"ভদ্রতা শব্দ নয়।" ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে এত ভণ্ডামি কেন এবং কীভাবে তা থেকে মুক্তি পাওয়া যায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

কেন আমাদের ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়মগুলির প্রয়োজন এবং কীভাবে কথোপকথনের জন্য আন্তরিক উদ্বেগ প্রকাশিত হয়েছে - ম্যাক্সিম ইলিয়াখভ এবং লিউডমিলা সারচেভা "ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নতুন নিয়ম" বইয়ের অধ্যায়ে, যা এখনও বিক্রি হয়নি।

কাজের চিঠি একটি বেদনাদায়ক. আমরা একটি সমীক্ষা পরিচালনা করেছি যেখানে আমাদের গ্রাহকরা আমাদের বলেছে যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে তাদের কী বিরক্ত করে। আমরা কত উত্তর পেয়েছি! লোকেরা একই জিনিস দ্বারা ক্ষুব্ধ হয়েছিল: এই সমস্ত শব্দগুলি ASAP এবং FYI, ইচ্ছাকৃত কর্মকর্তাত্ব এবং একজন "সহকর্মীর আবেদন", নির্দেশাবলী "জরুরী!" চিহ্নিত করা হয়েছে। এবং দীর্ঘ, অসংলগ্ন অক্ষর। আপনি যদি এটি গভীরভাবে তাকান, তাহলে দেখা যাচ্ছে যে মানুষ অসম্মানে ক্ষুব্ধ।

অসম্মান হল এমন সবকিছু যা কথোপকথনের প্রতি অবহেলা বা অমনোযোগিতা দেয়। একটি ফাইল সংযুক্ত করতে ভুলে গেছেন - অসম্মান। নামে ভুল করাটাও অসম্মানজনক। "জরুরী" বিষয় সহ চিঠিগুলি আবার অসম্মানজনক, এবং কী অসম্মান। আপনি যদি এই সব ঠিক করেন, এবং তারপর একটু যত্ন যোগ করেন, তাহলে আপনি একটি ইমেল পাবেন যা প্রাপক উত্তর দিতে চান।

আপনাকে চিঠির প্রতি শ্রদ্ধা ও যত্ন নিতে শিখতে হবে, কারণ ব্যবসায়িক যোগাযোগে একটি ভিন্ন ঐতিহ্য গড়ে উঠেছে: ক্লিচের সাথে, ভদ্র শব্দে এবং আনুষ্ঠানিকভাবে লিখতে। কিন্তু এই ঐতিহ্যের সাথে স্বাভাবিক মানুষের সম্পর্কের কোন সম্পর্ক নেই। তাই এটা পরিবর্তন করার সময়.

আপনি তাদের বেবিসিট করতে হবে না

যখন আমরা কোর্সে সম্মান এবং যত্ন নিয়ে কথা বলি, তখন সবসময় এমন কেউ থাকে যে বলে, “আসলে, আমার জন্য ডেটা পাওয়া তাদের কাজ! আমি তাদের এর জন্য অর্থ প্রদান করি এবং এখনও তাদের প্রতি সম্মান দেখাতে যাচ্ছি না!

সব ঠিক আছে। এই বইয়ের সবকিছু ঐচ্ছিক। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে এতগুলি বাধ্যতামূলক অংশ নেই। "দেখুন" শব্দটি সহ বসের একটি চিঠি ঠিক সেই সাথে কাজ করবে "সংযুক্ত নথিতে মনোযোগ দিন" একটি দীর্ঘ অনুরোধ। ব্যবসায়িক চিঠিপত্র প্রথমত একটি বিষয়, এবং শুধুমাত্র তারপর একটি সম্পর্ক।

লোকেরা এমন কাজগুলিতে আসে যা তারা প্রতিদিন ঘৃণা করে এমন কার্য সম্পাদন করার জন্য যা তারা বোঝে না, বসদের কাছ থেকে যা তারা ঘৃণা করে। বিশ্ব সম্মান ছাড়াই কাজ করে।

