এক্সেলে জিনিসগুলি দ্রুত সম্পন্ন করার জন্য 12টি সহজ কৌশল৷

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2024-01-13 00:49

কীভাবে দ্রুত ডেটা যোগ করবেন, একটি স্মার্ট টেবিল তৈরি করবেন বা একটি অসংরক্ষিত ফাইল সংরক্ষণ করবেন।

1. চার্টে দ্রুত নতুন ডেটা যোগ করুন

যদি প্লট করা ডায়াগ্রামের জন্য শীটে নতুন ডেটা উপস্থিত হয়, যা যোগ করা প্রয়োজন, তাহলে আপনি কেবল নতুন তথ্য সহ একটি পরিসর নির্বাচন করতে পারেন, এটি অনুলিপি করতে পারেন (Ctrl + C) এবং তারপরে সরাসরি চিত্রে (Ctrl + V) পেস্ট করতে পারেন।

2. ফ্ল্যাশ ফিল

ধরুন আপনার কাছে সম্পূর্ণ নামের একটি তালিকা রয়েছে (ইভানভ ইভান ইভানোভিচ), যা আপনাকে সংক্ষিপ্ত নামগুলিতে পরিণত করতে হবে (ইভানভ I. I.)। এটি করার জন্য, আপনাকে কেবল হাত দ্বারা সংলগ্ন কলামে পছন্দসই পাঠ্য লেখা শুরু করতে হবে। দ্বিতীয় বা তৃতীয় লাইনে, এক্সেল আমাদের ক্রিয়াগুলির পূর্বাভাস দেওয়ার চেষ্টা করবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে আরও প্রক্রিয়াকরণ সঞ্চালন করবে। নিশ্চিত করতে আপনাকে যা করতে হবে তা হল এন্টার কী টিপুন, এবং সমস্ত নাম অবিলম্বে রূপান্তরিত হবে৷ একইভাবে, আপনি ইমেল থেকে নাম, টুকরো থেকে নাম আঠা ইত্যাদি বের করতে পারেন।

3. বিন্যাস ভাঙা ছাড়া অনুলিপি

আপনি সম্ভবত জাদু স্বয়ংসম্পূর্ণ মার্কার সম্পর্কে সচেতন। এটি ঘরের নীচের ডানদিকের কোণায় একটি পাতলা কালো ক্রস, যার উপর টেনে আপনি একটি কক্ষের বিষয়বস্তু বা একটি সূত্র একসাথে একাধিক কোষে অনুলিপি করতে পারেন৷ যাইহোক, একটি অপ্রীতিকর সূক্ষ্মতা রয়েছে: এই জাতীয় অনুলিপি প্রায়শই টেবিলের নকশা লঙ্ঘন করে, যেহেতু কেবল সূত্রটিই অনুলিপি করা হয় না, তবে সেল বিন্যাসও। এটি এড়ানো যেতে পারে। অবিলম্বে কালো ক্রস টানার পরে, স্মার্ট ট্যাগে ক্লিক করুন - একটি বিশেষ আইকন যা অনুলিপি করা এলাকার নীচের ডানদিকে প্রদর্শিত হয়।

আপনি যদি ফর্ম্যাটিং ছাড়াই পূরণ করুন বিকল্পটি নির্বাচন করেন, তবে এক্সেল বিন্যাস ছাড়াই আপনার সূত্রটি অনুলিপি করবে এবং বিন্যাসটি নষ্ট করবে না।

4. একটি মানচিত্রে এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে ডেটা প্রদর্শন করা

এক্সেলে, আপনি দ্রুত একটি ইন্টারেক্টিভ মানচিত্রে আপনার জিওডাটা প্রদর্শন করতে পারেন, যেমন শহর অনুসারে বিক্রয়। এটি করার জন্য, সন্নিবেশ ট্যাবে অফিস স্টোরে যান এবং সেখান থেকে বিং ম্যাপ প্লাগইনটি ইনস্টল করুন। Get It Now বোতামে ক্লিক করে সাইট থেকে এটি করা যেতে পারে।

একটি মডিউল যোগ করার পরে, আপনি সন্নিবেশ ট্যাবে মাই অ্যাপস ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে এটি নির্বাচন করতে পারেন এবং এটি আপনার ওয়ার্কশীটে রাখতে পারেন। ডেটা সহ আপনার কক্ষগুলি নির্বাচন করা এবং মানচিত্র মডিউলে অবস্থানগুলি প্রদর্শন করুন বোতামে ক্লিক করার জন্য এটিতে আমাদের ডেটা দেখতে বাকি রয়েছে৷ যদি ইচ্ছা হয়, প্লাগইন সেটিংসে, আপনি প্রদর্শনের জন্য চার্ট এবং রঙের ধরন নির্বাচন করতে পারেন।

