করণীয় তালিকাগুলি কেন কাজ করে না এবং কীভাবে এটি ঠিক করা যায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

উত্পাদনশীল হতে, সময়ের উপর ফোকাস করুন, কাজ নয়।

ভালো সময় ব্যবস্থাপনা মানে কম সময়ে বেশি ফল পাওয়া। জনপ্রিয় ব্লগার এবং উদ্যোক্তা থমাস ওপং ব্যাখ্যা করেছেন কীভাবে আপনার লক্ষ্য অর্জনের জন্য ভাল পরিকল্পনা করা যায় এবং কেন সহজ করণীয় তালিকাগুলি কেবল উত্পাদনশীলতার পথে যেতে পারে।

কেন নিয়মিত করণীয় তালিকা কাজ করে না

একটি সহজ করণীয় তালিকায়, আপনি প্রতিফলিত করেন না যে কোন কাজটি সম্পূর্ণ করতে কত সময় লাগবে। এবং সম্ভবত, আপনি ছোট এবং জটিলগুলি দিয়ে শুরু করেন যা পাঁচ মিনিটের বেশি সময় নেয় না।

ধীরে ধীরে, আপনি এই উপসংহারে পৌঁছেছেন যে বারবার আপনি কেবল সাধারণ জিনিসগুলি গ্রহণ করেন এবং আপনি ক্রমাগত গুরুত্বপূর্ণ এবং সময়সাপেক্ষ বিষয়গুলিকে পরবর্তী সময়ের জন্য বন্ধ করে দেন। ফলে বৃহৎ প্রজেক্টগুলো থমকে যায় না। এবং পরিকল্পনার বেশিরভাগ পয়েন্ট অপূর্ণ থেকে যায়, কারণ আপনি কোনও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা ছাড়াই তাদের সাথে নতুন যুক্ত করতে থাকেন।

এখানে Zeigarnik প্রভাব ট্রিগার করা হয়, যা অনুসারে লোকেরা সঞ্চালিতগুলির চেয়ে অসম্পূর্ণ বা বাধাগ্রস্ত ক্রিয়াগুলি ভালভাবে মনে রাখে। এর মানে হল যে করণীয় তালিকা থেকে অসমাপ্ত কাজের চিন্তাগুলি আপনার মাথায় ঘুরতে থাকবে যতক্ষণ না আপনি সেগুলি সম্পূর্ণ করবেন। আপনি একটি আবেশী অনুভূতি দ্বারা ভূতুড়ে থাকবেন যা কাজটি সম্পন্ন করার দিকে মনোনিবেশ করা কঠিন করে তোলে। এটি শেষ পর্যন্ত মানসিক চাপ এবং অনিদ্রার কারণ হতে পারে।

কীভাবে কার্যকরভাবে পরিকল্পনা করা যায়

আপনার আদর্শ দিন বর্ণনা করুন

জেসন ওম্যাক, নির্বাহী প্রশিক্ষক, স্পিকার এবং উত্পাদনশীলতার লেখক, একটি লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রক্রিয়াটি সংগঠিত করার জন্য তার পদ্ধতির সুপারিশ করেন। তিনি ফোকাস করার জন্য নিখুঁত দিনের জন্য একটি স্ক্রিপ্ট লেখার পরামর্শ দেন। আপনার জন্য আদর্শ যে উপলব্ধি আপনাকে কাজ করতে অনুপ্রাণিত করে।

একটি স্ক্রিপ্ট তৈরি করতে, নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর দিন।

• আপনি আপনার দিন কিভাবে কাটাতে চান?
• আজ ঠিক কোন কাজগুলো সম্পন্ন করতে হবে?
• আপনি কখন সবচেয়ে উত্পাদনশীল?

উত্তরগুলির উপর ভিত্তি করে, আপনি কাজের সময়কে সেগমেন্টে ভাগ করতে পারেন, যার প্রতিটিতে আপনার করণীয় তালিকা থেকে নির্দিষ্ট কিছু কাজ থাকবে।

এই পদ্ধতিটি আপনাকে আপনার করণীয় তালিকার সাথে আরও কার্যকরভাবে কাজ করতে এবং সময়মতো জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি মোকাবেলা করতে সহায়তা করবে।

ক্যালেন্ডারে সবকিছু পরিকল্পনা করুন

আপনার করণীয় তালিকাগুলিকে আপনার জন্য যতটা সম্ভব কার্যকর করতে, সময়সীমা এবং সময়সীমা ছাড়া সাধারণ পরিকল্পনাগুলি তৈরি করবেন না, তবে ক্যালেন্ডারটি বিজ্ঞতার সাথে ব্যবহার করতে শিখুন।

