তার লঙ্ঘন আছে। আপনার সমস্ত প্রাপকদের জানার প্রয়োজন নেই যে আপনি একই বিষয়ে অন্য কার সাথে কাজ করছেন৷ এটা ভাল যদি আপনি একে অপরকে চেনেন এমন লোক হয়। যদি তালিকায় প্রতিযোগী সংস্থাগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে যা একে অপরের সম্পর্কে জানে না? অন্ততপক্ষে, আপনাকে অপ্রয়োজনীয় ব্যাখ্যার জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে, সর্বাধিক, তাদের মধ্যে একটির সাথে সহযোগিতার অবসানের জন্য। এভাবে করবেন না।

ঠিক আপনার নিজের নামে গণ মেইলিং পাঠান, এবং সমস্ত প্রাপককে "Bcc" ক্ষেত্রে রাখুন।

চিঠির বিষয়

বিষয় লাইনের গুরুত্ব প্রায়ই তাদের কর্পোরেট ব্লগে পেশাদার মেইলিং পরিষেবা দ্বারা লেখা হয় (কখনও কখনও সংবেদনশীলভাবে)। তবে সেখানে প্রায়শই আমরা বিক্রয় চিঠির বিষয়ে কথা বলি, যেখানে বিষয় লাইনটি "ইমেল খোলা উচিত" সমস্যার সমাধান করে।

আমরা প্রতিদিনের ব্যবসায়িক চিঠিপত্র নিয়ে আলোচনা করছি। এখানে থিমটি সমস্যার সমাধান করে "চিঠি এবং এর লেখককে সহজেই চিহ্নিত করা উচিত এবং তারপরে খুঁজে পাওয়া উচিত।" অধিকন্তু, আপনার অধ্যবসায় আপনার কাছে ফিরে আসবে অসংখ্য প্রতিক্রিয়া পত্রের কর্মফলের আকারে, শুধুমাত্র Re: বা Fwd উপসর্গ সহ, যার মধ্যে আপনাকে এই বিষয়ে পছন্দসই চিঠিটি খুঁজতে হবে।

বিশটি অক্ষর হল একজন মধ্যম ব্যবস্থাপকের একদিনের চিঠিপত্রের আয়তন। আমি মোটেও উদ্যোক্তা এবং ব্যবসার মালিকদের কথা বলছি না, তাদের চিঠির সংখ্যা কখনও কখনও প্রতিদিন 200 বা তারও বেশি স্কেল হয়ে যায়। তাই আবার: খালি বিষয় লাইন সহ ইমেল পাঠাবেন না।

তাহলে কিভাবে আপনার বিষয় লাইন সঠিকভাবে প্রণয়ন করবেন?

আমরা আমাদের "স্কাই"-এ বাহ্যিক অক্ষরে এই বিষয়ে লিখতে সুপারিশ করি: "আকাশ।" অভ্যন্তরীণ - উপসর্গ ছাড়া তিন থেকে পাঁচটি শব্দে শুধু বিষয় লাইনের বিষয়বস্তু।

ভুল # 1: সাবজেক্টে শুধুমাত্র কোম্পানির নাম। উদাহরণস্বরূপ, "আকাশ" এবং এটিই। প্রথমত, নিশ্চিতভাবে আপনি এই প্রতিপক্ষের সাথে যোগাযোগকারী আপনার কোম্পানির একজন নন। দ্বিতীয়ত, এই ধরনের একটি বিষয় কোন অর্থ নিয়ে আসে না, কারণ আপনার কোম্পানির নাম ইতিমধ্যে ঠিকানা থেকে দেখা যেতে পারে। তৃতীয়ত, অনুমান করুন আপনার নিজের মেলবক্স চিঠিপত্রের এই পদ্ধতির সাথে কেমন হবে? এটার মতো কিছু.

এই মত বিষয় অনুসন্ধান করা কি সুবিধাজনক?

