লিও বাবাউতা: আমার 10টি ইমেল অভ্যাস

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

© ছবি

ইমেল একটি দুর্দান্ত কাজের হাতিয়ার হতে পারে, বা এটি বিলম্বের একটি বিরক্তিকর উত্সে পরিণত হতে পারে এবং এটি আপনি নিজেই কীভাবে ব্যবহার করেন। একটি সময় ছিল যখন আমি আমার ইমেলের সম্পূর্ণ দেউলিয়াত্বের জন্য আবেদন করেছি, এবং এখন আমি এটি প্রতিদিন 2-3 বার পরীক্ষা করি, কিন্তু এটি দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে যায়।

আমি বেশ কিছু অভ্যাস গড়ে তুলেছি যা আমাকে আমার মেইলের সাথে খুব কার্যকরভাবে কাজ করতে এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কাজে আরও ভালোভাবে ফোকাস করতে সাহায্য করে। এবং সত্যি কথা বলতে, আমার ইনবক্স শেষ পর্যন্ত খালি হয়ে গেছে এবং এটি দুর্দান্ত লাগছে। আমি এই নিবন্ধে আমার 10 টি অভ্যাস দেব। এর মানে এই নয় যে আপনাকে অন্ধভাবে তাদের অনুসরণ করতে হবে, আমি কেবল আমার পথ দেখাতে চাই এবং এর ভিত্তিতে আপনি নিজের পথ তৈরি করতে পারেন। সুতরাং, এখানে আমার জন্য কাজ করে এমন অভ্যাসগুলি রয়েছে:

কম প্রায়ই মেইল দেখুন

আমি সারাদিন আমার ডাকবাক্স খোলা রাখি না। এবং আমি এটা কদাচিৎ তাকান. আমি এই উপসংহারে পৌঁছেছি যে যদি আমার ইনবক্সে 20-30 টি অক্ষর জমা হয়, তবে বিশ্বটি ভেঙে পড়বে না, একই সাথে, এই পরিমাণটি দ্রুত প্রক্রিয়া করা আমার পক্ষে সহজ হবে। মনোযোগ! আমি প্রক্রিয়া বলি, পড়ি না। আমি অন্য ফোল্ডারে বার্তা ছড়িয়ে দেওয়ার জন্য আমার ইনবক্স খুলি, সেগুলি পড়ার জন্য নয় এবং সেগুলিকে সেখানে রেখেছি৷

ফোল্ডারে ছড়িয়ে দিন

আমি আমার মেল খুলি এবং দ্রুত সিদ্ধান্ত নেওয়া শুরু করি: মুছে ফেলুন বা সংরক্ষণাগার করুন, অবিলম্বে পড়ুন এবং উত্তর দিন (যদি এটি 2 মিনিটের কম সময় নেয়) বা সংরক্ষণাগার, একটি দ্রুত উত্তর পাঠান এবং তারপর সংরক্ষণাগার করুন, পরে এটি করতে আমার করণীয় তালিকায় যোগ করুন (একটি তারকাচিহ্ন দিয়ে চিহ্নিত করুন এবং তারপর সংরক্ষণাগার)। যাই হোক না কেন, ইনবক্সে কিছুই রাখা উচিত নয়।

অবিলম্বে ক্যালেন্ডারে সবকিছু যোগ করুন

যদি একটি চিঠি আমার কাছে একটি তারিখের সাথে আসে যা আমাকে অবশ্যই মনে রাখতে হবে, আমি অবিলম্বে এটি ক্যালেন্ডারে প্রবেশ করি। একটি মুখোমুখি মিটিং বা একটি স্কাইপ কথোপকথন, একটি ওয়ার্কআউট বা এমন কিছু যা আমাকে কেবল এক সপ্তাহ পরে মনে রাখতে হবে - সবকিছু অবিলম্বে ক্যালেন্ডারে পাঠানো হয়। এখন এটি আমার সেরা অভ্যাস, এটি স্বয়ংক্রিয়তায় আনা হয়েছে এবং এটির জন্য ধন্যবাদ, আমি খুব কমই কিছু ভুলে যাই।

"হট কী" ব্যবহার করুন

আমি Gmail ব্যবহার করি, যা আমার মেইলের জন্য বিভিন্ন কীবোর্ড শর্টকাট প্রদান করে। আসলে, সেগুলি শিখতে আমার মাত্র কয়েক মিনিট সময় লেগেছে এবং তারপরে পেশী মেমরি কীগুলি মনে রাখে।

আমি যে শর্টকাটগুলি ব্যবহার করি তা এখানে রয়েছে:

"Gi" - ইনবক্সে ফিরে যান;

"ই" - সংরক্ষণাগার;

"#" - মুছে ফেলা;

"সি" - একটি নতুন বার্তা তৈরি করুন;

"আর" - উত্তর;

"এফ" - এগিয়ে;

"এ" - প্রত্যেককে উত্তর দিন;

"Gs" - চিহ্নিত এ যান;

"ট্যাব + রিটার্ন" - যখন আমি একটি বার্তা তৈরি করি, তখন অবিলম্বে এটি পাঠান এবং সংরক্ষণাগার করুন৷

আমি সেই সেটিংটিও ব্যবহার করি যখন, একটি বার্তা মুছে ফেলার বা সংরক্ষণাগার করার পরে, আমি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনবক্সে ফিরে না গিয়ে পরেরটিতে যাই, এটি আপনাকে দ্রুত বার্তাগুলির মাধ্যমে যেতে দেয়৷

