কীভাবে কার্যকরভাবে জিমেইল ব্যবহার করবেন: 25 টি টিপস

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2024-01-13 00:49

এমনকি যদি আপনি প্রতিদিন Google Mail-এর সাথে কাজ করেন, তবে সম্ভাবনা আপনি এর সমস্ত ক্ষমতা জানেন না৷ কার্যকরভাবে Gmail ব্যবহার করার জন্য এখানে 25 টি টিপস রয়েছে যা অনেক কাজকে সহজ করবে এবং আপনার সময় বাঁচাবে৷

1. কোথা থেকে শুরু করবেন

পটভূমি পরিবর্তন করুন

সাধারণ সাদা Gmail ব্যাকগ্রাউন্ড দেখার পরিবর্তে, চটকদার কিছু দিয়ে আপনার ইনবক্সকে মসলা দিন। প্রস্তাবিত বিকল্পগুলি থেকে একটি নতুন পটভূমি সেট করতে বা আপনার নিজের ছবি আপলোড করতে উপরের ডানদিকের কোণায় সেটিংসে "থিম" বিভাগটি নির্বাচন করুন৷

বিকল্পভাবে, আপনি ইন্টারফেস সেটিংস নিয়ে পরীক্ষা করতে পারেন। "প্রশস্ত" মোডে আপনার অনেক খালি জায়গা থাকবে, এবং "কমপ্যাক্ট" ভাল যখন আপনাকে স্ক্রিনে যতটা সম্ভব মেসেজ ফিট করতে হবে।

বন্ধুদের যোগ করুন (এবং বার্তা)

সিস্টেমে আপনার পরিচিতি এবং পুরানো বার্তা যোগ করতে (আপনি প্রথমবারের জন্য Gmail ব্যবহার করছেন বা একটি অতিরিক্ত অ্যাকাউন্ট তৈরি করছেন কিনা তা বিবেচ্য নয়), "সেটিংস" → "অ্যাকাউন্ট এবং আমদানি" এ যান এবং "মেইল আমদানি করুন" লিঙ্কটি নির্বাচন করুন এবং পরিচিতি"। এটি আপনাকে অন্যান্য মেলবক্স থেকে আপনার ডেটা যোগ করার অনুমতি দেবে৷

জিমেইলকে আউটলুকের মতো দেখান

সেটিংস → ল্যাবে, আউটলুকের মতো ডানদিকে বার্তাগুলির সম্পূর্ণ পাঠ্য দেখতে পূর্বরূপ ফলক বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করুন৷ অভ্যাস হল দ্বিতীয় প্রকৃতি, তাই আপনি যদি সারাজীবন কর্পোরেট ইমেলের সাথে কাজ করে থাকেন এবং এখনই Gmail এর সাথে আরামদায়ক হওয়ার চেষ্টা করছেন, ভিউপোর্ট আপনার স্থানান্তরকে সহজ করে তুলবে৷

একবার সক্রিয় হয়ে গেলে, আপনি সেটিংসের বাম দিকে ড্রপ-ডাউন মেনুতে বিভিন্ন প্রদর্শন বিকল্প দেখতে পাবেন।

প্রয়োজনীয় বিষয়গুলিতে মনোযোগ দিন

আপনার কাছে কোন বার্তাগুলি বেশি গুরুত্বপূর্ণ তা Gmail সিদ্ধান্ত নিতে পারে৷ চালাক, হাহ? সেটিংস → ইনবক্সের অধীনে, জিমেইলকে আপনার বার্তা বিশ্লেষণ করতে ট্র্যাক আমার ইমেল কার্যকলাপ… নির্বাচন করুন।

এছাড়াও আপনি "মার্কার অন্তর্ভুক্ত করুন" বা "ফিল্টার উপেক্ষা করুন" ফাংশনটি নির্বাচন করতে পারেন (আমরা নীচে ফিল্টার সম্পর্কে আরও আলোচনা করব) এবং ফোল্ডারের ধরন পরিবর্তন করতে পারেন যাতে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি শীর্ষে প্রদর্শিত হয়৷ তারপরে মেনুতে "সেটিংস" → "সাধারণ" বিভাগে "ডেস্কটপ বিজ্ঞপ্তিগুলি" (যদি আপনি ব্রাউজার ক্রোম, ফায়ারফক্স বা সাফারি ব্যবহার করেন), আপনি "গুরুত্বপূর্ণ ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলি সক্ষম করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করতে পারেন।

