একটি সময়সূচী ত্রুটি কি এবং কিভাবে সঠিকভাবে সময়সীমা অনুমান করা যায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

ছয়টি উপায় যা আপনি কর্মক্ষেত্রে এবং আপনার দৈনন্দিন জীবনে এটি করতে পারেন।

পরিকল্পনা ত্রুটি কি

গত তিন বছরে আমি আমার বাড়িতে পাঁচটি ঘর রং করেছি। আমি বেডরুম দিয়ে শুরু করেছি এবং এক সপ্তাহের মধ্যে এটি পরিচালনা করার পরিকল্পনা করেছি। তবে চূড়ান্ত ছোঁয়া হয়েছে মাত্র এক মাস পর।

আপনি কি মনে করেন, দ্বিতীয় ঘরটি শুরু করার পরে, আমি এটি আঁকার জন্য এক মাস আগে থেকেই দেখেছি? কিন্তু না. আমি নিশ্চিত ছিলাম: যেহেতু আমি ইতিমধ্যে আমার হাত পূরণ করেছি, তাহলে আমি অবশ্যই সপ্তাহান্তে শেষ করব, সর্বোচ্চ - পরের মধ্যে। কিন্তু আমার আবার এক মাস লেগে গেল। অন্য কক্ষগুলির প্রতিটির মতো। রান্নাঘর ছাড়াও, এটি আরও বেশি সময় নেয়।

প্রতিবার, অন্য রুম আঁকার প্রস্তুতি, আমি আশা করি যে এক বা দুই সপ্তাহের মধ্যে সবকিছু প্রস্তুত হয়ে যাবে। অভিজ্ঞতা আমাকে বলেছে যে আমি এক মাসের কম সময়ে এটি করতে পারব না। যাইহোক, এইবার জিনিসগুলি অবশ্যই দ্রুততর হবে এই আস্থা ছেড়ে দেওয়া কঠিন ছিল।

এই অত্যধিক আত্মবিশ্বাস যা আমাদের সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় সময়কে অবমূল্যায়ন করে তার একটি নাম রয়েছে: পরিকল্পনা ত্রুটি। এই ধারণাটি 70 এর দশকের শেষের দিকে মনোবিজ্ঞানী ড্যানিয়েল কাহনেম্যান এবং আমোস টভারস্কি দ্বারা প্রবর্তিত হয়েছিল।

বিজ্ঞানীরা ব্যাখ্যা করেছেন যে পরিকল্পনা করার সময়, লোকেরা প্রায়শই তাদের অতীত অভিজ্ঞতাকে উপেক্ষা করে। আমার ক্ষেত্রে, এটা ছিল যে প্রতিবার ঘরটি রং করতে আমার এক মাস সময় লেগেছে। সাধারণত আমরা শুধুমাত্র সামনের টাস্কে ফোকাস করি: এই ঘরটি ছোট, যার মানে এটি আঁকাতে বেশি সময় লাগবে না।

ড্যানিয়েল কাহনেম্যান Think Slow… Decide Fast বইয়ে এ বিষয়ে বিস্তারিত কথা বলেছেন। তিনি যুক্তি দেন যে পরিকল্পনার ত্রুটিগুলি সাধারণত দুটি জিনিসের সাথে সম্পর্কিত:

1. অতীতে অনুরূপ কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে আমাদের কত সময় লেগেছিল তা আমরা বিবেচনা করি না।
2. আমরা অনুমান করি যে আমরা এমন জটিলতার সম্মুখীন হব না যা বিলম্বের কারণ হয়।

সময়ের একটি ভুল বিচার কি হতে পারে?

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ইনস্টিটিউটের মতে, সমস্ত প্রকল্পের অর্ধেকেরও বেশি সময়সূচীতে সম্পন্ন হয়েছে।

তবে একটি ঘর রঙ করতে যে পরিমাণ সময় লাগে তা অবমূল্যায়ন করা একটি জিনিস (এটি আপনাকে কিছুটা অসুবিধা দেবে)। কাজের কাজ এবং প্রকল্পের মূল্যায়নে একই ভুল করা একেবারে অন্য। এখানে পরিণতি অনেক বেশি গুরুতর হতে পারে।

সর্বোপরি, এর ফলে আপনাকে বা আপনার দলকে ওভারটাইম করতে হবে। সবচেয়ে খারাপ - বাজেটের অভাব, অল্প মুনাফা, বস এবং গ্রাহকদের সাথে অসন্তোষ।

