কীভাবে জিনিসগুলিকে ক্রমানুসারে পেতে হয় এবং সবকিছুর সাথে তাল মিলিয়ে চলতে হয়: GTD সিস্টেমের একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা৷

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

তত্ত্ব থেকে টেমপ্লেট থেকে যে কোনও প্রকল্পের পরিকল্পনা করতে সহায়তা করে।

কেন GTD ভাল?

উত্পাদনশীলতা পরিষেবাগুলির সমস্যা হল যে প্রত্যেকে নিজেকে এমন একটি জায়গা হিসাবে অবস্থান করে যেখানে তারা সমস্ত সমস্যা সমাধান করতে, তথ্য সংরক্ষণ করতে, যোগাযোগ করতে পারে। বেশিরভাগ পরিষেবা আপনাকে অগ্রাধিকার দিতে এবং সেগুলির উপর কাজ করতে বলে৷

কিন্তু কয়েকজন গুরুত্বপূর্ণ কাজ সম্পাদনে মনোনিবেশ করতে পারে এবং সমস্ত ধরণের ছোট জিনিসগুলিতে মনোযোগ দিতে পারে না: জরুরী কাজ, সহকর্মী, বন্ধু বা পরিচিতদের কাছ থেকে অনুরোধ। যখন অনেক কাজ থাকে, তখন সেগুলি মোকাবেলা করা কঠিন। অতএব, অনুশীলনে, আপনাকে বিষয়গুলি পরিচালনার জন্য বেশ কয়েকটি পরিষেবা ব্যবহার করতে হবে। যখন অনেক কিছু করার থাকে, তখন আমরা এই পরিষেবাগুলি এবং তালিকাগুলিতে বিভ্রান্ত হতে শুরু করি এবং অবশেষে সেগুলি ব্যবহার করা বন্ধ করি।

দ্য গেটিং থিংস ডন (জিটিডি) পদ্ধতি একটি একক সিস্টেম তৈরি করার জন্য একটি সর্বজনীন ব্লুপ্রিন্ট সরবরাহ করে যেখানে আপনি যে কোনও সমস্যা সমাধান করতে পারেন। আপনি আরাম করতে পারবেন এবং চিন্তা করবেন না, কারণ আপনি নিশ্চিত হবেন যে আপনি কিছু ভুলে যাবেন না। সঠিক সময়ে, সিস্টেমটি কী করা দরকার এবং কী ফোকাস করতে হবে তা নির্দেশ করবে।

তাহলে এতগুলো অনুৎপাদনশীল কাজ কেন?

যখন প্রচুর প্রকল্প, কেস এবং কাজ থাকে তখন লোকেরা অনুৎপাদনশীলভাবে কাজ করতে শুরু করে। তাদের পক্ষে এই সমস্ত কিছু মাথায় রাখা কঠিন, অগ্রাধিকার দেওয়া ছেড়ে দেওয়া উচিত। অতএব, হয় কিছুই করা হয় না, বা যা সবচেয়ে সহজ তা করা হয় এবং গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি পরে পর্যন্ত স্থগিত করা হয়। আরেকটি সমস্যা দেখা দেয়: যখন জরুরী কাজগুলি গতকাল সমাধান করতে হয়েছিল।

এছাড়াও, ব্যক্তিটি দ্রুত ক্লান্ত হতে শুরু করে, খিটখিটে হয়ে ওঠে। তিনি ক্রমাগত রুটিনের চাকায় কাঠবিড়ালির মতো দৌড়াচ্ছেন এবং সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ, আর্থিক এবং কৌশলগত প্রকল্পগুলি সাইডলাইনে ফেলে রাখা হয়েছে।

দ্য গেটিং থিংস ডন সিস্টেম, ডেভিড অ্যালেন একটি বইয়ে বর্ণনা করেছেন যা 2001 সালে প্রকাশিত হয়েছিল এবং একটি বিশ্ব বেস্টসেলার হয়ে উঠেছে, এই পরিস্থিতি মোকাবেলায় সহায়তা করবে।