ভুল # 2: একটি চটকদার, বিক্রয় শিরোনাম। আপনি যদি এই ধরনের শিরোনাম লিখতে জানেন তবে এটি দুর্দান্ত। কিন্তু ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে এই দক্ষতাগুলি ব্যবহার করা কি উপযুক্ত? একটি ব্যবসায়িক চিঠির বিষয় লাইনের উদ্দেশ্য মনে রাখবেন: বিক্রি না, কিন্তু সনাক্তকরণ এবং অনুসন্ধান প্রদান।

ঠিক নেই	ঠিক
যুক্তিসঙ্গত মূল্যে কুড়াল কিনতে তাড়াতাড়ি করুন!	অক্ষ সরবরাহের জন্য বাণিজ্যিক অফার
আমরা শতকরা পরীক্ষা করার জন্য তাড়াতাড়ি করতে হবে! Rodion তার পথে!	আলেনা ইভানোভনার সাথে স্বার্থের পুনর্মিলন আইনের অনুমোদনের জন্য
মনোযোগ! পোরফিরি পেট্রোভিচ রাস্কোলনিকভের গোপনীয়তার সমাধান করেছেন এবং আমাদের সমস্যার সমাধান করবেন	একজন পরামর্শদাতার কাছ থেকে একটি অফার: মনস্তাত্ত্বিক ছাড়

»

চিঠির পাঠ্য

বিভিন্ন অনুষ্ঠানের জন্য অনেক লেখার নির্দেশিকা রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, থেকে দরকারী জিনিস অনেক, এবং শব্দ অন্যান্য মাস্টার. আমি আপনাকে অন্তত সাধারণ সাক্ষরতা উন্নত করতে এবং সাধারণ লেখার শৈলী উন্নত করতে তাদের নিবন্ধগুলি পড়ার পরামর্শ দিই।

একটি চিঠি লেখার প্রক্রিয়ায়, আমাদের অবশ্যই ধারাবাহিকভাবে বেশ কয়েকটি সিদ্ধান্ত নিতে হবে।

সৌজন্যের প্রশ্ন … চিঠির শুরুতে, আপনি সৌজন্যতা বা এমনকি কোমলতার চেতনায় অস্পষ্ট করতে পারেন "আমার প্রিয় রোদ্যা, এখন দুই মাসেরও বেশি সময় ধরে, আমি আপনার সাথে লিখিতভাবে কথা বলিনি, যার থেকে আমি নিজেও কষ্ট পেয়েছি এবং এমনকি করিনি। ভাবতে ভাবতে অন্য রাতে ঘুমাও।" এই ধরনের একটি ভূমিকা রচনা করার জন্য এবং কথোপকথনের সময় এটি পড়ার জন্য উভয় ক্ষেত্রেই এটি অত্যন্ত বিনয়ী এবং খুব ব্যয়বহুল। এটি একটি ব্যবসায়িক চিঠিপত্র, মনে আছে? প্রতিযোগিতার জন্য এপিস্টোলারি জেনারের একটি প্রবন্ধ নয় এবং রাস্কোলনিকভের মাকে একটি চিঠি নয়, তবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র।

আমরা আমাদের সময় এবং প্রাপকের সম্মান!

প্রদর্শনীতে একটি ক্ষণস্থায়ী বৈঠকের পরে প্রেরিত প্রথম চিঠিতে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়া এবং পরিচিতির পরিস্থিতি মনে করিয়ে দেওয়াটা বোধগম্য। যদি এটি সহযোগিতা বা বর্তমান চিঠিপত্রের ধারাবাহিকতা হয়, তবে দিনের প্রথম চিঠিতে আমরা লিখি: "হ্যালো, ইভান", দ্বিতীয় এবং পরবর্তীতে: "ইভান, …"।

আপিল … অনেক প্রাপক থাকলে চিঠিতে কার সাথে যোগাযোগ করব তা নিয়ে আমি সবসময় চিন্তিত ছিলাম। আমি সম্প্রতি আনা নামের তিন মেয়েকে একটি চিঠি লিখেছি। বিনা দ্বিধায় ‘হ্যালো, আনা’ লিখে স্নান করিনি। কিন্তু এটা সবসময় হয় না।

যদি তিন বা এমনকি সাতজন প্রাপক থাকে এবং তারা একই নাম শেয়ার না করে তবে কী হবে? আপনি তাদের নামের তালিকা করতে পারেন: "শুভ বিকাল, রডিয়ন, পালচেরিয়া, অ্যাভডোটিয়া এবং পাইটর পেট্রোভিচ।" তবে এটি দীর্ঘ এবং সময় লাগে। আপনি লিখতে পারেন: "হ্যালো, সহকর্মীরা!"

