আপনার মেলিংয়ের সময় কমানোর জন্য একটি অ-স্পষ্ট কিন্তু কার্যকরী উপায়

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

আপনি আপনার মেইলের সাথে কাজ করার সময়কে অপ্টিমাইজ করতে, আপনার ইমেলগুলিকে নিখুঁত ক্রমে রাখার চেষ্টা করবেন না। মেইলচিম্পের একজন কর্মচারী বলেছেন, সবকিছুই অনেক সহজ। কয়েকটি সহজ পদক্ষেপ - এবং সমস্ত অক্ষর মোকাবেলা করতে আপনার দিনে মাত্র দেড় ঘন্টা লাগবে।

MailChimp এর সমর্থন দলের জন স্মিথ ট্রায়াল এবং ত্রুটি দ্বারা নিখুঁত ইমেল সূত্র বের করেছেন। প্রথমে, তিনি অনেকগুলি ফোল্ডার তৈরি করেন, তারপর প্রতিটি একক মুছে ফেলেন, কিন্তু এই পদ্ধতির কোনটিই কাজ করেনি। এবং তারপরে তিনি সম্পূর্ণ ভিন্ন সিস্টেমে এসেছিলেন।

চিঠির উত্তরগুলি তার কাজের প্রায় কেন্দ্রীভূত হওয়া সত্ত্বেও, তিনি মেইলের সাথে বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপে ব্যয় করা সময়কে দিনে দেড় ঘন্টা কমাতে সক্ষম হন। তিনি দেখতে পান যে এমনকি যখন মেইলবক্স চিঠিতে পূর্ণ থাকে, তখন কয়েকটি সাধারণ ক্রিয়া জিনিসগুলিকে ঘুরিয়ে দিতে পারে।

যা আপনার সময় নষ্ট করা উচিত নয়

জন যেমন বলেছেন, প্রথমে তিনি চিঠিগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করার চেষ্টা করেছিলেন এবং সমস্ত ধরণের ফোল্ডার তৈরি করেছিলেন: বসের বার্তাগুলির জন্য, বিভিন্ন প্রকল্পের তথ্যের জন্য, বার্তাগুলির জন্য যে কোনও পদক্ষেপ নেওয়া দরকার ছিল ইত্যাদি। তিনি বিশ্বাস করেছিলেন যে এটি তাকে সময় বাঁচাতে সাহায্য করবে। কিন্তু প্রকৃতপক্ষে, তিনি তার শ্রেণীবিন্যাস পদ্ধতি মুখস্থ করার জন্য আরও বেশি সময় ব্যয় করতে শুরু করেছিলেন এবং কাজেই কম সময় দিতে শুরু করেছিলেন।

উদাহরণস্বরূপ, আমি আমার বসের কাছ থেকে একটি প্রজেক্টের বিষয়ে একটি বার্তা পেয়েছি যেটিতে আমি কাজ করছিলাম এবং এই বার্তাটিও আমাকে কিছু পদক্ষেপ নিতে বাধ্য করেছে৷ কোন ফোল্ডারে এটি স্থাপন করা উচিত? এবং পরে এই চিঠি কোথায় খুঁজব মনে আছে যে সম্ভাবনা কি ছিল?

জন স্মিথ

তাই জন সমস্ত ফোল্ডার পরিত্রাণ পেতে সিদ্ধান্ত নিয়েছে, এবং সম্পূর্ণ বিশৃঙ্খলা তার মেইলে রাজত্ব করেছে। একটি সিস্টেমের অভাব একটি অতিরিক্ত জটিল সিস্টেমের চেয়ে ভাল ছিল না। তারপর জন আবার মেইলের সাথে কাজ করার জন্য তার পদ্ধতির পুনর্বিবেচনা করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। তিনি অক্ষরগুলিকে বিষয় অনুসারে নয়, তবে তাদের যে ধরণের পদক্ষেপ নিতে হবে তার ভিত্তিতে সাজানোর সিদ্ধান্ত নিয়েছিলেন। এখানে এটা কিভাবে করতে হয়.