চিঠির সুতো থেকে মুক্তি পান

দুই ধরনের মানুষ আছে: যারা চেইনিং বৈশিষ্ট্য পছন্দ করে এবং যারা হাজার সূর্যের শক্তি দিয়ে ঘৃণা করে। আপনি যদি দ্বিতীয় গোষ্ঠীর অন্তর্ভুক্ত হন তবে "সেটিংস" → "সাধারণ" বিভাগে যান এবং "অক্ষরের চেইন" বন্ধ করুন।

2. অর্ডার রাখুন

সবকিছু সংরক্ষণাগার

Gmail বার্তাগুলিকে মুছে ফেলার পরিবর্তে সংরক্ষণাগারভুক্ত করা সম্ভব করে তোলে৷ এটি করা হয়েছে যাতে আপনাকে খালি জায়গার প্রাপ্যতা সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে না এবং ক্রমাগত আপনার ড্রয়ার পরিষ্কার করতে হবে। আপনি যদি একটি বার্তা সংরক্ষণাগার করতে চান, এটি খুলুন এবং বাম থেকে দ্বিতীয় আইকনে ক্লিক করুন (নিচের দিকে নির্দেশিত তীর সহ একটি বাক্স)। বাম সাইডবারে সমস্ত মেল ট্যাবে বার্তাটি আপনার জন্য অপেক্ষা করবে।

আপনার সংরক্ষণাগার ট্র্যাক রাখুন

Gmail বিনামূল্যে ফাইল সঞ্চয়স্থানের জন্য যতই জায়গা দেয় না কেন, এটি 2016 এবং লোকেরা আরও বেশি করে সংযুক্তি পাঠাচ্ছে৷ আপনি যদি আপনার মেমরির সীমাতে পৌঁছে থাকেন তবে কিছু বার্তা থেকে মুক্তি পাওয়ার সময় এসেছে৷ অনুসন্ধান বাক্সে তীরটিতে ক্লিক করুন, আইটেমটি চিহ্নিত করুন "সংযুক্তি আছে", আকার 10 এমবি নির্বাচন করুন এবং একটি ম্যাগনিফাইং গ্লাস সহ বোতামে ক্লিক করুন। এটি আপনাকে 10 MB এর বেশি বার্তাগুলি দেখাবে৷ অক্ষরগুলির জন্য বাক্সটি চেক করুন যেগুলি আপনার আর প্রয়োজন নেই এবং সেগুলিকে ট্র্যাশ ক্যানে পাঠান৷

উত্তর এবং সংরক্ষণাগার

কেন আপনার ইনবক্সে একটি ইমেল রেখে যান যখন আপনি ইতিমধ্যে এটির উত্তর দিয়েছেন? আপনি আপনার চিঠির উত্তরের জন্য অপেক্ষা করার সময় আপনার আগত বার্তাগুলিকে বিশৃঙ্খলা এড়াতে "পাঠান এবং সংরক্ষণাগার" ফাংশনটি ব্যবহার করুন৷ "সেটিংস" → "সাধারণ" এ যান এবং "শো বোতাম" পাঠান এবং সংরক্ষণাগার "প্রতিক্রিয়ায়" নির্বাচন করুন।এখন আপনি স্বাভাবিক উপায়ে উত্তর দিতে পারেন, আপনার ইচ্ছা হলে আপনার ইনবক্সে বার্তা জমা করে, বা উত্তর দেওয়ার সময় অবিলম্বে অপ্রয়োজনীয় ইমেল সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন৷

লেবেল এবং ফিল্টার ব্যবহার করুন

আপনি প্রতিটি বার্তায় একটি লেবেল যোগ করতে পারেন। বাম সাইডবারে নতুন শর্টকাট প্রদর্শিত হবে। শুধু চিঠিটি খুলুন এবং "লেবেল" আইকনে ক্লিক করুন - এটি ডান দিক থেকে দ্বিতীয়। এখন একটি নতুন শর্টকাট তৈরি করুন বা বিদ্যমান একটি নির্বাচন করুন (যাইহোক, আপনি সাইডবার থেকে সরাসরি আপনার বার্তায় শর্টকাটটি টেনে আনতে পারেন)।

