3টি টিপস সর্বদা সময়মতো মিটিং শেষ করতে

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আপনার মিটিংগুলিকে মাত্র 5-10 মিনিট ছোট করে আরও বেশি কিছু পেতে শিখুন৷

দিনের জন্য একাধিক অ্যাপয়েন্টমেন্ট থাকলে, একটি দীর্ঘ বৈঠক সমস্ত পরিকল্পনাকে ব্যাহত করতে পারে। উদ্যোক্তা প্যাট্রিক ইওয়ারস এটি এড়াতে তিনটি কৌশল অফার করেছেন।

1. সভার আগে: সভার সময়কাল সংক্ষিপ্ত করুন

প্রায়শই, মিটিং আধা ঘন্টা বা এক ঘন্টা স্থায়ী হয়। ক্যালেন্ডারে এই জাতীয় সময়ের ব্যবধানগুলি প্রবেশ করা সবচেয়ে সুবিধাজনক। কিন্তু এই কারণে, দেখা যাচ্ছে যে একের পর এক বৈঠক শুরু হয়। ফলে অনেক অসুবিধা হচ্ছে।

অর্ধঘণ্টার মিটিংকে 25-মিনিটের মিটিং দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন এবং 50-মিনিটের মিটিং দিয়ে প্রতি ঘণ্টায় মিটিং করুন। আপনার কাছে আগের মতোই সবকিছু করার সময় থাকবে। কিন্তু পরস্পরকে অনুসরণ করে দুটি বৈঠকের মধ্যে, প্রস্তুতি বা জরুরী সমস্যা সমাধানের জন্য খুব কম সময় বাকি থাকবে।

অংশগ্রহণকারীদের কাউকে বিরক্ত না করার জন্য, পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে আগাম সতর্ক করুন। একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট করার সময়, শুধু উল্লেখ করুন যে আপনার মিটিংগুলি এখন 25 বা 50 মিনিট দীর্ঘ।

2. মিটিং চলাকালীন: শ্রোতাদের সভার উদ্দেশ্য মনে করিয়ে দিন এবং একসাথে সারসংক্ষেপ করুন

মিটিং এর প্রথম মিনিট অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ. আপনি এখানে কিসের জন্য আছেন এবং মিটিং কতক্ষণ চলবে তা সবাইকে মনে করিয়ে দিতে তাদের ব্যবহার করুন। উল্লেখ করুন যে আপনার কাছে সমস্ত সমস্যা নিয়ে আলোচনা করার জন্য প্রায় 50 মিনিট আছে এবং শেষ পাঁচটি সারসংক্ষেপে ব্যয় করা হবে। তাহলে কেউ অবাক হবেন না যে আপনি 45 মিনিট পরে মিটিং বন্ধ করতে শুরু করেছেন। সম্ভবত, অন্যান্য অংশগ্রহণকারীরাও কৃতজ্ঞ হবেন, কারণ এইভাবে আপনি কেবল আপনার সময়ই নয়, তাদেরও বাঁচান।

একটি অনুস্মারক সেট করুন বা, যা 45 মিনিটের মধ্যে রিং হবে, এবং ফোনটি টেবিলে রাখুন যাতে সবাই সময়টি মনে রাখে এবং বিভ্রান্ত না হয়। যখন অ্যালার্ম বাজবে, আপনি যেখানেই থাকুন না কেন মিটিং শেষ করুন।

আপনার যদি সমস্ত সমস্যা সমাধানের সময় না থাকে, বাকি পাঁচ মিনিটের মধ্যে, পরের দিন একটি নতুন মিটিং নির্ধারণ করুন। এবং:

• কে প্রতিশ্রুতি দিয়েছে পুনরাবৃত্তি;
• সংক্ষিপ্তভাবে প্রধান ফলাফল তালিকা;
• পরবর্তী পদক্ষেপে সম্মত হন;
• ইতিবাচক কিছু শেয়ার করুন, যেমন আপনি এই মিটিংয়ে কি উপভোগ করেছেন।

3. সভার পরে: সংক্ষিপ্তভাবে অতীতের মিটিং পর্যালোচনা করুন এবং পরবর্তী জন্য প্রস্তুত করুন

50-মিনিটের মিটিংয়ের পরে, আপনার 10 মিনিট বিনামূল্যে থাকা উচিত। আগের সভার মূল পয়েন্ট বিশ্লেষণের জন্য প্রথম পাঁচটি ব্যয় করুন, যাতে কিছু ভুলে না যায়। এছাড়াও, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের এবং প্রতিশ্রুতিগুলি মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য একটি খসড়া চিঠি লিখুন। এটি ব্যয় করা সময়ের মূল্য বাড়িয়ে তুলবে, এবং উপরন্তু, এটি আরও বেশি মূল্যবান কিছু প্রদান করবে - সমাপ্তির অনুভূতি।

আসন্ন সভার জন্য প্রস্তুতির জন্য দ্বিতীয় পাঁচ মিনিট ব্যয় করুন। আপনি যদি ইতিমধ্যে সদস্যদের জানেন, নিজেকে মনে করিয়ে দিন:

• কি বিষয় আলোচনা করা প্রয়োজন;
• পূর্ববর্তী কোন কাজগুলো সম্পন্ন করতে হবে;
• আপনি অংশগ্রহণকারীদের সম্পর্কে কি জানেন: তাদের পেশাগত এবং ব্যক্তিগত স্বার্থ।

আপনি যার সাথে দেখা করতে যাচ্ছেন তার সাথে আপনি যদি পরিচিত না হন তবে তার সম্পর্কে তথ্য সন্ধান করুন: নাম এবং অবস্থান নির্দিষ্ট করুন, সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে প্রোফাইলগুলি দেখুন। এবং আপনি কোন বাক্যাংশ দিয়ে কথোপকথন শুরু করবেন সে সম্পর্কে চিন্তা করুন।