কর্মক্ষেত্র এবং অফিসের সময় কীভাবে সংগঠিত করবেন

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

অফিসের সমস্ত কাজ তাদের নিজস্ব কর্মক্ষেত্র দিয়ে শুরু হয়, তবে প্রায়শই লোকেরা এই মুহুর্তে যথেষ্ট মনোযোগ দেয় না। কর্মক্ষেত্র শুধুমাত্র আসবাবপত্র এবং একটি কম্পিউটার নয়, কিন্তু পরিকল্পনা, কর্মপ্রবাহ, অতিরিক্ত সরঞ্জাম। এই নিবন্ধে আপনার কর্মক্ষেত্র সঠিকভাবে সংগঠিত করার সহজ টিপস রয়েছে।

এটা সব কর্মক্ষেত্র থেকে শুরু হয়.

ডি কার্নেগি

কাজ শুরু হয় কর্মক্ষেত্র এবং তার প্রতিষ্ঠান দিয়ে। অবশ্যই, সৃজনশীল এবং অনন্য ব্যক্তিত্বের আকারে ব্যতিক্রম রয়েছে যাদের জন্য এই সমস্যাটি এত গুরুত্বপূর্ণ নয়। কিন্তু এমনকি তাদের সৃজনশীল ব্যাধির নিজস্ব সিস্টেম রয়েছে, এমনকি তারা স্বীকার না করলেও। বেশিরভাগ লোকেরা সাধারণ অফিসের জায়গায় সাধারণ ডেস্কে কাজ করে এবং নিম্নলিখিত টিপসগুলি তাদের জন্য উদ্দিষ্ট।

ডেস্কটপ

সঠিক কাজের পরিবেশ মনকে সঠিক ছন্দে সুরক্ষিত করে। আপনি আপনার বাড়িতে একটি জগাখিচুড়ি রাখা না এবং আপনি ঠিক কোথায় এবং কি জানেন. এটি কর্মক্ষেত্রে একই: সবকিছু তার জায়গায় থাকা উচিত এবং অতিরিক্ত কিছু নয় যা মূল কাজগুলি থেকে বিভ্রান্ত করতে পারে।

আপনি যখন কাজ করতে আসেন তখন এটি কীভাবে শুরু হয়? ডেস্কটপ থেকে। এবং কম্পিউটারে সাধারণত কাগজপত্র, বিক্ষিপ্ত স্টেশনারি, মগ, কিছু অকেজো স্যুভেনির এবং ধুলোর স্তূপ থাকে। আর এমন কর্মক্ষেত্রের পেছনে অভ্যন্তরীণ অবস্থা কী হবে? Unassembled. আপনি, অবশ্যই, তা ভাববেন না, তবে অবচেতন মন ইতিমধ্যে সবকিছু ঠিক করে ফেলেছে। যাই হোক বাস্তবতা চারপাশে, তাই আপনি. এবং চেতনা এই চিন্তা বাছাই, এবং আপনার মেজাজ চলে গেছে.

আপনার ডেস্ক সব সময় পরিপাটি রাখুন। ধুলো দিয়ে আপনার দিন শুরু করুন, আলো সামঞ্জস্য করুন, স্টিকারগুলিতে সহায়ক তথ্য লিখুন, আপনার কফির কাপ ধুয়ে ফেলুন, আপনার ক্যালেন্ডারটি পূরণ করুন - নিজেকে জাগিয়ে তুলুন। এই সাধারণ ক্রিয়াগুলি পরবর্তী কাজগুলিকে উত্সাহিত করবে।

আদর্শ কর্মক্ষেত্র হল কাজের জন্য একটি হাতিয়ার, আরামদায়ক আলো, প্রয়োজনীয় স্টেশনারি এবং কর্মীর জন্য সাধারণ আসবাবপত্র।

কীভাবে কাজ করবেন: দাঁড়িয়ে বা বসে? তুমি সিদ্ধান্ত নাও. আমি মনে করি যে বসা ভাল, তবে আপনাকে অবশ্যই বিরতি নিতে হবে: হাঁটুন, একটু ওয়ার্ম-আপ করুন, কিছু তাজা বাতাস পান, সিঁড়ি দিয়ে 2-3 তলা উপরে উঠুন। আমার কাজের সময়সূচী: 45 মিনিট - বাধা ছাড়াই একটি কাজ, 15 মিনিটের বিরতি, তারপর 1 ঘন্টা একটানা কাজ এবং 15 মিনিটের বিশ্রাম। এভাবেই কার্যদিবস গঠন করা হয়।