আরেকটি বিষয় হ'ল আমরা সাধারণ চিঠির চেয়ে সম্মানের চিঠিগুলিতে অনেক ভাল প্রতিক্রিয়া জানাই। আমরা দ্রুত উত্তর দিই, আরও "চালু" করি, অ-মানক সমাধানগুলি সন্ধান করি, আনন্দের সাথে কাজ করি, কম ক্লান্ত হই এবং ফলস্বরূপ, আরও উত্পাদনশীল হয়ে উঠি। এর মানে এই নয় যে আমরা খারাপভাবে লেখা চিঠিগুলিকে উপেক্ষা করি। অবশ্যই না. এটা একটা কাজ। এটি কর্মীদের সন্ত্রাস বা ভাল মনোভাব নিয়ে অনুপ্রাণিত করার সমান। ভালো মনোভাব কাজ করে, কিন্তু সন্ত্রাসও কাজ করে। যখন বস তার অধীনস্থদের দিকে চিৎকার করে, এবং গ্রাহক অভিনয়কারীকে অপমান করে, প্রায়শই তারা উভয়েই কার্য সম্পাদন করে।

আরেকটি আকর্ষণীয় বাক্যাংশ হল "সম্মান দেখানো।" সম্মানকে চিত্রিত করা যায় না, কারণ এটি কোনও ব্যক্তির বাহ্যিক প্রকাশ নয়, এটি একটি অভ্যন্তরীণ অবস্থা। যখন একজন ব্যক্তি নিজেকে সম্মান করে, তখন সে অন্যদের সাথে একইভাবে আচরণ করে - এটি নিজেই ঘটে। আমরা নিশ্চিত: যেহেতু আপনি এই বইটি আপনার হাতে ধরে আছেন, আপনার কোন সমস্যা নেই।

নিজের এবং অন্যদের সম্মানের সাথে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের মান আছে

সংস্থাগুলির সত্যিই ব্যবসায়িক যোগাযোগের মান রয়েছে: প্রতিবেদনের ফর্ম, প্রতিষ্ঠিত টার্নওভার এবং পেশাদার ভাষা। আমরা নিয়ম পুনর্লিখন করার ভান করি না। বিপরীতে: যদি এমন মান থাকে যা আপনাকে দ্রুত লিখতে সহায়তা করে, তবে এটি দুর্দান্ত। তবে নিয়ম সম্পর্কে কিছু জিনিস জানা আছে।

কোম্পানির মধ্যে গৃহীত সমস্ত নিয়ম এর বাইরে কাজ করবে না। অভ্যন্তরীণ অপবাদ, একটি অনুলিপিতে অর্ধেক কোম্পানি রাখার অভ্যাস এবং চিরন্তন FIY - এইগুলি ইতিমধ্যে কর্পোরেশনের সাথে কাজ করা লোকেদের মধ্যে উপাখ্যানের থিম। তারা এগুলোকে "অফিস মিরকাট" বলে। অনুমান করুন কেন.

একজন ব্যক্তির জন্য যা সুবিধাজনক তা প্রাপকের জন্য সবসময় সুবিধাজনক নয়।উদাহরণস্বরূপ, একটি ক্লায়েন্ট সঙ্গে একটি দীর্ঘ চিঠিপত্র আছে. ম্যানেজার একজন টেকনিশিয়ানকে জড়িত করার সিদ্ধান্ত নেন। তিনি ফরওয়ার্ডে ক্লিক করেন, লেখেন “দেখুন। চিঠিপত্র”, ক্লিক করে “পাঠান”। এটা ম্যানেজারের জন্য খুবই সুবিধাজনক।

এবং বিশেষজ্ঞকে এখন সমস্ত চিঠি পড়তে হবে, "সম্মানিত সহকর্মী" এর অন্তহীন লাইনটি সাজাতে হবে এবং "সেগুলিকে আপনার নজরে আনতে হবে।" ম্যানেজার আরামদায়ক, কিন্তু প্রযুক্তিবিদ নন। ম্যানেজার চিঠিপত্র থেকে একটি উদ্ধৃতি প্রস্তুত করতে পারে বা প্রশ্নের সাথে শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় টুকরো পাঠাতে পারে এবং তারপর বিশেষজ্ঞ আরামদায়ক হবেন। এটা কি কাজের কর্মক্ষমতা প্রভাবিত করবে? আর শয়তানই জানে। সম্ভবত না: একজন প্রযুক্তিবিদ এই ধরনের চিঠির উত্তর দিতে বাধ্য। শপথ করে উত্তর দাও।

মান সম্পর্কে কথা বলা তখনই উপযোগী যখন তারা আপনাকে এবং প্রাপককে একটি সাধারণ লক্ষ্যের দিকে পরিচালিত করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কোম্পানিতে একটি চমত্কার বিক্রয় পিচ টেমপ্লেট থাকে যা আপনার গ্রাহকদের তাদের গালে আনন্দের অশ্রু ফেলে, দুর্দান্ত, এটি ব্যবহার করুন।

ভদ্রতা শব্দ নয়

থেকে: ভ্লাদিমির ইওনভ

থিম: শুভ নববর্ষ এবং মেরি ক্রিসমাস! (আজকের জন্য ইতিমধ্যেই দশম অভিনন্দন!!!)