আপনার জানা প্রয়োজন মৌলিক GTD ধারণা সম্পর্কে আমাকে বলুন

রুটিন - এগুলি সেই কাজ, চিন্তাভাবনা এবং উদ্বেগ যা বিরক্ত, বিভ্রান্ত এবং শক্তি অপচয় করে। যতক্ষণ না রুটিনকে কাজে রূপান্তর করা হয়, ততক্ষণ এটি নিয়ন্ত্রণ করা যায় না। একই সমস্যা একাধিকবার চিন্তা করা সৃজনশীল শক্তির একটি অকার্যকর ব্যবহার যা হতাশা এবং চাপ সৃষ্টি করে।

GTD এর লক্ষ্য হল আপনার মাথাকে রুটিন থেকে মুক্ত করা এবং অভ্যন্তরীণ চাপ দূর করা।

মানুষের অপারেটিভ মেমরি- মস্তিষ্কের সেই অংশ যেখানে স্বল্পমেয়াদী স্মৃতি থাকে। এখানেই আমরা সাধারণত বর্তমান অসমাপ্ত ব্যবসা, অন্য লোকেদের কাছে দেওয়া প্রতিশ্রুতি এবং অন্যান্য চিন্তাভাবনা রাখি যা আমাদের বিরক্ত করে। দুর্ভাগ্যক্রমে, আপনার মস্তিষ্ক সঠিকভাবে কাজ করার জন্য আপনি যে পরিমাণ রুটিন সংরক্ষণ করতে পারেন তার একটি সীমা রয়েছে। আপনার র‍্যাম পূর্ণ থাকলে, আপনি ছোট ছোট কাজ দ্বারা বিভ্রান্ত হন এবং আপনার লক্ষ্যগুলি ভুলে যান, যা মানসিক চাপের দিকে নিয়ে যায়।

তথ্য সংগ্রহের সরঞ্জাম- তথ্য কোথায় যায় এবং কোথায় আপনি রেকর্ড করেন কী করা দরকার। উদাহরণ স্বরূপ:

• সংগঠক;
• নোটবুক;
• ইমেইল;
• ক্যালেন্ডার;
• সাউন্ড রেকর্ড.

ঝুড়ি "ইনবক্স"- রুটিনের জন্য একটি একক সংগ্রহস্থল যা আপনি কাজ এবং কাজগুলিতে পরিণত করেন। আপনার ইনবক্সের সাথে কাজ করার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়মগুলির মধ্যে একটি হল এটি নিয়মিত পরিষ্কার করা।

সহজ কর্ম - এক-ধাপে ক্রিয়া যা সম্পূর্ণ হতে দুই মিনিটেরও কম সময় নেয়। অনুশীলনে, এই জাতীয় বিষয়গুলির জন্য পাঁচ মিনিট আলাদা করে রাখা আরও সুবিধাজনক।

প্রকল্প - এমন একটি কাজ যা সম্পূর্ণ করতে একাধিক ধাপ প্রয়োজন। প্রকল্প সম্পর্কে একটি অনুস্মারক ছেড়ে এটির বাস্তবায়নের জন্য প্রথম পদক্ষেপগুলি বর্ণনা করা প্রয়োজন। ফলস্বরূপ, প্রকল্পটি একটি সাধারণ কর্মে পরিণত হয় যা পরবর্তী পাঁচ মিনিটের মধ্যে সম্পন্ন করা যেতে পারে এবং চূড়ান্ত ফলাফল পেতে পারে।

প্রকল্পের একটি কার্ড বা ফাইলের একটি লিঙ্ক থাকতে হবে, যা বিশদ বিবরণ বর্ণনা করে: দায়িত্বশীল, সময়সীমা, বিভাগ (উদাহরণস্বরূপ, "বিপণন", "আইনি", "উন্নয়ন"), ছোট কার্ডগুলির সাথে কাজের লিঙ্কগুলি। এই কাঠামোটি ট্রেলোতে সংগঠিত করার জন্য সুবিধাজনক।

প্রসঙ্গ তালিকা - নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে সম্পাদন করা সুবিধাজনক কাজের একটি তালিকা। উদাহরণস্বরূপ, প্রাসঙ্গিক তালিকা "ক্রয়"-এ এমন জিনিস এবং পণ্যগুলির একটি তালিকা থাকবে যা দোকানে কিনতে হবে। আপনি যখন ফ্রি থাকবেন তখন কল করার তালিকায় কলের একটি তালিকা থাকতে পারে।

আপনি যাদের সাথে কাজ করেন এবং যোগাযোগ করেন তাদের জন্য পৃথক প্রাসঙ্গিক তালিকা তৈরি করা সুবিধাজনক। একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে দেখা করার সময়, আপনি দ্রুত তালিকাটি খুলতে এবং প্রয়োজনীয় সমস্যাগুলি সমাধান করতে পারেন।

আমি কিভাবে ক্যালেন্ডার ব্যবহার করব?