"আরো" বোতামে ক্লিক করুন এবং "অনুরূপ ইমেলগুলি ফিল্টার করুন" নির্বাচন করুন এবং তারপরে "এই প্রশ্নের উপর ভিত্তি করে একটি ফিল্টার তৈরি করুন।" আপনি Gmail ফিল্টার সম্পর্কে একটি পৃথক নিবন্ধ লিখতে পারেন, তাই আরও বিশদ বিবরণের জন্য "" বিভাগটি দেখুন৷

অতিরিক্ত স্টোরেজ স্পেস কিনুন

আপনি যদি ফাইল সংরক্ষণের সমস্যার সাথে জগাখিচুড়ি করতে সম্পূর্ণ ক্লান্ত হয়ে থাকেন তবে আপনি অতিরিক্ত স্থানের জন্য অর্থ ব্যয় করতে পারেন। বার্তাগুলির পৃষ্ঠাটি নীচে স্ক্রোল করুন এবং নীচের বাম কোণে আপনি দেখতে পাবেন কতটা স্থান বাকি আছে, সেইসাথে "পরিচালনা করুন" লিঙ্কটি।

আপনি যদি উপলব্ধ স্থানের প্রায় 100% দখল করে থাকেন তবে লিঙ্কটি অনুসরণ করুন। 100 GB প্ল্যানের জন্য প্রতি মাসে 139 রুবেল খরচ হয় এবং অতিরিক্ত স্থানটি শুধুমাত্র Gmail এর জন্য নয়, Google Drive এবং Google Photos-এও ব্যবহার করা যেতে পারে, যদি আপনি সেগুলি ব্যবহার করেন।

3. গুরুত্ব সহকারে নিন

পৃষ্ঠায় ইমেলের প্রদর্শনের মোড পরিবর্তন করুন

প্রতি পৃষ্ঠায় বার্তার সংখ্যা 100-এ বাড়ানোর চেষ্টা করুন, যাতে আপনি এক নজরে আপনার অক্ষরের সম্পূর্ণ অ্যারে দেখতে পারেন। সেটিংস → সাধারণ → সর্বাধিক পৃষ্ঠার আকারে যান৷ সেখানে আপনি প্রতি পৃষ্ঠায় 10, 15, 20, 25 এবং 50টি বার্তা প্রদর্শন করতেও বেছে নিতে পারেন।

রঙ দ্বারা সবকিছু বিতরণ

আপনি একটি বার্তাকে খুব দ্রুত গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন, তবে বিভিন্ন বার্তার গুরুত্বের বিভিন্ন মাত্রা থাকতে পারে। Settings → General → Stars এ যান এবং All Stars নির্বাচন করুন। এখন, আপনি যদি তারকাটিতে ক্লিক করেন, অক্ষরটি চিহ্নিত করে, প্রতিটি ক্লিকের সাথে এটি রঙ পরিবর্তন করবে। এটি আপনাকে তাদের বিষয়বস্তু অনুসারে আপনার গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিকে সাজাতে সাহায্য করবে৷

বার্তাগুলিকে করণীয় তালিকায় পরিণত করুন৷

সম্ভাবনা হল, আপনি ইতিমধ্যেই আপনার ইনবক্সকে একটি বিশাল করণীয় তালিকা হিসেবে মনে করছেন। তাহলে কেন আপনার ইমেলগুলিকে এমন টাস্কে পরিণত করবেন না যা আপনি অতিক্রম করতে পারেন? সক্রিয় কথোপকথনে "আরো" বোতামে ক্লিক করুন এবং "কাজে যোগ করুন" নির্বাচন করুন। এই থ্রেডটি এখন মূল পোস্টের একটি লিঙ্ক সহ Google টাস্কে প্রদর্শিত হবে।

অপঠিত বার্তার সংখ্যা ট্র্যাক রাখুন

"সেটিংস" → "ল্যাবরেটরি" বিভাগে, "অপঠিত বার্তাগুলির আইকন" ফাংশনটি সক্ষম করুন৷ আপনি যদি, যে কোনও সাধারণ ব্যক্তির মতো, আপনার মেইল ট্যাবটি সারাদিন খোলা থাকে, আপনি সর্বদা দেখতে পাবেন কতগুলি অপঠিত বার্তা আপনি রেখে গেছেন। আপনার মানসিক চাপের অভাব হলে এটি হয়।

