মিটিংগুলিকে কার্যকর করার জন্য কীভাবে সময়সূচী করবেন

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আপনার সময় নষ্ট করবেন না.

আপনি মিটিং পছন্দ নাও করতে পারেন, তবে আপনাকে এখনও সেগুলি ধরে রাখতে হবে। এটি যে কোনো কোম্পানির কর্মপ্রবাহের একটি অপরিহার্য অংশ। অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলিকে আরও কার্যকর এবং দ্রুত করার একটি উপায় হল সেগুলিকে সাবধানে নির্ধারণ করা। ওলগা ডেমানোভা, অর্থনীতির ডাক্তারের বই, “দ্রুত এবং কার্যকর মিটিং। প্রস্তুতি থেকে কাঙ্খিত ফলাফল অর্জন পর্যন্ত।"

প্রকাশনা সংস্থার অনুমতি নিয়ে "আল্পিনা প্রো" লাইফহ্যাকার দ্বিতীয় অধ্যায়ের একটি অংশ প্রকাশ করে।

মিটিং নিজেই একটি সমস্যা না. এগুলি এমনকি প্রয়োজনীয় এবং ক্ষমতার একটি ব্যবস্থাপনাগত বৈশিষ্ট্য। আপনাকে দীর্ঘায়িত অকেজো এবং অকার্যকর সমাবেশ থেকে পরিত্রাণ পেতে হবে।

সবচেয়ে সাধারণ ধরনের মিটিং:

• সাপ্তাহিক
• কৌশলগত;
• শ্রমিক
• রিপোর্টিং
• পরিকল্পনা মিটিং;
• বুদ্ধিমত্তা
• ব্যবসায়িক কথোপকথন এবং মিটিং;
• ব্রিফিং

এই সমস্ত প্রকারগুলিকে চারটি প্রধান গ্রুপে বিভক্ত করা যেতে পারে:

1. সময়কাল দ্বারা: দ্রুত (30 মিনিট পর্যন্ত) এবং দীর্ঘায়িত (এক ঘন্টার বেশি);
2. অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা দ্বারা: 10 জন বা তার বেশি পর্যন্ত;
3. উদ্দেশ্য দ্বারা: কাজ, রাজনৈতিক এবং তথ্যগত;
4. সময়ের দ্বারা: পরিকল্পিত এবং অপরিকল্পিত।

সভা সময়সূচী প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্য

কি জন্য পরিকল্পনা:

• লক্ষ্য;
• আলোচ্যসূচি;
• আমন্ত্রিতদের তালিকা;
• সময়সূচী;
• তথ্য উপকরণ;
• প্রোটোকল রাখার জন্য দায়ী;
• বক্তৃতার সময়সীমা।

প্রথম এবং সর্বাগ্রে, নেতাকে অবশ্যই সভার উদ্দেশ্যগুলি বিবেচনা করতে হবে। এটি হল এজেন্ডা এবং অংশগ্রহণকারীদের তালিকা, সময় এবং প্রবিধানের সূচনা বিন্দু।

সভার প্রধান উদ্দেশ্য:

1. নতুন তথ্য - তথ্য সভার জন্য:

• গুরুত্বপূর্ণ খবর এবং নীতি পরিবর্তন;
• পরিকল্পনা এবং কৌশল আলোচনা;
• স্বল্পমেয়াদী পূর্বাভাস;
• নতুন পণ্য এবং পদ্ধতির উপস্থাপনা;
• বাজেট আলোচনা;
• কর্মীদের সমস্যা।

2. ইভেন্টগুলি পর্যবেক্ষণ করা এবং অপারেশনাল সিদ্ধান্ত নেওয়া - নিয়মিত মিটিংয়ের জন্য:

• প্রধান ঝুঁকি এবং অসুবিধা;
• অগ্রগতি মূল্যায়নের জন্য পরামিতি;
• মূল প্রক্রিয়া এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তনগুলির মূল্যায়ন;
• কী ঘটছে তা নিয়ে আলোচনা: কী ভালো চলছে, কী উন্নতি দরকার;
• মূল পাঠ এবং কর্মের ফলাফল;
• প্রচেষ্টার সমন্বয়;
• যোগাযোগ

3. প্রেরণা - সৃজনশীল সভা, নতুন পদ্ধতির বিকাশ এবং দল গঠন:

• কর্মের জন্য অনুপ্রেরণা;
• সম্মিলিত সিদ্ধান্ত গ্রহণ;
• ব্যক্তিগত এবং সামষ্টিক সাফল্যের সম্মান।

এইভাবে, উদ্দেশ্যটি সভার ধরণ এবং এটি সংগঠিত করার মডেলকে প্রভাবিত করে। উদাহরণস্বরূপ, ব্রিফিং সেশনগুলি অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা এবং সময়ের দৈর্ঘ্যের মধ্যে আলাদা। নিয়মিত একটি পরিকল্পিত প্রকৃতির হয়, তারা সময় এবং অংশগ্রহণকারীদের একটি সীমিত সংখ্যক সঙ্গে দ্রুত হয়. সৃজনশীল সভাগুলির জন্য বিশেষ প্রস্তুতির প্রয়োজন: আসবাবপত্র (সাধারণত পৃথক টেবিল), চা, কফি এবং অনানুষ্ঠানিক সেটিং সংগঠিত করা; পোষাক কোড আনুগত্য প্রয়োজন হয় না.

র‌্যাঙ্কিং মিটিংয়ের প্রশ্নগুলির জন্য আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স

এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে একটি সভা একটি প্ল্যাটফর্ম যেখানে গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় এবং সমস্যাগুলি কাটিয়ে উঠতে হয়। আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স হল সেই ক্ষেত্র যেখানে সমস্ত সমস্যা এবং প্রশ্ন সংগ্রহ করা হয়। তারা গুরুত্ব এবং জরুরী শর্তাবলী র্যাঙ্ক করা হয়.

	তাড়াতাড়ি	তাড়াহুড়ো করবেন না
গুরুত্বপূর্ণ	ক	খ
কোনো ব্যাপার না	গ	ডি

স্কোয়ার A: গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী বিষয়

গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী বিষয়ের বর্গ খালি বা ছোট হতে হবে। এটি নির্দেশ করবে যে আপনি নির্ধারিত তারিখের সাথে দেখা করছেন। যদি এই ধরনের অনেক ক্ষেত্রে থাকে, তাহলে এটি অব্যবস্থাপনার লক্ষণ। কেসগুলির উদাহরণ যা বর্গ করা যেতে পারে:

• কেস সরাসরি আপনার কার্যকরী দায়িত্বের সাথে সম্পর্কিত এবং আপনার কর্মক্ষমতা প্রভাবিত করে;
• ক্ষেত্রে, যার ব্যর্থতা সমস্যা তৈরি করতে পারে;
• দলের স্বাস্থ্য এবং মনস্তাত্ত্বিক জলবায়ু সম্পর্কিত বিষয়;
• দলের নিরাপত্তা প্রভাবিত বিষয়;
• ক্ষেত্রে, যার ফলাফল আপনার ব্যবস্থাপনার কাছে সমন্বিত বা উপস্থাপন করা প্রয়োজন।

স্কোয়ার বি: গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরী বিষয় নয়

যখন অ্যাসাইনমেন্ট বা বিষয়গুলির কোন জরুরীতা থাকে না এবং কখন সেগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে সেগুলির কোনও নির্দিষ্ট নেই, তখন নির্বাহক নিজেই সময় নির্ধারণ করে। এই স্কোয়ারটিতে এন্টারপ্রাইজে আপনার কার্যকারিতার সাথে সম্পর্কিত সমস্ত জিনিস অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, আপনি নিয়মিতভাবে যে জিনিসগুলি করেন এবং একটি নিয়ম হিসাবে, তাদের বাস্তবায়ন এন্টারপ্রাইজের সাধারণ সময়সূচীর সাথে আবদ্ধ থাকে (উদাহরণস্বরূপ, চূড়ান্ত প্রস্তুতি রিপোর্টিং)। একটি নির্দিষ্ট সময় প্রয়োজন এমন গবেষণা কার্যগুলিকেও এই ধরনের ক্ষেত্রে দায়ী করা যেতে পারে, তবে শ্রম খরচের পরিমাণ সম্পূর্ণ হওয়ার মুহূর্ত পর্যন্ত অস্পষ্ট। প্রথম এবং দ্বিতীয় স্কোয়ারের কাজগুলি ক্রমাগত নিরীক্ষণ করা উচিত, এবং সেইজন্য মিটিংয়ের এজেন্ডায় তাদের অন্তর্ভুক্ত করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