ক্যালেন্ডারে নিম্নলিখিতগুলি লিখতে হবে:

• কর্ম যা একটি নির্দিষ্ট সময়ে সঞ্চালিত করা উচিত (সভা, ব্যবসায়িক সভা, সেমিনার);
• কর্ম যা একটি নির্দিষ্ট দিনে করা দরকার (একটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে প্রকল্পটি শেষ করুন, সম্মেলনে অংশ নিন);
• নির্দিষ্ট তারিখ সম্পর্কে তথ্য (বার্ষিকী, জন্মদিন, ছুটির দিন)।

আমি এই সমস্ত জিনিস ট্র্যাক রাখতে Google ক্যালেন্ডার ব্যবহার করি। এই পরিষেবাটি সুবিধাজনক কারণ:

• ফোন এবং কম্পিউটার থেকে উভয়ই অ্যাক্সেসযোগ্য;
• একাধিক ক্যালেন্ডার একবারে একটি স্ক্রিনে প্রদর্শিত হতে পারে;
• স্মার্টফোনে রিমাইন্ডার আছে।

আপনি যদি ক্যালেন্ডারে কিছু যোগ করেন, আপনি হয় তা করেন বা অন্য তারিখে স্থগিত করেন। দিনের পর দিন নিয়মিতভাবে পুনঃনির্ধারিত একটি করণীয় তালিকা সহ ক্যালেন্ডারে বিশৃঙ্খলা করার দরকার নেই। এই ধরনের তালিকার জন্য পৃথক সমাধান আছে.

আপনার যদি নিয়মিত একটি নির্দিষ্ট সময়ে গ্রাহক, সরবরাহকারী বা ঠিকাদারদের কল করার প্রয়োজন হয় তবে এর জন্য একটি CRM সিস্টেম ব্যবহার করা ভাল।

আপনি কি তালিকা তৈরি করা উচিত?

অগ্রাধিকার কর্ম তালিকা

একটি সাপ্তাহিক প্রতিবেদন কম্পাইল করা, একজন প্রতিযোগীর ওয়েবসাইট পরীক্ষা করা, আপনার মেলবক্সের ইনবক্সটি সাফ করা, ডিজাইনারদের জন্য একটি প্রযুক্তিগত অ্যাসাইনমেন্ট তৈরি করা - এই সমস্ত ক্রিয়াকলাপ দুই মিনিটের বেশি সময় নেয়, তবে সেগুলি কাউকে অর্পণ করা যাবে না। আমরা এই জাতীয় জিনিসগুলিকে অগ্রাধিকারমূলক কর্মের তালিকায় রাখি এবং দিনের বেলা সেগুলি সম্পাদন করি।

এই ধরনের তালিকার সাথে কাজ করার নিয়ম:

• অনেক তালিকা থাকা উচিত নয়, দুই বা তিনটি যথেষ্ট। উদাহরণস্বরূপ, ব্যক্তিগত, কাজ, পরিবার। আপনার যদি একটি নির্দিষ্ট দিনের জন্য তালিকা থেকে একটি কাজ থাকে, আপনার ক্যালেন্ডারে একটি অনুস্মারক সেট করুন।
• প্রসঙ্গ অনুসারে এই তালিকায় কাজগুলি চিহ্নিত করা সুবিধাজনক: "রাস্তায়", "কম্পিউটারে", "পড়ুন", "কিনুন", "প্রতিশ্রুতি"। টাস্কে এক বা একাধিক লেবেল থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, "ওয়াক দ্য ডগ" কাজটি "ব্যক্তিগত" প্রকল্প এবং "প্রতিশ্রুতি" লেবেলকে উল্লেখ করবে।
• তালিকায় একটি কাজ যোগ করার আগে, আপনার এটি আদৌ করা দরকার কিনা তা বিবেচনা করুন। যদি উত্তর হ্যাঁ হয়, তাহলে সিদ্ধান্ত নিন যে আপনাকে ব্যক্তিগতভাবে মামলাটি সম্পূর্ণ করতে হবে কিনা। সর্বোপরি, আপনি একজন অধস্তন এবং তার প্রতিনিধিকে একটি ভয়েস বার্তা পাঠাতে পারেন। আপনি যে কাজগুলি অ্যাসাইন করেছেন সেগুলিকে "অ্যাসাইনড" লেবেল করা হবে। এতে কাজের তালিকা এবং ব্যক্তিগত তালিকা উভয়ের ক্ষেত্রেই থাকবে।
• নিয়মিত তালিকা পর্যালোচনা করুন. আপনার যখন বিনামূল্যের মিনিট থাকে তখন এটি করুন। প্রথমে যে কাজগুলো করতে হবে সেগুলোকে উপরে নিয়ে যান।
• মাসে অন্তত একবার আপনার করণীয় তালিকা পরিষ্কার করুন।

