ক্লায়েন্টের সাথে ব্যবসায়িক যোগাযোগে 12টি ক্ষমার অযোগ্য ভুল

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

কখনও কখনও সমর্থন পরিষেবা সমস্যার সমাধান করে না, তবে কেবল তাদের আরও বাড়িয়ে তোলে।

1.আপনার সাথে যোগাযোগ করা কঠিন

যদি একজন ব্যক্তির প্রশ্ন থাকে, তাহলে তাকে সহজে জিজ্ঞাসা করতে সক্ষম হওয়া উচিত। যোগাযোগের বিবরণ স্থাপন করা সৃজনশীল হওয়ার সময় নয়। ব্যবহারকারী তাদের একটি পরিচিত জায়গায় খুঁজে পেতে চায়। উদাহরণস্বরূপ, একজন বিশেষজ্ঞের সাথে একটি চ্যাট উইন্ডো প্রায়শই নীচের ডান কোণায় এবং "পরিচিতি" বিভাগটি সাইটের ফুটারে রাখা হয়।

আপনার সাথে যোগাযোগ করার উপায় না দেখে, একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট তার মন পরিবর্তন করে অন্য জায়গায় চলে যেতে পারে, এবং অনুসন্ধান প্রক্রিয়ায় অভিনয়কারী ব্যক্তি রাগান্বিত হবেন যাতে এটি সামান্য মনে হবে না। এছাড়াও, সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে একটি খারাপ পোস্ট লিখবে এবং কোম্পানিকে ট্যাগ করা হবে। তোমার এটা দরকার?

2. আপনার কিছু কমিউনিকেশন চ্যানেল আছে

কেউ একজন ব্যক্তির সাথে শুধুমাত্র ফোন কল এবং যোগাযোগ বিশ্বাস করে। কেউ চ্যাট বা সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে একচেটিয়াভাবে বার্তা বিনিময় করতে প্রস্তুত। ধরা যাক আপনার সম্ভাব্য গ্রাহক পরবর্তীদের একজন। তিনি আপনার সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করেন, শুধুমাত্র একটি ফোন নম্বর খুঁজে পান - এবং প্রতিযোগীদের কাছে যান। এটি একচেটিয়া এবং খুব শীতল কিছু অফার করা প্রয়োজন যাতে একজন ব্যক্তি তার জন্য অস্বাভাবিক ক্রিয়াকলাপের সিদ্ধান্ত নেয়।

অতএব, যোগাযোগের বিভিন্ন বিকল্প সরবরাহ করা এবং ক্লায়েন্টের ইচ্ছাকে সম্মান করা ভাল। আপনার কোনও চ্যাট করার দরকার নেই, কেবল কথোপকথনের কাছ থেকে ফোন নম্বরটি খুঁজে বের করতে এবং যদি তিনি স্পষ্টভাবে চিঠিপত্রের জন্য সেট আপ করা থাকে তবে তাকে আবার কল করুন।

3. আপনার যোগাযোগ চ্যানেলে একটি জগাখিচুড়ি আছে

সাইটের তিনটি ইমেল ঠিকানা রয়েছে এবং কোথায় লিখতে হবে তা স্পষ্ট নয়। প্রতিটি সামাজিক নেটওয়ার্কের বেশ কয়েকটি গ্রুপ রয়েছে এবং কোথায় যেতে হবে তা স্পষ্ট নয়। এটি বোঝা সহজ নয় এবং খুব কম লোকই চায়। তাই আপনার পরিচিতি ক্রমানুসারে পান।

4. আপনার সমর্থন কোন মানুষের মুখ আছে

একটি নিয়ম হিসাবে, প্রযুক্তিগত সহায়তার সাথে লোকেদের সমস্যা বা প্রশ্নগুলির সাথে যোগাযোগ করা হয়, যার উত্তরগুলি তাদের নিজের থেকে পাওয়া যায় না। কখনও কখনও তারা রাগান্বিত বা বিরক্ত হয় কারণ আপনার পরিষেবা তাদের প্রত্যাশা অনুযায়ী বাস করেনি। এই ক্ষেত্রে, বট-সদৃশ কর্মচারীরা যারা ডিউটি স্ক্রিপ্ট বাক্যাংশগুলি অনুসরণ করে তারা খুব বিরক্তিকর। প্রকৃত সাহায্যের পরিবর্তে, প্রচুর অপ্রয়োজনীয় নির্দোষ শব্দ ব্যক্তির উপর পড়ে।

এমন একজন কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করা অনেক বেশি আনন্দদায়ক যে "যা ঘটেছে তার জন্য অনুশোচনা করে না", তবে আন্তরিকভাবে ক্ষমা প্রার্থনা করে এবং সমস্যা সমাধানের চেষ্টা করে। তদুপরি, আপনি একজন জীবিত ব্যক্তির সাথে যে বোঝাপড়া করছেন তা প্রায়শই আপনাকে কিছুটা ধীর এবং শান্ত করে তোলে।

