অফিসে 7টি সবচেয়ে বিভ্রান্তিকর জিনিস এবং কীভাবে সেগুলি মোকাবেলা করতে হয়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আমরা আমাদের উত্পাদনশীলতা বাড়াই এবং কাজের সময় কীভাবে দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে হয় তা শিখি।

দুঃখজনক কিন্তু সত্য: মানুষ গড়ে দিনে ৪ ঘণ্টা বিলম্ব করে। কর্মক্ষেত্রে বসে, আসলে, আমরা ইনফোগ্রাফিক ব্যবহার করি: আপনার কার্যদিবসের কতটুকু আপনি কার্যত কাজে ব্যয় করেন? শুধুমাত্র 60% (বা তার চেয়েও কম) সময় গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি সম্পন্ন করতে, এবং বাকিগুলি আজেবাজে কাজ করছে।

2008 সালে, ডঃ জন টেলর "ক্রোনোফ্যাগাস" (অর্থাৎ "সময় ভক্ষক") শব্দটি তৈরি করেছিলেন। এবং আপনার কর্মপ্রবাহ নিয়ন্ত্রণ করার জন্য, আপনাকে দৃষ্টি দ্বারা শত্রুকে জানতে হবে।

অফিসে বিক্ষিপ্ততা

1. ইমেইল

গড় অফিস কর্মী দিনে 88টি ইমেল পান এবং সেই সময়ে প্রায় 15 বার আপনি যেভাবে ইমেল চেক করছেন তা আপনাকে কম উত্পাদনশীল মেইল করছে তা পরীক্ষা করে। একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট চেক করা এক ধরণের আচার যা বেশিরভাগ লোকেরা প্রতিদিন সকালে তাদের কাজ শুরু করে।

কিন্তু বাস্তবে এটা নিছক বিলম্ব। আমরা চিঠির আমানত খনন করার সময়, আমরা মনে করি যে আমরা কিছু দরকারী করছি, কিন্তু সত্য হল যে এটি শুধুমাত্র সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি থেকে আমাদের বিভ্রান্ত করে।

2. সামাজিক নেটওয়ার্ক

আমাদের অফিসে কাজ করার জন্য আমাদের সবার ইন্টারনেট প্রয়োজন। যাইহোক, কর্মীরা ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্যও ওয়েব ব্যবহার করতে দ্য স্টেট অফ ওয়ার্কপ্লেস ডিস্ট্রাকশন পছন্দ করেন। উদাহরণস্বরূপ, সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে আড্ডা দেওয়ার জন্য।

CNBC.com দ্বারা জরিপ করা 28% নিয়োগকর্তা বলেছেন যে তারা তাদের কর্মীদের কর্মঘণ্টার সময় সামাজিক মিডিয়া এবং অনলাইন কেনাকাটার অপব্যবহার করার জন্য বরখাস্ত করেছে। তাই অনলাইন বিনোদন শুধুমাত্র আপনার মনোযোগ বিঘ্নিত করে না, বরং আপনার চাকরি হারাতেও পারে।

3. কফি বিরতি

আপনি কি কাজের দিনের মাঝখানে সহকর্মীদের সাথে কফি খেতে পছন্দ করেন? বাজি ধরে বলতে পারি, তুমি করবে. কফি বিরতি আপনাকে আপনার আশেপাশের লোকদের সাথে সংযোগ করতে সাহায্য করতে পারে এবং সাধারণত আনন্দদায়ক।

গড় শ্রমিক ব্যয় করে কর্মক্ষেত্রে চা বিরতি কি উৎপাদনশীলতার জন্য ভালো? চা বা কফি তৈরি এবং পান করার জন্য দিনে 24 মিনিট। এর সাথে অন্যান্য কর্মীদের সাথে বাধ্যতামূলক কথোপকথন যুক্ত করুন, যা ছাড়া চা সম্পূর্ণ হয় না। সময়ের ভয়ানক অপচয়।

4. মিটিং এবং মিটিং

একটি অফিসে কাজ করার সময়, আপনি অবশ্যই ক্রমাগত সব ধরণের মিটিং এবং আলোচনায় অংশগ্রহণ করবেন এবং অসংখ্য আলোচনায় অংশগ্রহণ করবেন। যদিও এই ধরনের হস্তক্ষেপ প্রয়োজনীয়, তারা প্রায়ই ভয়ঙ্করভাবে অকার্যকর হয়।

আপনি কর্মক্ষেত্রে প্রচুর সময় নষ্ট করেন তা প্রমাণিত হয়েছে যে লোকেরা মিটিং এবং মিটিংয়ে মাসে প্রায় 31 ঘন্টা ব্যয় করে। এই সময়ে আপনি কতটা উপকারী করতে পারেন তা কল্পনা করুন।