নিজের জন্য, "টু" ক্ষেত্রে যিনি আছেন তাকে নাম উল্লেখ করার জন্য আমি নিয়মটি ব্যবহার করি। আর যারা কপি আছে তাদের কাছে একদমই আবেদন করবেন না। এই নিয়ম একই সময়ে আপনাকে আরও সঠিকভাবে (এক!) চিঠির ঠিকানা এবং এই চিঠির উদ্দেশ্য নির্ধারণ করতে দেয়।

উদ্ধৃতি … প্রায়শই, চিঠিপত্র প্রশ্ন এবং উত্তর সহ চিঠির একটি শৃঙ্খল - এক কথায়, একটি সংলাপ। চিঠিপত্রের ইতিহাস মুছে না দেওয়া এবং উদ্ধৃত পাঠ্যের শীর্ষে আপনার উত্তরটি না লেখাকে ভাল ফর্ম হিসাবে বিবেচনা করা হয়, যাতে এক সপ্তাহ পরে এই চিঠিপত্রে ফিরে আপনি নীচের তারিখে সংলাপটি উপরে থেকে নীচে পড়তে পারেন।

কিছু কারণে, মোজিলার ডিফল্ট সেটিং হল "উদ্ধৃত পাঠের পরে কার্সার রাখুন"। আমি "সরঞ্জাম" → "অ্যাকাউন্ট সেটিংস" → "কম্পোজিং এবং অ্যাড্রেসিং" মেনুতে এটি পরিবর্তন করার পরামর্শ দিই। এটা এই মত হওয়া উচিত.

চিঠির উদ্দেশ্য … ব্যবসায়িক চিঠি দুই ধরনের হয়:

• যখন আমরা কেবল কথোপকথনকে অবহিত করি (উদাহরণস্বরূপ, এক মাসের জন্য করা কাজের প্রতিবেদন);
• এবং যখন আমরা কথোপকথনের কাছ থেকে কিছু চাই। উদাহরণস্বরূপ, যাতে তিনি অর্থ প্রদানের জন্য সংযুক্ত চালানটি অনুমোদন করেন।

একটি নিয়ম হিসাবে, প্রতিবেদনের চেয়ে অনেক বেশি উত্সাহজনক চিঠি রয়েছে। আমরা যদি কথোপকথনের কাছ থেকে কিছু অর্জন করতে চাই, তবে এটি একটি সাধারণ পাঠ্যে একটি চিঠিতে বলা খুব গুরুত্বপূর্ণ। কল টু অ্যাকশনের সাথে নাম দ্বারা একটি কল টু অ্যাকশন থাকা উচিত এবং চিঠির শেষ বাক্যটি অনুসরণ করা উচিত।

ঠিক নেই: "পোরফিরি পেট্রোভিচ, আমি জানি কে বুড়িকে মেরেছে।"

ঠিক: "পোরফিরি পেট্রোভিচ, আমি বৃদ্ধ মহিলাকে কুপিয়ে হত্যা করেছি, দয়া করে, আমার গ্রেপ্তারের ব্যবস্থা নিন, আমি কষ্টে ক্লান্ত!"

কেন প্রতিবেদক আপনার জন্য এই চিঠির কি করতে হবে চিন্তা করা উচিত? সর্বোপরি, তিনি ভুল সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

লেখায় স্বাক্ষর … সে অবশ্যই. অধিকন্তু, সমস্ত মেল ক্লায়েন্ট আপনাকে একটি স্বাক্ষরের স্বয়ংক্রিয় প্রতিস্থাপন কনফিগার করার অনুমতি দেয়, উদাহরণস্বরূপ, ক্লাসিক "বিনীত, …"। মজিলায়, এটি টুলস → অ্যাকাউন্ট বিকল্পের অধীনে করা হয়।

স্বাক্ষরে পরিচিতি লেখা বা না লেখা প্রত্যেকের ব্যক্তিগত ব্যবসা। তবে আপনি যদি কোনওভাবে বিক্রয়ের সাথে যুক্ত হন - লিখতে ভুলবেন না। এমনকি যদি যোগাযোগের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে লেনদেন না হয়, ভবিষ্যতে আপনি সহজেই স্বাক্ষর থেকে পরিচিতিগুলি খুঁজে পাবেন।