5. প্রয়োজনীয় শীটে দ্রুত লাফ দিন

যদি ফাইলের ওয়ার্কশীটের সংখ্যা 10 ছাড়িয়ে যায়, তাহলে সেগুলি নেভিগেট করা কঠিন হয়ে পড়ে। স্ক্রিনের নীচের বাম কোণে শীট ট্যাব স্ক্রোল বোতামগুলির যেকোনো একটিতে ডান-ক্লিক করুন। বিষয়বস্তুর সারণী প্রদর্শিত হবে, এবং আপনি অবিলম্বে যেকোনো পছন্দসই শীটে যেতে পারেন।

6. সারিগুলিকে কলামে রূপান্তর করুন এবং এর বিপরীতে

আপনি যদি কখনও হাত দিয়ে সারি থেকে কলামে সেলগুলি সরাতে থাকেন, তাহলে আপনি নিম্নলিখিত কৌশলটির প্রশংসা করবেন:

1. পরিসীমা হাইলাইট করুন।
2. এটি অনুলিপি করুন (Ctrl + C) বা, মাউসের ডান বোতামে ক্লিক করে, "কপি" (অনুলিপি) নির্বাচন করুন।
3. যে ঘরে আপনি ডেটা পেস্ট করতে চান সেখানে ডান-ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে পেস্ট বিশেষ বিকল্পগুলির একটি নির্বাচন করুন - ট্রান্সপোজ আইকন। এক্সেলের পুরানো সংস্করণগুলিতে এই আইকনটি নেই, তবে আপনি পেস্ট স্পেশাল (Ctrl + Alt + V) ব্যবহার করে এবং ট্রান্সপোজ বিকল্পটি বেছে নিয়ে সমস্যাটি সমাধান করতে পারেন।

7. একটি ঘরে ড্রপ-ডাউন তালিকা

যদি কোনও কক্ষে অনুমোদিত সেট থেকে কঠোরভাবে সংজ্ঞায়িত মানগুলি প্রবেশ করানো হয় (উদাহরণস্বরূপ, শুধুমাত্র "হ্যাঁ" এবং "না" বা শুধুমাত্র কোম্পানি বিভাগের তালিকা থেকে ইত্যাদি), তাহলে এটি ব্যবহার করে সহজেই সংগঠিত করা যেতে পারে ড্রপ-ডাউন তালিকা।

1. এমন একটি সীমাবদ্ধতা থাকা উচিত এমন একটি ঘর (বা ঘরের একটি পরিসর) নির্বাচন করুন৷
2. "ডেটা" ট্যাবে "ভ্যালিডেশন" বোতামে ক্লিক করুন (ডেটা → ভ্যালিডেশন)।
3. ড্রপ-ডাউন তালিকায় "প্রকার" (অনুমতি দিন) বিকল্পটি "তালিকা" (তালিকা) নির্বাচন করুন।
4. "উৎস" ক্ষেত্রে, উপাদানগুলির রেফারেন্স ভেরিয়েন্ট ধারণকারী পরিসর নির্দিষ্ট করুন, যা পরবর্তীতে টাইপ করার সময় বাদ যাবে।

8. স্মার্ট টেবিল

আপনি যদি ডেটা সহ একটি পরিসর নির্বাচন করেন এবং "হোম" ট্যাবে "টেবিল হিসাবে ফর্ম্যাট করুন" (হোম → টেবিল হিসাবে ফর্ম্যাট) ক্লিক করুন, তাহলে আমাদের তালিকাটি একটি স্মার্ট টেবিলে রূপান্তরিত হবে যা অনেক দরকারী জিনিস করতে পারে:

1. এতে নতুন সারি বা কলাম যুক্ত হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রসারিত হয়।
2. প্রবেশ করা সূত্রগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পূর্ণ কলামে অনুলিপি করা হবে।
3. স্ক্রোল করার সময় এই জাতীয় টেবিলের শিরোনাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থির হয়ে যায় এবং এতে ফিল্টারিং এবং বাছাই করার জন্য ফিল্টার বোতাম অন্তর্ভুক্ত থাকে।
4. এই জাতীয় টেবিলে প্রদর্শিত ট্যাবে "ডিজাইন" আপনি স্বয়ংক্রিয় গণনার সাথে মোটের একটি সারি যোগ করতে পারেন।

9. স্পার্কলাইন

স্পার্কলাইন হল ক্ষুদ্রাকৃতির চার্ট যা আমাদের ডেটার গতিশীলতাকে কল্পনা করে এমন কক্ষগুলিতে আঁকা হয়। এগুলি তৈরি করতে, সন্নিবেশ ট্যাবে স্পার্কলাইন গোষ্ঠীতে লাইন বা কলাম বোতামে ক্লিক করুন। যে উইন্ডোটি খোলে সেখানে, মূল সংখ্যাসূচক ডেটা এবং যে কক্ষগুলি আপনি স্পার্কলাইনগুলি প্রদর্শন করতে চান তার সাথে পরিসরটি নির্দিষ্ট করুন৷