5. সহকর্মীরা

দূরবর্তী কাজের তার ত্রুটি আছে, কিন্তু এখানে একটি নির্দিষ্ট প্লাস - নীরবতা এবং নির্জনতা। অফিসে আপনি এই বিলাসিতা থেকে বঞ্চিত। আপনার চারপাশের সহকর্মীরা সবচেয়ে বড় বিভ্রান্তির মধ্যে একটি, বিশেষ করে কারণ আপনি তাদের প্রভাবিত করতে পারবেন না।

আপনার সহকর্মীরা তাদের অন্তহীন কথোপকথন, উচ্চস্বরে গান, ফোনে চ্যাটিং বা অফিসের জিনিসপত্র চিবানোর মতো বাজে অভ্যাসের সাথে বিরক্তিকর হতে পারে। তারা কাজের ফাঁকে আপনাকে বিভ্রান্ত করতেও ভালোবাসে। প্রবাহ রাষ্ট্র কি ধরনের আমরা এখানে সম্পর্কে কথা বলতে পারেন?

6. গোলমাল

পরিবেশগত শব্দের মাত্রা আমাদের উৎপাদনশীলতাকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করে। এবং অফিসটি তার উত্সগুলিতে পূর্ণ: সরঞ্জাম যা জোরে সংকেত নির্গত করে, জানালা থেকে রাস্তার শব্দ এবং আলাপচারী সহকর্মীরা। ইউএস ন্যাশনাল ইনস্টিটিউট ফর অকুপেশনাল সেফটি অ্যান্ড হেলথের মতে, কর্মক্ষেত্রে গোলমাল চাপের মাত্রা বাড়াতে পারে এবং উদ্বেগের কারণ হতে পারে।

7. ক্ষুধা

পুষ্টি শুধুমাত্র আপনার শারীরিক নয়, আপনার মানসিক স্বাস্থ্যকেও প্রভাবিত করে। তাই কর্মক্ষেত্রে অনাহারে থাকা উচিত নয়। আপনি মনে করতে পারেন যে দুপুরের খাবারের জন্য বিরতি নেওয়া মূল্যবান সময় নষ্ট করছে, কিন্তু আপনি তা নন। ক্ষুধা নেতিবাচকভাবে আপনার মনোযোগ এবং মনোনিবেশ করার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করে, যা আপনার উত্পাদনশীলতাকে হ্রাস করে।

তাদের মোকাবেলা করার উপায়

1. আপনার কর্মক্ষেত্র সংগঠিত

ডেস্কটপ বিশৃঙ্খল চাপ সৃষ্টি করতে পারে এবং আপনার উৎপাদনশীলতাকে বাধাগ্রস্ত করতে পারে।অতএব, নিজেকে গ্রহণযোগ্য কাজের শর্ত সরবরাহ করার চেষ্টা করুন।

অফিস কর্মীরা প্রতিদিন বিপুল সংখ্যক ফাইল তৈরি করে: নোট, প্রতিবেদন, উপস্থাপনা - এই সমস্ত বিশৃঙ্খলার মধ্যে হারিয়ে যাওয়া সহজ। এটিকে একটি সিস্টেমে সংগঠিত করুন: ডেটা সংগঠিত করতে একটু সময় ব্যয় করুন, কিন্তু তারপরে আপনি তাৎক্ষণিকভাবে এর মাধ্যমে পরিচালিত হবেন। উত্পাদনশীলতা গুরু ডেভিড অ্যালেন, উদাহরণস্বরূপ, কাগজপত্র পরিষ্কার করার জন্য তার GTD সিস্টেমের সুপারিশ করেন। কিন্তু আপনি নিজের বিকাশ করতে পারেন - প্রধান জিনিস হল এটি আপনার জন্য সুবিধাজনক।

2. সাউন্ডপ্রুফিংয়ের যত্ন নিন

ফোনে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করা কর্মচারীরা খুব শান্তভাবে কথা বললেও সহকর্মীদের কাছে খুব বিরক্তিকর হতে পারে। অতএব, আপনি যদি নিজের অফিসের মালিক হন, কর্মক্ষেত্রে গ্রহণযোগ্য সাউন্ডপ্রুফিং প্রদান করুন এবং আপনার অধীনস্থদের দক্ষতা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি পাবে। ফোনে কথা বলার জন্য আপনি ঘরে একটি বিশেষ বিচ্ছিন্ন জায়গাও তৈরি করতে পারেন।