অবশেষে, সেই কথোপকথনকারীদের জন্য চিঠির মূল অংশের আরও একটি বৈশিষ্ট্য যারা আপনার চিঠির উত্তর দিতে পছন্দ করেন না (পারবেন না, চান না, সময় নেই)। চিঠির পাঠে ডিফল্ট উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "পোরফিরি পেট্রোভিচ, আপনি যদি শুক্রবার রাত 12টার আগে আমাকে গ্রেপ্তার করতে না আসেন, তাহলে আমি নিজেকে সাধারণ ক্ষমা বলে মনে করি।" অবশ্যই, সময়সীমা অবশ্যই বাস্তব হতে হবে (আপনি শুক্রবার 11:50 এ উদাহরণ থেকে পাঠ্যটি পাঠাবেন না)। প্রাপককে অবশ্যই শারীরিকভাবে আপনার চিঠি পড়তে এবং সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হতে হবে। এই "নিরবতা" আপনাকে কথোপকথনের অ-প্রতিক্রিয়ার জন্য দায়িত্ব থেকে মুক্তি দেয়। বরাবরের মতো, এই বৈশিষ্ট্যটির ব্যবহার অবশ্যই বুদ্ধিমানের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। যদি একজন ব্যক্তি সময়মতো এবং নিয়মিত আপনার চিঠির উত্তর দেয়, তাহলে এই ধরনের আল্টিমেটাম তাকে অসন্তুষ্ট না করলে তাকে একটু চাপ দিতে পারে বা এখনই চিঠির উত্তর না দেওয়ার সিদ্ধান্ত নিতে পারে, তবে আপনাকে শুক্রবারের জন্য অপেক্ষা করতে বাধ্য করতে পারে।

সংযুক্তি

চিঠিগুলি প্রায়শই সংযুক্তিগুলির সাথে আসে: জীবনবৃত্তান্ত, বাণিজ্যিক অফার, অনুমান, সময়সূচী, নথিগুলির স্ক্যান - একটি খুব সুবিধাজনক সরঞ্জাম এবং একই সাথে জনপ্রিয় ত্রুটির উত্স।

ত্রুটি: বিশাল সংযুক্তি আকার। 20 MB পর্যন্ত সংযুক্তি সহ ইমেলগুলি প্রায়ই প্রাপ্ত হয়৷ একটি নিয়ম হিসাবে, এটি 600dpi এর রেজোলিউশন সহ TIFF ফর্ম্যাটে কিছু নথির স্ক্যান। প্রতিবেদকের মেল প্রোগ্রাম এই সংযুক্তির একটি পূর্বরূপ ডাউনলোড করার নিরর্থক প্রচেষ্টায় কয়েক মিনিটের জন্য প্রায় নিশ্চিতভাবে স্তব্ধ হয়ে যাবে। এবং ঈশ্বর প্রাপককে স্মার্টফোনে এই চিঠিটি পড়ার চেষ্টা করতে নিষেধ করুন …

ব্যক্তিগতভাবে, আমি অবিলম্বে এই ধরনের চিঠি মুছে ফেলি। আপনার চিঠি পড়ার আগে ট্র্যাশে শেষ করতে চান না? সংযুক্তির আকার পরীক্ষা করুন। এটি সুপারিশ করা হয় যে এটি 3 MB এর বেশি না হবে৷

ছাড়িয়ে গেলে কী হবে?

• আপনার স্ক্যানারকে একটি ভিন্ন বিন্যাস এবং রেজোলিউশনে পুনরায় কনফিগার করার চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, PDF এবং 300dpi-এ, বেশ পঠনযোগ্য স্ক্যানগুলি পাওয়া যায়।
• WinRar বা 7zip এর মত প্রোগ্রামের কথা চিন্তা করুন। কিছু ফাইল পুরোপুরি সংকুচিত হয়।
• যদি সংযুক্তি বিশাল হয় এবং আপনি এটি সংকুচিত করতে না পারেন? উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রায় খালি অ্যাকাউন্টিং ডাটাবেসের ওজন 900 এমবি। তথ্যের ক্লাউড স্টোরেজ উদ্ধারে আসবে: ড্রপবক্স, গুগল ড্রাইভ এবং এর মতো। কিছু পরিষেবা, যেমন Mail.ru, স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিশাল সংযুক্তিগুলিকে ক্লাউড স্টোরেজের লিঙ্কগুলিতে রূপান্তর করে। কিন্তু আমি ক্লাউডে সঞ্চিত আমার তথ্য নিজেই পরিচালনা করতে পছন্দ করি, তাই আমি Mail.ru থেকে অটোমেশনকে স্বাগত জানাই না।