কিভাবে সঠিকভাবে কাজ মূল্যায়ন

আপনি একটি অন্তর্দৃষ্টি বিশ্বাস, পরিকল্পনা বন্ধ করতে হবে. বিশেষ কৌশল ব্যবহার করা ভাল।

1. পূর্বের অভিজ্ঞতার উপর ভিত্তি করে গড়ে তুলুন

মনোবিজ্ঞানী কাহনেম্যান এবং টোভারস্কি সুপারিশ করেন: কাজ শুরু করার আগে, আপনাকে কেবল কী করা দরকার তা মূল্যায়ন করতে হবে না, তবে এই জাতীয় কাজে সাধারণত কতটা সময় ব্যয় হয় তা অনুমান করতে হবে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে একটি মোবাইল অ্যাপের জন্য একটি নতুন বৈশিষ্ট্য তৈরি করতে হবে - আপনার দল একই ধরনের কাজে কতটা সময় ব্যয় করেছে তা খুঁজে বের করুন। আপনি যদি একটি 4,000 শব্দের ব্লগ পোস্ট লিখতে চান তবে আপনি শেষবার কত ঘন্টা বা দিন নিয়েছিলেন তার ডেটা খুঁজুন।

আপনি যদি একা কাজ করেন তবে এই তথ্য সংগ্রহ করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল একটি সময় ট্র্যাকিং অ্যাপ ব্যবহার করা। এটি বিভিন্ন ধরণের কাজের সাথে প্রয়োগ করুন এবং পরে তৈরি রিপোর্ট ব্যবহার করুন।

দলের কার্যকলাপের জন্য, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার কাজে আসে। তাদের বেশিরভাগই ডেটা সংগ্রহের বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করে, উদাহরণস্বরূপ, প্রকৃত কাজের সময় বিবেচনা করে এবং একটি গ্যান্ট চার্ট তৈরি করে।

2. অন্য কাউকে আপনার কাজ রেট দিতে বলুন

1994 সালে, আমেরিকান সাইকোলজিক্যাল অ্যাসোসিয়েশনের জার্নাল "পার্সোনালিটি অ্যান্ড সোশ্যাল সাইকোলজি" রজার বুহলার, ডেল গ্রিফিন এবং মাইকেল রস দ্বারা পরিচালিত পাঁচটি গবেষণার ফলাফল প্রকাশ করে।

তারা নিশ্চিত করেছে যে লোকেরা প্রায়শই কাহনেম্যান এবং টভারস্কি দ্বারা বর্ণিত পরিকল্পনার ত্রুটি করে। কিন্তু অন্য কিছু প্রকাশ্যে এসেছিল: আমরা প্রায়শই আমাদের নিজের কাজের খরচগুলিকে ভুলভাবে বিবেচনা করি, তবে আমরা ভালভাবে ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারি যে এটি অন্য কারোর কতক্ষণ লাগবে।

গবেষকরা অধ্যয়ন অংশগ্রহণকারীদের অনুমান করতে বলেছিলেন যে একটি নির্দিষ্ট কাজ সম্পূর্ণ করতে অন্য ব্যক্তির কতক্ষণ লাগবে। উত্তর দেওয়ার সময়, তারা প্রায়শই বিদ্যমান অভিজ্ঞতা উল্লেখ করেছে। এবং এমনকি যখন তিনি সেখানে ছিলেন না, তাদের মূল্যায়নগুলি তাদের সিদ্ধান্তের চেয়ে অনেক বেশি যুক্তিযুক্ত ছিল যাদের কাজটি সম্পাদন করার কথা ছিল।

এর কারণ হল আমরা সাধারণত আমাদের ক্ষমতা সম্পর্কে খুব আশাবাদী। এবং অনেক বেশি উদ্দেশ্য যখন এটি অন্য কারও কাছে আসে। তাই নিজের কাজগুলিকে মূল্যায়ন করার চেষ্টা করার পরিবর্তে, কোনও বন্ধু বা সহকর্মীকে আপনার জন্য এটি করতে বলুন।

3. একটি সময়সীমা তৈরি করুন এবং বিলম্বের সম্ভাবনা বিবেচনা করুন

বিখ্যাত পরিচিত আছে - যে জিনিস আমরা জানি যে আমরা তাদের জানি. এছাড়াও জানা-অজানা জিনিস আছে যা আমরা জানি আমরা জানি না। কিন্তু এখনও অজানা অজানা আছে - এগুলি এমন জিনিস যা আমরা জানি না, আমরা সেগুলি জানি না।

