কীভাবে ইমেল স্লেভ হবেন না: লিঙ্কডইনের মাথা থেকে 7 টি টিপস

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

বিপুল সংখ্যক লোক প্রতিদিন একই সমস্যার মুখোমুখি হয়: ইমেল, কাজ এবং যোগাযোগ প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন এবং সংগঠিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, প্রায়শই একজন দুষ্ট ওভারসিয়ারে পরিণত হয়, যা আপনাকে আগত লোকেদের উপর নজর রাখতে বাধ্য করে, যেন আপনি কনভেয়ার বেল্টে কাজ করছেন।. যত তাড়াতাড়ি আপনি বিভ্রান্ত হন, সদা-সঞ্চয়িত তথ্য দ্রুত একটি ঝরঝরে এবং পরিষ্কার মেলবক্সকে একটি ডাম্পে পরিণত করে, যা আপনি যতক্ষণ মেইলে ফিরে না আসবেন ততক্ষণ পরিষ্কার করা আরও কঠিন হয়ে পড়বে।

আজ আমরা লিঙ্কডইন-এর সিইও জেফ ওয়েনারের কাছ থেকে আপনার ইমেল ইন্টারঅ্যাকশনগুলি পরিচালনা করার জন্য কিছু সহজ টিপস নিয়ে এসেছি৷ ডিউটিতে থাকা এই লোকটিকে প্রতিদিন শত শত লোকের সাথে যোগাযোগ রাখতে বাধ্য করা হয় এবং তার বেশ কয়েকটি কৌশল রয়েছে যা তাকে তথ্যের এই তুষারপাতের মধ্যে ডুবে যেতে দেয় না।

আমার ইনবক্স মূলত আমার কর্মপ্রবাহের কেন্দ্রীয় হাব হয়ে উঠেছে - আমি নিয়মিত মেইলের মাধ্যমে বিশ্বের 26টি শহরে 4,300 টির বেশি কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করি। এর মানে এই নয় যে আমি সর্বদা ইমেলের অনুরাগী ছিলাম, বা আমার এমন পরিস্থিতি ছিল না যেখানে মেইলের সাথে আমার কাজ সিসিফিয়ান কাজের সাথে সাদৃশ্যপূর্ণ।

যাইহোক, বছরের পর বছর ধরে আমি বেশ কিছু ব্যবহারিক নির্দেশিকা তৈরি করেছি যা আমাকে "মেল আমাকে নিয়ন্ত্রণ করে" ধারণা থেকে "আমি মেইল নিয়ন্ত্রণ করে" ধারণার দিকে যেতে দেয়।

1. কম মেইল পেতে চান - কম মেইল পাঠান

এই পরামর্শটি হাস্যকরভাবে সহজ বলে মনে হয়, বিশেষ করে এই ধরনের একটি সাধারণ সমস্যার প্রেক্ষাপটে, কিন্তু নিজের জন্য, আমি এটিকে সফল ইমেল পরিচালনার জন্য সুবর্ণ নিয়ম মনে করি।

এই উপসংহারটি একটি পূর্ববর্তী কোম্পানিতে আমার কাজ করার সময় আমার কাছে এসেছিল, যেখানে আমার সাথে সবচেয়ে ঘনিষ্ঠভাবে জড়িত দু'জন লোক কোম্পানি ছেড়ে চলে গেছে। তারা লোকেদের সাথে খুব কার্যকরভাবে যোগাযোগ করেছিল, কঠোর পরিশ্রম করেছিল এবং যেমনটি পরিণত হয়েছিল, প্রচুর মেইল পাঠিয়েছিল। তারা যখন কোম্পানির জন্য কাজ করছিলেন, তখন ই-মেইলের মাধ্যমে চিঠিপত্রের পরিমাণ সম্পূর্ণ স্বাভাবিক বলে মনে হয়েছিল, তবে, তারা চলে যাওয়ার পরে, আমি দেখতে পেলাম যে আমার মেইলে ট্র্যাফিক প্রায় 20-30% কমে গেছে।

মেইলে এই সমস্ত কার্যকলাপ কেবল তাদের চিঠিই ছিল না: তাদের কাছে আমার উত্তর ছিল, তবে চিঠিপত্রের সাথে সংযুক্ত সমস্ত ঠিকানার চিঠি এবং উত্তরও ছিল। প্রায়শই এই বার্তাগুলির আলোচনায় আমার বাধ্যতামূলক অংশগ্রহণের প্রয়োজন ছিল না।