আপনার নিজস্ব লকার বা সংরক্ষণাগার সম্পর্কে ভুলবেন না, কারণ প্রতিটি কর্মচারীর সর্বদা তার নিজস্ব ব্যক্তিগত ফাইল বা কাগজ সংরক্ষণাগার থাকে। আপনি লকারে ব্যক্তিগত আইটেমগুলিও সংরক্ষণ করতে পারেন যা আপনি প্রদর্শন করতে চান না। প্রতিটি শেল্ফ এবং ক্যাবিনেটের কাজটি সম্পূর্ণ করা উচিত এবং অন্যান্য উপাদানগুলির সাথে ছেদ করা উচিত নয়। এটি নথি এবং বিভিন্ন জিনিসপত্রের সাথে কাজ করা আরও সুবিধাজনক করে তুলবে।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা

আপনার কাজের কম্পিউটারে সংরক্ষিত আপনার কাজ, নথি, প্রকল্প, পরিষেবার তথ্যের ব্যাকআপ কপি তৈরি করুন এবং সেগুলি কোম্পানির সার্ভার বা ক্লাউড স্টোরেজে পাঠান।

হারিয়ে যাওয়া তথ্যের কারণে মানুষ কত শক্তি ও স্নায়ু খরচ করে! কম্পিউটার ক্র্যাশ, হ্যাং, কেউ ঘটনাক্রমে গুরুত্বপূর্ণ ডেটা মুছে ফেলেছে। তাদের ভুলের পুনরাবৃত্তি করবেন না এবং ব্যাকআপ করবেন না। পরিস্থিতি আপনাকে এবং আপনার কাজকে নিয়ন্ত্রণ করতে দেবেন না।

অপ্রয়োজনীয় অ্যাপ্লিকেশন ইনস্টল করবেন না, বেশিরভাগ প্রয়োজনীয় অপারেশন স্ট্যান্ডার্ড সফ্টওয়্যার প্যাকেজে সঞ্চালিত হয়। আপনি যদি কাজের জন্য একটি নির্দিষ্ট টুলে সাবলীল হন, তাহলে ব্যবস্থাপনা বা আইটি বিভাগকে এটি ইনস্টল করতে বলুন, এতে আপনার কার্যকরী কাজের ন্যায্যতা প্রমাণ করুন।

আরেকটি সহজ টিপ: আপনার ইলেকট্রনিক স্পেসে একটি জিনিস আটকে রাখার চেষ্টা করুন। আপনি যদি ইয়ানডেক্স পরিষেবাগুলি পছন্দ করেন তবে সেগুলি বেছে নিন, যদি Google পরিষেবাগুলি - তাদের সাথে কাজ করুন।আপনি সরঞ্জামগুলির সমস্ত শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি জানতে পারবেন এবং আপনি দ্রুত একটি নতুন জায়গায় আপনার সিস্টেম সেট আপ করতে সক্ষম হবেন৷ নতুন প্রোগ্রামের জন্য দৌড় সবসময় ন্যায়সঙ্গত নয়।

ওয়ার্কস্টেশনে, আপনার ব্যক্তিগত সহজ ইলেকট্রনিক অনুক্রম তৈরি করুন। আপনি আপনার পুরানো নথির কোনো সময় খুঁজে পাওয়া উচিত. এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যখন আপনাকে জরুরীভাবে কিছু সমাধান করতে হবে এবং আপনি ভুলে গেছেন যে এই তথ্যটি কোথায় সংরক্ষণ করা হয়েছে৷

সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি স্ক্যান করুন। কিছু গুরুত্বপূর্ণ কাগজ হারিয়ে যাওয়ায় বিভাগের মধ্যে অনেক কাজের দ্বন্দ্ব দেখা দেয়।