অবশ্যই, আন্তরিকতার জন্য একজন গ্রাহক সহায়তা কর্মচারীর কাছ থেকে স্ক্রিপ্ট অনুসরণ করার চেয়ে অনেক বেশি মানসিক জড়িত হওয়া প্রয়োজন। এই কারণেই, স্টেরিওটাইপগুলির বিপরীতে, এই জাতীয় অবস্থানে থাকা যে কেউ তিনটি কোপেকের জন্য কার্যকরভাবে কাজ করতে পারে না।

5. সমর্থন খুব ধীর

খুব কম লোকই আজ একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং পরশু উত্তর পেতে পছন্দ করে। বিশেষ করে যদি পরিস্থিতি জটিল হয়। দক্ষতা একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ মানদণ্ড। যদি একজন ক্লায়েন্ট নিজেকে একটি সমস্যার মধ্যে খুঁজে পান, তাহলে সবকিছু ঠিক করার জন্য আপনি কী করছেন সে সম্পর্কে আপনাকে তাকে অবহিত রাখতে হবে।

উদাহরণস্বরূপ, কুরিয়ার সার্ভিস প্যাকেজ হারিয়েছে। ক্লায়েন্ট ডেলিভারির সময় শেষ হওয়ার পরে বেশ কয়েক দিন ধৈর্য ধরে অপেক্ষা করেছিল, তারপর চ্যাটে ফিরেছিল এবং কোনও প্রতিক্রিয়া পায়নি, সেখানে আবার লিখেছিল - একই ফলাফলের সাথে, ফেসবুকে একটি বার্তা পাঠিয়েছিল। বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপক অবশেষে তাকে উত্তর দিলেন: তিনি বলেছিলেন যে তিনি প্যাকেজের ভাগ্য খুঁজে বের করবেন এবং তিন দিনের জন্য অদৃশ্য হয়ে গেলেন। এর পরে, আপনি খুব কমই পুনঃক্রমের উপর নির্ভর করতে পারেন।

অতএব, অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানানো এবং ক্লায়েন্টকে আনুমানিক সময় ফ্রেমে বলা গুরুত্বপূর্ণ যেখানে আপনি সুনির্দিষ্টভাবে ফিরে আসবেন, যদি আপনার এটি পেতে সময়ের প্রয়োজন হয়।

6. আপনি আমলাতান্ত্রিক ভাষা অত্যধিক ব্যবহার

আসুন রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 149 অনুচ্ছেদটি নেওয়া যাক এবং এটি পড়ার চেষ্টা করি।

যে ব্যক্তি নিরাপত্তা জারি করেছেন এবং সেইসাথে সংশ্লিষ্ট বাধ্যবাধকতা সম্পাদনের জন্য নিরাপত্তা প্রদানকারী ব্যক্তিরা বই-এন্ট্রি নিরাপত্তার কার্য সম্পাদনের জন্য দায়ী ব্যক্তি।একটি নন-ডকুমেন্টারি সিকিউরিটি কার্যকর করার জন্য দায়ী ব্যক্তিদের অবশ্যই এর ইস্যুতে সিদ্ধান্তে বা নিরাপত্তা জারি করা ব্যক্তির আইন দ্বারা প্রদত্ত অন্য একটি আইনে নির্দেশিত হতে হবে।

রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 149 ধারা

আপনি কি প্রথমবার অনেক কিছু বুঝতে পেরেছেন? অফিসিয়াল ভাষায় লেখা বার্তাগুলো এভাবেই দেখায়। যখন একজন প্রযুক্তিগত সহায়তা কর্মচারী বার্তাগুলিতে জটিল কাঠামো এবং বোধগম্য শব্দের স্তূপ ব্যবহার করেন, তখন তাকে আর জ্ঞানী এবং গুরুতর, কিন্তু অকেজো দেখায় না, কারণ তার বার্তা থেকে প্রয়োজনীয় তথ্য বের করা কঠিন।

যোগাযোগের ভাষার পছন্দ মূলত শিল্প এবং ক্লায়েন্টদের বৃত্তের উপর নির্ভর করে। কিন্তু যাই হোক না কেন, আপনি মানুষের কাছাকাছি হওয়া উচিত, সর্বোপরি, আপনি আপনার লক্ষ্য দর্শকদের অধ্যয়ন করেছেন।

7. আপনি অনুপযুক্ত অনুমান করা

একটি সাধারণ পরিস্থিতি: আপনার ইন্টারনেট কাজ করা বন্ধ করে দেয়, আপনি সমর্থন কল করুন। এবং প্রথম জিনিস যা আপনাকে ক্রমাগত অফার করা হয় তা হল আপনার ল্যাপটপটি বন্ধ করা এবং চালু করা, যদিও আপনি ইতিমধ্যে এটি এবং আপনার রাউটারটি দশবার রিবুট করেছেন, উইন্ডোজ পুনরায় ইনস্টল করেছেন এবং একটি খঞ্জনী দিয়ে নাচছেন। রাগান্বিত? এবং কিভাবে! বিশেষত যদি, আধা ঘন্টার পাগল এবং অর্থহীন আলোচনার পরে, দেখা যায় যে লাইনে কাটার কারণে কোনও ইন্টারনেট নেই।