অফলাইনে কাজ করুন

আপনি যদি গুগল ক্রোম ব্রাউজার ব্যবহার করেন তাহলে অফলাইনে মেইলে কাজ করার সুযোগ পাবেন। অবশ্যই, আপনি নতুন বার্তা পাঠাতে এবং গ্রহণ করতে পারবেন না, তবে আপনি ফোল্ডার থেকে ফোল্ডারে অক্ষর সরাতে এবং খসড়া তৈরি করতে পারেন। এই বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করতে, সেটিংস → অফলাইনে যান৷

একজন সচিবকে আপনার অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দিন

আপনি যদি এখনও চিঠিগুলির সাথে মানিয়ে নিতে না পারেন তবে আপনি আপনার সচিবকে এই সমস্ত ভয়াবহতা জানাতে পারেন। এটি করতে, "সেটিংস" → "অ্যাকাউন্ট এবং আমদানি" এ যান, "আপনার অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস মঞ্জুর করুন" নির্বাচন করুন এবং অন্যান্য Google ব্যবহারকারীদের যোগ করুন। তাদের আপনার সেটিংস এবং পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করার অধিকার থাকবে না, তবে তারা বার্তা পড়তে, সংরক্ষণাগার করতে এবং অবশ্যই তাদের উত্তর দিতে সক্ষম হবে। বিভ্রান্তি এড়াতে চিঠিতে আপনার নাম এবং আপনার সচিবের নাম বন্ধনীতে স্বাক্ষর করা হবে।

4. মানুষের ফ্যাক্টর নিয়ন্ত্রণ

ব্লক ঠিকানা

কেউ কেউ ইঙ্গিত পান না। সৌভাগ্যবশত, আপনি মাত্র কয়েকটি ক্লিকের মাধ্যমে যেকোনো ব্যক্তিকে (বা ওয়েবসাইট) ব্লক করতে পারেন। আপনি ব্ল্যাকলিস্টে যোগ করতে চান এমন কারো কাছ থেকে একটি বার্তা পাওয়ার পরে, উপরের ডানদিকে কোণায় তীরটিতে ক্লিক করুন এবং "ব্লক ব্যবহারকারী" ফাংশনটি নির্বাচন করুন৷

এখন এই ঠিকানা থেকে সমস্ত বার্তা সরাসরি স্প্যামে যাবে।

পুরানো চিঠি খুঁজুন

একবারে বন্ধুর কাছ থেকে সব বার্তা দ্রুত খুঁজে পেতে চান? ইনবক্স থেকে বা একটি নির্দিষ্ট চিঠি থেকে প্রেরকের নামের উপর কার্সারটি হভার করুন এবং একটি পরিচিতি কার্ড প্রদর্শিত হবে৷ তারপর সেই পরিচিতির সমস্ত বার্তা দেখতে "কথোপকথন" লিঙ্কে ক্লিক করুন৷

ভুল পাঠানো বার্তা বাতিল করুন

আমরা সকলেই ভুলবশত কোনো না কোনো সময়ে ভুল ঠিকানায় চিঠি পাঠিয়েছি। সৌভাগ্যবশত, Gmail-এ, আপনি সহজভাবে পাঠানোকে পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারেন। "সেটিংস" → "সাধারণ" বিভাগে যান এবং "আনডু পাঠান" ফাংশন সক্ষম করুন। এখানে আপনি পাঠানো বাতিল করার সময়কালও নির্বাচন করতে পারেন: 5 থেকে 30 সেকেন্ড পর্যন্ত। পরের বার আপনি যখন একটি বার্তা পাঠাবেন, আপনি শীর্ষে "বাতিল করুন" লক্ষ্য করবেন৷

গ্রুপ মেসেজ এড়িয়ে যান

আপনি আরও বোতামে ক্লিক করে এবং উপেক্ষা নির্বাচন করে সহজেই গ্রুপ মেসেজ থ্রেড থেকে প্রস্থান করতে পারেন। এখন আপনি চিঠির একমাত্র প্রাপক যেখানে আপনি সেগুলি ছাড়া সমস্ত বার্তা এড়িয়ে যাবেন৷