পরিকল্পনা

আপনি কি লক্ষ্য করেছেন যে কাজ কখনও কখনও গোলমালে পরিণত হয়: একগুচ্ছ কাজ, কথোপকথন, মিটিং, কাগজপত্র পরীক্ষা করা। এবং আপনি এই অবিরাম ঘুরছেন. আপনি কাজ করছেন বলে মনে হচ্ছে, কিন্তু এটাকে কাজ বলা কঠিন। এই সবের পিছনে, যা ঘটছে তার সাধারণ চিত্র দৃশ্যমান নয় এবং এটি আধুনিক উত্পাদনশীলতার অন্যতম সমস্যা: ক্রিয়া রয়েছে, ফলাফলও রয়েছে, তবে রুটিনে সেগুলি খুব বেশি লক্ষণীয় নয়।

এটি এড়াতে, দিন, সপ্তাহ এমনকি এক মাসের জন্য কাজ এবং ক্রিয়াকলাপের একটি পরিকল্পনা আঁকতে হবে।

বেশিরভাগই নোটবুক বা ডায়েরি ব্যবহার করে। হ্যাঁ, এটা ভাল, কিন্তু কাগজ হল "র্যান্ডম অ্যাক্সেস মেমরি", এটি সমস্ত তরলতা সঞ্চয় করে, এবং মূল তথ্য পৃষ্ঠাগুলির প্রাচুর্যে হারিয়ে যায়। একটি নোটবুক বা ডায়েরি ইতিমধ্যে পরিকল্পনার একটি প্রাচীন উপায়। ডায়েরিতে, আপনি ইভেন্টগুলির সম্পূর্ণ ছবি দেখতে পান না, কখন একটি জিনিস করা ভাল এবং কখন অন্যটি করা ভাল তা বুঝতে পারবেন না এবং আপনি কিছু গুরুত্বপূর্ণ ঘটনাও মিস করতে পারেন। প্রয়োজনীয় তথ্য টান এবং একটি ব্যাপক বিশ্লেষণ পরিচালনা করার কোন উপায় নেই. কল্পনা করুন প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করার জন্য আপনাকে কতগুলি পৃষ্ঠা উল্টাতে হবে।

এখন আপনার কাজের সময় সংগঠিত করার জন্য অনেক অ্যাপ্লিকেশন এবং অনলাইন পরিষেবা রয়েছে। আমাকে বিশ্বাস করুন, আপনি যদি পরিস্থিতি এবং মেজাজ নির্বিশেষে উত্পাদনশীলভাবে কাজ করতে চান তবে এটি করা উচিত। আজকের করণীয় তালিকা কার্যকর কাজ এবং সময় ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে।

আমি গ্লেব আরখানগেলস্কির আউটলুক পরিবেশে প্রসঙ্গ পরিকল্পনা পদ্ধতি ব্যবহার করি। আমি এটি সম্পর্কে যা পছন্দ করি: টুলটির সরলতা এবং দক্ষতা, একটি সুপরিচিত অ্যাপ্লিকেশন, ক্যালেন্ডারের সংমিশ্রণ, একটি তথ্যের জায়গায় কাজ এবং মেল, অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে একীকরণ। যে কোনো কর্মচারীকে অল্প সময়ে এই পরিকল্পনা পদ্ধতিতে প্রশিক্ষণ দেওয়া যায়।

আপনার কাজের সময় সংগঠিত করার জন্য এখানে কিছু টিপস রয়েছে:

• নমনীয়ভাবে পরিকল্পনা করুন, প্রেক্ষাপটে, সময়ে কঠোরভাবে নয়।
• কী গুরুত্বপূর্ণ আর কী নয় তা বুঝতে শিখুন।
• তুচ্ছ বিষয় নিয়ে সহজেই অংশ নিন।
• ব্যয় করা সময়ের গুণমানের প্রশংসা করুন, নিজের সময় নয়।
• প্রয়োজনে নিজেকে এবং অন্য লোকেদের না বলুন।
• চ্যালেঞ্জিং এবং অপ্রীতিকর কাজ দিয়ে আপনার দিন শুরু করুন।
• কর্মক্ষেত্রে কাজ এবং প্রকল্পের পরিকল্পনা করার সময়, তাদের জন্য সময়সীমা নির্ধারণ করুন।

একটি শক্তিশালী মনস্তাত্ত্বিক কৌতুক হল একটি সম্পূর্ণ কাজ অতিক্রম করা বা এটির সামনে একটি টিক রাখা। এটি আপনাকে দুর্দান্ত ফলাফল অর্জনের জন্য অতিরিক্ত অভ্যন্তরীণ শক্তি দেবে। আপনি দেখতে পাবেন যে সবকিছু বৃথা যায় না।

মেইলের সাথে কাজ করা

কিভাবে মেইল দিয়ে কাজ সংগঠিত করবেন?

