আমরা কীভাবে ইমেলকে আমাদের নিয়ন্ত্রণ করতে দিই এবং এটি সম্পর্কে কী করতে হবে

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

এটি আমেরিকান সাংবাদিক এবং স্পিকার ফিল সাইমনের একটি বই থেকে একটি উদ্ধৃতি। এটি ইমেলের মাধ্যমে কীভাবে লোকেরা একে অপরের জীবন আক্রমণ করে এবং কীভাবে এটি মোকাবেলা করা যায় সে সম্পর্কে।

যদি, ই-মেইলের সাথে কাজ করার সময়, আপনার কাছে মনে হয় যে আপনি এমন একটি গেম খেলছেন যেখানে আপনাকে হাতুড়ি দিয়ে একটি তিল হঠাৎ এক বা অন্য গর্তে হামাগুড়ি দিয়ে "ধরতে" হবে, আপনি একা নন। ইমেল হল ডিফল্টভাবে ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রধান চ্যানেল। Radicati গ্রুপের মতে, গড় অফিস ক্লার্ক দিনে প্রায় 100টি ইমেল পান। এই সংখ্যা বার্ষিক 15% বৃদ্ধি পাচ্ছে। জুলাই 2012 সালে, কনসালটেন্সি ম্যাককিনসে গ্লোবাল ইনস্টিটিউট দ্য সোশ্যাল ইকোনমি: আনলকিং ভ্যালু অ্যান্ড প্রোডাক্টিভিটি থ্রু সোশ্যাল টেকনোলজিস শিরোনামে একটি প্রতিবেদন প্রকাশ করেছে। এটি বলে যে ফ্রন্ট-লাইন কর্মীরা তাদের ইমেল পরিচালনার সময় 28% ব্যয় করে।

চিন্তা করুন. আপনার যদি 50-ঘন্টা কর্ম সপ্তাহ থাকে, তাহলে সেই সপ্তাহের 14 ঘন্টা ইমেল পড়তে এবং লিখতে ব্যয় হবে। আপনি ওয়ার্ড, এক্সেল বা অন্যান্য কাজের প্রোগ্রামে খুব কমই সময় ব্যয় করেন।

ইমেল সত্যিই একটি কার্যকর যোগাযোগ চ্যানেল হলে এই সংখ্যাগুলি একটি সমস্যা হতে পারে না। বরং, এটা কিছু কোম্পানির জন্য যেমন. কিন্তু বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই তা হয় না। অবশ্যই, ইমেলের অস্তিত্বের অধিকার আছে, কিন্তু দূরে চলে যাবেন না। গবেষণায় দেখা গেছে যে আপনার ইনবক্স ক্রমাগত চেক করা আপনার আইকিউ লেভেলকে কমিয়ে দেয়।

সাম্প্রতিক বছরগুলিতে, ইমেল ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি বাস্তব ক্ষতিকারক হয়ে উঠেছে। যাইহোক, আপনার সমস্ত সমস্যার জন্য তাকে দোষ দেওয়া উচিত নয়। প্রযুক্তিকে দোষারোপ করা সুবিধাজনক: আয়নায় না দেখার জন্য এটি একটি ভাল অজুহাত। সর্বোপরি, আমরা যদি ভিতরে তাকাই, আমরা বুঝতে পারব যে সমস্যাটি ইমেলে নয়, তবে আমরা কীভাবে এটি ব্যবহার করি।

পয়েন্টটি ইমেল থেকে অপ্ট আউট করা নয় (যদিও কেউ কেউ করে)। মূল বিষয়টি যুক্তিযুক্তভাবে ব্যবহার করা।

কোথা থেকে শুরু করবো?

ইমেল ≠ কথোপকথন বুঝুন

আপনি বাস্তব জীবনের মতো ই-মেইলের মাধ্যমে একটি সংলাপ পরিচালনা করতে পারবেন না। চিঠির মধ্যে সর্বদা সময়ের ব্যবধান থাকে এবং পাঠ্য বার্তাগুলি কথোপকথকের কাছে ঘনিষ্ঠ বন্ধুত্বপূর্ণ প্রকাশ বোঝায় না। নিউইয়র্ক ইউনিভার্সিটির জাস্টিন ক্রুগার এবং শিকাগো বিশ্ববিদ্যালয়ের নিকোলাস এপলে যে অ-মৌখিক ইঙ্গিতের অভাবের কারণে লোকেরা ইমেলের ভুল ব্যাখ্যা করে।

মনোবিজ্ঞানীরা খুঁজে পেয়েছেন যে অর্ধেক ক্ষেত্রেই একটি পাঠ্য বার্তায় মেজাজকে সঠিকভাবে ব্যাখ্যা করা সম্ভব। হাসি, হায়, সাহায্য করবে না, উদাহরণস্বরূপ, হাস্যরসকে ব্যঙ্গ থেকে আলাদা করে। এটি প্রায়ই ভুল বোঝাবুঝির দিকে পরিচালিত করে। আপনার কথোপকথন আপনার বার্তা বুঝতে পারে কিনা তা অনুমান করার চেষ্টা করার সময় আপনি কি একটি মুদ্রা উল্টাতে প্রস্তুত?

