সবকিছুর সাথে তাল মিলিয়ে চলার জন্য কীভাবে সঠিকভাবে কাজগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করবেন

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আপনার কাজের তালিকা পরিপাটি করে উৎপাদনশীলতা বাড়ান।

প্রত্যেকেই দীর্ঘদিন ধরে জানে যে মাল্টিটাস্কিং একটি ভাল জিনিস নয়: এটি আমাদের কার্যকরভাবে একটি জিনিসের উপর ফোকাস করতে বাধা দেয়।

জিনিসটি হল যে এক টাস্ক থেকে অন্য টাস্কে স্যুইচ করতে অনেক সময় লাগে - এটি মাল্টিটাস্কিং এর অধ্যয়ন দ্বারা নিশ্চিত করা হয়েছে: স্যুইচিং খরচ। লোকেরা যখন প্রবাহের অবস্থায় প্রবেশ করে তখন সবচেয়ে কার্যকরভাবে কাজ করে: অন্য কোনও কিছুর দ্বারা বিভ্রান্ত না হয়ে সম্পূর্ণরূপে একটি কার্যকলাপে মনোনিবেশ করে।

দুর্ভাগ্যবশত, প্রবাহটি ধরা সর্বদা সম্ভব হয় না, কারণ আমরা ক্রমাগত বিভিন্ন জিনিসের গুচ্ছে ডুবে থাকি যার জন্য আমাদের মনোযোগ প্রয়োজন। যাইহোক, একটি কৌশল রয়েছে যা আপনাকে বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপের মধ্যে সময় এবং শক্তির অপচয় কমাতে দেয়। এটা টাস্ক ব্যাচিং বলা হয়.

এই কৌশলটির সারমর্মটি নিম্নরূপ: আপনি একই ধরণের কাজগুলিকে তথাকথিত প্যাকেজগুলিতে একত্রিত করেন এবং তারপরে সেগুলি প্রচুর পরিমাণে সম্পাদন করেন। ইহা সহজ.

কেন এটা গ্রুপ টাস্ক দরকারী

এলোমেলো ক্রমে জিনিসগুলি করা সবচেয়ে সহজ: আপনাকে পরিকল্পনা, অগ্রাধিকার এবং অন্যান্য বিরক্তিকর জিনিসগুলি নিয়ে বিরক্ত করতে হবে না। আপনি কিছু মনে রেখেছেন - এবং আপনি এটি করেছেন। এবং তারপরে আমরা পরবর্তী টাস্কে চলে গেলাম।

যাইহোক, এই পদ্ধতিটি আপনার ফোকাস করার ক্ষমতার জন্য খুব দরকারী নয়। সাইকোলজি টুডে প্রকাশিত দ্য ট্রু কস্ট অফ মাল্টি-টাস্কিং-এর সমীক্ষা অনুসারে, কোনও ব্যক্তি সম্পর্কহীন কাজের মধ্যে পরিবর্তন করার সময় তাদের উত্পাদনশীলতার 40% পর্যন্ত হারায়।

অন্য কথায়, আপনি যদি প্রথমে একটি প্রতিবেদন লেখেন, তারপর ইমেলের জবাব দেওয়া শুরু করেন, তারপর কাগজের নথিগুলি সাজান, এবং তারপরে আবার রিপোর্টে ফিরে যান, তারপর প্রতিবার আপনি একটি নতুন কাজে মনোনিবেশ করতে সময় নষ্ট করেন যা আগেরটির মতো নয়। টম ডিমার্কো, The Human Factors: Successful Projects and Teams এর লেখক, দাবি করেছেন যে এই "গিয়ার পরিবর্তন" 15 মিনিট বা তার বেশি সময় নিতে পারে।

ব্যাচ গ্রুপিং কাজগুলি এক কার্যকলাপ থেকে অন্য কার্যকলাপে যাওয়া সহজ করে তোলে। আপনার কাজগুলি যত বেশি অনুরূপ, একটি শেষ করার পরে, পরবর্তীটি নেওয়া তত সহজ।

ব্যাচ প্রসেসিং কিভাবে ব্যবহার করবেন

1. একটি করণীয় তালিকা তৈরি করুন

প্রথমে, আপনি কী করতে চান তা একটি সাধারণ তালিকায়, লাইনে লাইনে লিখুন। আপনি কাগজে এটি করতে পারেন বা অসংখ্য টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন। প্রধান জিনিস সবকিছু ঠিক করা হয়। প্রতিদিন (বা অন্তত সপ্তাহে একবার) কিছু পরিকল্পনার সময় আলাদা করে রাখা আদর্শ।

