কিভাবে ALPEN পদ্ধতি ব্যবহার করে জিনিসের পরিকল্পনা করতে হয় এবং সবকিছুর সাথে তাল মিলিয়ে চলতে হয়

2023 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-11-27 10:46

জার্মান নির্ভুলতার সাথে সময় ব্যবস্থাপনা।

ALPEN পদ্ধতি কি?

এটি জিনিসগুলি পরিকল্পনা করার আরেকটি উপায় যাতে আপনি নিশ্চিত হন যে আপনি সবকিছুর জন্য সময় পাবেন এবং একই সাথে লোড নিয়ে পাগল না হন। এটি জার্মান অর্থনীতির অধ্যাপক এবং সময় ব্যবস্থাপনা বিশেষজ্ঞ লোথার সিভার্ট আবিষ্কার করেছিলেন।

পদ্ধতির লেখক এটিকে পাঁচটি উপাদানে ভাগ করেছেন। ধাপগুলির নামের প্রথম অক্ষরগুলি অবশেষে জার্মান শব্দ ALPEN (রাশিয়ান "আল্পস" ভাষায়):

ক - কাজের একটি তালিকা তৈরি করা (কufgaben);

এল - প্রয়োজনীয় সময়ের একটি অনুমান (এল änge schätzen);

পৃ - বাফার সময় পরিকল্পনা (পৃufferzeiten einplanen);

ই - কাজের অগ্রাধিকার (ইntscheidungen treffen);

এন - সংক্ষিপ্তকরণ (এনachcontrolle)।

পদ্ধতির সারমর্ম হ'ল বুঝতে হবে কোন কাজগুলি সত্যিই সময় নেওয়ার জন্য মূল্যবান এবং কোনটি পরবর্তীতে ছেড়ে দেওয়া যেতে পারে। এছাড়াও, আপনাকে যে সময় ব্যয় করতে হবে সে সম্পর্কে বাস্তববাদী হন এবং মনে রাখবেন যে কোনও বাধা ছাড়াই কাজ করা হল বার্নআউটের পথ।

মোটকথা, ALPEN পদ্ধতি হল ক্লাসিক্যাল টাইম ম্যানেজমেন্ট থেকে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সের সাথে ব্লক শিডিউলিংয়ের সংমিশ্রণ।

কিভাবে ALPEN পদ্ধতি ব্যবহার করে কেস পরিকল্পনা করতে হয়

একটা তালিকা তৈরী কর

সব লিখুন - আপনি আজ করতে চান সব জিনিস. শুধু এটি লিখুন: একটি কাগজের নোটবুকে, নোট-বুক বা আপনার ফোনে পরিকল্পনাকারী।

একটি মানসিক তালিকা তৈরি করার প্রলোভন অবশ্যই, মহান, কিন্তু মানুষের "কাজ" মেমরির সম্পদ সীমাহীন নয়। কিছু রিপোর্ট অনুসারে, এটি একসাথে চারটি কাজ বা বস্তু সংরক্ষণ করতে পারে।

প্রথমে জিনিসগুলিকে অগ্রাধিকার দিয়ে সময় নষ্ট করবেন না - শুধু মনে যা আসে তা লিখুন। তালিকাটি ভয়ঙ্করভাবে চিত্তাকর্ষক হতে নিশ্চিত। এটা ঠিক আছে, এটা তাই করা উচিত.

এটা কত সময় লাগে অনুমান

যে কেউ অন্তত একবার জিনিসগুলি পরিকল্পনা করার চেষ্টা করেছেন প্রায় নিশ্চিতভাবেই সময় ব্যবস্থাপনায় নতুনদের পছন্দের রেকটিতে পা রেখেছিলেন: তিনি 15টি কাজের একটি তালিকা তৈরি করেছিলেন, কিন্তু শেষ পর্যন্ত তিনি অর্ধেকটিও করেননি, কারণ তারা দেখা যাচ্ছে, শারীরিকভাবে কর্মদিবসের সাথে খাপ খায় না। ফলস্বরূপ, আমি বিচলিত হয়েছিলাম এবং এই সমস্ত নতুন টাইম ম্যানেজমেন্ট কৌশল পরিত্যাগ করেছি।

এটি যাতে না ঘটে তার জন্য আপনাকে সময় ব্যয় বুঝতে হবে। আপনার তালিকার প্রতিটি কাজ কত মিনিট বা ঘন্টা লাগবে সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। যতটা সম্ভব বাস্তববাদী হন। অতীতের অভিজ্ঞতার উপর ভিত্তি করে গড়ে তুলুন, এবং আপনার ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্যগুলি ভুলে যাবেন না, উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি দ্রুত ক্লান্ত হয়ে পড়েন বা বিলম্বিত হন। মনে রাখতে হবে এই সব বিষয় আপনার জন্য, কোনো কাল্পনিক সুপারম্যানের জন্য নয়।

আপনি গণনা করা শেষ হলে, প্রতিটি আইটেমের পাশে আনুমানিক সময় লিখুন।

আপনার বাফার সময় পরিকল্পনা

আরেকটি সাধারণ ভুল হল একের পর এক জিনিস পরিকল্পনা করা। এই জাতীয় কৌশল, প্রথমত, একজন ব্যক্তির বিরতি নেওয়া দরকার তা বিবেচনায় নেয় না এবং দ্বিতীয়ত, এটি এই সত্যের দিকে পরিচালিত করে যে সমস্ত পরিকল্পনাগুলি একটি ছোট বিলম্ব বা জোরপূর্বক অঘটনের কারণে ভেঙে পড়ার ঝুঁকি চালায়।