তালিকা "কোনোদিন"

এই তালিকায় এমন জিনিসগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকবে যেগুলির সক্রিয় পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই৷ এটা হতে পারে:

• বই, রেকর্ড, ভিডিও প্রশিক্ষণ যা আপনি কিনতে চান;
• দরকারী দক্ষতা যা আপনি আয়ত্ত করতে চান;
• আপনি যেতে চান স্থান;
• আপনি কিনতে চান যে জিনিস.

আপনাকে পর্যায়ক্রমে এই তালিকাটি দেখতে হবে, নোট নিতে হবে এবং সেগুলিকে লক্ষ্যে পরিণত করতে হবে যার উপর কাজ করা হবে।

আপনি কীভাবে রেফারেন্স তথ্য সংরক্ষণ করবেন যা ভবিষ্যতে দরকারী হবে?

এই তথ্য কোন পদক্ষেপ প্রয়োজন হয় না. এই তথ্য ভান্ডারের জন্য প্রধান মানদণ্ড:

• শিরোনাম, ট্যাগ, সংক্ষিপ্ত বিবরণ দ্বারা সুবিধাজনক অনুসন্ধান.
• তথ্য সংগ্রহস্থলে স্থাপনের সহজতা।
• তথ্য সংরক্ষণের স্বজ্ঞাত কাঠামো। যখন নতুন ডেটা আসে, আপনাকে দ্রুত বিভাগ এবং উপশ্রেণি চয়ন করতে হবে যেখানে এটি রাখতে হবে।
• যেকোন ডিভাইস থেকে স্টোরেজ প্রাপ্যতা।

বাধ্যতামূলক GTD আচার আছে?

হ্যাঁ, তাদের মধ্যে বেশ কয়েকটি রয়েছে।

"ইনবক্স" ঝুড়িতে সমস্ত তথ্য সংগ্রহ

তথ্য সংগ্রহের জন্য অনেক সরঞ্জাম আছে। তবে এই সমস্ত একটি জায়গায় প্রবাহিত হওয়া উচিত, যার সাথে আপনি কাজ চালিয়ে যাবেন।

ইনবক্স ট্র্যাশ খালি করা হচ্ছে

সপ্তাহে একবার বা দুবার, আপনাকে ইনবক্স তালিকা পর্যালোচনা করতে হবে এবং ফোল্ডার বা শর্টকাট দ্বারা সঞ্চিত বাছাই করতে হবে। এই আচারটি একটি অভ্যাস হওয়া উচিত, যা ক্রিয়াগুলির একটি বোধগম্য অ্যালগরিদম এবং তাদের পদ্ধতিগত পুনরাবৃত্তি থেকে গঠিত হয়।

আপনি কীভাবে সাপ্তাহিক আপনার করণীয় সিস্টেম পরিষ্কার করবেন তার জন্য আপনার একটি সহজ, ধাপে ধাপে পরিকল্পনা থাকা উচিত। একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করুন যেখানে আপনি সেই দিনগুলি চিহ্নিত করবেন যখন মামলাগুলি মোকাবেলা করা হয়েছিল। নিজেকে একটি পুরষ্কার বরাদ্দ করুন, উদাহরণস্বরূপ, 30 দিনের মধ্যে কমপক্ষে 20, আপনি আপনার ইনবক্স খালি করেন এবং আপনার ক্যালেন্ডারে দিনগুলি অতিক্রম করেন৷