স্কয়ার সি: জরুরী কিন্তু গুরুত্বহীন ব্যবসা

এগুলো হল বিক্ষিপ্ততা। প্রায়শই, তারা কেবল গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে মনোনিবেশ করতে হস্তক্ষেপ করে এবং দক্ষতা হ্রাস করে। সর্বদা আপনার লক্ষ্যগুলি মনে রাখবেন এবং গুরুত্বপূর্ণ এবং মাধ্যমিকের মধ্যে পার্থক্য করতে শিখুন।

এই স্কোয়ারে প্রবেশ করা মূল্যবান:

• পাশ থেকে কেউ চাপিয়ে দেওয়া মিটিং বা আলোচনা;
• অধস্তনরা সমাধান করতে পারে এমন সমস্যার আলোচনা;
• অ-ব্যবসায়িক বিষয় আলোচনা;
• বিমূর্ত বিষয় আলোচনা.

বর্গ ডি: অ-জরুরী এবং গুরুত্বহীন বিষয়

এই বিভাগের কেসগুলি আপনাকে প্রকল্পগুলিতে প্রচার করে না, তবে সেগুলি আপনাকে সেগুলিতে কাজ করা থেকে বিভ্রান্ত করে।

• মোটেও কোন সুবিধা আনবেন না;
• তাদের সাথে মোকাবিলা না করাই দরকারী;
• সময় ভক্ষক।

প্রতিটি লক্ষ্যের জন্য, নেতা নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করেন:

• বিবেচনাধীন বিষয়টি সম্পর্কে কার তথ্য ও জ্ঞান আছে?
• কার স্বার্থ এই সমস্যা প্রভাবিত করে?
• সিদ্ধান্ত কার উপর নির্ভর করে?
• কার তথ্য জানতে হবে আলোচনা করতে হবে?
• গৃহীত সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন করবে কে?

প্রকল্প মিটিং শিডিউল করার সময় আপনি 99/50/1 পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন।

নেতা প্রকল্পের তিনটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টে সভা সংগঠিত করেন:

• শুরুতে - সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের প্রকল্পের গতিতে নিমজ্জিত করা এবং গ্রুপের দল গঠনের জন্য;
• একটি মধ্যবর্তী পর্যায়ে - সম্পন্ন কাজের ফলাফল এবং প্রয়োজনে আরও সামঞ্জস্য নিয়ে আলোচনা করতে;
• শেষ লাইনে, যখন মোট আয়তনের 1% উপলব্ধি করা বাকি থাকে - প্রাথমিক সংক্ষিপ্তকরণের জন্য।

এই সময় আপনাকে মিটিংয়ে আপনার সময়কে আরও ভালোভাবে ব্যবহার করতে সাহায্য করবে।

আলোচ্যসূচি

এজেন্ডা হল মিটিংয়ে সমাধান করা কাজের একটি পরিকল্পনা। প্রতিটি বক্তৃতার সময় স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের থেকে আলোচনা এবং প্রতিক্রিয়ার জন্য একটি পৃথক সময় বরাদ্দ করা প্রয়োজন।

আপনার মিটিংয়ের সময় পরিকল্পনা করার সময়, নিম্নলিখিতগুলি বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ:

• আলোচ্যসূচিতে আইটেমের গুরুত্ব;
• প্রতিটি কর্মক্ষমতা জন্য সময় সীমা;
• প্রয়োজনে বিরতি;
• অতিরিক্ত গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য 20% সময়।

এজেন্ডা সব মিটিং অংশগ্রহণকারীদের পাঠানো হয়.

সময় নির্ধারণ এবং বক্তৃতার সুনির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য সহ এজেন্ডা

1. চুক্তির উপসংহারে কাজের ফলাফল। I. Ivanov এর রিপোর্ট (15 মিনিট)।
2. মালামাল পরিবহনে সমস্যা। আই. পেট্রোভের রিপোর্ট (15 মিনিট)।
3. প্রকল্প কাজের ফলাফল এবং পরিকল্পনা। টি. সিডোরভের রিপোর্ট (20 মিনিট)।

11:00 এ শুরু।

12:15 এ শেষ।

দ্রুত এবং কার্যকর মিটিং করার জন্য আপনাকে নিজেকে প্রশিক্ষণ দিতে হবে!