শুভ দিন!

আমি এই বছর ফলপ্রসূ সহযোগিতার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ জানাতে চাই এবং আপনাকে শুভ নববর্ষ এবং মেরি ক্রিসমাস কামনা করছি!

আমি আপনাকে একটি ভাল ছুটি কামনা করি যাতে কাজে ফিরে আসা আনন্দদায়ক হয়। আমি আপনাকে এবং আপনার পরিবারের স্বাস্থ্য এবং আমাদের কঠিন ব্যবসায় সুখ এবং সাফল্য কামনা করি। (কেন আপনি আমার পরিবারে হস্তক্ষেপ করছেন, হাহ?)

আমি পরের বছর আরও অসামান্য ফলাফল আশা করি। আমি এই বছরের ফলাফলের গুরুত্বকে ছোট করতে চাই না, তবে সবসময় আরও বেশি করার জন্য প্রচেষ্টা করা গুরুত্বপূর্ণ! এটি সত্যিই উল্লেখযোগ্য উচ্চতা অর্জনের একমাত্র উপায়। আপনি এবং আমি কি এই কামনা করি. হুররে! (জীবন পাঠের জন্য ধন্যবাদ, ওহ সেন্সি!)

আপনার ব্যবসার যত্ন নেওয়া, মান নিয়ন্ত্রণ দলের নেতা

ভ্লাদিমির ইওনভ (আমি নিজেই আমার ব্যবসার যত্ন নেব, ধন্যবাদ।)

ভদ্র হওয়া ভদ্র শব্দ লেখার মত নয়। বিপরীতভাবে: যত বেশি শব্দ, চিঠিটি তত বেশি বিরক্তিকর হতে পারে, বিশেষত যদি ভদ্রতা কার্ডবোর্ড হয়। সত্যিকারের ভদ্রতা কথোপকথনের যত্ন নেওয়ার মধ্যে নিজেকে প্রকাশ করে।

উপরের চিঠিটি একটি শুভ নববর্ষ। এটি খুব ভদ্র দেখাচ্ছে: অংশীদার অভিনন্দন জানিয়েছেন, পরিবারের স্বাস্থ্য কামনা করেছেন এবং তাদের সহযোগিতার জন্য ধন্যবাদ জানিয়েছেন। কিন্তু এটি বিরক্তিকর কারণ এটি যত্নহীন এবং ভণ্ডামি দিয়ে পরিপূর্ণ বলে মনে হয়।

যত্ন শব্দে নয়, বার্তায় দেখানো হয়েছে: যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এবং অপ্রয়োজনীয় শব্দ ছাড়াই লিখুন; পাঠকের সময় নষ্ট করবেন না; একটি নিরপেক্ষ, শান্ত স্বরে লেগে থাকুন; সাধারণভাবে, অন্যদের উপকার করুন, এবং শুধুমাত্র আপনার চোখের সামনে তাঁত না.

আরও বড় উদ্বেগের বিষয় হল অপ্রয়োজনীয়ভাবে চিঠি না লেখা। শুভ নববর্ষের প্রয়োজন নেই। কথোপকথনকারী আমাদের সময় নষ্ট না করলে ভাল হবে।

সৌজন্য এবং স্বাস্থ্যবিধি সাধারণত স্বীকৃত ফর্ম আছে. আপনি সম্ভবত তাদের চেনেন, তাই আসুন শুধু মূল বিষয়গুলি নিয়ে যাই। এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে ভদ্রতা কথায় নয় - এটি সর্বদা একটি মনোভাবের মধ্যে থাকে।

হ্যালো!

