কীভাবে কার্যকরভাবে জীবনে জিটিডি সিস্টেম প্রয়োগ করবেন

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

একটি ধাপে ধাপে পরিকল্পনা, যা অনুসরণ করে আপনি সহজেই আপনার জীবনে এই উত্পাদনশীলতা কৌশলটি প্রয়োগ করতে পারেন, অগ্রাধিকার সেট করতে পারেন এবং সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলির জন্য সময় বের করতে সক্ষম হন।

এই উপাদানটি "" নিবন্ধের ধারাবাহিকতা। প্রথমত, এটির সাথে নিজেকে পরিচিত করা মূল্যবান, যেহেতু ব্যবহৃত অনেক ধারণা সেখানে বিশদভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

এই নিবন্ধটি বাস্তব জীবনে কিভাবে GTD প্রয়োগ করতে হয় তার একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা। লেখার সময়, আমি নিম্নলিখিত নীতিগুলি মেনে চলেছি:

• বহুমুখিতা। এখানে বর্ণিত ধারণাগুলি সর্বজনীন, এবং তাদের সাহায্যে প্রত্যেকে নিজের জন্য একটি GTD সিস্টেম তৈরি করবে যা ঠিক যে পরিষেবাগুলিতে তারা অভ্যস্ত সেগুলির সাথে কাজ করবে৷
• সরলতা। সিস্টেমটি স্বজ্ঞাতভাবে ব্যবহার করা সহজ হওয়া উচিত। ন্যূনতম সময় এবং শক্তি তথ্য প্রবেশ এবং প্রক্রিয়াকরণের পাশাপাশি পরবর্তী পদক্ষেপগুলির পরিকল্পনা করার জন্য ব্যয় করা উচিত। কেবল তখনই সিস্টেমটি দীর্ঘমেয়াদে এবং দীর্ঘ বিরতির পরেও কাজ করবে: উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি এক মাসের জন্য ছুটিতে যান, তারপরে আপনি ফিরে আসার পরে, আপনি ব্যবসা পরিচালনার জন্য আপনার দৃষ্টিভঙ্গি পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম হবেন।
• নির্ভরযোগ্যতা। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল আপনার সিস্টেমে আত্মবিশ্বাসী হওয়া, যথা, আপনি পরিকল্পিত কিছু ভুলে যাবেন না, কারণ আপনি সঠিক সময়ে একটি অনুস্মারক দেখতে পাবেন।
• কী গুরুত্বপূর্ণ তার উপর মনোযোগ। সিস্টেমটি আপনাকে এই মুহুর্তে যা করছেন এবং দীর্ঘমেয়াদে গুরুত্বপূর্ণ সেগুলির উপর ফোকাস করতে সহায়তা করবে।
• আনন্দ। কেস এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনাকে আনন্দ দিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি আপনার ফোনটি হাতে নিয়ে একটি কঠিন দিন কাজের পরে সোফায় শুয়ে থাকেন, তখন আপনি তালিকা থেকে সম্পূর্ণ কাজগুলি অতিক্রম করেন এবং এটি থেকে সত্যিকারের আনন্দ পান। বিশেষ করে যখন এটি এখনও আপনার উত্পাদনশীলতা গ্রাফের বৃদ্ধি দ্বারা কল্পনা করা হয়।

GTD সিস্টেমের 5টি প্রধান পর্যায়

পর্যায় 1. তথ্য সংগ্রহ

একেবারে সমস্ত ক্ষেত্রে সংগ্রহ করা প্রয়োজন, এমনকি ক্ষুদ্রতমগুলিও, তারপরে আমাদের চেতনা বিশুদ্ধ হবে এবং আমরা যতটা সম্ভব উত্পাদনশীলভাবে কাজ করব।

এই কারণেই স্ট্যান্ডার্ড করণীয় তালিকাগুলি কাজ করে না, কারণ বেশিরভাগ লোকেরা প্রায়শই কেবলমাত্র সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি রেকর্ড করে এবং শত শত কাজ যা এত গুরুত্বপূর্ণ নয় সেগুলি মোটেই বিবেচনায় নেওয়া হয় না। কিন্তু এটি অবিকল এই ধরনের ছোট কাজ, নিয়মিত নিজেদের মনে করিয়ে দেয়, যা মস্তিষ্কের সম্পদের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ ব্যবহার করে এবং অতিরিক্ত অভিজ্ঞতা তৈরি করে যা ক্লান্তি এবং চাপের দিকে পরিচালিত করে।