তিন অক্ষরের নিয়ম অনুসরণ করুন

একবার আপনি স্বীকার করেছেন যে ইমেল হৃদয় থেকে হৃদয় কথোপকথনের জন্য সর্বোত্তম জায়গা নয়, অ্যাকশনে যান।

তিনটি অক্ষরের নিয়ম ব্যবহার করুন: যদি তিনটি ইমেলে সমস্যাটি সমাধান না হয় তবে একটি ব্যক্তিগত মিটিং প্রয়োজন।

এটি প্রশাসনিক কাজ (যেমন একটি মিটিং নির্ধারণ) এবং ব্যক্তিগত উভয় ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য। এটি আপনার অনেক সময় এবং অনেক হতাশা বাঁচাবে। যাইহোক, সবাই এটি পছন্দ করে না, কিছু কমরেডের অসন্তুষ্টির জন্য প্রস্তুত থাকুন। অনুমান একটি যুক্তিসঙ্গত পরিমাণ সঙ্গে, কিন্তু এটি "সমস্ত প্রশ্নের জন্য মেল" মনোভাব পরিত্রাণ পেতে সময়.

ইমেল দ্বারা জরুরী বিষয় সমাধান করবেন না

যদি সমস্যাটি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ হয় এবং অবিলম্বে পদক্ষেপের প্রয়োজন হয়, তাহলে ইমেলে এটির সমাধান করবেন না। এই জন্য একটি ফোন আছে. আপনার কোম্পানিতে এটি নিয়ম করুন।

কাজগুলি পরিচালনা করতে ইমেল ব্যবহার করবেন না

ইমেল একটি টাস্ক ম্যানেজার নয়. কিন্তু অনেকেই ইমেইল ব্যবহার করেন। আশ্চর্যজনকভাবে, তারা ক্রমাগত বিভ্রান্ত হয়। আমি আমার কাজগুলি পরীক্ষা করার জন্য আমার ইনবক্স খুললাম, এবং কাজ এবং ব্যক্তিগত বার্তাগুলির একটি স্ট্রীম আপনার উপর পড়ল৷ আপনি কেন মেল ক্লায়েন্টটি খুলেছেন তা ভুলে গিয়ে তাদের সাথে স্যুইচ করা সহজ।

টাস্ক ম্যানেজমেন্টের জন্য স্বতন্ত্র অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে: ড্রপটাস্ক এবং অন্যান্য। এগুলি ইমেলের প্রতিস্থাপন নয়, আপনি যে লক্ষ্যগুলি অর্জন করার চেষ্টা করছেন সেগুলির দিকে তারা প্রস্তুত৷

এটি প্রকল্প পরিচালনার সাথে একই।, বা বেসক্যাম্প - সুবিধাজনক এবং সাশ্রয়ী মূল্যের সরঞ্জাম যা আপনাকে কিলোমিটারের বার্তা চেইন থেকে রক্ষা করবে।

যোগাযোগকে খনিতে কয়লা উত্তোলনের মতো ব্যবহার করবেন না

অল্প কিছু তাদের কাজের সম্পর্কের ক্ষেত্রে মুক্ত। অনেক, কারণ তারা তাদের সহকর্মী, ক্লায়েন্ট এবং অংশীদার নির্বাচন করতে পারে না। তাদের মধ্যে কেউ কেউ ফোনে কথা বলার জন্য খুব "ব্যস্ত" - তারা দুই মিনিটের মধ্যে মৌখিকভাবে সবকিছু আলোচনা করার পরিবর্তে এক ডজন বার্তা লিখতে চায়।

এই ক্ষেত্রে, আপনাকে তাদের যোগাযোগের পদ্ধতির দিকে মনোযোগ দিতে হবে (শব্দ, বাক্যাংশ এবং আরও অনেক কিছু)। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি সত্যিই এমন লোকেদের সাথে যোগাযোগ করতে চান যা ফোন থেকে দূরে সরে যাচ্ছে এবং কথা বলছে। আপনার কোম্পানি, সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট বা সম্ভাব্য ভবিষ্যত সরবরাহকারীদের একটি শূন্য পদের জন্য চাকরি প্রার্থীদের ঘনিষ্ঠভাবে দেখুন। যদি তারা প্রাথমিকভাবে যোগাযোগ করে যেন তারা একটি খনিতে আকরিক খনন করছে, তাহলে তাদের পরিবর্তন হওয়ার সম্ভাবনা কত?

ইমেলের বাইরে জীবন মনে রাখবেন

সে! আপনার মেইলবক্স বন্ধ করতে ভয় পাবেন না। পৃথিবী ভেঙ্গে পড়বে না। এটি সুস্পষ্ট, কিন্তু অনেকের জন্য এটি একটি উদ্ঘাটন হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, ক্লিক হেলথ-এ, কর্মীরা ই-মেইল ব্যবহার করে। এর সিইওর মতে, ইমেল এমন একটি টুল যা অন্য লোকেদের নিজের উপর নিয়ন্ত্রণ দেয়।

আপনি কি মনে করেন: ইমেল কি সত্যিই মানুষকে শাসন করে তাদের উপর কাজ চাপিয়ে দিয়ে এবং তাদের বাস্তবায়নের আদেশ?