কীভাবে অকেজো কার্যকলাপে সময় নষ্ট করা বন্ধ করা যায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আরও উত্পাদনশীল হতে, নিজেকে মনোনিবেশ করতে বাধ্য করবেন না। শুধু আপনার কাজের দিন ছোট সমন্বয় করুন.

1. যতটা সম্ভব কম মিটিং পরিচালনা করুন

আমরা সপ্তাহে মিটিংয়ে চার ঘণ্টা পর্যন্ত ব্যয় করি। এর অর্ধেকেরও বেশি সময় নষ্ট। যদি আপনি পারেন, মিটিং সংখ্যা কমাতে চেষ্টা করুন.

• অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা বিবেচনা করুন। নিরাপদে থাকার জন্য সহকর্মীদের একটি মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানাবেন না। তাদের আরও ভালভাবে তাদের কাজগুলি করতে তাদের সময় ব্যয় করতে দিন।
• মুখোমুখি কথোপকথন প্রায়ই মিটিংয়ের জন্য একটি ভাল বিকল্প হতে পারে। প্রথমে দায়িত্বশীল কর্মচারীর সাথে প্রকল্পের বিস্তারিত আলোচনা করা এবং শুধুমাত্র তারপর পুরো দলের কাছে ধারণাটি উপস্থাপন করা অনেক সহজ।
• একটি আনুষ্ঠানিক বৈঠকের সময়সূচী বা যোগদানের আগে, আপনি আপনার সহকর্মীদের সাথে কোন তথ্য শেয়ার করতে চান তা সাবধানে বিবেচনা করুন। প্রায়শই, মৌলিক তথ্যগুলি অন্য কোনও উপায়ে যোগাযোগ করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, একটি নথির সাথে লিঙ্ক করে, একটি চ্যাটে লিখে, এমনকি এক কাপ কফির উপর মৌখিকভাবে এটি পাস করে। তারপর কর্মীরা তাদের কর্মপ্রবাহ ব্যাহত না করে আপনার তথ্যের প্রতিক্রিয়া জানাতে সক্ষম হবে।

2. সহকর্মীদের সাথে মিথস্ক্রিয়া পরিবর্তন করুন

অবশ্যই, সহযোগিতা সাধারণত উত্পাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করে। কিন্তু এটা যে সহজ না. তথ্য অনুযায়ী, প্রতিটি কর্মী প্রতি ঘন্টায় গড়ে সাতবার বিভ্রান্ত হয়। এবং এই বিভ্রান্তির 80% ছোট, তুচ্ছ জিনিস।

অতএব, আপনার মনের সাথে সাথে একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে, আপনার সহকর্মীদের বিভ্রান্ত করার জন্য তাড়াহুড়ো করবেন না। একটি তালিকা তৈরি করুন, এবং তারপর কর্মচারী মুক্ত হলে একবারে সব জিজ্ঞাসা করুন। উপরন্তু, এটা প্রায়ই ঘটে যে কিছু সময়ের পরে আমরা নিজেরাই আমাদের প্রশ্নের উত্তর খুঁজে পাই বা বুঝতে পারি যে প্রথম তিনটি প্রশ্ন আমাদেরকে এক বড় চতুর্থ দিকে নিয়ে গেছে।

আপনি যদি বিভ্রান্ত হন তবে আপনাকে সহকর্মীদের সাথে জটিল যোগাযোগ ডিজাইন করতে হবে না। উদাহরণস্বরূপ, হেডফোন পরা সাধারণত বিরক্ত না করার সংকেত দিতে যথেষ্ট। যদি এটি কাজ না করে, তবে অফিসের অন্য অংশে যাওয়ার চেষ্টা করুন যেখানে আপনি বিরক্ত হবেন না। বেশিরভাগ সহকর্মী এই সংকেতগুলিতে অভ্যস্ত হয়ে যাবে এবং আপনি যখন ব্যস্ত থাকবেন তখন আপনাকে বিরক্ত করবে না।

3. ইমেল প্রবাহ হ্রাস করুন

সমস্যাটি ইমেলের সাথে নয়, তবে আমরা কীভাবে এটি ব্যবহার করি তা নিয়ে। যেখানে আগের ইমেইলে প্রচুর পরিমাণে তথ্য থাকত, এখন সেগুলি এসএমএসের মতো হয়ে গেছে। একটি সাধারণ চিঠিতে এখন 5 থেকে 43টি শব্দ থাকে - সংক্ষিপ্ত তথ্য এবং সহজ ফলো-আপ প্রশ্ন। এই ধরনের চিঠিগুলি আপনার ইনবক্সে দ্রুত সংখ্যাবৃদ্ধি করে, আক্ষরিক অর্থে আপনাকে অপঠিত বার্তাগুলির স্রোতে ডুবিয়ে দেওয়ার হুমকি দেয়।