আসন্ন দিন বা পুরো সপ্তাহের বিস্তারিত বর্ণনা করুন। ক্যালেন্ডারে আপনার সমস্ত জিনিস চিহ্নিত করুন এবং তৈরি সময়সূচী অনুযায়ী জীবনযাপন করুন। এটি আপনাকে প্রথমে কোন প্রকল্পটি মোকাবেলা করতে হবে এবং আপনি আরও কাজ যোগ করতে পারবেন কিনা তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে।

আপনার স্বাভাবিক অগ্রাধিকারের পরিবর্তে, একটি তারিখ এবং সঠিক সময় সহ পরিকল্পনা আইটেমগুলি তৈরি করুন - বিশেষ করে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে। এটি জরুরিতার একটি ধারনা দেবে এবং আপনি একটি নির্দিষ্ট বিন্দুতে সেগুলি সম্পূর্ণ করতে সক্ষম হবেন।

প্রতিটি কাজের মূল্যায়ন করুন

আপনি প্রতিদিন কীভাবে ব্যয় করেন তা বিশ্লেষণ না করলে, সম্ভবত আপনি এটির বেশিরভাগই নষ্ট করছেন।

উত্পাদনশীলতার একটি গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম হল একটি কাজকে প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময় নিতে না দেওয়া।

কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনার জন্য, শুধুমাত্র কী করা দরকার তা জানা যথেষ্ট নয়। কত সময় লাগবে তা বিবেচনা করতে হবে। কোন নির্দিষ্ট সময়সীমা ছাড়াই গুরুত্বের সাধারণ ক্রমে জিনিসগুলি পরিকল্পনা করার পরিবর্তে, "আজ আমার কাছে এটি করার জন্য মাত্র 40 মিনিট আছে" বলা ভাল।

প্রতিটি আইটেম সম্পূর্ণ করতে কত সময় লাগবে তার একটি অনুমান আপনার করণীয় তালিকায় যোগ করুন। সকাল 8টা থেকে বিকাল 5টা পর্যন্ত প্রতি মিনিটে সময় নির্ধারণ করার চেষ্টা করুন। কখন বিরতি থাকবে তা আগে থেকেই নির্ধারণ করুন। বিজ্ঞপ্তি, ইমেল, এবং সামাজিক মিডিয়া চেক করার সময়সূচী।

মনে হতে পারে এই কার্যক্রম শুধু সময় নষ্ট করছে।কিন্তু বাস্তবে, এটি সেই বার সেট করে যা আপনি পূরণ করার চেষ্টা করেন। ফলস্বরূপ, আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার একাগ্রতা উন্নত হয়েছে।

আপনি কাজের জন্য কতটা সময় ব্যয় করেন তার ট্র্যাক রাখা আপনার জন্য একটি বাস্তব আবিষ্কার হতে পারে। এটি আপনার কাজের শৈলীকে সংজ্ঞায়িত করবে এবং এটিকে উন্নত করতে পারে। এটি আপনাকে বুঝতে সাহায্য করে যে দিনের কোন সময়ে আপনি কম বা বেশি কার্যকর।

পরিমাপ নিরীক্ষণ এবং শেষ পর্যন্ত কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রথম পদক্ষেপ। আপনি যদি কিছু পরিমাপ করতে না পারেন তবে আপনি তা বুঝতে পারবেন না। আপনি যদি কিছু বুঝতে না পারেন তবে আপনি তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন না। এবং আপনি যদি এটি নিয়ন্ত্রণ করতে না পারেন তবে আপনি অবশ্যই এটি উন্নত করতে পারবেন না।

জেমস হ্যারিংটন উদ্যোক্তা, প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা বিশেষজ্ঞ

আপনার সময় বিশ্লেষণ করুন, এবং তারপর আপনি এটি সঠিকভাবে বরাদ্দ করতে পারেন.

টাইমলাইন

আপনার দিনের পরিকল্পনাকারী বা সময়সূচী অ্যাপ খুলুন এবং আপনার কাজের তালিকায় সময়সীমা যোগ করুন। প্রত্যেকের জন্য একটি অগ্রাধিকার স্তর বরাদ্দ করুন।

এবং আরও সময় ব্যয় করার মূল্য কী তা বোঝার জন্য, নিজেকে কয়েকটি প্রশ্নের উত্তর দিন:

• কোন কাজগুলি 20 মিনিটের কম সময় নেবে?
• কি কাজ এক ঘন্টা বেশী সময় লাগবে?
• আপনার যখন সবচেয়ে বেশি শক্তি থাকে তখন সকালে করা সবচেয়ে ভালো জিনিস কী?