ছোট অক্ষর লিখুন

একটি চিঠির আমার উত্তর সাধারণত 1-3 বাক্য হয়। কদাচিৎ আমি 5 বাক্যের বেশি চিঠি লিখি। এবং এর জন্য একটি ভাল কারণ থাকতে হবে। আমার যদি সত্যিই অনেক কিছু লেখার প্রয়োজন হয়, আমি বরং এটি Google ডক্সে করব এবং সঠিক ব্যক্তির সাথে শেয়ার করব৷ একটি সংক্ষিপ্ত চিঠি মানে প্রাপকের কাছ থেকে একটি দ্রুত প্রতিক্রিয়া, কারণ একজন ব্যক্তিকে আপনার বাগ্মীতার জঙ্গলের মধ্য দিয়ে যেতে হবে না মূল তথ্য ক্যাপচার এবং একীভূত করতে।

একটি করণীয় তালিকায় দ্রুত কাজ যোগ করুন

কিছু লোক একটি করণীয় তালিকা হিসাবে ইনবক্স ব্যবহার করে, কিন্তু এটি এর জন্য উপযুক্ত নয় এবং এখানে কেন:

1. যে কাজগুলো করতে হবে সেগুলো অন্য অক্ষরের সাথে মিশে যায়, তারপর ভিড়ের মধ্যে থেকে সেগুলো ধরা কঠিন।

2. চিঠির গল্পে সর্বদা কর্মের জন্য একটি নির্দিষ্ট নির্দেশিকা থাকে না, তবে চিঠির উপর ভিত্তি করে আপনি নিজেকে একটি টাস্ক সেট করতে পারেন।আপনি যখন এটি সম্পূর্ণ করতে চলেছেন, তখন এটি পড়ার পরে আপনি কোন নির্দিষ্ট কাজটি সেট করেছেন তা মনে রাখতে আপনাকে চিঠিটি পুনরায় পড়তে হবে।

3. যখনই আপনি অন্য কাজটি ধরার জন্য আপনার মেইলে তাকান, আপনি নতুন বার্তাগুলি দেখতে পাবেন যা আপনার মনোযোগ আকর্ষণ করে এবং প্রধান কাজগুলি থেকে বিভ্রান্ত করে, আপনার কাজের ছন্দকে ব্যাহত করে।

একটি সহজ এবং সুবিধাজনক করণীয় তালিকা হল একটি নিয়মিত পাঠ্য নথি যেখানে আপনি মাত্র কয়েক ক্লিকে ইমেল থেকে কাজগুলি যোগ করতে পারেন৷ এবং কাজের সময়, এই জাতীয় শীট একটি আরও কার্যকর সরঞ্জাম হবে, কারণ আপনাকে সর্বদা ইনবক্সের দিকে তাকাতে হবে না।

ইনবক্সে শুধুমাত্র অপঠিত বার্তা সংরক্ষণ করুন

এটি উন্নত ব্যবহারকারীদের জন্য একটি কৌশল। আমি আমার জিমেইল ইনবক্স এমনভাবে হ্যাক করেছি যে এটি আর পঠিত বার্তা সংরক্ষণ করতে পারে না। এর মানে হল যে আমি যদি চিঠিটি খুলি এবং এটি অন্য কোনও ফোল্ডারে না ফেলে, তবে এটি কেবল অদৃশ্য হয়ে যাবে। এটি আমাকে অবিলম্বে এই চিঠিটি নিয়ে কী করতে হবে সে সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে অনুপ্রাণিত করে, নয়তো আমি এটি হারাবো। এই নির্দিষ্ট সেটিংসের জন্য ধন্যবাদ, খোলা বার্তাগুলি আমার ইনবক্সে জমা হয় না, যা ধীরে ধীরে আবর্জনায় পরিণত হয়।

পড়ার জন্য পাশে রাখুন

প্রায়ই তারা আমাকে নিবন্ধের লিঙ্ক পাঠায়। আমি অবিলম্বে পরে পড়ার জন্য তাদের Instapaper পাঠাই. এই কারণেই আমি মেইলে কম সময় ব্যয় করার চেষ্টা করি, কারণ এটি ছাড়াও আমার পড়ার জন্য অনেক আকর্ষণীয় জিনিস রয়েছে।

নির্দয়ভাবে ফিল্টার করুন

যখন একটি চিঠি আমার ইনবক্সে উপস্থিত হয় যা আমি দেখতে চাই না, আমি অবিলম্বে এটি মোকাবেলা করি। আমি মেইলিং তালিকা থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে বা এই প্রেরকের উপর একটি ফিল্টার ইনস্টল করতে অলস নই। এবং এটি উল্লেখযোগ্যভাবে ইনকামিং ইমেলের প্রবাহ হ্রাস করে। আমার ইনবক্স আটকানো অক্ষরগুলির বিষয়ে আমি নির্মম, এবং এই নিয়মটি এমন লোকদের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য যারা আমাকে খুব বেশি বিরক্ত করে৷

চিঠির প্রক্রিয়াকরণের শেষে মেইল বন্ধ করুন

বিচ্ছিন্ন বার্তা - মেলটি বন্ধ করুন এবং পর্যাপ্ত সংখ্যক চিঠি না পাওয়া পর্যন্ত কয়েক ঘন্টা খুলবেন না।

কিছু ভাল ইমেল অভ্যাস পেতে একটি ভাল জিনিস. আপনি অবিলম্বে লক্ষ্য করবেন যে আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি সম্পাদন করতে কতটা শান্ত হয়ে উঠেছেন, প্রতি 10 মিনিটে অনুপ্রবেশকারী ইমেল চেক থেকে মুক্তি পান। আপনার ইনবক্স অপ্রয়োজনীয় ইমেল মুক্ত হওয়ার সাথে সাথে আপনার মাথা নতুন চিন্তার জন্য মুক্ত হবে। শুভকামনা!