অতিরিক্ত জটিল করবেন না

আপনার ইনবক্সে শুধুমাত্র সেই বার্তাগুলি রেখে দিন যার উত্তর দিতে হবে৷ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, যদি আপনি এখনই সেগুলি বের করতে না পারেন, তাহলে সেগুলি অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন৷

সম্ভবত এটি আপনার কাছে অযৌক্তিক বলে মনে হবে, কারণ সবচেয়ে জ্বলন্ত জিনিসগুলি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব করা উচিত। এটা, এবং কখনও কখনও সত্যিই এই ধরনের বার্তা অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন আছে. কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি অপঠিত চিহ্নিত করে, আপনি অবশ্যই সাধারণ ভরে সেগুলি হারাবেন না। এছাড়াও, এইভাবে আপনাকে এই ইমেলগুলি সরাতে হবে না: এগুলি আপনার ইনবক্সে থাকে এবং আপনি তাদের কাছে না পৌঁছানো পর্যন্ত মনোযোগ পেতে থাকে৷

আমি নিশ্চিত করার চেষ্টা করি যে আমার মেলবক্সে একবারে 60-70 টির বেশি বার্তা জমা না হয়৷ এটি ঠিক অক্ষরের সংখ্যা যা আমি সহজেই এক বসায় পরিচালনা করতে পারি।

জন স্মিথ

নিজের জন্য একটি নিয়মিত মেইলিং সময়সূচী তৈরি করুন

জন প্রতিদিন সকালে ডাকবাক্স পরিষ্কার করার জন্য এক ঘন্টা সময় রাখে। ইতিমধ্যে উল্লিখিত হিসাবে, তিনি প্রায়শই জরুরী বার্তাগুলি "অপঠিত" রেখে যান। জন দ্রুত নিউজলেটার এবং কোম্পানির অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের মাধ্যমে স্কিম করে এবং সেই ঘন্টার মধ্যে যতগুলি অ-জরুরী বার্তা সে সামলাতে পারে তার প্রতিক্রিয়া জানায়।

যখন মেইল করার ঘন্টা শেষ হয়, জন স্মিথ মেইলবক্সটি বন্ধ করেন না, তবে এটিতে অনেক কম মনোযোগ দেন। নতুন বার্তা আসার সাথে সাথে, সে দ্রুত তাদের বিষয়বস্তু এবং প্রেরকের নামগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে স্ক্যান করে। যদি একটি বার্তা দীর্ঘ সময়ের জন্য অন্যান্য কার্যকলাপ বাধা ছাড়া উত্তর করা যেতে পারে, জন তা করে.কিন্তু সে আর মেইল করা শুরু করে না।

কাজের দিনের শেষের দিকে, জন মেইলের সাথে কাজ করার জন্য তাদের একচেটিয়াভাবে উত্সর্গ করার জন্য আরও 30 মিনিট আলাদা করে রাখে। এই সময়ে, তিনি চিঠিগুলিতে নিযুক্ত আছেন যেগুলির জন্য তাকে কোনও পদক্ষেপ নিতে হবে: অনুমোদন দিন, একটি বিশদ উত্তর লিখুন বা কোনও সিদ্ধান্ত নিন। তারপরেই তিনি সেই বার্তাগুলিতে মনোযোগ দেন যা তিনি অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করেছেন৷

আমি মেইলের সাথে কাজ করতে অনেক বেশি সময় ব্যয় করতে পারি, কিন্তু এই ধরনের সময় সীমাবদ্ধতা আমাকে আরও ভালভাবে মনোনিবেশ করতে এবং আরও উত্পাদনশীল হতে সাহায্য করে।

জন স্মিথ

প্রতিক্রিয়া ধরনের দ্বারা ইমেল শ্রেণীবদ্ধ করুন

কিছু বার্তার জন্য, জন এখনও আলাদা ফোল্ডার তৈরি করেছেন। কিছু অক্ষর যা তিনি অপঠিত চিহ্নিত করেন না, তিনি কেবল দুটি দিকে বিতরণ করেন। যে বার্তাগুলির জন্য সহকর্মীর কাছ থেকে কোনও পদক্ষেপ বা প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন (অগত্যা জরুরি নয়), জন "টু ডু" ফোল্ডারে রাখে। এটি ইমেলগুলির জন্য যা পরের দিন বা সপ্তাহের পরে মোকাবেলা করা যেতে পারে।

