কার্যকর ইমেল পরিচালনার জন্য 6 টি টিপস

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

ইমেল হল সেরা যোগাযোগের সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি এবং, সম্ভবত, ব্যতিক্রম ছাড়াই সমস্ত ব্যবহারকারীদের দ্বারা ব্যবহৃত একমাত্র। আপনি ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জার পছন্দ করতে পারেন বা নাও করতে পারেন, স্কাইপ বা ফেসবুক চ্যাট ব্যবহার করতে পারেন, তবে আপনার সম্ভবত একটি ইমেল ঠিকানা আছে।

প্রতিদিন আমরা আমাদের ইনবক্সে শুধু বন্ধু এবং সহকর্মীদের থেকে বার্তাই পাই না, কয়েক ডজন বিজ্ঞাপনের চিঠি, বিজ্ঞপ্তি, শুধু স্প্যাম পাই। ইনকামিং বার্তাগুলির নিছক পরিমাণে ডুবে যাওয়া এড়াতে, কার্যকর ইমেল দক্ষতা বিকাশ এবং প্রয়োগ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

কপিরাইট

একটি ইমেল চেক সময় নির্ধারণ করুন

আপনি যদি মনে করেন যে আপনি মেল প্রক্রিয়াকরণে অনেক বেশি সময় ব্যয় করছেন এবং আপনার ইনবক্সে চিঠির সংখ্যা এখনও কমছে না, তাহলে আপনার মেলবক্সটি পরীক্ষা করার জন্য আরও কঠোরভাবে পরিকল্পনা করার চেষ্টা করুন। সাধারণত আমরা মেল চেক করা শুরু করি, চিঠিতে একটি আকর্ষণীয় লিঙ্ক খুঁজে পাই, সাইটে যান, সেখান থেকে অন্য … এবং আধ ঘন্টা পরে আমরা মনে করি এবং অক্ষর পার্সিংয়ে ফিরে যাই। ফলে সময় পেরিয়ে গেলেও বিষয়টি নড়েনি।

অতএব, মেইলের সাথে কাজ করার জন্য নিজের জন্য একটি নির্দিষ্ট সীমিত সময় আলাদা করার চেষ্টা করুন। প্রত্যেকে তাদের চিঠিপত্রের আয়তনের উপর নির্ভর করে স্বাধীনভাবে এই ব্যবধানের ফ্রিকোয়েন্সি এবং সময়কাল সেট করতে পারে। সম্ভবত এটি সকালে এক ঘন্টা এবং কাজের দিনের শেষে এক ঘন্টা হবে, অথবা আপনার জন্য পাঁচ মিনিটের জন্য প্রতি ঘন্টায় আপনার মেল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করা আরও সুবিধাজনক হতে পারে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, নিজের জন্য নির্ধারিত সময়সূচী কঠোরভাবে মেনে চলার চেষ্টা করুন এবং বাইরের কিছুর দ্বারা বিভ্রান্ত হবেন না। চেতনা যে আপনার সময় সীমিত, অনিবার্যভাবে ডাক রসিদ প্রক্রিয়াকরণের দক্ষতা বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করবে।

প্রতিটি অক্ষর মানে একটি কর্ম

মেল পার্স করার সময় আপনার যে প্রধান নিয়মটি প্রয়োগ করা উচিত তা হল প্রতিটি খোলা চিঠির জন্য আপনাকে কিছু করতে হবে। আপনি যদি একটি চিঠি খুলে থাকেন, তাহলে কোনো অবস্থাতেই তা আবার ইনবক্সে রেখে যাবেন না। আপনাকে হয় অবিলম্বে চিঠিটির উত্তর দিতে হবে, অথবা এই সমস্যাটি মোকাবেলা করার ক্ষেত্রে আরও ভাল কাউকে এটি ফরোয়ার্ড করতে হবে, বা Google টাস্ক বা ক্যালেন্ডারে নিজের জন্য একটি কাজ নির্ধারণ করতে হবে - যে কোনও ক্ষেত্রে, আপনার কর্মের ফলে, চিঠিটি উচিত মুছে ফেলা বা সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত করা, যে ইনবক্স ছেড়ে যান … আপনি যদি এই সাধারণ নিয়মটি অনুসরণ করেন তবে আপনার ইনবক্সটি শীঘ্রই বা পরে পরিষ্কার হয়ে যাবে।

কপিরাইট

ফিল্টার এবং শর্টকাট

আপনি যদি প্রতিদিন প্রচুর সংখ্যক ইমেল পান, তবে সেগুলি পার্স করতে আপনার পক্ষ থেকে অনেক সময় এবং প্রচেষ্টা লাগে৷ কেন আপনি এটির জন্য ডাক পরিষেবার সংস্থানগুলি ব্যবহার করেন না, বিশেষত যেহেতু বেশিরভাগ পরিষেবাতে এই বৈশিষ্ট্যটি রয়েছে এবং পুরোপুরি প্রয়োগ করা হয়েছে?