আপনার সময় নির্দেশিকা:

গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী	12 মিনিট
গুরুত্বপূর্ণ এবং অ-জরুরী	24-36 মিনিট জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ: 12 মিনিট - প্যারেটো নীতি এখানে কাজ করে: সময়ের 20% ফলাফলের 80% তৈরি করে, এক ঘন্টা (60 মিনিট) গড় মিটিং সহ, সবচেয়ে উত্পাদনশীল সময় হল 12 মিনিট (60 মিনিটের 20%)। গুরুত্বপূর্ণ এবং অ-জরুরী: সাধারণত পরিকল্পিত। এই ধরনের মিটিংয়ের কার্যকর সময় হল 24-36 মিনিট। 60/40 পদ্ধতি এখানে কাজ করে, যা অনুসারে, দিনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করার সময়, 40% সময় বিনামূল্যে ছেড়ে দেওয়া উচিত, 60% পরিকল্পিত কাজের জন্য বরাদ্দ করা উচিত, যার মধ্যে 20% "অপ্রত্যাশিত" এবং 20% যারা স্বতঃস্ফূর্তভাবে উদ্ভূত হয় বা সহগামী হয় তাদের জন্য। গড় মিটিং সময় এক ঘন্টা (60 মিনিট), পরিকল্পিত গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু অ-জরুরী বিষয়গুলির জন্য সময় হল 24-36 মিনিট (60 মিনিটের 40-60%)।
গুরুত্বহীন এবং জরুরী	ফোন এবং যোগাযোগের অন্যান্য উপায়ে অর্পণ এবং নিয়ন্ত্রণ, নিয়ন্ত্রণের জন্য তিন মিনিটের বেশি নয়।
গুরুত্বহীন এবং অ-জরুরী	ম্যানেজমেন্ট দ্বারা অর্পণ এবং নিয়ন্ত্রণ, প্রতি প্রতিনিধি দল এক মিনিটের বেশি নয়।

আমন্ত্রিতদের তালিকা

দ্রুত মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের সর্বোত্তম সংখ্যা 5-7 জন। মিটিং লিডারের ফ্যাসিলিটেটর দক্ষতা থাকলে 8 থেকে 12 জন গ্রহণযোগ্য।

ধারণা তৈরি করার জন্য, লক্ষ্য নির্ধারণ এবং উড়ানের জন্য, আদর্শ রচনাটি 15 জনের বেশি নয়।

Google-এ একটি অব্যক্ত নিয়ম রয়েছে - অংশগ্রহণকারীদের সর্বাধিক সংখ্যা 10 জনের বেশি নয়।

অ্যামাজনের একটি দুই-পিজ্জার নিয়ম রয়েছে: একটি মিটিংয়ে যত বেশি লোক থাকা উচিত আপনি দুটি পিজ্জা খাওয়াতে পারেন।

একটি নিয়ম আছে 8-18-1800:

• 8 জনের বেশি নয় - কাজের সমস্যা সমাধান করা;
• 18-এর বেশি নয় - ব্রেনস্টর্মিং, সমষ্টিগত সমস্যা সমাধান;
• 1800 জন পর্যন্ত - তথ্য এবং যোগাযোগের সুযোগ।

বেইন এবং কোম্পানির একটি সমীক্ষা বলছে যে সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী গোষ্ঠীতে, প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর মধ্যে সাতটিরও বেশি যোগ করার ফলে প্রায় 10% কম দক্ষতা হয়।

সরাসরি দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিরা সভায় অংশগ্রহণ করতে বাধ্য।

অ্যাপল প্রতিটি মিটিং আইটেমের পাশে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম তালিকাভুক্ত করে। এইভাবে, প্রতিটি কর্মচারীর নির্ধারিত দায়িত্বের কাঠামোর মধ্যে দায়িত্বের একটি স্পষ্ট ক্ষেত্র রয়েছে।

আপনি যদি প্রায়শই মিটিং সংগঠিত করেন, তাহলে এই বইটি অবশ্যই কাজে আসবে: ওলগা ডেমানোভা অধ্যয়নের জন্য 16 টি পদ্ধতি এবং চারটি টুল অফার করে যা এই ধরনের মিটিংয়ে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কার্যকারিতা বাড়াতে সাহায্য করবে।