মেসেঞ্জারে ব্যবসায়িক যোগাযোগের 7টি নিয়ম

2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48

চ্যাটে কীভাবে আচরণ করবেন, যাতে গ্রাহকের সামনে মুখ হারাতে না হয় এবং সহকর্মীদের ফ্রেম না হয়।

1. মেসেঞ্জারকে একমাত্র যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে ব্যবহার করবেন না

চ্যাট দক্ষতার জন্য। অপেক্ষা করতে পারে না এমন কাজের পয়েন্টগুলি দ্রুত স্পষ্ট করা সুবিধাজনক। যাইহোক, আপনার সমস্ত কাজের চিঠিপত্রকে মেসেঞ্জারে অনুবাদ করা উচিত নয়: মূল বার্তাগুলি এতে হারিয়ে যায় (এবং কখনও কখনও সেগুলি মুছে ফেলা হয়), এবং যারা সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য দায়ী নয় তারা প্রায়শই সমস্যাটির আলোচনায় জড়িত থাকে। এটি কেবল যোগাযোগকে জটিল করে তোলে।

2. চিঠিপত্রে গুরুতর সিদ্ধান্ত নেবেন না

ছোট এবং আন্তর্জাতিক উভয় সংস্থায় তাত্ক্ষণিক বার্তাবাহকের ব্যাপক ব্যবহার সত্ত্বেও, ব্যবসায়িক শিষ্টাচার এখনও এই চ্যানেলটিকে একটি অফিসিয়াল হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করে না। সুতরাং, একটি বিতর্কিত পরিস্থিতির ক্ষেত্রে, যিনি ইমেলের মাধ্যমে চুক্তিটি সুরক্ষিত করেছেন তার জন্য সত্য হবে।

হোয়াটসঅ্যাপ বা টেলিগ্রামে প্রাপ্ত চুক্তিগুলি রেকর্ড করতে এবং পরবর্তী ক্রিয়াগুলির সমন্বয় করতে আপনার কাজের ইমেল ব্যবহার করুন৷

এই সুপারিশের পক্ষে আরেকটি যুক্তি হল যে নথিগুলি মেইলে আরও নির্ভরযোগ্যভাবে সংরক্ষণ করা হয়, যদি প্রয়োজন হয় তবে আপনি দ্রুত আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পাবেন। যেখানে আপনাকে চ্যাট থেকে বাদ দেওয়া হতে পারে এবং আগামীকাল মেসেঞ্জার নিজেই ব্লক হয়ে যেতে পারে।

3. সংক্ষিপ্তভাবে এবং পয়েন্টে লিখুন

মেসেঞ্জার ব্যবহারকারীরা দীর্ঘ বার্তা পছন্দ করেন না যা অবিরামভাবে স্ক্রোল করতে হবে।

আপনার চিন্তাগুলি পরিষ্কারভাবে এবং দ্ব্যর্থহীনভাবে গঠন করুন এবং "এক চিন্তা, একটি বার্তা" নিয়ম মেনে চলুন। সংক্ষিপ্ত হোন, নিজেকে রূপকভাবে প্রকাশ করবেন না এবং পরজীবী শব্দগুলি এড়িয়ে চলুন। এই চিঠিপত্র আপ clogs. কিছু বর্ণনা করতে দীর্ঘ সময় না নিয়ে একটি উদাহরণ পাঠান - একটি লিঙ্ক বা একটি ছবি। সুতরাং আপনার কথোপকথক অবিলম্বে বুঝতে পারবেন বক্তৃতাটি কী।

4. আপনার পোস্টের শৈলী অনুসরণ করুন

মেসেঞ্জারে কাজের চিঠিপত্র এমন অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগকে বোঝায় না যা আপনি আপনার সেরা বন্ধু বা মায়ের সাথে সামর্থ্য করতে পারেন। একটি চ্যাট বা কথোপকথন তৈরি করার পরে, আপনার একগুচ্ছ ইমোটিকন পাঠানো উচিত নয় এবং এমন শব্দ ব্যবহার করা উচিত নয় যা আপনার কথোপকথনকারীদের কাছে পরিচিত নয় (উদাহরণস্বরূপ, ASAP বা "ফরোয়ার্ড")।