আপনি যদি একজন সাধারণ কর্মচারী হন তবে আপনার চারপাশের আওয়াজ থেকে নিজেকে রক্ষা করতে হেডফোন বা ইয়ারপ্লাগ কিনে নিন। এবং আপনার সহকর্মীদের রেহাই দিন: আপনি কলের উত্তর দিলে অফিস ছেড়ে যান।

3. কম ঘন ঘন আপনার মেইল চেক করুন

দিনে দুই বা তিনবার আপনার ইমেল চেক করুন, আর নয়। পপ-আপ বিজ্ঞপ্তিগুলি সেট আপ করুন যাতে আপনি কাজ করার সময় তারা আপনাকে বিভ্রান্ত না করে। গবেষকরা দেখেছেন কম ঘন ঘন ইমেল চেক করা মানসিক চাপ কমায় যে যারা তাদের ইমেইল কম চেক করেন তারা কম চাপে থাকেন।

4. ভিডিও কনফারেন্সিং পরিচালনা করুন

অফিস কর্মীদের ক্যারিয়ার বিল্ডার রিসোর্স দ্বারা জরিপ করা অফিস প্রোডাক্টিভিটি সম্পর্কে 7টি পাগল পরিসংখ্যানের 23% কনফারেন্সকে সময়ের অপচয় বলে মনে করে, কাজের মুহূর্তগুলির যৌথ আলোচনা ছাড়া এটি করা এখনও অসম্ভব। বিভ্রান্ত না হয়ে সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ রাখতে, ভিডিও কনফারেন্সিং করুন। এটি কিছু অফিসে সাধারণ মিটিং থেকে অনেক ভালো, যেখানে আপনাকে যেতে হবে, সবকিছু ছেড়ে, এবং বাকি জন্য অপেক্ষা করুন।

আপনার কনফারেন্স কল (ইনফোগ্রাফিক) অধ্যয়নের সময় হাইফাইভের সত্যিই কী ঘটে, উত্তরদাতাদের 94% বলেছেন যে ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের সাথে ঐতিহ্যগত মিটিংগুলিকে প্রতিস্থাপন করা তাদের উত্পাদনশীলতা বাড়াতে সহায়তা করে৷ এই ধরনের মিটিংয়ের সময়, লোকেরা কম বিরক্ত হয় এবং আরও মনোযোগী থাকে এবং যোগাযোগের এই ফর্ম্যাটে অনেক কম সময় লাগে। আপনার সহকর্মীদের সাথে দেখা করার জন্য আপনার আসন ছেড়ে যাওয়ার দরকার নেই এবং একই সাথে আপনি কাজ চালিয়ে যেতে পারেন।

5. ট্র্যাক করুন যেখানে আপনি আপনার সময় ব্যয় করছেন

প্রায়শই, যখন আমরা একটি নির্দিষ্ট অফিসের কাজ গ্রহণ করি, তখন আমরা এটির প্রাপ্যের চেয়ে বেশি সংস্থান ব্যয় করি। আরো উৎপাদনশীল হতে সময় ট্র্যাকিং অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করুন. এটি আপনাকে বলবে যে আপনি কখন বাজে কাজ করছেন এবং কখন দরকারী জিনিসগুলি করছেন। এটি নিয়ন্ত্রণ করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য অনেকগুলি বিনামূল্যের সরঞ্জাম রয়েছে৷

6. প্রতি 25 মিনিটে বিরতি দিন

আপনার পরিধানের জন্য কাজ করা উচিত নয়: এটি দীর্ঘমেয়াদে অলাভজনক। অতিরিক্ত কাজ আপনার সতর্কতা এবং মনোনিবেশ করার ক্ষমতা হ্রাস করে। কাজ থেকে বিশ্রাম নিতে বিরতি নিন, কিন্তু বিরতি নিয়ন্ত্রিত হয় - অন্যথায় আপনি মূল্যবান সময় হারানোর ঝুঁকি.

কখন বিরতি নেবেন তা নির্ধারণ করতে Pomodoro প্রযুক্তি ব্যবহার করুন। এই পদ্ধতিটি প্রতি 25 মিনিটের কঠোর পরিশ্রমের পরে পাঁচ মিনিটের বিরতি নেওয়ার পরামর্শ দেয়। এইভাবে আপনি দক্ষতার সাথে আপনার সময় ব্যবহার করতে এবং আরও কাজ করতে সক্ষম হবেন। কখন বিশ্রাম করতে হবে এবং কখন কাজ করতে হবে তা মনে রাখতে আপনি টাইমার ব্যবহার করতে পারেন।