মিটিংগুলিকে কীভাবে আরও ফলপ্রসূ করা যায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

উদ্যোক্তা এবং বিনিয়োগকারী রে ডালিও সফল বৈঠকের গোপনীয়তা শেয়ার করেছেন।

1. মিটিংয়ে কে নেতৃত্ব দিচ্ছেন এবং কার জন্য এটি অনুষ্ঠিত হচ্ছে তা নির্ধারণ করুন

যে কোনো মিটিং অবশ্যই কারো লক্ষ্য অর্জন করতে হবে। এই ব্যক্তি যিনি কথোপকথন পরিচালনা করা উচিত. তিনি মিটিংয়ের উদ্দেশ্যগুলি এবং কীভাবে তাদের সমাধান করবেন তা চিহ্নিত করেন। অন্যথায়, সবাই এলোমেলোভাবে কথা বলবে, এবং কোন ফলপ্রসূ আলোচনা হবে না।

2. কি ধরনের যোগাযোগ প্রাধান্য পাবে তা নির্ধারণ করুন

সভার ফর্ম সভার উদ্দেশ্য উপর নির্ভর করে. উদাহরণস্বরূপ, আলোচনা এবং নির্দেশনামূলক বক্তৃতা বিভিন্ন উপায়ে পরিচালিত হয়। আলোচনা দীর্ঘ সময় নেয়. সেখানে যত বেশি অংশগ্রহণকারী, তত বেশি তারা টেনে আনে। তাই সাবধানে আপনার মিটিং উপস্থিতি নির্বাচন করুন.

যারা আপনার মতামতের সাথে একমত তাদেরই আমন্ত্রণ জানাবেন না। উভয় গ্রুপ চিন্তা এড়িয়ে চলুন, যখন অংশগ্রহণকারীরা তাদের নিজস্ব মতামত প্রকাশ করে না, এবং একক সিদ্ধান্ত গ্রহণ।

3. অবিচল এবং খোলা থাকুন

আপনাকে দ্বন্দ্ব পরিচালনা করতে হবে, অচলাবস্থা থেকে বেরিয়ে আসতে হবে এবং আপনার সময় বুদ্ধিমানের সাথে পরিচালনা করতে হবে। যখন একজন অনভিজ্ঞ কর্মচারী কথা বলেন তখন সাধারণত অসুবিধা হয়। আপনার কাছে কী বেশি গুরুত্বপূর্ণ তা ওজন করুন: তার মতামত নিয়ে আলোচনা না করে সময় বাঁচান, বা তিনি কীভাবে চিন্তা করেন তা বুঝুন। দ্বিতীয় বিকল্পটি কীভাবে একজন ব্যক্তি নির্দিষ্ট দায়িত্বের সাথে মোকাবিলা করবে তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে। যদি আপনার সময় থাকে, তার সাথে আলোচনা করুন যেখানে তিনি ভুল করছেন। কিন্তু সবসময় নিজের ভুল স্বীকার করুন।

4. এক বিষয় থেকে অন্য বিষয়ে ঝাঁপিয়ে পড়বেন না।

তাই বৈঠকে কোনো সমস্যার সমাধান হবে না। এটি এড়াতে, চকবোর্ডে কথোপকথনটি চিহ্নিত করুন।

5. কথোপকথনের যুক্তি অনুসরণ করুন

বিরোধের সময়, আবেগগুলি উচ্চতর হয় এবং বস্তুনিষ্ঠভাবে বাস্তবতা উপলব্ধি করা কঠিন করে তোলে। শান্ত এবং যুক্তিবাদী থাকুন। উদাহরণস্বরূপ, লোকেরা কখনও কখনও বলে, "আমি মনে করি এটি সত্য," এবং তারপরে এটি একটি প্রতিষ্ঠিত সত্য বলে কাজ করে। যদিও তাদের কথোপকথকরা পরিস্থিতিটিকে সম্পূর্ণ ভিন্নভাবে দেখেন। যাতে যুক্তি কথোপকথনে বিরাজ করে, আবেগ নয়, এই জাতীয় ব্যক্তিকে জিজ্ঞাসা করুন: "এটি কি সত্যিই সত্য?"

6. প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীর দায়িত্ব বণ্টন করুন

যখন একটি গোষ্ঠী সিদ্ধান্ত নেয়, তখন প্রায়ই দায়িত্ব অর্পণ করতে ভুলে যায়। এবং তারপর কে কি করবে এবং কে দায়ী তা পরিষ্কার নয়। গ্রুপের সিদ্ধান্তের প্রতিটি সদস্যের দায়িত্ব স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করতে ভুলবেন না।

7. দুই মিনিটের নিয়ম লিখুন

সবাইকে শান্তভাবে তাদের চিন্তা প্রকাশ করার জন্য দুই মিনিট সময় দিন। এবং শুধুমাত্র তারপর তার প্রস্তাব আলোচনা. এইভাবে, সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা বাধা বা ভুল বোঝার ভয় ছাড়াই তাদের মতামত প্রকাশ করবে।

8. যারা খুব দ্রুত কথা বলে তাদের থামান

দ্রুত বক্তৃতা বোঝা কঠিন। কেউ কেউ এর সুযোগ নেয়। লোকেরা বোকা মনে করতে চায় না এবং কিছু বুঝতে না পারলেও আবার জিজ্ঞাসা করে না। এই টোপ পড়ে না. কোন অস্পষ্টতা পরিষ্কার করা এবং বিবাদের সমাধান করা আপনার দায়িত্ব। তাই বলতে ভয় পাবেন না, “দুঃখিত, আমি বুঝতে পারিনি। তুমি কি আস্তে কথা বলতে পার? এবং তারপর প্রশ্নের ব্যাকলগ জিজ্ঞাসা করুন.

9. কথোপকথন সংক্ষিপ্ত করুন

যদি সবাই ধারণা বিনিময় করে, উপসংহার টান। আপনি যদি সভায় একটি চুক্তিতে আসেন, তাহলে এটি জোরে জোরে পুনরাবৃত্তি করুন। যদি না হয়, তাই বলুন. আপনি যদি ভবিষ্যতের জন্য কাজগুলি চিহ্নিত করে থাকেন তবে সেগুলি অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে বিতরণ করুন এবং সময়সীমা নির্দিষ্ট করুন।

উপসংহার, কাজের তত্ত্ব এবং সমস্যাগুলি লিখুন যাতে প্রত্যেকে তাদের অ্যাক্সেস করতে পারে। এটি অগ্রগতি ট্র্যাক করা সহজ করে তুলবে।