অগ্রাধিকার কর্মের তালিকা এবং "কোনদিন" তালিকার সংশোধন, অগ্রাধিকার

তালিকা সংশোধন করার সময়, সঠিকভাবে অগ্রাধিকার দেওয়া এবং আপনার শক্তি সম্পর্কে বাস্তববাদী হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। এটি প্রয়োজনীয় যাতে নিজেকে অপ্রতিরোধ্য কাজের সাথে অতিরিক্ত বোঝা না যায় এবং আপনার অদক্ষতার উপলব্ধি থেকে ভুগতে না হয়।

অপ্রয়োজনীয় ঝুড়ি ধ্বংস করা

প্রায়ই, সহকর্মী এবং অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ করার সময়, নতুন মেলবক্স, নথি এবং তালিকা প্রদর্শিত হয়।

আপনার কাজ হল যতটা সম্ভব সবকিছু স্বয়ংক্রিয় করা যাতে ডেটা ইনবক্স ফোল্ডারে প্রবাহিত হয়।

এটি একটি মেইলবক্স বা একটি বৈদ্যুতিন পরিকল্পনাকারী হতে পারে। অটোমেশন এবং তথ্য পুনঃনির্দেশের জন্য, IFTTT এবং Zapier পরিষেবাগুলি উপযুক্ত৷ তথ্য সংগ্রহের জন্য কম ঝুড়ি থাকা উচিত।

কিভাবে ইনবক্স বাস্কেটের সাথে কাজ করবেন এবং জমে থাকা কেসগুলি বাছাই করবেন?

প্রথমে, আপনার ইনবক্স থেকে টাস্ক, কেস বা তথ্য বের করুন এবং প্রশ্নের উত্তর দিন, “এটা কী? তোমার কি সত্যিই কিছু করার দরকার আছে?"

আপনি যদি কিছু করতে না হয়, আপনার দুটি বিকল্প আছে. যদি এটি আবর্জনা হয় যা আর দরকারী নয়, আপনি এটি ফেলে দিন। যদি এটি দরকারী তথ্য, আর্কাইভে রাখুন. এটি বিভাগ এবং ট্যাগ দ্বারা কাঠামোগত হওয়া উচিত, তাই আপনি যা খুঁজছেন তা খুঁজে পাওয়া সহজ।

আপনি যদি তথ্য দিয়ে কিছু করতে চান তবে তিনটি বিকল্প রয়েছে:

1. প্রয়োজনীয় পূরণ করুন। যদি ক্রিয়াটি গুরুত্বপূর্ণ হয় এবং 2-5 মিনিটের বেশি সময় নেয় না।

2. কাউকে অর্পণ করুন। যদি ক্রিয়াটি দুই মিনিটের বেশি সময় নেয়, আপনি এটি কাউকে অর্পণ করতে পারেন কিনা তা বিবেচনা করুন।

কাউকে অর্পণ করার সময়, নিম্নলিখিতগুলি লিখতে হবে:

• সর্বশেষ ফলাফল;
• কাজের পরিকল্পনা (লক্ষ্যের পথ);
• টাস্ক সমাপ্তির জন্য সময়সীমা;
• নিয়ন্ত্রণের তারিখ এবং ফলাফল যা এর জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে (মধ্যবর্তী বা চূড়ান্ত)।

3. ভবিষ্যতের জন্য স্থগিত করুন। এটি করার সময়, নির্দেশ করুন:

• প্রত্যাশিত ফল;
• নিকটতম পরবর্তী পদক্ষেপ নেওয়া হবে। মনে রাখবেন: সামগ্রিকভাবে প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করা অসম্ভব, আপনি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট সাধারণ পদক্ষেপ নিতে পারেন যা আপনাকে চূড়ান্ত ফলাফলের কাছাকাছি নিয়ে যাবে;
• শেষ তারিখ. যদি কোন সঠিক সময়সীমা না থাকে, তাহলে "কোনোদিন" তালিকায় অ্যাকশনটি যোগ করুন।

নির্ধারিত দিনে সেগুলি পাওয়ার জন্য আপনি নিজের কাছে বার্তা পাঠাতে পারেন। এর জন্য, সঠিক দিনে একটি অনুস্মারক সহ "গুগল ক্যালেন্ডার" এবং বুমেরাং মেল অ্যাপ্লিকেশন, যা আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সময়ে একটি ইমেল পাঠাবে, উভয়ই উপযুক্ত।

কিভাবে আপনার কাজ পরিকল্পনা?