এটি স্বয়ংক্রিয় মেল প্রক্রিয়াকরণের জন্য ফিল্টার সেট আপ সম্পর্কে। প্রতিটি পোস্টে ম্যানুয়ালি ক্লিক করার পরিবর্তে, এবং আপনার প্রতিটি ক্লিক একই সময় এবং প্রচেষ্টার জন্য, আপনি যে ফিল্টারগুলি চান তা একবার সেট করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনার আত্মীয়দের ঠিকানা থেকে সমস্ত বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পারিবারিক ফোল্ডারে যাবে এবং একটি মার্কারের সাথে গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করা হবে। সমস্ত প্রেস রিলিজ ইনবক্স ফোল্ডার বাইপাস করে একটি পৃথক ফোল্ডারে যায় এবং সামাজিক নেটওয়ার্কগুলি থেকে বিজ্ঞপ্তিগুলি অবিলম্বে ট্র্যাশে পাঠানো হয়৷

এইভাবে, আপনি মূল বিষয় অনুসারে বার্তাগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন এবং সেই অনুযায়ী তাদের প্রক্রিয়াকরণের জন্য প্রস্তুত করতে পারেন। আপনার আর এমন পরিস্থিতি থাকবে না যেখানে আপনার মস্তিষ্ক, মেল পার্স করার সময়, গৃহস্থালির কাজ থেকে ব্যবসায়িক সমস্যাগুলিতে এবং তারপরে অবিলম্বে বিনোদনমূলক মেইলিংগুলিতে এবং তারপরে ফিরে আসে।

বিভিন্ন ফিল্টার তৈরি করার জন্য প্রচুর সংখ্যক বিকল্প রয়েছে এবং আমি নিশ্চিত যে আপনি একবার একটি স্বয়ংক্রিয় ফিল্টারিং সিস্টেম তৈরি করলে, আপনি আপনার সময় এবং কয়েক মাস বাঁচাতে পারবেন। উপরন্তু, নির্ধারিত লেবেল বা ফোল্ডার দ্বারা বিতরণ ব্যবহার করে, আপনি সহজেই সংরক্ষণাগারে আপনার প্রয়োজনীয় অক্ষরগুলি খুঁজে পেতে পারেন (আপনার কি মনে আছে যে আমাদের ইনবক্স ফোল্ডারটি সম্পূর্ণ খালি?)

অনুসন্ধান ব্যবহার করুন

অনেক ব্যবহারকারী, বিশেষ করে নতুনরা, তাদের সমস্ত ইমেল তাদের ইনবক্সে রাখে কারণ তারা মনে করে আর্কাইভ করার সময় তারা আর কখনও সেগুলি খুঁজে পাবে না৷ আপনি যদি পূর্ববর্তী অনুচ্ছেদে বর্ণিত ফিল্টার এবং শর্টকাটগুলির একটি সিস্টেম সেট আপ করেন, তাহলে আপনার সংরক্ষণাগার ইতিমধ্যেই সংগঠিত এবং এতে নেভিগেট করা অনেক সহজ। কিন্তু সেইসাথে সার্চ বার সম্পর্কে ভুলবেন না. উদাহরণস্বরূপ, জিমেইলে, অক্ষর অনুসন্ধানের সিস্টেমটি এত নিখুঁত (এতে কে সন্দেহ করবে!) যে কোনও অক্ষর খুঁজে পাওয়া কঠিন হবে না।

চিহ্ন ব্যবহার করুন

অনেক ইমেল পরিষেবাতে বিশেষ মার্কার দিয়ে বার্তা চিহ্নিত করার একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে (জিমেইলে, এগুলি তারা)। তাদের সাহায্যে, আপনার মনোযোগের প্রয়োজন এমন প্রয়োজনীয় বার্তাগুলিকে হাইলাইট করা এবং একটি পৃথক ফোল্ডারে রাখা সহজ। Gmail-এ, আপনি নিজের পতাকার সেট বেছে নিতে পারেন এবং বেশ নমনীয়ভাবে ব্যবহার করতে পারেন। সুতরাং, আপনার ইনবক্সের বিষয়বস্তুর দিকে এক নজর ইমেলগুলিকে তাদের গুরুত্ব অনুসারে আলাদা করতে যথেষ্ট হবে৷

কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন

হটকিগুলি ব্যবহার করে চিঠিপত্রের প্রক্রিয়াকরণকে এতটাই ত্বরান্বিত করতে পারে যে সেগুলি অধ্যয়ন করার জন্য কয়েক ঘন্টা ব্যয় করা মূল্যবান। কিন্তু তার আগে, সেটিংস (Gmail-এ এটি সেটিংস - সাধারণ - শর্টকাট) দেখে নিন এবং নিশ্চিত করুন যে সেগুলি চালু আছে। এর পরে, কীবোর্ডের প্রশ্ন চিহ্নটি টিপুন এবং আপনি সমস্ত জিমেইল হটকিগুলির সাথে একটি প্রম্পট দেখতে পাবেন।

ইমেল একটি দুর্দান্ত যোগাযোগের সরঞ্জাম, তবে এর অর্থ এই নয় যে আপনাকে এই প্রক্রিয়াটির জন্য আপনার জীবনের অর্ধেক উৎসর্গ করতে হবে। সমস্ত প্রক্রিয়ার সর্বাধিক স্বয়ংক্রিয়তা, দ্রুত উত্তর দেওয়া বা বার্তাগুলির ফরোয়ার্ডিং, আপনার সময় পরিকল্পনা করা, এই নিবন্ধের অন্যান্য টিপস সহ, আপনাকে যেকোনো সংখ্যক চিঠির সাথে দ্রুত মোকাবেলা করতে এবং আরও উপভোগ্য ক্রিয়াকলাপের জন্য আরও সময় বাঁচানোর অনুমতি দেবে।