একটি ইমেল পাঠানোর আগে, তথ্য প্রেরণের অন্য পদ্ধতি ব্যবহার করা আরও সুবিধাজনক হবে কিনা তা বিবেচনা করুন।

উদাহরণস্বরূপ, বিভিন্ন তাত্ক্ষণিক বার্তাবাহকের সাহায্যে, আপনি দ্রুত সংক্ষিপ্ত বার্তা পাঠাতে পারেন এবং ই-মেইল চাপিয়ে দেওয়া অপ্রয়োজনীয় আনুষ্ঠানিকতা ছাড়াই তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন। এবং উন্মুক্ত অ্যাক্সেস সহ নথিগুলিতে মন্তব্যগুলিতে, অনেক লোক তাদের সহকর্মীদের মেলবক্সগুলিকে বিশৃঙ্খল না করে একটি প্রকল্পের জন্য তাদের প্রস্তাবগুলি অবিলম্বে ছেড়ে যেতে পারে।

4. বাড়ি থেকে কাজ করুন এবং পর্যাপ্ত ঘুম পান

একটি ভাল বিশ্রামরত কর্মচারী প্রায়ই ছয় ঘন্টার মধ্যে একটি ঘুমন্ত কর্মচারীর চেয়ে বেশি কাজ করে দশ ঘন্টার মধ্যে। অতএব, বাড়ি থেকে কাজ করা অনেকের জন্য আদর্শ বিকল্প হয়ে উঠছে। এবং যোগাযোগের আধুনিক মাধ্যমগুলির জন্য ধন্যবাদ, কোনও সমস্যা সমাধানের জন্য কর্মচারীদের একই ঘরে থাকতে হবে না।

পরিবহনে কয়েক ঘন্টা ব্যয় করার প্রয়োজন থেকে নিজেকে মুক্ত করে, আপনি পর্যাপ্ত ঘুম পেতে পারেন এবং এটি উত্পাদনশীলতার উপর ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে।

অবশ্যই, কার্যকলাপের কিছু ক্ষেত্রে, সহকর্মীদের সাথে ঘনিষ্ঠ যোগাযোগ প্রয়োজন, তবে বাড়িতে কাটানো সপ্তাহে এক বা দুই কার্যদিবস যে কোনও পেশার প্রতিনিধিদের জন্য দরকারী হবে। এটি আপনাকে আপনার নিজের প্রকল্পে ফোকাস করার এবং শুধু ঘুমানোর সুযোগ দেবে। মূল বিষয় হল একটি সাপ্তাহিক ছন্দ খুঁজে বের করা যা আপনার এবং আপনার দলের জন্য উপযুক্ত।

5. ঘন ঘন বিরতি নিন।

বিরতিগুলি কাজের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। যাইহোক, কার্যকলাপের একটি সাধারণ পরিবর্তন প্রায়ই যথেষ্ট নয়। রিচার্জ করতে, আপনাকে প্রতি দেড় ঘন্টা পর টেবিল থেকে উঠতে হবে।

দীর্ঘ বিরতি, যেমন বন্ধুদের সাথে দুপুরের খাবার বা হাঁটা, সৃজনশীল ব্যক্তিদের জন্য সহায়ক। একটি অনুৎপাদনশীল বিকেলকে একটি সৃজনশীল অগ্রগতিতে পরিণত করতে এই বিরতিটিই লাগে৷

প্রতি আধা ঘণ্টায় কয়েক মিনিট বিভ্রান্ত হলে আপনি বিশ্রাম পাবেন না। দিনে কয়েকবার অন্তত দশ মিনিটের জন্য আপনার কর্মস্থল ত্যাগ করা ভাল।

যদিও এই বিরতিগুলি আসলে আপনার কাজের ঘন্টার সংখ্যা হ্রাস করবে, আপনি বাকি সময় আরও দক্ষ হবেন। একটি সত্যিকারের উত্পাদনশীল কাজের দিন শুধুমাত্র বিশ্রাম এবং পুনরুদ্ধার দ্বারা সম্ভব।