জিটিডি সিস্টেমের একটি গুরুত্বপূর্ণ নীতি হল আপনার মাথা থেকে সমস্ত কাজ সম্পূর্ণরূপে আনলোড করা এবং সেগুলিকে একটি নির্ভরযোগ্য সিস্টেমে রাখা যা আপনাকে সঠিক সময়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি মনে রাখতে সাহায্য করবে।

আগত তথ্য সংগ্রহের জন্য ন্যূনতম সংখ্যক ঝুড়ি থাকা উচিত তাও আপনাকে বিবেচনায় নিতে হবে। আদর্শভাবে, এক. তারপর এটি পরিচালনা করা সবচেয়ে সহজ হবে।

পর্যায় 2. তথ্য প্রক্রিয়াকরণ

এই পর্যায়ে, আমরা আমাদের ইনবক্সে থাকা তথ্য প্রক্রিয়া করি।

এই পর্যায়ে আমরা কীভাবে এগিয়ে যেতে পারি তার জন্য তিনটি বিকল্প রয়েছে:

• টাস্কটিকে "অ্যাকশন" হিসাবে চিহ্নিত করুন, এটির সমাপ্তির পরবর্তী ধাপ এবং সময়সীমা নির্দেশ করে৷ আপনি একটি সময়সীমা নির্দিষ্ট করা এড়িয়ে যেতে পারেন যদি আপনার কখন কাজটি সম্পূর্ণ করতে হবে সে সম্পর্কে আপনার এখনও স্পষ্ট ধারণা না থাকে।
• আপনার যদি এটির সাথে কিছু করার প্রয়োজন না হয় তবে "ডিরেক্টরি" এ তথ্য সরান, তবে এটি ভবিষ্যতে কার্যকর হতে পারে।
• তথ্যটি মুছুন, এটি নির্ধারণ করে যে এটি "ট্র্যাশ": অর্থাৎ, এটির সাথে আপনার কিছু করার দরকার নেই এবং এটি ভবিষ্যতে কার্যকর হবে না।

পর্যায় 3. কার্যক্রমের সংগঠন

সমস্ত ক্রিয়া পরবর্তী ফানেলের মধ্য দিয়ে যায়।

ফিল্টার 1 - "ক্লিপিং"

নিজেকে প্রশ্ন করুন: আমি কি সত্যিই এই কাজটি করতে পারি? সন্দেহ হলে, মুছে ফেলুন।

ফিল্টার 2 - "প্রতিনিধি"

নিজেকে প্রশ্ন করুন: যদি এটি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে আমাকে কি সত্যিই ব্যক্তিগতভাবে এটি করতে হবে? যদি তা না হয়, আমরা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে অর্পণ করি এবং নির্দেশ করি, চূড়ান্ত ফলাফল, নিয়ন্ত্রণের মধ্যবর্তী পর্যায় (নোডাল পয়েন্ট) এবং সময়সীমা।

কর্মটি আপনার দ্বারা সঞ্চালিত হলে, পরবর্তী ফিল্টারে যান।

ফিল্টার 3 - "অ্যাকশন"

নিজেকে একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন: এই ক্রিয়াটি কি 2-5 মিনিটের বেশি সময় নেবে? যদি না হয়, এখনই করুন এবং আপনার মাথা মুক্ত করুন। যদি হ্যাঁ, নিবন্ধন করুন.

সিস্টেমে ক্রিয়াগুলি নিম্নলিখিত ধরণের হতে পারে।

"নিম্নলিখিত ক্রিয়াগুলি" - সহজ কাজ যা একটি ক্রিয়া নিয়ে গঠিত (কল, লিখুন, যান এবং আরও অনেক কিছু)। উদাহরণস্বরূপ, "চাকার উপর শীতকালীন টায়ার পরিবর্তন করুন" ক্রিয়াটি নিম্নলিখিত সাধারণ ক্রিয়াগুলি নিয়ে গঠিত: একটি গাড়ি পরিষেবার জন্য কল করুন এবং সাইন আপ করুন, ক্যালেন্ডারে একটি সময় নির্ধারণ করুন এবং সঠিক সময়ে একটি গাড়ি পরিষেবাতে যান৷

স্থান এবং পরিস্থিতি (প্রসঙ্গিক তালিকা) অনুযায়ী তালিকায় এই ধরনের ক্রিয়াকলাপ সংগ্রহ করা সুবিধাজনক। এটি ইন স্টোর তালিকা হতে পারে, যেখানে আপনি দোকানে থাকাকালীন আপনার কেনার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছুর তালিকা করতে পারেন, বা চেয়ারের তালিকায়, যেখানে আপনি আপনার পছন্দের চেয়ারে কাজ করার পরে সন্ধ্যায় যে জিনিসগুলি এবং কাজগুলি করতে পারেন তা যুক্ত করতে পারেন৷. অথবা "বস প্রশ্নগুলির একটি তালিকা", যেখানে আপনি আপনার বসের জন্য আপনার কাছে থাকা সমস্ত প্রশ্ন লিখে রাখুন, যাতে আপনি সেগুলিকে একযোগে সমাধান করতে পারেন।