এবং বিনিয়োগ সম্পর্কে আরও একটি সুস্পষ্ট সুপারিশ নয় - তাদের নাম … এটি প্রাপকের কাছে বোধগম্য এবং গ্রহণযোগ্য হতে হবে। একবার আমরা কোম্পানিতে একটি বাণিজ্যিক অফার প্রস্তুত করছিলাম যার উদ্দেশ্যে … এটি ফিওদর মিখাইলোভিচ দস্তয়েভস্কি হোক। আমি অনুমোদনের জন্য একটি প্রকল্প প্রস্তাব সহ পরিচালকের কাছ থেকে একটি চিঠি পেয়েছি, এবং সংযুক্তিতে "DlyaFedi.docx" নামে একটি ফাইল অন্তর্ভুক্ত ছিল। যে ম্যানেজারের সাথে আমাকে এটি পাঠিয়েছে, একটি সংলাপ এরকম কিছু হয়েছিল:

- প্রিয় ম্যানেজার, আপনি কি ব্যক্তিগতভাবে এই সম্মানিত ব্যক্তির কাছে যেতে এবং ফেডিয়ার মুখে তার নাম বলতে প্রস্তুত?

- একরকম না, সম্মানিত মানুষ, সবাই তাকে তার প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা ডাকে।

- কেন আপনি বিনিয়োগ "Dlya Fedy" বলেছেন? আমি যদি এখনই তাকে পাঠাই, আপনি কি মনে করেন তিনি এই সিপির জন্য আমাদের কাছ থেকে কুড়াল কিনবেন?

- আমি পরে নাম পরিবর্তন করতে যাচ্ছিলাম …

কেন একটি টাইম বোমা প্রস্তুত করবেন - একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের প্রত্যাখ্যান - বা নিজেই একটি ফাইলের নাম পরিবর্তন করার অতিরিক্ত কাজ করবেন? কেন অবিলম্বে সংযুক্তিটি সঠিকভাবে নামকরণ করবেন না: "Fedor Mikhailovich.docx এর জন্য" বা আরও ভাল - "KP_Nebo_Topory.docx"।

সুতরাং, আমরা "মুখ" হিসাবে ইমেলের সাথে কমবেশি বাছাই করেছি। আসুন কার্যকরী কাজের জন্য ইমেলটিকে একটি হাতিয়ার হিসাবে দেখার দিকে এগিয়ে যাই এবং এর বিভ্রান্তি সম্পর্কে কথা বলি।

চিঠি নিয়ে কাজ করা

ইমেল একটি শক্তিশালী বিভ্রান্তি। যেকোনো বিভ্রান্তির মতো, নিয়মগুলিকে কঠোর করে এবং একটি কাজের সময়সূচী প্রবর্তন করে মেলকে মোকাবেলা করতে হবে।

ন্যূনতম, আপনাকে মেইলের আগমন সম্পর্কে সমস্ত বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করতে হবে। যদি মেল ক্লায়েন্টটি ডিফল্টরূপে কনফিগার করা থাকে, তাহলে আপনাকে একটি শব্দ সংকেত দিয়ে অবহিত করা হবে, এবং ঘড়ির পাশের আইকনটি মিটমিট করে জ্বলবে এবং চিঠিটির একটি পূর্বরূপ দেখানো হবে।এক কথায়, তারা প্রথমে আপনাকে শ্রমসাধ্য কাজ থেকে দূরে সরিয়ে দেওয়ার জন্য সবকিছু করবে এবং তারপরে আপনাকে অপঠিত চিঠি এবং অদেখা মেলিংয়ের অতল গহ্বরে নিমজ্জিত করবে - জীবন থেকে এক বা দুই ঘন্টা বিয়োগ।

কারও শক্তিশালী ইচ্ছাশক্তি তাদের বিজ্ঞপ্তিগুলির দ্বারা বিভ্রান্ত না হওয়ার অনুমতি দেয় এবং সাধারণ মানুষের জন্য ভাগ্যকে প্রলুব্ধ করা এবং তাদের বন্ধ না করাই ভাল। মোজিলা থান্ডারবার্ডে, এটি "সরঞ্জাম" → "বিকল্প" → "সাধারণ" → "নতুন বার্তা উপস্থিত হলে" মেনুর মাধ্যমে করা হয়।

নোটিফিকেশন না থাকলে চিঠি এসেছে কীভাবে বুঝবেন?