এখন “কমপ্লিট দ্য ডিজাইন প্রজেক্ট” এর পরিবর্তে “দুই ঘন্টার মধ্যে ডিজাইন প্রজেক্ট সম্পূর্ণ করুন” লিখুন। আপনার এটি শেষ করার সময় না থাকলেও, আপনি এটিতে পুরো দিন ব্যয় না করে অন্তত মাটি থেকে নামবেন।

আপনার যদি একটি নির্দিষ্ট তারিখে কাজটি সম্পূর্ণ করার লক্ষ্য না থাকে, তবে প্রতিদিন এটিতে একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ সময় ব্যয় করার পরিকল্পনা করুন। এবং তারপরে অন্যান্য সমান গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলিতে যান। এভাবে আপনি ধীরে ধীরে বড় কাজগুলো থেকে মুক্তি পেতে পারেন।

বড় কাজগুলোকে ছোট করে ভাগ করুন

কিছু কাজ কয়েক ঘন্টা বা এমনকি দিনও নিতে পারে। যদি আপনার সামনে একটি বড় প্রকল্প থাকে তবে এটি সম্পর্কে চিন্তা করার জন্য কয়েক মিনিট সময় নিন। এটা কি অংশ গঠিত? কতটা পরিশ্রম লাগে এবং কতক্ষণ লাগবে? এটি লেখ.

এরপরে, একটি পরিষ্কার সময়সীমা সহ প্রকল্পটিকে কয়েকটি কাজে ভাগ করুন এবং এটি সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত একবারে একটি সমাধান করুন। আপনি যত ছোট কাজ পাবেন, সেগুলি তত বেশি কার্যকর বলে মনে হবে।

যখন একটি অপ্রকাশ্য পরিমাণ কাজ ছোট কিছু হয়ে যায়, তখন মস্তিষ্ক এই মুহূর্তে কী করা দরকার - একটি নির্দিষ্ট কাজ এবং একটি ছোট লক্ষ্যের উপর ফোকাস করে। অতএব, ছোট বিরতি সহ 40-60 মিনিটের স্প্রিন্টের ব্যবস্থা করা ভাল।

একবারে একটি টাস্কে কাজ করুন

এটি আপনার সম্পূর্ণ মনোযোগ দিন, এবং তারপর আপনি যতটা সম্ভব কার্যকর হতে সক্ষম হবেন।

ফোর্বসের মার্ক মারফি ব্যাখ্যা করেছেন: লোকেরা যখন কাজের বাধা এড়াতে পারে, তখন 67% সম্ভাবনা থাকে যে তারা এই ধারণাটি পাবে যে 'আজ একটি খুব উত্পাদনশীল দিন ছিল।'

বিভ্রান্তি ছাড়াই এক কাজে এক ঘণ্টা কাজ করা সত্যিই বোধগম্য। কিন্তু এটা কঠিন হতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনি ক্রমাগত বিজ্ঞপ্তি পান বা সহকর্মীদের কাছ থেকে প্রশ্নের উত্তর দিতে হয়।

উদাহরণস্বরূপ, পোমোডোরো কৌশলটি কাজের উপর ফোকাস করতে সহায়তা করে। এতে 25 মিনিটের কাজের স্প্রিন্ট এবং 5 মিনিটের বিরতি রয়েছে। এই ধরনের বেশ কয়েকটি পদ্ধতির পরে, আপনি সম্পূর্ণরূপে শিথিল করতে পারেন।

এই পদ্ধতিটি সর্বজনীন নয়: ঘনত্বের সময়কাল এবং কাজের শৈলী প্রত্যেকের জন্য আলাদা। তাই বিভিন্ন সময় ব্যবস্থাপনা কৌশল চেষ্টা করুন এবং ব্যক্তিগতভাবে আপনার জন্য কাজ করে এমন একটিতে লেগে থাকুন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি সকালে বেশি উত্পাদনশীল হন, তবে আরও সময় নেয় এমন কাজগুলি স্থগিত করুন। এটি আপনাকে আরও সংগঠিত হতে এবং আরও অর্জন করতে সহায়তা করবে।