ডোনাল্ড রামসফেল্ড আমেরিকান রাজনীতিবিদ

এই উদ্ধৃতি প্রায়ই প্রকল্প পরিচালনায় উল্লেখ করা হয়. রামসফেল্ড যে অজানা অজানা সম্পর্কে কথা বলেছে তার জন্য হিসাব করার জন্য, নির্বাহীরা যাকে অনিশ্চয়তার শঙ্কু বলে তা ব্যবহার করেন। এটি একটি কাজের প্রয়োজন হতে পারে এমন সময়ের পরিসীমা প্রদর্শন করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

আপনি যখন প্রথম একটি প্রকল্পে কাজ শুরু করেন, তখনও আপনি এটি সম্পর্কে খুব কমই জানেন। অতএব, এটি সম্পূর্ণ করতে প্রকৃত সময় লাগে পূর্বাভাস থেকে ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। আপনি মনে করেন কাজ দুই দিন সময় লাগবে, কিন্তু বাস্তবে আট সময় লাগতে পারে। অথবা মাত্র কয়েক ঘন্টা।

কিন্তু প্রক্রিয়া যত এগোয়, এই পরিসর সঙ্কুচিত হয়। যাইহোক, আপনি শুধুমাত্র বলতে পারবেন ঠিক কতটা সময় আপনার প্রয়োজন শেষে - যখন প্রকল্পটি সম্পন্ন হবে।

তবুও, অনিশ্চয়তার শঙ্কু আরও সঠিক অনুমানের জন্য অনুমতি দেয়। আপনি যদি একটি আসন্ন প্রজেক্ট সম্পর্কে বেশি কিছু না জানেন, তাহলে পরিসরের নিচের প্রান্ত খুঁজে পেতে আনুমানিক রানটাইমকে চার দিয়ে ভাগ করুন এবং উপরের সীমা নির্ধারণ করতে একই দ্বারা গুণ করুন। ফলাফল হবে, উদাহরণস্বরূপ, 1 থেকে 16 দিন পর্যন্ত।

যদি এত বড় পরিসর আপনার জন্য উপযুক্ত না হয় তবে অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য শুধুমাত্র উপরের সীমাটি ব্যবহার করুন - তারপরে, সম্ভবত, কাজটি 16 দিন লাগবে। এটি সবচেয়ে সঠিক সংখ্যা নয়, তবে এটি সম্ভবত আপনার আসল ভবিষ্যদ্বাণীর চেয়ে বাস্তবতার কাছাকাছি।

4. সমস্যাটিকে তিনটি পয়েন্টে রেট করুন

এই পদ্ধতি আপনাকে আরো উদ্দেশ্য হতে সাহায্য করবে. প্রতিটি কাজের জন্য, আপনাকে একটি মূল্যায়ন দিতে হবে:

• সেরা স্ক্রিপ্ট;
• সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতি;
• সম্ভবত দৃশ্যকল্প।

প্রথম সংখ্যাটি সম্ভবত আপনার আসল ভবিষ্যদ্বাণীর সাথে মিলে যাবে। সম্ভাব্য পরিস্থিতির মূল্যায়ন আপনার কাছে থাকা অভিজ্ঞতামূলক তথ্যের উপর ভিত্তি করে করা যেতে পারে। এবং সবচেয়ে খারাপের মূল্যায়ন করার সময়, আপনাকে বিবেচনা করতে হবে যে জিনিসগুলি ভুল হয়ে গেলে কতক্ষণ লাগবে।

তিনটি সংখ্যা সহ, গড় গণনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি সেরা দৃশ্যটি হয় তিন দিনের, সম্ভাব্যটি হয় পাঁচ দিন, এবং সবচেয়ে খারাপটি হয় নয়টি, শুধু যোগ করুন: 3 + 5 + 9 = 17৷ তারপর সেই সংখ্যাটিকে তিন দিয়ে ভাগ করুন৷ এটি গড়ে 5, 67 দিনে দেখা যাচ্ছে - এটি আপনার প্রয়োজনীয় সময়ের পূর্বাভাস।

5. ত্রুটির হার গণনা করুন

স্টিভ পাভলিনা, পার্সোনাল ডেভেলপমেন্ট কোর্স ফর স্মার্ট পিপল এর লেখক, আপনি আপনার পরিকল্পনায় কতটা ভুল তার সহগ গণনা করার পরামর্শ দেন। ভবিষ্যতে, এই নম্বরটি আপনার সমস্ত কাজের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।

আপনার নিকট ভবিষ্যতে সম্পন্ন করতে হবে এমন বেশ কয়েকটি কাজের জন্য সময়ের একটি অনুমান দিন। আপনার অনুমান লিখুন. কাজ শেষ করার পরে, আপনি শেষ পর্যন্ত কত খরচ করেছেন তা নোট করুন।