খুব সহজ. আপনি নিজে, সচেতনভাবে, মেল পার্স করার জন্য সময় আলাদা করুন, মেল ক্লায়েন্ট খুলুন এবং সমস্ত অপঠিত বার্তা দেখুন। এটি দিনে দুবার করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, দুপুরের খাবারের সময় এবং সন্ধ্যায়, বা বাধ্যতামূলক ডাউনটাইমের সময়, উদাহরণস্বরূপ, ট্রাফিক জ্যামে।

প্রায়ই জিজ্ঞাসা করা হয়, প্রতিক্রিয়া সময় এবং জরুরি ইমেল সম্পর্কে কি? উত্তর হল: আপনার মেইলে কোন জরুরি চিঠি নেই। আপনি কাস্টমার সাপোর্ট ডিপার্টমেন্টে কাজ না করলে (এই ধরনের ডিপার্টমেন্টের মেইলের সাথে কাজ করার জন্য নিজস্ব নিয়ম আছে)।

যদি জরুরী চিঠি থাকে তবে প্রেরক আপনাকে অন্যান্য চ্যানেল - ফোন, এসএমএস, স্কাইপের মাধ্যমে এটি সম্পর্কে অবহিত করবে। তারপরে আপনি ইচ্ছাকৃতভাবে মেইল ক্লায়েন্টে যাবেন এবং জরুরী মেইল প্রক্রিয়া করবেন। সর্বকালের ব্যবস্থাপনার গুরু (উদাহরণস্বরূপ, গ্লেব আরখানগেলস্কি তার "টাইম ড্রাইভ" সহ) 24 ঘন্টা পর্যন্ত ইমেলের উত্তর দেওয়ার মান ঘোষণা করেন। এটি ভাল ফর্মের একটি স্বাভাবিক নিয়ম - ইমেলের মাধ্যমে কথোপকথকের কাছ থেকে তাত্ক্ষণিক উত্তর আশা করবেন না। যদি একটি জরুরী চিঠি থাকে, দ্রুত যোগাযোগের চ্যানেলের মাধ্যমে এটি সম্পর্কে অবহিত করুন।

সুতরাং, আমরা বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ করে দিয়েছি এবং এখন আমরা আমাদের সময়সূচী অনুসারে মেল ক্লায়েন্ট চালু করি।

আমরা যখন মেইলে যাই এবং "পার্স ইমেল" নামে ক্রিয়াকলাপ করা শুরু করি তখন আমাদের কী করা উচিত? এই কাজের শুরু ও শেষ কোথায়?

আমি শূন্য ইনবক্স সিস্টেম সম্পর্কে অনেক শুনেছি, কিন্তু দুর্ভাগ্যবশত আমি এটি ব্যবহার করে একজন ব্যক্তির সাথে দেখা করিনি। আমাকে আমার চাকা পুনরায় উদ্ভাবন করতে হয়েছিল। লাইফহ্যাকারে এই বিষয়ে নিবন্ধ রয়েছে। উদাহরণ স্বরূপ, "". নীচে আমি আমার ব্যাখ্যায় জিরো ইনবক্স সিস্টেম সম্পর্কে কথা বলব। আমি কৃতজ্ঞ হব যদি GTD গুরুরা মন্তব্যে চেক করেন, বর্ণিত সিস্টেম যোগ করেন বা উন্নত করেন।

এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে ইমেল আপনার কার্যকলাপের জন্য একটি টাস্ক শিডিউল বা সংরক্ষণাগার নয়। অতএব, "ইনবক্স" ফোল্ডারটি সর্বদা খালি থাকা উচিত। একবার আপনি আপনার ইনবক্স পার্স করা শুরু করলে, আপনি এই ফোল্ডারটি খালি না করা পর্যন্ত থামবেন না বা কিছুতেই বিভ্রান্ত হবেন না।

