ইনবক্স জিরো পদ্ধতি হাজার হাজার অপঠিত ইমেল মোকাবেলা করার সর্বোত্তম উপায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আপনার ইনবক্স খালি রাখা সহজ। এটি আপনাকে আরও উত্পাদনশীল হতে সাহায্য করবে এবং কখনই গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি মিস করবেন না৷

আপনার ইনবক্সে ক্রমাগত ঝুলে থাকা একগুচ্ছ অপঠিত ইমেল যে কাউকে আতঙ্কিত করবে। আপনার যদি অনেক ব্যবসায়িক অংশীদার এবং সহকর্মী থাকে যাদের সাথে আপনি চিঠিপত্রের মাধ্যমে যোগাযোগ করেন, আপনাকে কেবল আপনার ইমেল ইনবক্স পরিষ্কার এবং পরিপাটি রাখতে হবে।

JotForm CEO Aytekin Tank হল ইনবক্স জিরো নামক ইমেল সংগঠিত করার একটি আকর্ষণীয় উপায়। নাম অনুসারে, পদ্ধতিটি হল আপনার ইনবক্স খালি রাখা।

সাধারণভাবে, ট্যাঙ্ক নতুন কিছু আবিষ্কার করেনি। Inbox Zero অনেক আগে লেখক এবং ব্লগার Merlin Mann দ্বারা তৈরি করা হয়েছিল, এবং এটি একটি প্রমাণিত এবং সুপরিচিত পদ্ধতি। নথিগুলির সাথে কাজ করার প্রায় একই কৌশলটি ডেভিড অ্যালেন তার "কিভাবে জিনিসগুলি অর্ডার করতে" বইতে বর্ণনা করেছিলেন। ট্যাঙ্ক এটিকে জিমেইল ওয়েব ইন্টারফেসের জন্য অভিযোজিত করেছে।

আয়তেকিন ট্যাঙ্ক উদ্যোক্তা, জোটফর্মের প্রতিষ্ঠাতা এবং সিইও

আমি প্রতিদিন শত শত ইমেল গ্রহণ করি এবং পাঠাই। কিন্তু দিনের শেষে, আমার মেইলবক্স সবসময় খালি থাকে। আমার চিঠিপত্র পরিচালনা করার জন্য আমার কোনো সচিব নেই। আমি ইনবক্স জিরো নামক একটি নীতি মেনে চলি। এই কঠিন কিছু না.

ট্যাঙ্ক ইনবক্স জিরো পদ্ধতির সুবিধাগুলি তালিকাভুক্ত করে:

• আপনার ইনবক্স খালি থাকলে আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা মিস করবেন না।
• আপনি আপনার ঠিকানাকারীদের দীর্ঘ অপেক্ষা করতে দেবেন না, কারণ আপনি অবিলম্বে তাদের চিঠির জবাব দিতে পারেন।
• আপনার মেইলবক্সে শত শত এবং হাজার হাজার অপঠিত চিঠি জমা হবে না।
• আপনি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে আরও বেশি সময় সাশ্রয় করবেন এবং ইমেল নিয়ে ঘন্টার পর ঘন্টা ব্যয় করবেন না।

আমি এমন অনেক লোককে চিনি যারা সাবধানে একটিও মুছে না দিয়ে তাদের সমস্ত চিঠি সংরক্ষণ করে। ফলস্বরূপ, তাদের ইনবক্সটি টুইটার ফিডের মতো দেখতে শুরু করেছে। এটা আরামদায়ক নয়। আপনি ক্রমাগত ইমেল হারিয়ে যাবে.

আয়তেকিন ট্যাঙ্ক

ধরা যাক আপনি Gmail ব্যবহার করছেন - যদিও এই পদ্ধতিটি যেকোন ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) বা ইমেল ক্লায়েন্ট (Outlook, Thunderbird, বা Sylpheed) এর সাথে মানিয়ে নেওয়া যেতে পারে। আসুন অপঠিত বার্তাগুলির জমাগুলি একবার দেখে নেওয়া যাক এবং শুরু করি৷

1. আপনার মেইলবক্স খালি করুন

সুতরাং, ইনবক্স জিরো পদ্ধতির সাথে, আপনাকে অবশ্যই সিদ্ধান্তমূলকভাবে কাজ করতে হবে। "ইনবক্স" খুলুন, সেখানে জমে থাকা সমস্ত অক্ষর নির্বাচন করুন এবং সেগুলিকে একবারে সংরক্ষণ করুন৷ কারও কারও কাছে এটি নিছক পাগলামি বলে মনে হবে, তবে ট্যাঙ্ক ঠিক এটি করার পরামর্শ দেয়।