সমস্ত নির্ধারিত সময় একসাথে যোগ করুন। আসলটির সাথে একই কাজ করুন।এখন মূল অনুমান দ্বারা সমস্ত প্রকৃত সময় ভাগ করুন - আপনি যে অনুপাত চান তা পাবেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি অনুমান করেছেন যে বেশ কয়েকটি কাজ সম্পূর্ণ করতে 12 ঘন্টা সময় লাগবে। শেষ পর্যন্ত, আমরা 15 খরচ করেছি। ত্রুটির হার: 15/12 = 1.25। এর মানে হল যে কাজগুলি আপনার পরিকল্পনার চেয়ে 25% বেশি সময় নিয়েছে।

এখন, সর্বদা আপনার প্রাথমিক অনুমানগুলি ফলাফলের ত্রুটির ফ্যাক্টর দ্বারা গুণ করুন - এবং সেগুলি আরও নির্ভুল হবে৷

6. দিনের সবচেয়ে অনুৎপাদনশীল সময়ে একটি মূল্যায়ন পরিচালনা করুন।

আমেরিকান বিশ্লেষক এবং ব্যবসায়িক সাহিত্য লেখক ড্যানিয়েল পিঙ্ক তার টাইমহ্যাকিং বইয়ে। কিভাবে বিজ্ঞান আমাদের সব কিছু সময়মতো করতে সাহায্য করে” আমাদের ক্রোনোটাইপ - অভ্যন্তরীণ ঘড়ি সংক্রান্ত গবেষণায় নিমজ্জিত।

তিনি অধ্যয়ন করেছেন যে তারা কীভাবে সারাদিন জুড়ে আমাদের অনুভূতিকে প্রভাবিত করে। এবং আমি খুঁজে পেয়েছি যে ক্রোনোটাইপগুলি কেবল আমাদের শারীরিক এবং মানসিক কার্যকলাপকে নিয়ন্ত্রণ করে না, তবে দিনের কোন সময়টি আমরা সবচেয়ে সৃজনশীল এবং কখন আমরা ইতিবাচক এবং নেতিবাচক চিন্তার প্রবণতা নির্ধারণ করে।

পিঙ্ক স্কট গোল্ডার এবং মাইকেল ম্যাসির গবেষণাকে উদ্ধৃত করেছে, যারা টুইটারে মানুষের মেজাজ বিশ্লেষণ করেছেন। তারা দেখেছে যে কম উৎপাদনশীলতার সময় ব্যবহারকারীর পোস্ট সাধারণত খুব ইতিবাচক হয় না।

বেশিরভাগ লোকের জন্য, এই পতন দিনের মাঝখানে ঘটে, দুপুরের খাবারের ঠিক পরে। গোল্ডার এবং মেসির মতে, এই সময়ে আপনার মেজাজ ভালো থাকার সম্ভাবনা কম। এটি আপনাকে অতিরিক্ত আত্মবিশ্বাস এবং আশাবাদ এড়াতে সাহায্য করতে পারে এবং ফলস্বরূপ, আরও কার্যকরভাবে পরিকল্পনা করতে পারে।

সুতরাং, পরবর্তী পদ্ধতির সারমর্ম হল উত্পাদনশীলতা হ্রাসের সময় কাজগুলি মূল্যায়ন করা। এটা ঘুম থেকে ওঠার প্রায় ছয় ঘণ্টা পর। তবে বিচ্ছুরণ এবং ক্লান্তির অনুভূতি না আসা পর্যন্ত আপনি অপেক্ষা করতে পারেন।

কাজের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে, এইভাবে আপনার সময় পরিকল্পনা করে আপনি বাস্তবতার কাছাকাছি এসেছেন কিনা তা পরীক্ষা করুন।

পরিকল্পনার ত্রুটি সম্পর্কে খুব বোঝা আপনাকে সঠিকভাবে কাজগুলি মূল্যায়ন করতে সহায়তা করবে। আপনি আপনার নিজের ক্ষমতাকে অতিরিক্ত মূল্যায়ন করার প্রবণতা নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন না। কিন্তু আপনি যদি বুঝতে পারেন যে অত্যধিক আশাবাদ কীভাবে প্রভাবিত করে এবং এই প্রভাব কমানোর চেষ্টা করুন, তাহলে আপনি আপনার সময় পরিচালনার ক্ষেত্রে অনেক ভালো হয়ে উঠবেন।