আমি সাধারণত "গুগল ক্যালেন্ডার" (অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইভেন্ট) বা ক্লাউড পরিষেবাতে, যেখানে কাজগুলি সংগঠিত করা সুবিধাজনক সেখানে এই ধরনের সমস্ত ক্রিয়া রেকর্ড করি৷

"প্রকল্প" - যে কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে একাধিক ধাপ প্রয়োজন। প্রকল্পটি মাটি থেকে পেতে, আপনাকে এটির বাস্তবায়নের জন্য প্রথম পদক্ষেপগুলি বর্ণনা করতে হবে এবং একটি নির্ভরযোগ্য সিস্টেমে এটির একটি অনুস্মারক রেখে যেতে হবে। ফলস্বরূপ, প্রকল্পটি সাধারণ ক্রিয়াগুলির একটি শৃঙ্খলে পরিণত হয়, যার প্রতিটি পরবর্তী পাঁচ মিনিটের মধ্যে সঞ্চালিত হতে পারে এবং ফলাফল পেতে পারে।

আমি ট্রেলো কার্ডে প্রকল্প পোস্ট করি। কার্ডটি প্রকল্পগুলির জন্য একটি আদর্শ ধারক যেখানে আপনি রাখতে পারেন:

• প্রকল্পের বর্ণনা এবং উদ্দেশ্য;
• প্রকল্প সম্পর্কে অন্যান্য নথির লিঙ্ক;
• দায়ীদের নাম;
• শেষ তারিখ;
• নিম্নলিখিত ধাপ সহ চেকলিস্ট;
• প্রকল্প সম্পর্কে মন্তব্য;
• প্রয়োজনীয় ফাইল এবং তাই।

বিলম্বিত কর্ম … যদি আমরা অতিরিক্ত ইভেন্ট বা তথ্য ছাড়া পরবর্তী ক্রিয়াকলাপের পরিকল্পনা করতে না পারি (উদাহরণস্বরূপ, আমরা একটি গাড়ি পরিষেবার ফোন নম্বর পাঠানোর জন্য কোনও বন্ধুর জন্য অপেক্ষা করছি, যেখানে লাভজনকভাবে টায়ার পরিবর্তন করা সম্ভব), আমরা এই জাতীয় ক্রিয়াগুলিকে "স্থগিত করা" এ রাখি "তালিকা। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি কিছু পরীক্ষা করার জন্য একটি অনুস্মারক সেট করতে পারেন।

এই ধরনের করণীয় তালিকাগুলি প্রাসঙ্গিক তালিকা হিসাবেও গঠন করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সহকারীকে যে কাজগুলি অ্যাসাইন করেছেন তার সাথে একটি তালিকা তৈরি করুন।

তালিকা "কোনোদিন" এমন কাজগুলি রয়েছে যেগুলির জন্য এখন সক্রিয় পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই, কিন্তু যা আমরা ভবিষ্যতে সম্পন্ন করতে চাই৷

এটা হতে পারে:

• বই, ভিডিও প্রশিক্ষণ এবং কোর্স যা আপনি কিনতে চান;
• দরকারী দক্ষতা যা আপনি আয়ত্ত করতে চান;
• আপনি যেতে চান স্থান;
• আপনি কিনতে চান যে জিনিস.

আপনাকে পর্যায়ক্রমে এই তালিকাটি দেখতে হবে, নোট নিতে হবে এবং সেগুলিকে লক্ষ্যে পরিণত করতে হবে যার দিকে আপনি কাজ করবেন।

পর্যায় 4. নিয়মিত পর্যালোচনা

সিস্টেমটি কাজ করার জন্য, যেগুলি আর প্রাসঙ্গিক নয় সেগুলি মুছে ফেলার জন্য এবং নতুনগুলিকে অগ্রাধিকার অনুসারে বাছাই করতে এবং সেগুলিকে কাজে পাঠাতে প্রধান কাজ এবং প্রকল্পগুলি নিয়মিত পর্যালোচনা করা প্রয়োজন৷

এই পর্যালোচনাটি নিয়মিত রাখতে, এই টিপস অনুসরণ করুন:

• পর্যালোচনার জন্য আপনার সময়সূচীতে 30-60 মিনিট রাখুন (প্রাথমিকভাবে সপ্তাহে একবার যথেষ্ট হবে)।
• এই ধরনের পর্যালোচনার জন্য একটি চেকলিস্ট বা পরিকল্পনা করুন, যেখানে ক্রমটি বানান করা হয়েছে, কী কী পরে আসে। এই পরিকল্পনাটি খুব বেশি জটিল হওয়া উচিত নয় এবং পর্যালোচনাটি আপনাকে খুব বেশি সময় নেবে না, অথবা আপনি এটি নিয়মিত করবেন না।

নীচে আমার সাপ্তাহিক ওভারভিউ চেকলিস্টের একটি উদাহরণ। আমি এটিকে একটি ক্রিয়াকলাপের ক্রম সহ একটি চিট শীটের বিন্যাসে তৈরি করেছি, যা আমি যে পরিষেবাগুলি / নথিগুলি দেখছি তা চিত্রিত করে৷ আপনি এটিকে একটি নিয়মিত তালিকা দিয়ে সাজাতে পারেন বা আপনার জন্য সুবিধাজনক একটি ফ্রিহ্যান্ড ডায়াগ্রাম আঁকতে পারেন।

প্রতি মাসে এই চেকলিস্টের চারটি প্রিন্ট করুন। সাপ্তাহিক পর্যালোচনার সময়, তাদের একটি হাতে নিন এবং তালিকা থেকে সম্পূর্ণ আইটেমগুলি ক্রস করুন। এই সাধারণ অনুশীলন আপনাকে এই পর্যালোচনাগুলি চালিয়ে যেতে অনুপ্রাণিত করবে।

পর্যায় 5. কর্ম

যখন সপ্তাহের জন্য পরিকল্পনা তৈরি করা হয়, তখন এটি কাজ করতে থাকে। আপনি যখন কাজগুলি বাস্তবে সম্পূর্ণ করার পরিবর্তে খুব বেশি সময় ব্যয় করেন তখন জিটিডি শিক্ষানবিসদের সবচেয়ে বড় ভুলগুলির একটি এড়িয়ে চলুন।

আপনার ক্রিয়াগুলিকে আরও কার্যকর করার জন্য এখানে কিছু টিপস রয়েছে৷

1. সপ্তাহের পরিকল্পনার উপর ভিত্তি করে দিনের জন্য একটি পরিকল্পনা করুন। গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য 2-3টি ব্লক এবং অন্যান্য কাজের জন্য কয়েকটি ব্লক তৈরি করে আপনার দিনটিকে ব্লকে ভাগ করুন। ব্লকের সময়কাল গড়ে 60-120 মিনিট। অপ্রত্যাশিত কাজের জন্য ব্লকগুলির মধ্যে বিনামূল্যে সময় ঢোকান।
2. পোমোডোরো সিস্টেমে কাজ করুন, এর জন্য আপনি আপনার ফোনে একটি টাইমার সেট করতে পারেন। এর সারমর্মটি সহজ: প্রতি 25-30 মিনিটের কাজ, পাঁচ মিনিটের জন্য বিরতি নিন এবং তৃতীয় কাজের ব্লকের পরে - একটি দীর্ঘ বিরতি (15-30 মিনিট)। মোট 30 মিনিটের তিনটি ব্লক, পাঁচ মিনিটের বিরতি সহ, তারপরে 15-30 মিনিটের দীর্ঘ বিরতি। আপনি কত ঘন ঘন বিভ্রান্ত হন তার উপর নির্ভর করে আপনি প্রতিদিন 2-4টি এই ধরনের চক্র করতে পারেন।
3. গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলির সাথে ব্লক করার সময়, অন্য লোকেদের এবং বহিরাগত শব্দগুলির দ্বারা বিভ্রান্ত না হওয়ার চেষ্টা করুন (এর জন্য, আপনি হেডফোনগুলিতে ঘনত্বের জন্য বিশেষ সঙ্গীত চালু করতে পারেন)।
4. আপনার শক্তির মাত্রা কখন সর্বোচ্চ হবে তা নির্ধারণ করুন (উদাহরণস্বরূপ, সকাল 7 থেকে 9 পর্যন্ত), এবং এই সময়ে, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি করুন যা আপনাকে আপনার ব্যক্তিগত লক্ষ্যগুলির কাছাকাছি নিয়ে আসে।
5. দিনের জন্য অনেক গুরুত্বপূর্ণ জিনিস পরিকল্পনা করবেন না: 1-3 যথেষ্ট। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে দিনের শেষে, আপনার পরিকল্পনার ক্রস আউট কাজগুলি দেখার পরে, আপনি সন্তুষ্ট হন এবং আগামীকালের জন্য একই বাস্তবসম্মত পরিকল্পনা করুন।