আপনাকে একটি খালি মেলবক্স দিয়ে শুরু করতে হবে। আপনার ইনবক্সে হাজার হাজার ইমেল থাকলে এই নির্দেশিকা আপনাকে সাহায্য করবে না। তাই সবকিছু সংরক্ষণ করুন এবং একটি পরিষ্কার স্লেট দিয়ে শুরু করুন।

আয়তেকিন ট্যাঙ্ক

2. কালানুক্রমিক ক্রমে আপনার ইমেলগুলি প্রক্রিয়া করুন৷

এই স্বাস্থ্যকর অভ্যাস গড়ে তুলতে আপনার একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ শৃঙ্খলা প্রয়োজন। আপনি আপনার ইমেলগুলি প্রক্রিয়া করার সাথে সাথে, সবচেয়ে পুরানো বার্তা দিয়ে শুরু করুন এবং নতুনতম পর্যন্ত আপনার উপায়ে কাজ করুন৷ এইভাবে আপনি কালানুক্রমিক ক্রম বজায় রাখবেন এবং বিভ্রান্ত হবেন না।

Gmail এ ইমেল পরিচালনা করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য দুটি ফাংশন রয়েছে:

অটো সুইচ চালু করুন। এটি করার জন্য, "সেটিংস" → "সাধারণ" খুলুন, "অটো সুইচ" আইটেমটি খুঁজুন এবং এটি সক্রিয় করুন। এখন, একটি ইমেলের উত্তর দেওয়ার বা সংরক্ষণাগার করার সময়, Gmail আপনাকে ইনবক্সে ফেরত দেবে না, তবে পরবর্তী ইমেলটি প্রদর্শন করবে। এইভাবে আপনি কোনো বিভ্রান্তি ছাড়াই চিঠিগুলিকে প্রাপ্ত করার ক্রমে একের পর এক প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হবেন৷

তারপরে পাঠান এবং সংরক্ষণাগার বোতামটি সক্রিয় করুন যদি আপনার কাছে না থাকে। "সেটিংস" → "সাধারণ" খুলুন এবং আইটেমটি দেখুন "বোতাম দেখান" পাঠান এবং সংরক্ষণাগার "প্রতিক্রিয়ায়"। এই সময় আপনি সংরক্ষণ করতে হবে।সর্বোপরি, আপনি যদি ইতিমধ্যে চিঠিটির উত্তর দিয়ে থাকেন তবে এটি আপনার ইনবক্সে সংরক্ষণ করার কোনও অর্থ নেই, তাই না? পাঠান বোতামে ক্লিক করুন এবং ইমেলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত হবে।

এবং এখানে আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়:

চ্যাট হিসাবে ইমেল ব্যবহার করবেন না. ক্রমাগত উদ্ধৃত চিঠিগুলি থেকে দীর্ঘ উত্তরের চেইন তৈরির চেয়ে খারাপ আর কিছু নেই। আপনার যদি কথা বলার প্রয়োজন হয়, মেসেঞ্জার ব্যবহার করুন, স্ল্যাক চ্যাট করুন বা ফোনে যোগাযোগ করুন। ই-মেইল এই জন্য উপযুক্ত নয়.

আয়তেকিন ট্যাঙ্ক

3. উত্তর - আর্কাইভ

ইনবক্স জিরো পদ্ধতির প্রধান নিয়ম হল আপনার ইনবক্স আপনার মেল সংরক্ষণ করার জায়গা নয়। ইনবক্সের সমস্ত ইমেল অবিলম্বে প্রক্রিয়া করা আবশ্যক. সেগুলি একে একে পড়ুন এবং হয় উত্তর দিন এবং বার্তাটির প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হলে সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন, অথবা বার্তাটির প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন না হলে কেবল সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন৷

আপনি যদি অবিলম্বে একটি ইমেলের উত্তর দিতে না পারেন তবে দুটি বিকল্প রয়েছে:

• আপনার সংগঠক অ্যাপে এটি সংরক্ষণ করুন। এটা হতে পারে Evernote, OneNote, অথবা কোনো ধরনের টাস্ক ম্যানেজার। একটি তারিখ সেট করুন যাতে প্রোগ্রামটি আপনাকে সঠিক সময়ে আপনার উত্তর লিখতে মনে করিয়ে দেয়।
• আপনি যদি অবিলম্বে একটি প্রতিক্রিয়া লিখতে পারেন, কিন্তু ঠিকানার কিছুক্ষণ পরে এটি গ্রহণ করা উচিত, Gmail-এ বিলম্বিত বিতরণ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন৷ আউটলুক, থান্ডারবার্ড এবং অন্যান্য ক্লায়েন্টরাও এটি করতে পারে।

4. শুধু এটা করুন

সবকিছু মহান এবং পরাক্রমশালী ডেভিড অ্যালেনের অনুশাসন অনুসারে। যদি ইমেলটির জন্য এমন একটি পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় যা কয়েক মিনিট সময় নেবে, তবে এখনই এটি করুন৷ আপনার করণীয় তালিকায় চিঠিটি অনুলিপি করবেন না। আপনার ইনবক্সে এটি ছেড়ে যাবেন না.