সমস্ত কাজ তিনটি ধাপে বিভক্ত করা যেতে পারে:

1. আগাম পরিকল্পনা বাস্তবায়ন। এটি উভয়ই কৌশলগতভাবে গুরুত্বপূর্ণ জিনিস হতে পারে যা আপনাকে আপনার লক্ষ্যের কাছাকাছি নিয়ে আসে, বা একটি রুটিন যা কেবল করা দরকার।
2. এটি অপ্রত্যাশিতভাবে প্রদর্শিত হিসাবে কাজ সম্পাদন. এটি হল যখন সহকর্মী, পরিচালকদের কাছ থেকে কাজগুলি, ক্লায়েন্টদের চিঠি দিনের বেলায় আসে।
3. আরও কাজের জন্য পরিকল্পনা: তালিকা তৈরি করা এবং সংশোধন করা, অগ্রাধিকার নির্ধারণ করা। পরিকল্পনার খাতিরে পরিকল্পনা করতে আপনার এই পয়েন্টটি খুব বেশি সময় নেওয়া উচিত নয়।

ডেভিড অ্যালেনের বইতে কেস এবং কাজ পরিকল্পনার অনুশীলন (মেমো বুক) বর্ণনা করা হয়েছে।

ডেভিড অ্যালেন পার্সোনাল পারফরম্যান্স অ্যান্ড টাইম ম্যানেজমেন্ট কনসালট্যান্ট, জিটিডি প্রোডাক্টিভিটি মেথডলজির লেখক

একটি স্মারক বইয়ের জন্য, আপনার 43টি ফোল্ডারের প্রয়োজন: 31টি 1 থেকে 31 পর্যন্ত সংখ্যা দিয়ে চিহ্নিত, আরেকটি 12টি মাসের নামের সাথে। আগামীকাল থেকে দৈনিক ফোল্ডার সামনে রাখা হয়. 31 নম্বর ফোল্ডারের পিছনে রয়েছে পরের মাসের ফোল্ডার এবং এর পিছনে বাকি মাসগুলির ফোল্ডার রয়েছে।

পরের দিনের জন্য ফোল্ডারের বিষয়বস্তু প্রতিদিন ট্র্যাশে স্থানান্তরিত হয়, তারপর ফোল্ডারটি দৈনিক ফোল্ডারগুলির শেষের পিছনে রাখা হয় (যেন পরের মাসে বহন করা হয়)। আপনি যখন বর্তমান মাসের জন্য ফোল্ডার 31 মুক্ত করবেন, তখন এর পিছনে নতুন মাসের নাম সহ একটি ফোল্ডার থাকবে, তারপরে নতুন মাসের দিনগুলি সহ ফোল্ডার থাকবে। একইভাবে, বর্তমান মাসের সাথে যে ফোল্ডারটি কেটে গেছে তা পরবর্তী বছরে স্থানান্তরিত হয়।

একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে, আপনাকে এমন নথি সংরক্ষণ করতে হবে যার জন্য নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপ প্রয়োজন (একটি ফর্ম যা অবশ্যই পূরণ করতে হবে, পাঠানোর জন্য একটি চিঠি)।

সিস্টেম কাজ করার জন্য, এটি প্রতিদিন আপডেট করা প্রয়োজন। আপনি যদি আগামীকালের ফোল্ডারটি আপডেট করতে ভুলে যান তবে আপনি সিস্টেমটিকে বিশ্বাস করতে পারবেন না। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য মিস হবে, যা অন্য উপায়ে মোকাবেলা করতে হবে।

আপনি যদি বেশ কয়েক দিনের জন্য চলে যান, তবে যাওয়ার আগে আপনাকে সেই দিনগুলির জন্য ফোল্ডারগুলি পরীক্ষা করতে হবে যেদিন আপনি অনুপস্থিত থাকবেন।

আধুনিক পরিকল্পনা ব্যবস্থা বিবেচনায় নিয়ে কীভাবে এটি অনুশীলনে সংগঠিত করবেন:

1. একটি স্মরণীয় বইয়ের পরিবর্তে, প্রতিদিনের জন্য করণীয় তালিকা সহ একটি সংগঠক ব্যবহার করুন এবং বর্তমান দিনের কাজগুলি এতে প্রবেশ করুন৷ সময়ের সাথে আবদ্ধ মিটিং এবং বিষয়গুলি প্রথমে রেকর্ড করা উচিত এবং অনুস্মারকগুলি সেট করা উচিত যাতে সিস্টেম তাদের আগে থেকে অবহিত করে।
2. এক মাসের জন্য করণীয় তালিকা সহ একটি ফাইল তৈরি করুন। এই সময়ে আপনি কি করতে চান তার একটি তালিকা। আপনি পুরো মাসে এটিতে মামলা যোগ করুন। সপ্তাহে একবার কাজের পুনর্বিবেচনা করা উচিত। আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজের পরিকল্পনা করার সময়, সপ্তাহে সপ্তাহ ছড়িয়ে দিন যাতে আপনি আপনার অগ্রাধিকারগুলি বুঝতে পারেন। আপনি প্রথমে সেগুলি সম্পাদন করবেন, অন্যথায় সমস্ত সময় ছোট এবং জরুরী বিষয়ে চলে যাবে।
3. বছরের জন্য পরিকল্পনা সহ একটি ফাইল তৈরি করুন। এটি মাসে একবার পর্যালোচনা করা উচিত। এই ফাইল থেকে মামলা মাসিক পরিকল্পনা স্থানান্তর করা হয়.
4. 3-5 বছরের জন্য দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যগুলির উপর ভিত্তি করে বছরের জন্য পরিকল্পনা করুন। বছরের শেষের দিকে, বা ছুটির সময়, যখন মাথার উপর দৈনন্দিন কাজের চাপ থাকে না, তখন এই জিনিসগুলি নির্ধারণ করা ভাল।

এই চারটি পয়েন্টকে ডেভিড অ্যালেন প্রাকৃতিক পরিকল্পনা পদ্ধতি বলে। এই সিস্টেমটি আপনাকে এমন লক্ষ্যগুলির দিকে এগিয়ে যেতে দেয় যা আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ এবং রুটিনে সময় নষ্ট না করে।

কোনো এক-আকার-ফিট-সমস্ত পরিকল্পনা আছে যা কোনো প্রকল্পের পরিকল্পনা করতে ব্যবহার করা যেতে পারে?

ওহ নিশ্চিত. ডেভিড অ্যালেন একে প্রাকৃতিক পরিকল্পনা মডেল বলে। এটি বেশ কয়েকটি ধাপ নিয়ে গঠিত।

ধাপ 1. লক্ষ্য এবং আদর্শ ফলাফলের ছবি

একটি লক্ষ্য বা আদর্শ শেষ ফলাফল সংজ্ঞায়িত করুন, কল্পনা করুন যে আপনি এটি অর্জন করেছেন।

সাফল্যের জন্য সমস্ত মানদণ্ড (অর্থ, মানুষ, স্বীকৃতি) সহ এটি বর্ণনা করুন। আপনি শেষ ফলাফলটি যত বেশি বিশদভাবে বর্ণনা করবেন, অনুপ্রেরণা তত শক্তিশালী হবে, বিশেষত সেই মুহুর্তে যখন আপনাকে নির্দিষ্ট ক্রিয়া সম্পাদন করতে হবে, তবে এর জন্য কোনও সময় নেই।

ধাপ 2। নীতি

আপনার লক্ষ্য অর্জনের সাথে সাথে আপনি যে নীতিগুলি অনুসরণ করবেন তা বর্ণনা করুন। উদাহরণস্বরূপ: "আমি লোকেদের কর্মের সম্পূর্ণ স্বাধীনতা দেব যদি তারা … (বাজেটের মধ্যে থাকুন, একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার আগে প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করুন)।" নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন: "কোন কাজগুলি আমার কার্যকলাপে হস্তক্ষেপ করতে পারে? আমি কিভাবে তাদের প্রতিরোধ করতে পারি?