এমনকি কম জরুরী চিঠি জন "পড়ুন" ফোল্ডারে চলে যায়। উপরন্তু, এটি বিশেষ ফিল্টার ব্যবহার করে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই ফোল্ডারে নিউজলেটার স্থাপন করে। ফিল্টারগুলি ইনস্টল করতে এটি মাত্র কয়েক মিনিট সময় নেয়, তবে এই সহজ পদক্ষেপটি পরে আপনার অনেক সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচাবে।

আপনি যদি এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করেন, আপনি তিনটি সক্রিয় ফোল্ডার পাবেন, যা বার্তাগুলির প্রতিক্রিয়ার জরুরী ভিত্তিতে আলাদা: অপঠিত বার্তা সহ ইনবক্স করুন, করতে হবে এবং পড়ুন৷

আর্কাইভ বার্তা

অন্য সবকিছুর জন্য, জন স্মিথ বার্তা সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে। এটি তাকে মেলবক্স এবং অপ্রয়োজনীয় কাজের মাথা পরিষ্কার করতে সহায়তা করে।

যত তাড়াতাড়ি আমি বার্তাটি পড়ি এবং প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করি, এটি একটি কোম্পানির সংবাদ বা একটি নিউজলেটার যা আমি সদস্যতা নিয়েছি, আমি এটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করি৷

জন স্মিথ

যদি কোনও বার্তায় গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে যা জন ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য রাখতে চান, তাহলে তিনি সংরক্ষণাগারভুক্ত বার্তাটিকে তারকাচিহ্ন দিয়ে চিহ্নিত করেন যাতে এটি দ্রুত খুঁজে পাওয়া যায়।

একটি পোস্ট মুছে ফেলার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় বিশেষভাবে সতর্ক থাকুন।

জন খুব কমই ডিলিট মেসেজ ফিচার ব্যবহার করেন। বাস্তব অনুশীলন থেকে তিনি এই শিক্ষা পেয়েছেন। একদিন, জন একজন সহকর্মীর কাছ থেকে এমন একটি বার্তা মুছে ফেলেন যাতে তথ্য রয়েছে যা সে সময় গুরুত্বপূর্ণ মনে করেনি। এই কর্মচারী কোম্পানি ছেড়ে চলে যাওয়ার পরে, জন সেই চিঠি থেকে তথ্যের প্রয়োজন ছিল। তখন তিনি বুঝতে পারলেন যে তিনি সমস্যায় পড়েছেন।

এর পরে, আমি কেবল সেই অক্ষরগুলি মুছতে শুরু করেছি যা ভবিষ্যতে আমার পক্ষে কার্যকর হবে না। ক্ষুব্ধ হবেন না, প্রিয় সহকর্মীরা, যারা আমাকে বিড়ালের সাথে সুন্দর-g.webp

জন স্মিথ

এই সিস্টেমে পৌঁছানোর জন্য, জন স্মিথ বিভিন্ন পদ্ধতির চেষ্টা করেছিলেন যা তার জন্য যথেষ্ট কার্যকর ছিল না। তিনি অন্যান্য লোকেরা যে পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করেছিলেন তা পরীক্ষা করেছিলেন, কিন্তু খুব শীঘ্রই তিনি বুঝতে পেরেছিলেন যে তাকে আলাদা কিছু চেষ্টা করতে হবে। জন উপসংহারে এসেছিলেন যে কোনও সিস্টেম তখনই কাজ করে যখন এটি আপনার নির্দিষ্ট কাজের শর্তগুলির সাথে ভালভাবে ফিট করে।

এই পদ্ধতিটি চেষ্টা করুন বা আপনার নিজস্ব কিছু খুঁজুন। আপনি মেইলে আরও কম সময় ব্যয় করার উপায় খুঁজে পেতে সক্ষম হতে পারেন।