ডুবারি ক্রিম স্যুপ মেনু থেকে আপনি কী অনুমান করেছেন তা আমি আপনার ওয়েবসাইটে পড়েছি। এটা খুবই দুঃখজনক খবর, কারণ আমি প্রতিদিন আপনার বাড়িতে দুপুরের খাবার খেতে যাই এবং সপ্তাহে দুই বা তিনবার অর্ডার করি। এবং এখন আমি এটির সাথে কী প্রতিস্থাপন করব তাও জানি না। বাকিটা আমার তেমন ভালো লাগে না। অন্য কিছু অপসারণ করা ভাল হবে।

ভ্যালেরিয়া এন।

হ্যালো ভ্যালেরিয়া!

আমরা সবাই এখানে, অবশ্যই, ভয়ঙ্করভাবে দুঃখিত যে আপনি স্যুপ সম্পর্কে এত বিরক্ত ছিলেন। ডুবারি ক্রিম একটি অপ্রিয় খাবার। দুর্ভাগ্যবশত, আমাদের প্রতিষ্ঠানের নীতি একটি পৃথক পদ্ধতির জন্য প্রদান করে না - একমাত্র ক্লায়েন্ট যা পছন্দ করে তা রান্না করার জন্য। অতএব, আমরা নতুন স্যুপের পক্ষে মেনু থেকে দুবারিস ক্রিম সরিয়ে দিয়েছি। দুঃখিত!

শুভ কামনা, ওলগা, রেস্টুরেন্ট প্রশাসক

ক্লায়েন্ট রেস্টুরেন্টের মেনু থেকে অনুপস্থিত স্যুপ পছন্দ করেননি। তিনি একটি চিঠি লিখেছিলেন, এবং তারা তার উত্তর দিয়েছিল: ভদ্রতার সব রূপ আছে, কিন্তু এই ভদ্রতা বাস্তব নয়। এই চিঠির অর্থ হল "আমরা আপনার সম্পর্কে চিন্তা করি না।" এটি একটি আনুষ্ঠানিক উত্তর।

একটি চিঠি নম্র করার জন্য, আপনাকে উদ্বেগ দেখাতে হবে: এই জাতীয় সিদ্ধান্তের কারণ সম্পর্কে কথা বলুন, বিকল্পগুলি অফার করুন, তার মতামতের গুরুত্ব দেখান।এটি গুরুত্বপূর্ণ যে কারণগুলি সৎ: "এটি আমাদের জন্য লাভজনক নয়" - এটি রেস্টুরেন্টের স্বাভাবিক অবস্থান।

ভ্যালেরিয়া, লেখার জন্য ধন্যবাদ! আমরা খুবই দুঃখিত. Dubary's ক্রিম গ্রাহকদের কাছে অজনপ্রিয় ছিল, তাই আমাদের এটিকে মেনু থেকে সরিয়ে নিতে হয়েছিল। এটি সপ্তাহে ছয় থেকে আট বার অর্ডার করা হয়েছিল (আপাতদৃষ্টিতে, এটি আপনি ছিলেন), এবং আমাদের বেশিরভাগ পণ্য ফেলে দিতে হয়েছিল, আমাদের জন্য এই অবস্থানটি অলাভজনক ছিল।

আমি বুঝতে পারি যে আপনার প্রিয় খাবারটি মেনু থেকে অদৃশ্য হয়ে গেলে এটি দুঃখজনক। দুবারিস ক্রিমের পরিবর্তে আমরা নতুন তৈরি করতে শুরু করি। আমাদের এখন কী আছে তা দেখুন:

• শ্যাম্পিননস, ফুলকপি এবং পোরসিনি মাশরুমের ক্রিম স্যুপ - এটি স্বাদ এবং ধারাবাহিকতায় ডুবারি ক্রিমের কাছাকাছি;
• মাগরেব টমেটো স্যুপ সম্পূর্ণ ভিন্ন, কিন্তু খুব সুস্বাদু;

• ক্রিম সহ ব্রকলি এবং কুমড়া পিউরি স্যুপ - এটি ক্রিমি,

  ডুবারি ক্রিমের মতো, তবে আপনাকে ব্রকলি পছন্দ করতে হবে:-)

ওলগা, রেস্টুরেন্ট প্রশাসক।

P. S. নিয়মিত দুপুরের খাবারের জন্য আমাদের সাথে দেখা করার জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ। পরের বার, আপনি যখন আমাদের সাথে থাকবেন, চুপচাপ ওয়েটারকে বলুন "আমি সিজারকে ঘৃণা করি", আপনি শেফের কাছ থেকে একটি প্রশংসা পাবেন:-)

ভাণ্ডার বা মেনু সম্পর্কে আপনার যদি কোনও পরামর্শ থাকে তবে নির্দ্বিধায় আমাকে লিখুন - আমাদের নিয়মিত অতিথিদের মতামত আমাদের দলের জন্য খুব গুরুত্বপূর্ণ।

একটি পৃথক চিঠিতে ধন্যবাদ

প্রতি: অ্যালেক্সি নোভিক

বিষয়: একজন গ্রাহককে কল করুন

লিওশা, হ্যালো!