আপনি যদি গ্রুপ বার্তায় ফিরে যেতে চান, অনুসন্ধান বাক্সে প্রশ্নটি লিখুন: নিঃশব্দ, তাই আপনি সমস্ত উপেক্ষা করা থ্রেড দেখতে পাবেন। তারপর আরও মেনু থেকে উপেক্ষা করবেন না নির্বাচন করুন। যদি না, অবশ্যই, আপনি নিজের জন্য মোটেই দুঃখ অনুভব করেন না।

5. সময় বাঁচান

যেতে যেতে নতুন অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন

ধরা যাক আপনি খুব সাবধানে বার্তাগুলি ফিল্টার করতে চান বা, উদাহরণস্বরূপ, এমন পরিষেবাগুলির জন্য একটি অতিরিক্ত অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন যা ইতিমধ্যেই আপনার প্রধান Gmail অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে৷ এই ক্ষেত্রে, আপনি টাইপ করার সাথে সাথে @ চিহ্নের আগে "+ যেকোনো শব্দ" যোগ করে মূল ঠিকানার সাথে যুক্ত একটি ভার্চুয়াল মেইলিং ঠিকানা তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, অনলাইন কেনাকাটার জন্য "আপনার ঠিকানা [email protected]"।

সমস্ত উত্তর বার্তা আপনার প্রধান Gmail ঠিকানায় যাবে।

আপনার ঘুমের মধ্যে বার্তা পাঠান

ক্রোম, সাফারি এবং ফায়ারফক্সের জন্য উপলব্ধ একটি এক্সটেনশন ব্যবহার করে রাতে বার্তা পাঠানোর জন্য তাদের প্রোগ্রামিং করে ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীদের মনে করুন যে আপনি একজন ম্যানিক ওয়ার্কহোলিক৷ বিনামূল্যে সংস্করণ সহ, আপনি প্রতি মাসে 10টি পর্যন্ত বার্তা পাঠাতে পারেন৷

এছাড়াও, এই এক্সটেনশনটি আপনার ইমেলগুলিকে অনুস্মারকগুলিতে পরিণত করবে, যতক্ষণ না আপনি তাদের উত্তর দেওয়ার জন্য প্রস্তুত হন ততক্ষণ সেগুলি আপনার ইনবক্সে প্রদর্শন করবে না৷ শুক্রবার রাতে একটি খালি ইনবক্সের চেহারা তৈরি করার জন্য এটি আদর্শ।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডুপ্লিকেট অনুরোধ উত্তর

বিরক্তিকর গ্রাহকরা যদি একই ধরনের অনুরোধে আপনাকে প্লাবিত করে, তাহলে আপনাকে বারবার একই প্রতিক্রিয়া টাইপ করতে হবে না। শুধু "সেটিংস" → "ল্যাবরেটরি" বিভাগে "প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট" ফাংশনটি চালু করুন। পরের বার যখন আপনি একটি প্রতিক্রিয়া মুদ্রণ করবেন, এটি একটি টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন এবং নির্দ্বিধায় এটি সমস্ত একই অনুরোধে পাঠান৷

6. কম ক্লিক করুন

আপনার মাউস একটি বিরতি দিন

জিমেইলের প্রায় সবকিছুই কীবোর্ড ব্যবহার করে করা যায়। প্রাথমিক কীবোর্ড শর্টকাটগুলি ডিফল্টরূপে কাজ করে, তবে সেটিংস → সাধারণ-এ যেতে এবং কীবোর্ড শর্টকাট বৈশিষ্ট্য সক্রিয় করতে ভুলবেন না৷ আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন এবং তারপর সম্ভাব্য কীবোর্ড শর্টকাটগুলি দেখতে প্রশ্ন চিহ্নটিতে ক্লিক করুন৷

অন্যান্য মেলবক্স চেক করা বন্ধ করুন

"সেটিংস" → "অ্যাকাউন্ট এবং আমদানি" বিভাগে, "আপনার POP3 মেল অ্যাকাউন্ট যোগ করুন" লিঙ্কটিতে ক্লিক করুন এবং Gmail অন্যান্য মেলবক্স থেকে আপনার মেইল ডাউনলোড করবে। তারপরে বার্তা পাঠানো সেট আপ করুন: আপনি আপনার জিমেইল ঠিকানা এবং অন্যান্য ইমেল ঠিকানা উভয় থেকে উত্তর দিতে পারেন।