মিটিংটি নির্ধারিত সময়ের চেয়ে একটু বেশি চলেছিল, ঠিকাদার একটু পরেই অর্ডার দিয়েছিলেন, কয়েকজন সহকর্মী দেরি করেছিলেন, আপনি যানজটে আটকে পড়েছিলেন, শিশুটি কিন্ডারগার্টেনে অনেকক্ষণ ধরে পোশাক পরেছিল - এবং এটিই, নিম্নলিখিত জিনিসগুলি স্থগিত করতে হবে, বা এমনকি বাতিল করতে হবে এবং সারাদিন সম্পূর্ণভাবে পুনরায় আঁকতে হবে। এটি সাধারণত খুব রাগান্বিত এবং হতাশাজনক।

অতএব, প্রতিটি কাজের পরে, তথাকথিত বাফার সময়টি পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ, অর্থাৎ, এমন একটি যা আপনি কিছুতেই দখল করেন না।

যদি কিছু ভুল হয়ে যায়, এই খালি স্লটগুলি আপনাকে বাকি ব্যবসার সাথে মানিয়ে নিতে সাহায্য করবে। এবং যদি কোন জোরপূর্বক ঘটনা না ঘটে, আপনি বিরতি নিতে বাফার সময় ব্যবহার করেন: কফি পান করুন, হাঁটাহাঁটি করুন, একটি বই পড়ুন বা চুপচাপ বসে থাকুন। অবশেষে, আপনি এই সময়টিকে অতিরিক্ত কাজ বা ব্যক্তিগত প্রকল্পগুলিতে উত্সর্গ করতে পারেন।

আপনাকে অবশ্যই বাফার ব্লকের আকার নির্ধারণ করতে হবে। আদর্শভাবে, ALPEN পদ্ধতি অনুসারে, তাদের কাজের সময়ের 40% পর্যন্ত হওয়া উচিত।

কাজগুলোকে অগ্রাধিকার দিন

এই পর্যায়ে, এটি সাধারণত স্পষ্ট হয়ে যায় যে, প্রয়োজনীয় সময় এবং বাফার ব্লকের প্রেক্ষিতে, ব্যক্তিটি প্রথম যে করণীয় তালিকাটি সংকলন করেছিল তা এক দিনে অতিক্রম করা শারীরিকভাবে অসম্ভব। অতএব, আপনাকে অগ্রাধিকার দিতে হবে এবং কোন কাজগুলি রাখতে হবে এবং কোনটি বাতিল বা পুনঃনির্ধারণ করতে হবে তা বেছে নিতে হবে।

এর জন্য, একটি ক্লাসিক টুল উপযুক্ত - আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স। এটি অনুসারে, তালিকা থেকে সমস্ত কাজ শর্তসাপেক্ষে চারটি বিভাগে বিভক্ত:

1. গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী। তাদের আগে সুরাহা করা দরকার।
2. গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরী নয়। আপনি প্রথম গ্রুপের সাথে ডিল করার পরে এইগুলির জন্য কিছু সময় নিতে পারেন।
3. জরুরী কিন্তু গুরুত্বহীন … তাদের অর্পণ করা বা গুরুত্বপূর্ণগুলির পরে তৃতীয় স্থানে তৈরি করা ভাল, যাতে সারা দিন তাদের উত্সর্গ না করা এবং জরুরীতার ফাঁদে না পড়ে।
4. জরুরী এবং গুরুত্বহীন নয় … এগুলি মুছে ফেলা উচিত, কারও কাছে দেওয়া উচিত বা পিছনের বার্নারে রাখা উচিত।

এইভাবে, আপনার তালিকা উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করা হবে এবং বাস্তবতার অনেক কাছাকাছি হয়ে যাবে।

সারসংক্ষেপ

দিনের শেষে, আপনার দিন পরিকল্পনাকারী খুলুন এবং নিজেকে কয়েকটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন:

• আপনি কি করতে পেরেছেন এবং কি করেননি?
• আপনার কি সমস্ত নির্ধারিত কাজের জন্য পর্যাপ্ত সময় ছিল?
• আমি কি সঠিকভাবে প্রয়োজনীয় সময় অনুমান করেছি, নাকি পরের বার আরও বেশি লাগাতে হবে?
• ফোর্স ম্যাজিওর ক্ষতিপূরণ এবং বিশ্রাম করার জন্য আমার পরিকল্পনায় কি যথেষ্ট বাফার সময় ছিল?
• আমার কি গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী উভয় বিষয়েই মোকাবিলা করার সময় আছে যাতে সময়সীমা ব্যাহত না হয়, কিন্তু একই সাথে রুটিনে আটকা না যায়?
• পরের বার আমার জন্য পরিকল্পনাটি আরও আরামদায়ক করতে আপনি কী করতে পারেন?

আপনি যখন তাদের উত্তর দেবেন, আপনি যে কাজগুলি পরের দিন মোকাবেলা করেননি সেগুলি পুনরায় নির্ধারণ করুন। এবং "ভুল সংশোধন" মাথায় রেখে একটি নতুন পরিকল্পনা করুন।