গতকাল, আপনার শনি ক্লায়েন্ট সিস্টেমে অক্ষম অ্যাক্সেস পেয়েছে। আমরা তার আগে এটি লক্ষ্য করেছি এবং সবকিছু ঠিক করেছি, আমরা আপনাকে বিরক্ত করিনি। কিন্তু সিঙ্ক্রোনাইজেশনে একটি সমস্যা হতে পারে, এবং শুধুমাত্র ক্লায়েন্ট নিজেই এটি দেখতে পারেন।

তাকে কল করুন, অনুগ্রহ করে, সবকিছু ঠিক আছে কিনা তা খুঁজে বের করুন।

কিউশা আর.

প্রতি: Ksenia Rybalchenko

বিষয়: পুনঃ: গ্রাহককে কল করুন

গৃহীত! (এটি স্বাভাবিক, প্রাপক শান্ত।)

লিওশা

প্রতি: আলেক্সি

বিষয়: পুনঃ: গ্রাহককে কল করুন

ধন্যবাদ! (এবং এটি একটি অপ্রয়োজনীয় বিভ্রান্তি।)

কিউশা আর.

আপনার সহকর্মীদের ধন্যবাদ জানানো ভালো। তবে আপনি যদি চিঠিতে একটি শব্দ "ধন্যবাদ" লেখেন, তবে আমরা সহকর্মীর উপর অপ্রয়োজনীয় কাজের বোঝা চাপিয়ে দেব: আপনাকে চিঠিটি মেলবক্সে দেখতে হবে, খুলুন, বন্ধ করুন, মুছুন। কৃতজ্ঞতার পরিবর্তে, আপনি অতিরিক্ত কাজ পান।

আপনি যদি সত্যিই একজন সহকর্মীকে ধন্যবাদ জানাতে চান তবে ব্যক্তিগতভাবে এটি হাসিমুখে করা ভাল। আপনি যদি ব্যক্তিগতভাবে সফল না হন তবে আপনি সত্যিই ধন্যবাদ জানাতে চান, চিঠিতে অতিরিক্ত উপকরণ বা উপহার যোগ করা অর্থবোধ করে।

উপরের উদাহরণে, সর্বোত্তম বিকল্পটি হল শেষ ধন্যবাদ চিঠিটি না লেখা। তবে আসুন অন্য পরিস্থিতি নেওয়া যাক: আমরা একজন রেস্তোরাঁর ব্যবস্থাপক, এবং একজন বন্ধু আপনার সাথে বিনামূল্যের কাজের বিষয়ে পরামর্শ করেছে। একটি ভাল ধন্যবাদ আপনি এই মত হতে পারে:

অবশ্যই, এটি প্রয়োজনীয় নয়: যখন তারা আমাদের আগ্রহহীনভাবে সাহায্য করতে প্রস্তুত থাকে, তখন কেউ বিনিময়ে উপহার আশা করে না। তবে, আপনি যদি এটি করেন তবে ব্যক্তিটি খুশি হবে।

পাঠকের জন্য উপহারটি ব্যবহার করার জন্য এটি সুবিধাজনক করে তোলার জন্য মনোযোগ দেওয়ার মতো একমাত্র জিনিস। আপনি যদি একটি অসুবিধাজনক সময়ে একটি কুরিয়ার ধরতে হয়, এটা তাই-তাই. অথবা 10 হাজার বা তার বেশি ক্রয়ের জন্য 500 ₽ ছাড়ের জন্য একটি প্রচারমূলক কোডও একটি দুর্বল উপহার।

সবচেয়ে খারাপ হল প্যারাসুট জাম্পের জন্য শুধুমাত্র একটি প্রচারমূলক কোড, যার জন্য আপনাকে রবিবার ভোর পাঁচটায় ট্রেনে যেতে হবে এবং প্যারাসুটের জন্য অতিরিক্ত অর্থ প্রদান করতে হবে।