নীতিগুলি স্পষ্ট এবং কার্যক্রম পরিচালনার জন্য একটি নির্ভরযোগ্য নির্দেশিকা প্রদান করে।

ধাপ 3. বুদ্ধিমত্তা

মনের মধ্যে আসা সমস্ত ভিন্ন ধারণাগুলি লেখার সময় ব্রেনস্টর্ম করুন।

বুদ্ধিমত্তার মূল নীতিগুলি:

• বিচার করোনা;
• বিতর্ক করবেন না;
• মূল্যায়ন করবেন না;
• সমালোচনা করবেন না;
• পরিমাণ সম্পর্কে চিন্তা করুন, গুণমান নয়;
• সাইডলাইন বিশ্লেষণ এবং সংগঠন.

ধাপ 4. একটি তালিকা আকারে প্রকল্প পরিকল্পনা

আপনার বুদ্ধিমত্তার ফলাফলগুলিকে একটি করণীয় তালিকায় সংগঠিত করুন। শেষে পরিকল্পনা শুরু করুন এবং আপনার পথে ফিরে যান। এটি আপনার জন্য পরিকল্পনা করা এবং আপনার লক্ষ্যের দিকে প্রথম পদক্ষেপ সনাক্ত করা সহজ করে তুলবে। শেষ থেকে পরিকল্পনার একটি উদাহরণ:

উদ্দেশ্য (আদর্শ ফলাফল): আমি স্প্যানিশ বলতে পারি এবং মানুষ বুঝতে পারি।

কেন: আমি স্প্যানিশ অংশীদারদের সাথে ব্যবসায়িক আলোচনার সময় অনুবাদকদের অংশগ্রহণ ছাড়াই যোগাযোগ করতে চাই এবং স্পেনে ছুটিতে থাকাকালীন অন্যদের সাথে অবাধে যোগাযোগ করতে চাই।

লক্ষ্যের ধাপ:

• লক্ষ্যে পৌঁছানোর এক ধাপ আগে: আমি একজন স্থানীয় স্প্যানিশ স্পিকারকে খুঁজে পেয়েছি এবং সপ্তাহে দুবার তার সাথে কথা বলি।
• এক ধাপ আগে: আমি B1 ভাষা দক্ষতা পরীক্ষা পাস করেছি।
• এক ধাপ আগে: আমি A1 দক্ষতা পরীক্ষা পাস করেছি।
• তার এক ধাপ আগে: আমি এক মাসে আটবার স্প্যানিশ ক্লাস নিয়েছিলাম এবং আমার সমস্ত হোমওয়ার্ক শেষ করেছি।
• এর এক ধাপ আগে: আমি একটি স্প্যানিশ কোর্সের জন্য সাইন আপ করেছি এবং এক মাসের অধ্যয়নের জন্য অর্থ প্রদান করেছি।
• এক ধাপ আগে: আমি স্প্যানিশ কোর্স সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করেছি এবং একটি তুলনা টেবিল তৈরি করেছি।
• প্রথম ধাপ: আমি ক্যালেন্ডারে একটি সময় পরিকল্পনা করেছি যখন আমি স্প্যানিশ কোর্স সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করব।

যখন একটি দল একটি টাস্কে কাজ করে এবং পুরো পরিকল্পনাটি এক জায়গায় সংগঠিত করতে হয়, তখন একটি গ্যান্ট চার্ট ব্যবহার করা সুবিধাজনক। এটির প্রথম কলামটি লক্ষ্যের পথে পর্যায়গুলি, দ্বিতীয় কলামটি দায়ীগুলি। আরও একটি সময়কাল সহ কলাম থাকবে। কক্ষগুলিতে একটি নির্দিষ্ট পর্যায়ের স্থিতি থাকবে, উদাহরণস্বরূপ, "পরিকল্পিত", "প্রগতিতে", "সমাপ্ত", "স্থগিত"।

GTD এবং প্রাকৃতিক পরিকল্পনা ব্যবস্থা ভয়ঙ্কর বলে মনে হতে পারে। কিন্তু আপনি যখন এটি নিজের জন্য কাস্টমাইজ করবেন এবং এটি নিয়মিত ব্যবহার করা শুরু করবেন, তখন আপনি অনুভব করবেন যে সবকিছু প্রথম নজরে যা মনে হয়েছিল তার চেয়ে অনেক সহজ।