প্রথমে, আপনাকে বাধার সংখ্যা কমাতে এটির সাথে অপারেটিং সময় সেট করতে হবে। সকালে এটি করা ভাল, যখন কাজগুলি গঠন শুরু হয় এবং বিকেলে, যখন আপনার জিনিসগুলি কেমন আছে তা পরীক্ষা করতে হবে।

দ্বিতীয়ত, আপনার এখনই অস্পষ্ট চিঠির উত্তর দেওয়া উচিত নয়। আপনাকে সবকিছু সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে: আবেদন, প্রতিক্রিয়া নির্মাণ, অতিরিক্ত তথ্য। সাবজেক্টিভিটি যতটা সম্ভব কম রাখার চেষ্টা করুন। দ্রুত উত্তরগুলি ভুলে যান, যেমনটি সবাই সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে করত৷

তৃতীয়ত, চিঠির পাঠ্যকে এমন তথ্য দিয়ে ওভারলোড করবেন না যা কেবল প্রেরকের নিজের কাছেই বোধগম্য। প্রতিটি শব্দ ওজন করে সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্তভাবে উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করুন। আমাদের ডিজিটাল যুগে, এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ: কেউ অনন্য অনুমানের মাধ্যমে ওয়েডিং করতে আগ্রহী নয়।

এবং অবশেষে, নেটিকেট সম্পর্কে ভুলবেন না: প্রাপককে সম্বোধন করা, লেখার শৈলী, কেস তথ্য, যোগাযোগের তথ্য।কীভাবে একটি চিঠি লিখতে হয়, আপনি যা লিখেছেন তা বিশ্লেষণ করুন এবং কীভাবে আবেদন করবেন তা শিখুন।

অতিরিক্ত টুল

আরেকটি জিনিস যা আপনার কাজকে আরও দক্ষ করে তুলতে সাহায্য করে তা হল হোয়াইটবোর্ড। একটি অপরিহার্য হাতিয়ার, বিশেষ করে যখন বিভাগটি বুদ্ধিমত্তা বা মধ্যবর্তী পর্যায়ে একটি গুরুতর সমস্যা সমাধান করছে।

আমার পেশাগত জীবনে, বোর্ড ছিল কাজের পরিবেশের একটি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য। এটি কাগজ সংরক্ষণের ক্ষেত্রেও কার্যকর। আপনার ধারণা এবং সমাধান ব্যাখ্যা করার জন্য কতগুলি শিট ব্যয় করা হয় তা আপনি বিশ্বাস করবেন না।

ভিজ্যুয়াল চিন্তাভাবনার জন্য ধন্যবাদ (প্রত্যেকেরই এটি আছে), লোকেরা বোর্ডে একসাথে আঁকতে পারে, তাদের চিন্তাভাবনা ব্যাখ্যা করতে পারে এবং একটি সমস্যার সর্বোত্তম সমাধানের পরামর্শ দিতে পারে। সবাই সবকিছু দেখতে এবং বুঝতে পারে।

আমি যোগ করতে চাই যে সঙ্গীত আমাকে আমার কাজে সাহায্য করে। এটি আমার উত্পাদনশীলতার উপর ইতিবাচক প্রভাব ফেলে, বিশেষ করে যখন আমাকে একটি কম্পিউটারে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলির সাথে কাজ করতে হয় বা নথিগুলির একটি বড় প্যাকেজ আঁকতে হয়। সাধারণভাবে, ইতিবাচক সঙ্গীত দিয়ে সকাল শুরু করা ভাল। তবে আপনার এটি সবার জন্য চালু করা উচিত নয়, মনে রাখবেন: আপনি একা কাজ করছেন না, কারও জন্য সংগীত কেবল হস্তক্ষেপ করবে।