"ওকে" বোতামে ক্লিক করার পরে, মাইক্রোসফ্ট এক্সেল নির্দিষ্ট সেলগুলিতে সেগুলি তৈরি করবে। প্রদর্শিত "ডিজাইন" ট্যাবে, আপনি তাদের রঙ, টাইপ, সর্বনিম্ন এবং সর্বাধিক মান প্রদর্শন সক্ষম করতে এবং আরও কাস্টমাইজ করতে পারেন।

10. অসংরক্ষিত ফাইল পুনরুদ্ধার করুন

কল্পনা করুন: আপনি যে প্রতিবেদনটি নিয়ে দিনের শেষ অর্ধেক সময় কাটাচ্ছেন সেটি বন্ধ করেছেন এবং ডায়ালগ বক্সে "ফাইলে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন?" হঠাৎ কোনো কারণে আপনি "না" টিপুন। অফিস আপনার হৃদয় বিদারক চিৎকার ঘোষণা করে, কিন্তু অনেক দেরি হয়ে গেছে: শেষ কয়েক ঘণ্টার কাজ শেষ হয়ে গেছে।

আসলে, পরিস্থিতি সংশোধন করার একটি সুযোগ আছে। আপনার যদি এক্সেল 2010 থাকে, তাহলে "ফাইল" → "সাম্প্রতিক" (ফাইল → সাম্প্রতিক) এ ক্লিক করুন এবং স্ক্রিনের নীচের ডানদিকে কোণায় "অসংরক্ষিত ওয়ার্কবুক পুনরুদ্ধার করুন" বোতামটি খুঁজুন।

এক্সেল 2013-এ, পথটি কিছুটা আলাদা: ফাইল → বিশদ বিবরণ → সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ → ফাইল - বৈশিষ্ট্য - অসংরক্ষিত ওয়ার্কবুকগুলি পুনরুদ্ধার করুন৷

এক্সেলের পরবর্তী সংস্করণগুলিতে, ফাইল → তথ্য → ওয়ার্কবুক ব্যবস্থাপনা খুলুন।

মাইক্রোসফ্ট অফিসের অন্ত্র থেকে একটি বিশেষ ফোল্ডার খুলবে, যেখানে সমস্ত তৈরি বা পরিবর্তিত, কিন্তু অসংরক্ষিত বইগুলির অস্থায়ী কপিগুলি এই ক্ষেত্রে সংরক্ষণ করা হয়।

11. পার্থক্য এবং কাকতালীয়তার জন্য দুটি পরিসরের তুলনা

কখনও কখনও Excel এ কাজ করার সময়, আপনাকে দুটি তালিকা তুলনা করতে হবে এবং দ্রুত আইটেমগুলি খুঁজে বের করতে হবে যা একই বা ভিন্ন। এখানে এটি করার দ্রুততম, সবচেয়ে স্বজ্ঞাত উপায় রয়েছে:

1. উভয় তুলনামূলক কলাম নির্বাচন করুন (Ctrl কী ধরে রাখুন)।
2. হোম ট্যাব → কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং → হাইলাইট সেল রুলস → ডুপ্লিকেট মান নির্বাচন করুন।
3. ড্রপডাউন তালিকা থেকে অনন্য বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

12. প্রয়োজনীয় মানগুলির জন্য গণনার ফলাফলের নির্বাচন (সামঞ্জস্য)

আপনি যে আউটপুট চান তা পেতে আপনি কি কখনও আপনার এক্সেল গণনার ইনপুট মানগুলিকে টুইক করেছেন? এই মুহুর্তে আপনি একজন পাকা আর্টিলারিম্যানের মতো অনুভব করেন: "আন্ডারশুট - ওভারফ্লাইট" এর মাত্র কয়েক ডজন পুনরাবৃত্তি - এবং এটি এখানে, দীর্ঘ প্রতীক্ষিত আঘাত!

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল আপনার জন্য এটি দ্রুত এবং আরও সঠিকভাবে করতে পারে। এটি করার জন্য, "ডেটা" ট্যাবে "কী হলে" বোতামে ক্লিক করুন এবং "প্যারামিটার নির্বাচন" কমান্ডটি নির্বাচন করুন (ঢোকান → কী যদি বিশ্লেষণ → লক্ষ্য অনুসন্ধান)। প্রদর্শিত উইন্ডোতে, যে ঘরটি আপনি পছন্দসই মান, পছন্দসই ফলাফল এবং যে ইনপুট সেলটি পরিবর্তন করতে চান নির্বাচন করতে চান সেটি নির্দিষ্ট করুন৷ "ওকে" এ ক্লিক করার পর এক্সেল 0, 001 এর নির্ভুলতার সাথে প্রয়োজনীয় মোট খুঁজে পেতে 100টি পর্যন্ত "শট" চালাবে।