আপনার ইনবক্সে ইমেল দিয়ে কি করবেন? আপনাকে প্রতিটি অক্ষর ক্রমানুসারে দেখতে হবে এবং এটি মুছে ফেলতে হবে। হ্যাঁ, শুধু নির্বাচন করুন এবং আপনার কীবোর্ডে মুছুন টিপুন। আপনি যদি চিঠিটি মুছে ফেলার জন্য নিজেকে আনতে না পারেন তবে এটির সাথে কী করবেন তা আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে।

1. তিন মিনিটের মধ্যে উত্তর দিতে পারবেন? আমি এটার উত্তর দিতে হবে? হ্যাঁ, এটি প্রয়োজনীয়, এবং উত্তরটি তিন মিনিটের বেশি সময় নেবে না, তারপরে অবিলম্বে উত্তর দিন।
2. আপনাকে উত্তর দিতে হবে, তবে উত্তর প্রস্তুত করতে তিন মিনিটের বেশি সময় লাগবে। আপনি যদি একটি টাস্ক প্ল্যানার ব্যবহার করেন যা আপনাকে একটি ইমেলকে একটি টাস্কে রূপান্তর করতে দেয়, আপনার ইমেলটিকে একটি টাস্কে পরিণত করুন এবং কিছু সময়ের জন্য এটি সম্পর্কে ভুলে যান। উদাহরণস্বরূপ, আমি একেবারে বিস্ময়কর Doit.im পরিষেবা ব্যবহার করি। এটি আপনাকে একটি ব্যক্তিগত ইমেল ঠিকানা তৈরি করতে দেয়: আপনি এটিতে একটি চিঠি ফরোয়ার্ড করেন এবং এটি একটি টাস্কে পরিণত হয়। কিন্তু যদি আপনার কাছে টাস্ক শিডিউল না থাকে, তাহলে চিঠিটিকে "0_Run" সাবফোল্ডারে নিয়ে যান।
3. একটি চিঠির দ্রুত প্রতিক্রিয়ার পরে, এটিকে একটি টাস্ক বা একটি সাধারণ পরিচিতিতে পরিণত করার পরে, আপনাকে এই বার্তাটির পরবর্তীতে কী করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নিতে হবে: এটি মুছুন বা দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজের জন্য ফোল্ডারগুলির একটিতে পাঠান৷

এখানে আমার দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ ফোল্ডার আছে.

• 0_রান। আমার কাছে এমন একটি ফোল্ডার নেই, তবে আপনার যদি পরিকল্পনাকারী না থাকে তবে আমি আবার বলছি, আপনি এখানে বিশদ অধ্যয়নের প্রয়োজন এমন চিঠিগুলি রাখতে পারেন। এই ফোল্ডারটিও নিয়মিত পরিষ্কার করা প্রয়োজন, তবে একটি বিশেষভাবে মনোনীত সময়ে একটি চিন্তাশীল পদ্ধতির সাথে।
• 1_রেফ। এখানেই আমি পটভূমির তথ্য সহ চিঠিগুলি রাখি: বিভিন্ন ওয়েব পরিষেবা থেকে লগইন সহ স্বাগত চিঠি, আসন্ন ফ্লাইটের টিকিট এবং আরও অনেক কিছু।
• 2_প্রকল্প। অংশীদার এবং প্রকল্পগুলির সাথে একটি বর্তমান সম্পর্ক রয়েছে এমন চিঠিপত্রের সংরক্ষণাগার এখানে সংরক্ষণ করা হয়েছে৷ স্বাভাবিকভাবেই, প্রতিটি প্রকল্প বা অংশীদারের জন্য একটি পৃথক ফোল্ডার তৈরি করা হয়।একজন অংশীদারের ফোল্ডারে, আমি কেবল তার কর্মচারীদের কাছ থেকে নয়, এই অংশীদারের সাথে সম্পর্কিত "স্বর্গের" কর্মীদের চিঠিও রাখি। খুব সুবিধাজনক: প্রয়োজন হলে, প্রকল্পের সমস্ত চিঠিপত্র কয়েক ক্লিকে হাতে রয়েছে।
• 3_জাদুঘর। এখানে আমি সেই চিঠিগুলি ছুঁড়ে দিচ্ছি যেগুলি মুছে ফেলার জন্য দুঃখজনক, এবং সেগুলির সুবিধাগুলি স্পষ্ট নয়। এছাড়াও, "2_Projects" থেকে বন্ধ প্রকল্প সহ ফোল্ডারগুলি এখানে স্থানান্তরিত হয়৷ এক কথায়, মুছে ফেলার জন্য প্রথম প্রার্থীদের "জাদুঘরে" রাখা হয়।
• 4_নথিপত্র। এখানে নথিগুলির বৈদ্যুতিন নমুনা সহ চিঠিগুলি রয়েছে যা ভবিষ্যতে অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য কার্যকর হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে পুনর্মিলনের বিবৃতি, ভ্রমণের জন্য টিকিট। ফোল্ডারটির সাথে "2_Projects" এবং "1_Sprav" ফোল্ডারের অনেক মিল রয়েছে, শুধুমাত্র অ্যাকাউন্টিং তথ্য এতে সংরক্ষণ করা হয় এবং ব্যবস্থাপনা তথ্য "2_Projects" ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা হয়। "4_ডকুমেন্টস"-এ - মৃত তথ্য, এবং "2_প্রকল্পে" - জীবিত।
• 5_জ্ঞান। এখানেই আমি শুধুমাত্র সত্যিই দরকারী মেইলিং যোগ করি যা আমি অনুপ্রেরণা বা সমাধান খোঁজার জন্য কিছুক্ষণ পরে ফিরে আসতে চাই।

