যত তাড়াতাড়ি সম্ভব একটি মিটিং শেষ করার এবং ফলাফল পাওয়ার 6 টি উপায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

কিভাবে ভাল এবং দক্ষতার সাথে মিটিং সংগঠিত করতে হয় তা আপনাকে জানতে হবে। এটি প্রথম নজরে মনে হতে পারে হিসাবে সহজ নয়. কিন্তু আপনি যদি সঠিক সময় নির্ধারণ করতে, পরিবেশ ব্যবহার করতে এবং স্পষ্টভাবে লক্ষ্য নির্ধারণ করতে শিখেন, তাহলে আপনি দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে মিটিং পরিচালনা করতে পারেন।

লক্ষ্যটি পরিষ্কার কিনা তা নিশ্চিত করুন

"আসুন সকাল ১১টায় পুরো অফিস একসাথে করি" বলার পরিবর্তে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, "আমরা কী অর্জন করতে চাই?"

আপনি কেন এই মিটিংটি হোস্ট করছেন তা আপনাকে অবশ্যই জানতে হবে:

• একটি ধারণা তৈরি করতে;
• একটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য;
• একটি চুক্তি সম্পন্ন করতে;
• আসন্ন পরিবর্তন সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর দিতে।

হয়তো আপনি এটি উপযুক্ত:

• কর্মীদের কাছ থেকে অভিযোগ শোনার জন্য (এটি কি একটি গ্রুপ মিটিং বিন্যাসে করা উচিত?);
• ইতিমধ্যে কি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে তা পুনরায় আলোচনা করতে;
• এমন কিছু করতে যা ফোন বা ইমেলের মাধ্যমে আলোচনা বা সমাধান করা যেতে পারে।

বড় সমাবেশ করবেন না

দুর্দান্ত "দুই পিৎজা নিয়ম" ব্যবহার করুন এবং মিটিংয়ে খুব বেশি লোককে আমন্ত্রণ জানাবেন না। আপনাকে একটি দল তৈরি করতে হবে, প্রতিটি ব্যক্তি তার জায়গায় রয়েছে। অতএব, মিটিংয়ে যত বেশি লোককে উপস্থিত করা উচিত তত বেশি আপনি দুটি পিজা খাওয়াতে পারেন।

বিন্দু শুধু মিটিংয়ে আসা সবাইকে খাওয়ানো নয়। মানুষের বড় দল কার্যকরভাবে সিদ্ধান্ত নিতে পারে না। এমনকি একটি ধারণা আছে। এটি মানুষের বৃহৎ গোষ্ঠীতে ঘটে, যখন ব্যক্তিরা সহকর্মী এবং নেতাদের নিন্দার ভয়ে তাদের নিজস্ব মতামত প্রকাশ করতে পারে না। এই দৃষ্টিকোণ থেকে ছোট দলগুলি আরও সুবিধাজনক। অতএব, তারা আরও কার্যকর।

আগে সময়, তারপর টাইমার

দেরিতে আসা ব্যক্তিরা খুব বিরক্তিকর এবং বিভ্রান্তিকর। তাদের সময়মতো আসতে শেখান।

যদি তারা তাদের সময়ের মূল্য না দেয় তবে তারা অন্য সবার সময়ের মূল্যও দেবে না।

এটি নিম্নরূপ করুন।

08:48 এর জন্য একটি মিটিং সময় সেট আপ করুন। আশ্চর্যজনকভাবে, এই পদক্ষেপটি কাজ করবে, এবং লোকেরা সময়মত আসতে শুরু করবে। যারা দেরী করেছে তাদের জন্য আপনাকে এটির জন্য অর্থ প্রদান করতে শেখাতে হবে। এবং টাকা না. উদাহরণস্বরূপ, গান করা যাক। এই ধরনের শাস্তি আর্থিক জরিমানা থেকে অনেক ভালো কাজ করে। এক মাসের মধ্যে আপনি ভুলে যাবেন আপনার অধীনস্থদের গান কেমন শোনাচ্ছে।

এবং, অবশ্যই, একটি টাইমার সেট করতে নিজেকে প্রশিক্ষণ দিন। প্রতিটি স্পিকারের জন্য, যদি থাকে, এবং সাধারণভাবে সমগ্র সভার জন্য। এইভাবে মিটিংটি টেনে আনবে না এবং আপনি প্রতি মিনিটে কী ব্যয় করেছেন তা জানতে পারবেন।

চেয়ার সঠিক হতে হবে

হলটিতে লোকেরা যেভাবে বসে তাও খুব গুরুত্বপূর্ণ:

• একটি বৃত্তে বসা সহযোগিতা, আলোচনা, সাধারণ সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য দরকারী;
• আপনার যদি প্রতিযোগিতা এবং সহকর্মীদের সাথে প্রতিদ্বন্দ্বিতা করার ইচ্ছা জাগাতে হয় তাহলে সারিবদ্ধভাবে বসা উপকারী।

আপনার যদি একটি দ্রুত এবং অত্যন্ত ফলপ্রসূ মিটিং করার প্রয়োজন হয় তবে সমস্ত চেয়ার ঘর থেকে সরিয়ে দিন। অসংখ্য গবেষণা দেখায় যে আমরা যত বেশিক্ষণ দাঁড়াই, তত বেশি চমকে উঠি। আমি এখনই এটি নিতে চাই এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সিদ্ধান্ত নিতে চাই। এছাড়াও, কিছুক্ষণ দাঁড়িয়ে থাকা আপনার স্বাস্থ্যের জন্য ভালো হতে পারে।

ল্যাপটপ এবং ফোন সরান

অন্যথায়, আপনি ক্রমাগত বিভ্রান্ত হবে. আপনি এবং আপনার সহকর্মীদের উভয়কেই আপনি যা পরিকল্পনা করেছেন তা করতে হবে এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মিটিং শেষ করতে হবে। তাই আপনার স্মার্টফোনের স্ক্রিনের দিকে তাকানো বন্ধ করুন। পরিবর্তে, একটি কলম এবং একটি কাগজের টুকরা নিন। তথ্য মনে রাখা অনেক সহজ।

এজেন্ডা "দেখার জন্য" তৈরি করা হয়নি

আপনি সত্যিই এটা কাজ আছে. বেশিরভাগ মিটিংই ফলপ্রসূ হয় কারণ এজেন্ডা নিয়ে অবিরাম আলোচনা হয়। সমস্যাটি বলার পরিবর্তে একটি প্রশ্নের আকারে এজেন্ডা তৈরি করার চেষ্টা করুন।

"ভিডিও বিষয়বস্তু নিয়ে আলোচনা" নয়, "ভিডিও কন্টেন্ট কখন প্রস্তুত হবে?"

যখন একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয়, তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি উত্তর খুঁজতে শুরু করে। এটা এভাবে কাজ করে.