আপনার ক্লায়েন্টদের বোকা হিসাবে ভাবা উচিত নয়, এটি বুঝতে খুব সহজ করে তোলে।

8. কেস কোন বার্তা ইতিহাস আছে

অবশ্যই, সহায়তা কর্মীরা প্রকৃত মানুষ এবং চব্বিশ ঘন্টা কাজ করতে পারে না। কিন্তু যদি একজন চ্যাট বিশেষজ্ঞ হঠাৎ পরিবর্তন করেন, তাহলে তার পক্ষে আগে কী আলোচনা করা হয়েছে তা স্পষ্ট করতে সক্ষম হওয়া এবং ব্যবহারকারীদের আবার জিজ্ঞাসা না করাই ভালো হবে। আবার সমস্যা বললে ক্লায়েন্ট আরও রাগান্বিত হবে। এটি অনেক সময় নেয়, কারণ কথোপকথন প্রক্রিয়ায় আরও বিশদ হয়ে ওঠে।

9. প্রযুক্তিগত সহায়তা গ্রাহকদের এবং কোম্পানির বিষয়ে চিন্তা করে না

ক্লায়েন্ট সবসময় গুরুত্বপূর্ণ, এমনকি যদি সে ভুল হয়। তিনি তার (সম্ভবত আপনার দ্বারা সৃষ্ট) সমস্যা নিয়ে এসেছিলেন, এবং এটির সমাধান করা দরকার - ব্যঙ্গ এবং অসভ্যতা ছাড়াই, তবে যত্ন সহকারে। একজন গ্রাহক সেবা কর্মচারী যদি সে যে কোম্পানিতে কাজ করে তা পছন্দ না করে, তাহলে ক্লায়েন্ট কেন তার প্রতি অনুগত থাকবে?

এটি কর্পোরেট আত্মা দ্বারা উচ্চ আরাধনা এবং মগজ ধোলাই সম্পর্কে মোটেই নয়। কিন্তু ম্যানেজার নিজেকে কোম্পানির অংশ বলে মনে করেন নাকি এটি থেকে নিজেকে দূরে রাখেন তা সর্বদা পরিষ্কার।

10. আপনি অভিযোগ বিশ্লেষণ করবেন না

যদি গ্রাহকরা একই জিনিস সম্পর্কে অভিযোগ করে থাকেন, তাহলে প্রতিবার ম্যানুয়ালি ঠিক করার চেয়ে মৌলিকভাবে সমস্যাটি সমাধান করা অনেক সহজ। শেষ পর্যন্ত, সবাই খুশি হবে।

11. আপনি সিস্টেমটি ভালভাবে স্বয়ংক্রিয় করেননি

স্বয়ংক্রিয়তা বিশ্ব জুড়ে নিচ্ছে, এবং বটগুলি ক্রমবর্ধমানভাবে প্রযুক্তি সহায়তা চ্যাটে গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করছে। তারা সত্যিই সহজ সমস্যা সমাধান করতে সাহায্য করে। কিন্তু সবাই একটি তুচ্ছ কাজ পরিচালনা করে না। তাই বিবেচনা করার জন্য কয়েকটি বিষয় রয়েছে:

• ক্লায়েন্টের একজন ব্যক্তির সাথে স্যুইচ করতে সক্ষম হওয়া উচিত - তিনি একই প্রশ্ন 50 বার বিভিন্ন সংস্করণে জিজ্ঞাসা করার পরে বা একটি বিরক্তিকর সুর শোনার পরে নয়, তবে চাহিদা অনুসারে।
• বট সাধারণত কিছু শব্দ বা বাক্যাংশের উত্তর দেয় এবং একটি আদর্শ উত্তর দেয়। এটি খুব খারাপ হয় যখন এটি কোনও কর্মচারীর সাথে কথোপকথনের মাঝখানে ঘটে, কারণ এর পরে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য পাওয়ার কার্যত কোনও সুযোগ নেই।

12. আপনি একজন রাগান্বিত গ্রাহকের উপর পরিষেবা চাপিয়ে দেন।

ব্যক্তি কিছু সমস্যা সঙ্গে সমর্থন চালু. যদি এটি উদ্ভূত হয়, এটি ইতিমধ্যে অসন্তোষের একটি কারণ। এটি ঘটে যে একজন ম্যানেজার যিনি সাহায্য করেছেন বা আরও খারাপ, সমস্যাটি সমাধান করতে সাহায্য করেননি, অবিলম্বে তাকে অতিরিক্ত পরিষেবার অফার দিয়ে বোমাবর্ষণ শুরু করে। যদিও ক্লায়েন্ট এখন স্পষ্টতই বিশ্বস্ততার শীর্ষে নেই।

কাটলেট থেকে মাছি আলাদা করা ভাল যাতে অপ্রীতিকর আবেগ না হয়।