ব্যক্তিগত থেকে কাজের যোগাযোগে স্যুইচ করা সহজ করতে, মেসেঞ্জারদের মাধ্যমে চিঠিপত্র বিতরণ করুন। সুতরাং, টেলিগ্রাম কাজের যোগাযোগের জন্য এবং হোয়াটসঅ্যাপ - ব্যক্তিগত জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।

5. ইমোটিকনগুলির সাথে সতর্ক থাকুন৷

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ইমোটিকনগুলি দীর্ঘদিন ধরে উত্তপ্ত বিতর্কের বিষয় হয়ে উঠেছে। কিন্তু যদি আমরা সাধারণ নিয়ম সম্পর্কে কথা বলি, এখানে সবকিছু বেশ সহজ।

আপনি যদি এইমাত্র একজন ব্যক্তির সাথে দেখা করেন এবং তাকে ব্যক্তিগতভাবে না দেখে থাকেন তবে তাকে ইমোটিকন পাঠাবেন না: তিনি প্রশংসা নাও করতে পারেন এবং আপনার পরবর্তী যোগাযোগ সর্বোত্তম উপায়ে কাজ করবে না।

আপনি যখন একজন সহকর্মী বা গ্রাহকের সাথে টেক্সট করছেন যা আপনি দীর্ঘদিন ধরে জানেন এবং বুঝতে পারেন তারা কীভাবে বার্তাগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানায়, ইমোটিকনগুলি উপযুক্ত হবে৷ যাইহোক, এখানে স্ট্যান্ডার্ড সেটের সাথে করা আরও ভাল, এবং বন্ধুদের জন্য ইয়েগর লেটভ এবং বিখ্যাত রাজনীতিবিদদের ব্যঙ্গচিত্র সহ স্টিকারগুলি ছেড়ে দেওয়া ভাল।

6. প্রায়ই প্রশ্ন চিহ্ন ব্যবহার করতে ভয় পাবেন না

মেসেঞ্জারে চিঠিপত্রের প্রধান কাজ হল দ্রুত বর্তমান প্রশ্নের উত্তর পাওয়া। একই সময়ে, অনেকেই প্রায়শই সমস্যার সারাংশ বিশদভাবে বর্ণনা করেন, তবে তারা সহকর্মী বা গ্রাহকের কাছ থেকে কী পেতে চান তা ব্যাখ্যা করেন না।

প্রশ্ন করুন, প্রশ্ন চিহ্ন ব্যবহার করুন। এটি বার্তাটির প্রতি অন্য ব্যক্তির দৃষ্টি আকর্ষণ করবে এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনাকে উত্তর দিতে উত্সাহিত করবে৷

7. T9 চেক করুন

স্বয়ংক্রিয় বানান ভুল এড়ায়, কিন্তু কখনও কখনও এটি আপনার বিরুদ্ধে কাজ করে। আপনি যদি "প্রোক্টোলজিস্ট" শব্দের পরিবর্তে "প্রোক্টোলজিস্ট" পাঠান, তাহলে প্রাপকরা তাৎক্ষণিকভাবে অর্থ বুঝতে পারবেন না। এবং যারা খুব হাস্যকর নয় তারা মোটেই বিরক্ত হবেন।

যখনই সম্ভব মেসেঞ্জারদের ডেস্কটপ সংস্করণ ব্যবহার করুন। বার্তা পাঠানোর আগে, আপনি দ্রুত ত্রুটিগুলি পরীক্ষা করতে পারেন এবং প্রয়োজনে সেগুলি সংশোধন করতে পারেন৷