ইমেইলে কিভাবে কম সময় কাটাবেন

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

ইমেল চেক করা অনেকের জন্য একটি আসক্তিতে পরিণত হয়েছে। কিন্তু আপনি এটি পরিত্রাণ পেতে এবং আপনার উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে পারেন।

ইমেল চেকিং অনেকটা নির্ভরতার মতো। এর বেশ কিছু কারণ রয়েছে।

• সেক্স, জুয়া বা মাদক গ্রহণের সময় যেমন ইমেইল চেকিংয়ের সময় মস্তিষ্কে আনন্দ হরমোন ডোপামিন নিঃসৃত হয়।
• আমরা আমাদের ইনবক্স চেক করতে থাকি কারণ আমরা আপ টু ডেট রাখতে চাই এবং আমরা ভয় পাচ্ছি যে আমরা কিছু মিস করব।
• আমরা ইমেল পার্স করি যাতে আমরা আরাম করতে পারি এবং আরও কঠিন জিনিস না করতে পারি।

তবে এই সময়টা অনেক ভালো কাটতে পারে। কেভিন ক্রুজ, 15 সিক্রেটস অফ টাইম ম্যানেজমেন্ট: হাউ সাকসেসফুল পিপল ডু এভরিথিং-এর লেখক, আপনার ইমেল টাইমকে অর্ধেক করতে সাহায্য করার জন্য পাঁচটি টিপস অফার করে।

1. আপনার সময়সূচী পার্সিং যোগ করুন

আপনার ইমেল চেক করবেন না, কিন্তু এটি প্রক্রিয়া করুন. পার্সিং বার্তাগুলিকে আপনি অন্য যে কোনও কাজের মতোই বিবেচনা করুন৷ এটি পরিকল্পনা করুন, এটি আপনার ক্যালেন্ডারে যোগ করুন এবং তারপর শুরু করুন৷ ক্রুজ আপনার মেইলকে দিনে তিনবার সাজানোর পরামর্শ দেন: সকাল, বিকেল এবং সন্ধ্যা।

মেইলের সাথে কাজ করার সময় কতটা ব্যয় করা হয়েছে তা গুরুত্বপূর্ণ নয়। কেউ বার্তা পার্স করতে দিনে তিন ঘন্টা সময় নেবে, আবার কেউ 30 মিনিট সময় নেবে। মূল জিনিসটি নিয়মিত কাজের মতো সচেতনভাবে এই ব্যবসার সাথে যোগাযোগ করা।

কেভিন ক্রুজ

2. সবাইকে চিঠির কপি পাঠাবেন না

আপনি যত কম ইমেল পাঠাবেন, বিনিময়ে আপনি তত কম পাবেন। তাই চিঠির কপিতে এত লোক না রাখার চেষ্টা করুন। সহ, "সকলকে উত্তর দিন" বাক্সটি চেক করবেন না।

কেউ কেউ ইমেল ট্রাফিক 50% কমাতে সক্ষম হয়েছিল যখন তারা একটি নতুন ইমেল পাঠানোর আগে দুবার চিন্তা করার জন্য নিজেদের প্রশিক্ষিত করেছিল।

3. ফিল্টার বার্তা

বিভিন্ন ফোল্ডারে বিভিন্ন ধরনের অক্ষর রাখার জন্য ফিল্টার সেট আপ করুন। এইভাবে, আপনি শুধুমাত্র সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিতে আপনার সময় নষ্ট করতে পারেন এবং বাকিগুলি দ্বারা অভিভূত হতে পারবেন না।

4. একটি করণীয় তালিকা হিসাবে আপনার ইনবক্স ব্যবহার করা বন্ধ করুন৷

অনেকে পরবর্তীতে বিভিন্ন কাজের জন্য বার্তা পাঠায়, মেলবক্সটিকে অন্য করণীয় তালিকায় পরিণত করে। তবে এটি কেবল উত্পাদনশীলতার ক্ষতি করে।

ক্রুজ এই পদ্ধতির পরামর্শ দেন। আপনি যখন একটি নতুন ইমেল খুলবেন, প্রথমে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন আপনি এটি মুছতে পারেন কিনা। যদি না হয়, আপনি এটি কাউকে অর্পণ করতে পারেন কিনা তা বিবেচনা করুন। যদি এটি সম্ভব না হয় তবে আপনি পাঁচ মিনিটেরও কম সময়ে এটি মোকাবেলা করতে পারেন কিনা তা খুঁজে বের করুন। যদি তাই হয়, মহান. যদি না হয়, চিঠিটি পরে জন্য একপাশে রাখুন। তবে এটি আপনার ইনবক্সে রাখবেন না, তবে এটি আপনার ক্যালেন্ডারে স্থানান্তর করুন এবং একটি নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন যখন আপনি এটি করতে পারবেন।

5. অন্যদের আপনার উদ্দেশ্য যোগাযোগ

আপনার সহকর্মীদের সাথে এটি নিয়ে আলোচনা করুন, যাতে আপনার পরিকল্পনায় লেগে থাকা সহজ হবে। আপনার বসকে বলুন যে আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে, আপনি নতুন ইমেল সতর্কতা বন্ধ করবেন এবং নির্দিষ্ট সময়ে শুধুমাত্র ইমেলগুলি পার্স করবেন।

জরুরী বিষয়ে আপনার সাথে কিভাবে যোগাযোগ করা যেতে পারে সে বিষয়েও সম্মত হন।

ই-মেইলের সাথে কাজ করতে যে সময় লাগে তা কমানোর চেষ্টা করা, আপনাকে আপনার অভ্যাস পরিবর্তন করতে হবে এবং এটি এখনই অর্জন করা সবসময়ই কঠিন। দয়া করে ধৈর্য ধরুন এবং বুঝতে প্রস্তুত হন যে মেইলে এত সময় ব্যয় করার দরকার নেই।