সেই মুহূর্ত থেকে, আমি নিজেকে একটি পরিষ্কার শর্ত স্থির করেছি - অপ্রয়োজনীয় লিখতে হবে না। ফলাফল: কাজের ক্রিয়াকলাপের সাথে আপস না করে কম মেল এবং বেশি ইনবক্স অর্ডার। তারপর থেকে, আমি এই নিয়ম থেকে বিচ্যুত না করার চেষ্টা করেছি।

2. মুলতুবি থাকা ইমেলগুলিকে অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন৷

একটি ইমেলকে অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করার ফলে মেইলের সাথে আমার কাজ করার পদ্ধতিটি মৌলিকভাবে পরিবর্তন হয়েছে। আমার জন্য দ্রুত আগত চিঠিগুলি দিয়ে যাওয়া, অবিলম্বে সবচেয়ে জরুরিগুলির উত্তর দেওয়া এবং অপ্রয়োজনীয়গুলি মুছে ফেলা যথেষ্ট। একই অক্ষর যা আমাকে পরে ফিরে যেতে হবে, যদি সময় থাকে, আমি অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করি। এটি এই ভয় দূর করে যে একটি গুরুত্বপূর্ণ চিঠি, পড়া এবং উত্তর না দেওয়া, ভুলে যাওয়া হবে এবং ডাকবাক্সের অন্ত্রে চাপা দেওয়া হবে। একই পদ্ধতি আমাদেরকে এক ধরনের ToDo তালিকা বাস্তবায়ন করতে দেয়, যা আমাকে পরে ফিরে আসতে হবে।

আমি প্রতিটি কার্যদিবস ন্যূনতম এই জাতীয় মুলতুবি থাকা চিঠিগুলি দিয়ে শেষ করার চেষ্টা করি, এবং আদর্শভাবে সেগুলি মোটেও হওয়া উচিত নয়। যদি এই দিনে আমার কাছে তাদের কাছে ফিরে যাওয়ার সময় না থাকে, তবে আমি তাদের সাথে পরের কাজের সকালে শুরু করব।

3. একটি পরিষ্কার মেইলিং সময়সূচী স্থাপন করুন

গত কয়েক বছর ধরে, কর্মদিবসে আমার জীবন মোটামুটি পরিষ্কার সময়সূচী অনুযায়ী চলছে। সকাল 5:00-5:30 এ ঘুম থেকে উঠুন, পোস্ট অফিসে এক ঘন্টা, খবর পড়া, প্রাতঃরাশ, বাচ্চাদের সাথে খেলা, প্রশিক্ষণ, অফিস, বাড়িতে আসা, বাচ্চাদের বিছানায় রাখা, স্ত্রীর সাথে রাতের খাবার, বিশ্রাম (সাধারণত এটি বিজ্ঞাপন এবং বিরক্তিকর মুহুর্তের সময় ইনবক্স ফোল্ডারের সহগামী পরিষ্কারের সাথে টিভি দেখা)।

দেখা গেল যে এই জাতীয় সময়সূচী মেনে চলা, আমি সহজেই মেলটি পরিচালনা করতে পারি, তবে শিডিউলটি কিছুটা পরিবর্তন করার সাথে সাথেই মেইলবক্সে বিশৃঙ্খলা শুরু হয়।

এই ক্ষেত্রে, আপনার বাক্সটি হঠাৎ অযৌক্তিক হয়ে যাবে এই উপলব্ধি থেকে আপনি ক্রমবর্ধমান চাপ অনুভব করবেন না। ট্র্যাকের সময়সূচী রাখা জিনিসগুলিকে নিয়ন্ত্রণে রাখতে সাহায্য করবে। এটি বেঞ্জামিন ফ্র্যাঙ্কলিনকে সাহায্য করেছে, এটি আপনাকেও সাহায্য করে।

4. নিজেকে আরও স্পষ্টভাবে প্রকাশ করুন

ভাঙ্গা ফোন গেম মনে আছে? তখন এটি বেশ মজার ছিল, তবে এখন সবকিছুই কাজ এবং ব্যবসার ধারণায় বিবেচনা করা হয় এবং গেমগুলির জন্য কোনও সময় নেই।

শব্দগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং অস্পষ্টতা এবং ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে খুব সাবধানে নির্বাচন করা আবশ্যক। আপনার পাঠ্যটি বোঝার জন্য যত বেশি দ্ব্যর্থহীন এবং পরিষ্কার হবে, প্রথমটি স্পষ্ট করতে বলার জন্য আপনি দ্বিতীয় চিঠি পাবেন।