আপনি যদি একটি অর্থপ্রদান করতে চান, শুধু এখন এটি করুন. আপনার যদি কোনো সহকর্মীকে মতামত পাঠাতে হয়, তাহলে এখনই পাঠান। মামলাটি যদি কয়েক মিনিট সময় নেয় তবে এটি পিছিয়ে দেওয়ার কোনও মানে নেই।

আয়তেকিন ট্যাঙ্ক

5. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন

কীবোর্ড শর্টকাটগুলি ই-মেইল প্রক্রিয়াকরণে ব্যয় করা সময়কে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে। তাদের সাথে, আপনাকে মাউস কার্সারকে পিছনে পিছনে সরাতে হবে না। ট্যাঙ্ক তিনটি হটকি মনে রাখার এবং ব্যবহার করার পরামর্শ দেয়:

• E কী আপনাকে একটি বার্তা দ্রুত সংরক্ষণ করতে দেয়। আমরা এটি পড়েছি, ই টিপেছি, সংরক্ষণাগারভুক্ত করেছি। ইহা সহজ.
• দ্রুত প্রতিক্রিয়া লিখতে R কী ব্যবহার করা হয়। আপনি যদি একটি চিঠির উত্তর দিতে চান, এটি টিপুন, উত্তর লিখুন, এন্টার টিপুন।
• এফ কী ফরোয়ার্ড অন্যান্য প্রাপকদের কাছে চিঠি পেয়েছে।

আমি মনে করি না আপনার অন্য কোনো হটকির দরকার আছে। Gmail এ, আমি শুধুমাত্র তিনটি কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করি। অন্য সবকিছুর জন্য, একটি মাউস আছে। কিন্তু এই হটকিগুলি আপনাকে দ্রুত তিনটি সাধারণ ইমেল ক্রিয়া সম্পাদন করতে দেয়, যাতে তারা আপনার অনেক সময় বাঁচাতে পারে।

আয়তেকিন ট্যাঙ্ক

6. ফিল্টার সেট আপ করুন

ইমেল ফিল্টার একটি অবিশ্বাস্যভাবে সহজ টুল যা আপনার জন্য অনেক কাজ করে। আপনি শুধু একবার তাদের কনফিগার করতে হবে, এবং তারা আপনার অনেক সময় বাঁচাবে.

যদি আপনার ইনবক্সে আপনি নিয়মিত গুরুত্বহীন চিঠিগুলি (ইন্টারনেট পরিষেবাগুলির বিজ্ঞপ্তি, স্বয়ংক্রিয় মেইলিং এবং আরও অনেক কিছু) পান, তাহলে হয় সেগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন, বা ফিল্টারগুলি সেট করুন যাতে এই জাতীয় চিঠিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত হয়৷

7. ইনবক্স খালি - মেইল বন্ধ করুন

আপনি যখন আপনার কাজে ফোকাস করার চেষ্টা করছেন, তখন আপনাকে ক্রমাগত ইমেল দ্বারা বিভ্রান্ত করা উচিত নয়। সুতরাং আসুন নিয়মটি মেনে চলুন: আপনার ইনবক্স খালি থাকলে, Gmail ট্যাব বা আপনার ইমেল ক্লায়েন্টটি বন্ধ করুন এবং পরবর্তী কয়েক ঘন্টার জন্য মেল সম্পর্কে ভুলে যান। শুধু ব্যস্ত হয়ে যান।

সমস্ত ইনকামিং ইমেল বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করুন. তারা খুব বিভ্রান্তিকর হয়.

আপনি কয়েক ঘন্টা পরে আপনার মেল আবার খুলতে পারেন, সেখানে জমা হওয়া বার্তাগুলি প্রক্রিয়া করতে পারেন এবং তারপরে কাজে ফিরে যেতে পারেন। ইনবক্স জিরো পদ্ধতির লক্ষ্য হল ইনকামিং ইমেলগুলির দ্বারা বিভ্রান্ত না হওয়ার জন্য নিজেকে বাধ্য করা। আপনাকে আপনার মেলবক্স পরিচালনা করতে হবে, আপনাকে নয়।

আয়তেকিন ট্যাঙ্ক

আপনি যদি ইনবক্স জিরো কৌশলটি চেষ্টা করে থাকেন এবং আপনি কী পেয়েছেন তা জানাতে প্রস্তুত হন বা আরও ভাল পদ্ধতির পরামর্শ দিতে চান, মন্তব্যে লিখুন।