মেল ক্লায়েন্টের অন্যান্য সেটিংস রয়েছে যা এই সিস্টেমের অপারেশনের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমত, ডিফল্টরূপে, Thunderbird-এর বার্তাগুলিকে পঠিত চেকবক্স হিসেবে চিহ্নিত করা আছে। আমি ইচ্ছাকৃতভাবে এটি করতে পছন্দ করি, তাই চেকবক্স চলে গেছে! এটি করতে, "সরঞ্জাম" → "বিকল্প" → "উন্নত" → "পড়ুন এবং প্রদর্শন" মেনুতে যান।

দ্বিতীয়ত, আমরা ব্যবহার করি ফিল্টার … পূর্বে, আমি সক্রিয়ভাবে ফিল্টার প্রয়োগ করেছি যা প্রেরকের ঠিকানার উপর ভিত্তি করে যথাযথ ফোল্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অক্ষর ফরোয়ার্ড করে। উদাহরণস্বরূপ, একজন আইনজীবীর চিঠি "উকিল" ফোল্ডারে সরানো হয়েছে। আমি বিভিন্ন কারণে এই পদ্ধতি প্রত্যাখ্যান. প্রথম: 99% ক্ষেত্রে একজন আইনজীবীর চিঠিগুলি একটি প্রকল্প বা অংশীদারকে নির্দেশ করে, যার অর্থ হল সেগুলি অবশ্যই এই অংশীদার বা প্রকল্পের ফোল্ডারে সরানো হবে৷ দ্বিতীয়ত, আমি সচেতনতা যোগ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। একটি নির্দিষ্ট চিঠি কোথায় সংরক্ষণ করা উচিত তা আপনাকে নিজেই সিদ্ধান্ত নিতে হবে এবং কেবলমাত্র এক জায়গায় - ইনবক্সে অপ্রক্রিয়াজাত বার্তাগুলি অনুসন্ধান করা আরও সুবিধাজনক। এখন আমি কেবলমাত্র বিভিন্ন সিস্টেম থেকে স্বয়ংক্রিয় নিয়মিত অক্ষরগুলিকে ফোল্ডারে শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য ফিল্টারগুলি ব্যবহার করি, অর্থাৎ, এমন অক্ষর যা আমাকে সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয় না। Mozilla Thunderbird-এর ফিল্টারগুলি টুলস → মেসেজ ফিল্টার মেনুতে কনফিগার করা হয়েছে।

সুতরাং, সঠিক পদ্ধতির সাথে, চিঠিপত্রের পরিমাণের উপর নির্ভর করে ই-মেইলটি দিনে 10 থেকে 60 মিনিট সময় নেয়।

হ্যাঁ, এবং আরও একটি জিনিস। আপনি ইতিমধ্যে নতুন চিঠির আগমন সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করে দিয়েছেন, তাই না?;)