5. প্রাপকদের সম্পর্কে চিন্তা করুন

এটা প্রায়ই মনে হয় যে To এবং Cc ক্ষেত্রগুলিকে অনেকেই একই বলে মনে করেন৷ প্রকৃতপক্ষে, তাদের সাহায্যে, আপনি দ্ব্যর্থহীনভাবে স্পষ্ট করতে পারেন যে আপনি কোন প্রাপকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া আশা করেন এবং কাকে চিঠির একটি অনুলিপি পাঠানো হয়েছিল তাকে জানানোর জন্য।

আসলে, প্রাপকদের হাইলাইট না করা যাদের কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন চিঠিপত্রে আতঙ্ক এবং বিভ্রান্তি তৈরি করার দ্রুততম উপায়। 1 প্রাপকের পরিবর্তে 6টি প্রাপক এবং 5টি অনুলিপি হল 5টি অতিরিক্ত সম্ভাব্য প্রতিক্রিয়া, যার প্রত্যেকটি অক্ষরের সম্পূর্ণ আলাদা শৃঙ্খলে পরিণত হতে পারে।

6. প্রাপ্তি নিশ্চিত করুন

আপনি যদি প্রাপক হিসাবে নির্দেশিত হন, এবং চিঠিটি সত্যিই আপনাকে সম্বোধন করা হয়, তাহলে প্রেরককে জানাতে অলস হবেন না যে আপনি চিঠিটি পেয়েছেন। আপনার অনেক শব্দের প্রয়োজন নেই, একটি সাধারণ "প্রাপ্ত" বা "প্রাপ্ত" যথেষ্ট হবে। এটি একটি চিহ্ন হয়ে যাবে যে আপনি সম্পূর্ণ এবং যথাযথ পরিমাণে তথ্য পেয়েছেন এবং প্রেরকের আর আপনাকে একই বিষয়ে অন্য কিছু পাঠাতে হবে না।

আপনি যদি প্রাপ্তি নিশ্চিত না করে থাকেন, তাহলে প্রেরক চিঠিটি সম্পর্কে সম্পূর্ণরূপে অবগত থাকেন না। সম্ভবত এটি আপনার বাক্সের গভীরতায় হারিয়ে গেছে? যদি এটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হয়, তাহলে সন্দেহ এবং উদ্বেগ প্রেরককে প্রথম চিঠির প্রাপ্তি নিশ্চিত করার অনুরোধ সহ আপনাকে অন্য একটি চিঠি লিখতে বা কর্মক্ষেত্রে আপনার উপস্থিতি সম্পর্কে অন্য কাউকে জিজ্ঞাসা করতে বাধ্য করবে। অতিরিক্ত লোক জড়িত, অতিরিক্ত চিঠি পাঠানো এবং গ্রহণ করা হয়.

7. মেইলের বাইরে আবেগ রাখুন

সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে ইমেল একটি দরকারী টুল হতে পারে। ভুলভাবে ব্যবহার করা হলে এটি একটি ধ্বংসাত্মক শক্তিতে পরিণত হতে পারে। সবচেয়ে সাধারণ উদাহরণ হল বিতর্কিত, বিরোধপূর্ণ এবং সংবেদনশীল বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য মেইলের ব্যবহার।

লোকেরা কীভাবে চিঠিপত্রে এমন শব্দ এবং অভিব্যক্তি ব্যবহার করে যা তারা একই শ্রোতার সামনে কখনই বলবে না তা আমাকে অবাক করে দেয় না।

যদি হঠাৎ আপনি নিজেকে এই ধরনের চিঠিপত্রের মধ্যে খুঁজে পান, তাহলে একটি সহজ জিনিস করুন - থামুন। আপনি ফোন তুলে এবং ঠিকানাকে কল করার মাধ্যমে বা ব্যক্তিগতভাবে তার সাথে সাক্ষাতের মাধ্যমে একটি বিরোধ বা বিরোধ সমাধান করতে পারেন৷ এই ধরনের সূক্ষ্ম জিনিসগুলি পাঠ্য সংক্রান্ত চিঠিপত্রের সাথে মোকাবিলা করা উচিত নয়। পাঠ্যটি আবেগগত উপাদান, স্বর এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি প্রকাশ করে না যা সমস্যার গঠনমূলক সমাধানের জন্য নির্ণায়ক হতে পারে।

(জেফ ওয়েনারের মাধ্যমে)