2. কাজগুলিকে বিভাগগুলিতে ভাগ করুন৷

এখন তালিকাটি প্রস্তুত, এর সমস্ত আইটেমকে বিভাগগুলিতে বিভক্ত করুন। তারা ভিন্ন হতে পারে - আপনি যা চান তা চয়ন করুন। প্রধান জিনিস হল যে এটি সুবিধাজনক এবং চাক্ষুষ।

উদাহরণস্বরূপ, "আলোচনা" বিভাগে "ইমেলের উত্তর দিন" বা "সহকর্মীদের কল করুন" এবং "পাঠ্য" বিভাগে "একটি নিবন্ধ লিখুন" এবং "সম্পাদনা করুন" এর মতো কাজগুলি সংগ্রহ করুন৷ বাড়ির কাজ, কাজের কাজ, কেনাকাটা এবং আরও অনেক কিছুর জন্য আলাদা বিভাগ তৈরি করুন। এই ধরনের অর্ডার করা তালিকায় নেভিগেট করা সহজ হবে।

আরেকটি বিকল্প হল প্যাকেজগুলিতে কাজগুলি যেখানে করা উচিত সেই জায়গা অনুযায়ী সংগ্রহ করা। উদাহরণস্বরূপ, "সুপারমার্কেট" অবস্থানের সাথে সমস্ত কেনাকাটা লিঙ্ক করুন, এবং "অফিস" অবস্থানের সাথে কাজের কাজগুলি, ইত্যাদি। এইভাবে, আপনি যদি নিজেকে একটি দোকানের কাছাকাছি খুঁজে পান, আপনি আপনার করণীয় তালিকাটি দেখতে পারেন এবং অবিলম্বে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত কেনাকাটা দেখতে পারেন।

3. সময় ব্লক করুন

কাজের ব্যাচ প্রসেসিং তথাকথিত সময় ব্লকিং কৌশলের সাথে একযোগে দুর্দান্ত কাজ করে। একবার আপনি তালিকাটি বিভাগগুলিতে বিভক্ত হয়ে গেলে, প্রতিটি বিভাগের জন্য দিনের একটি নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ করুন। এবং আপনার ক্যালেন্ডারে সংশ্লিষ্ট ব্লক যোগ করুন।সময়ের একটি ব্লকের সময়, শুধুমাত্র একটি বিভাগ থেকে জিনিসগুলি করুন এবং অন্যগুলিকে উপেক্ষা করুন৷

আরেকটি বিকল্প হল জনপ্রিয় পোমোডোরো কৌশলটিকে টাস্ক ব্যাচিংয়ের সাথে সংযুক্ত করা। 25 মিনিটের জন্য আপনি একটি প্যাকেজ থেকে নিরবচ্ছিন্ন কাজে নিযুক্ত আছেন। তারপর ৫ মিনিট বিশ্রাম নিন। তারপর মামলার অন্য গ্রুপের সাথে চক্রটি পুনরাবৃত্তি করুন।

4. আপনার সর্বোচ্চ উত্পাদনশীলতা বিবেচনা করুন

দিনের কোন সময় আপনি সবচেয়ে বেশি উত্পাদনশীল তা নির্ধারণ করুন। বেশিরভাগ লোকেরই এই সকাল থাকে, তবে এমন রাতের পেঁচাও রয়েছে যা অন্ধকারে ফোকাস করা সহজ বলে মনে করে। আপনার উত্পাদনশীলতার শীর্ষ খুঁজুন এবং এর মধ্যে সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার বিভাগ থেকে কাজগুলি সম্পূর্ণ করার চেষ্টা করুন।

5. বিক্ষিপ্ততা দূর করুন

আপনি যখন পরবর্তী গোষ্ঠীর কাজগুলি সম্পাদন করা শুরু করবেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি দুর্ঘটনাজনিত বিজ্ঞপ্তি বা ফোন কল দ্বারা বিরক্ত না হন। আপনি আপনার স্মার্টফোন চেক করার জন্য একটি বিশেষ সময় নির্ধারণ করতে পারেন। আপনি যখন একটি বিভাগ থেকে কাজগুলি মোকাবেলা করছেন, বাকিগুলি সম্পর্কে চিন্তা করবেন না।

কি কাজগুলোকে গ্রুপ করা যায়

আসলে, সাধারণভাবে, যে কোনো। স্কট ইয়াং, লেখক, প্রোগ্রামার, উদ্যোক্তা এবং ব্যাচ প্রক্রিয়াকরণের বড় ভক্ত, কয়েকটি উদাহরণ দেয়:

• ইমেইল টিম ফেরিস, How to Work 4 Hours a Week এর লেখক, মাঝে মাঝে প্রতি ঘন্টায় 300টি ইমেল পান। এবং, এত পরিমাণ থাকা সত্ত্বেও, তিনি দিনে মাত্র একবার তাদের উত্তর দেন, বিশেষভাবে এটির জন্য নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করেন।
• পড়া। এর মধ্যে কিছু পড়া প্রায় অকেজো, যেহেতু আপনি যাইহোক অনেক কিছু মনে রাখবেন না। ভেবেচিন্তে তথ্য নেওয়া কখন আপনার পক্ষে আরও সুবিধাজনক তা নিজের জন্য নির্ধারণ করুন এবং পড়ার জন্য এই সময়টি বুক করুন।
• ফোন কল.আপনার যাদের কল করতে হবে তাদের নাম এবং তাদের ফোন নম্বরগুলি একটি তালিকায় লিখুন৷ তারপর তালিকার সব প্রার্থীকে একবারে ডাকুন। প্রথমত, আপনি টেলিফোন কথোপকথনের দ্বারা আর একবার বিভ্রান্ত হবেন না। দ্বিতীয়ত, আপনি দিনের এমন সময় বেছে নিতে পারবেন যখন লোকেরা কম ব্যস্ত থাকে এবং আপনার সাথে কথা বলতে সক্ষম হবে।
• বিনোদন এবং বিনোদন। সমস্ত বিনোদন স্থানান্তর করুন - সিনেমা, কম্পিউটার গেম, হাঁটা - দিনের শেষে। এটি আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কাজ শেষ করতে অনুপ্রাণিত করবে, এবং আজকের জন্য সবকিছু ইতিমধ্যেই পুনরায় করা হয়েছে জেনে আপনার জন্য শিথিল করা সহজ হবে।
• শপিং ট্রিপ. বাড়ি ছাড়ার আগে, সমস্ত কাজ, কেনাকাটা এবং কাজগুলি এক গাদা করে সংগ্রহ করুন এবং সেগুলি একবারে সম্পূর্ণ করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি একই সময়ে একটি সুপারমার্কেট, পোস্ট অফিস এবং শুকনো পরিষ্কার পরিদর্শন করতে পারেন। শুধু সময়ই নয় পেট্রলও বাঁচান।
• সামাজিক নেটওয়ার্কে চিঠিপত্র। অনলাইনে চ্যাট করতে সন্ধ্যায় এক ঘন্টা সময় নিন। এবং বাকি সময়, সামাজিক মিডিয়া ক্লায়েন্ট বিজ্ঞপ্তি নিষ্ক্রিয় রাখুন।
• খাদ্য রান্না করা হচ্ছে. সম্ভাবনা হল, প্রতিদিন কিছু রান্না করার জন্য আপনার কাছে ক্রমাগত পর্যাপ্ত সময় নেই। সৌভাগ্যবশত, সভ্যতা আমাদেরকে মাইক্রোওয়েভ ওভেনের মতো একটি ইউনিট দিয়ে উপস্থাপন করেছে। পরের সপ্তাহের জন্য খাবার প্রস্তুত করতে 1-2 দিন আলাদা করে রাখুন এবং তারপরে আবার গরম করুন।
• মেরামত. শেষ পর্যন্ত একসাথে হোন এবং বাড়ির চারপাশে সেই সমস্ত ছোট ছোট কাজগুলি করুন যা এত দিন ধরে ডানা মেলে অপেক্ষা করছে। পোড়া আলোর বাল্বগুলি প্রতিস্থাপন করুন, দরজার নব এবং ড্রিপিং কল ঠিক করুন।
• প্রতিফলন. আপনি কি সব সময় চিন্তা করেন, কিছু পরিকল্পনা করার চেষ্টা করেন, কিছু সমস্যা সমাধান করেন, কিন্তু কিছুই আপনার জন্য কাজ করে না? স্কট ইয়ং এমনকি একটি কঠোরভাবে সংজ্ঞায়িত সময়ে চিন্তা করার মত একটি জিনিস পরামর্শ দেয়। প্রতি সপ্তাহে 2-3 ঘন্টা পরিকল্পনা করার অভ্যাস করুন আপনি পরবর্তী কী করবেন এবং আপনি কী লক্ষ্য অর্জন করতে চান।

হ্যাঁ, এবং সেই বিষয়টির জন্য, ব্যাচিং টাস্কগুলিও একটি টাস্ক। অতএব, আগামীকালের জন্য আপনার তালিকার আইটেমগুলি বিতরণ করার জন্য একটি বিশেষ সময়, বিশেষত সন্ধ্যায়, আলাদা করে রাখুন।