2024 লেখক: Malcolm Clapton | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 03:48
যদি শত শত ইনকামিং ইমেল এবং আপনার মেল চেক করার জন্য ধ্রুবক বিভ্রান্তি আপনাকে আপনার প্রধান কার্যকলাপে ফোকাস করতে না দেয়, তাহলে এই নিবন্ধটি আপনার জন্য। রুডলফ ডুটেল, একজন প্রাক্তন গুগল কর্মচারী, কীভাবে মাথাব্যথা ছাড়াই জিমেইলের সাথে সঠিকভাবে কাজ করবেন তা ব্যাখ্যা করেছেন।
2011 সালে, রুডলফ ডুটেল গুগলে চাকরি নেন। "গুগল অফিসে আমার প্রথম দিনটি হগওয়ার্টসে হ্যারি পটারের আগমনের মতো ছিল: আপনি খুব চিন্তিত, প্রথম তারিখে একজন স্কুলছাত্রের মতো, এবং কী করবেন তা পরিষ্কার নয়," রুডলফ স্মরণ করে। "অতএব, আমার উপর অর্পিত যে কোনও কাজ এবং প্রক্রিয়াটিতে নতুন কিছু শেখার সুযোগ পেয়ে আমি আনন্দিত ছিলাম।"
পরের দুই বছর তিনি কোম্পানির কর্মীদের মেল পরিষেবা Gmail এর সাথে কাজ করার জন্য প্রশিক্ষণের সাথে সাথে এর কর্পোরেট বিক্রয়ের সাথে নিবিড়ভাবে জড়িত ছিলেন।
ডুটেল আর Google সদস্য নন; তিনি এখন বাফারের একজন কর্মচারী এবং দূরবর্তী কর্মীদের জন্য একটি ইলেকট্রনিক সাপ্তাহিক ম্যাগাজিন রিমোটিভ প্রকল্পের প্রতিষ্ঠাতা। যাইহোক, তিনি এখনও কিছু কৌশল ব্যবহার করেন যা তিনি তার প্রাক্তন সহকর্মীদের শিখিয়েছিলেন।
কীভাবে আপনার ইমেলকে প্রশিক্ষণ দেবেন: জিমেইলের সাথে কাজ করার জন্য 7টি কিলার টিপস
কখনও কখনও সোমবার সকালে আপনার ইনবক্স খোলা একটি উদ্ঘাটন হয়. চিঠির অন্তহীন স্রোত বাছাই করা শারীরিকভাবে অসম্ভব বলে মনে হচ্ছে।
ই-মেইল আজ প্রত্যন্ত গ্রাম ছাড়া ব্যবহার করা হয় না, যেখানে বিদ্যুৎ বা সেল টাওয়ার নেই। ম্যাককিনসে গ্লোবাল ইনস্টিটিউটের গবেষণা অনুসারে, আমরা আমাদের কর্মদিবসের এক তৃতীয়াংশ ইমেলের উত্তর দিতে ব্যয় করি।
গড় দক্ষ কর্মী তাদের দরকারী সময়ের 28% পর্যন্ত ব্যয় করে ইমেল পার্সিং করার জন্য। এটি সপ্তাহে প্রায় 13 ঘন্টা।
অবশ্যই, আমি এই ধরনের দুঃখজনক পরিসংখ্যানের সাথে একমত হতে চাই না। তদুপরি, প্রত্যেকে আরও দরকারী কিছুতে তাদের সময় ব্যয় করতে চায়। এই লক্ষ্যে, ডুটেল জিমেইল, ইউটিলিটি এবং পরিষেবাগুলির ক্ষমতা পরীক্ষা করার জন্য অনেক সময় ব্যয় করেছেন, তার মতে, দৈনন্দিন ব্যবহারের জন্য সবচেয়ে দরকারী সাতটি হাইলাইট করেছেন। সম্ভবত, কাজের চিঠিপত্র এত দীর্ঘ ব্যবসা নয়।
1. "পাঠানো বাতিল করুন" বোতামটি ব্যবহার করুন৷
আপনি কি "পাঠান" ক্লিক করার পরে আপনার চিঠিতে কিছু বিরক্তিকর টাইপো লক্ষ্য করেছেন? আমি নিশ্চিত হ্যাঁ.
এখন থেকে, ভয় পাওয়ার আর কিছু নেই: আপনার কাছে পাঠানো বাতিল করার ফাংশন রয়েছে, যা ব্যবহার করে যারা মূল্যবান কাজের সময়কে গুরুত্ব সহকারে পরিচালনা করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে তাদের জন্য একটি কঠোর পূর্বশর্ত।
আপনি মেনুতে গিয়ে এবং সংশ্লিষ্ট ফাংশনের সামনে একটি টিক লাগিয়ে ফাংশনটি সক্রিয় করতে পারেন: "সেটিংস" → "সাধারণ" → "প্রেরণ বাতিল করুন"। ঐচ্ছিকভাবে, বাতিলকরণের সময়কাল 10, 20 বা 30 সেকেন্ডে সেট করা যেতে পারে।
এটি নিজে চেষ্টা করুন, আমি ব্যক্তিগতভাবে এটি পছন্দ করেছি!
2. সময় বাঁচাতে টেমপ্লেট প্রয়োগ করুন
আমরা একই ধরণের বিপুল সংখ্যক অক্ষর লিখি, একে অপরের মতো দুই ফোঁটা জলের মতো। কখনও কখনও আমরা নতুন চিঠিগুলির ভিত্তি হিসাবে গ্রহণ করি যা আমরা ইতিমধ্যে অন্য লোকেদের কাছে লিখেছি। উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয়কর্মীদের জন্য, এটি সুবিধাজনক এবং উল্লেখযোগ্যভাবে সময় বাঁচাতে পারে।
তাহলে কেন একই জিনিস বারবার লেখার পরিবর্তে এই ধরনের বার্তার জন্য কয়েকটি টেমপ্লেট প্রস্তুত করবেন না? সর্বোপরি, কয়েকটি শব্দ এবং বাক্যাংশ প্রতিস্থাপন নতুন করে লেখার চেয়ে অনেক সহজ। প্রধান জিনিসটি পরে এটি পুনরায় পড়তে ভুলবেন না।
কিছু টেমপ্লেট প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত করুন এবং সংরক্ষণ করুন যা আপনি প্রয়োজনে পরে ব্যবহার করতে পারেন।
"প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট" ফাংশন সক্ষম করতে, সেটিংস মেনুতে "ল্যাবরেটরি" ট্যাবে যান৷
এই অবিশ্বাস্যভাবে দরকারী বৈশিষ্ট্যটির জন্য ধন্যবাদ, রুডলফ এবং তার ভাই একটি স্ট্যান্ডার্ড মেইলিং চিঠিতে প্রথম 1,500 রিমোটিভ গ্রাহকদের কাছে তাদের যোগাযোগের বিশদ ম্যানুয়ালি পাঠাতে সক্ষম হয়েছেন।
3. অফলাইন অ্যাক্সেস ফাংশন ব্যবহার করুন
আর একটি কৌশল যা আমরা ডুটেল থেকে শিখেছি তা হল কীভাবে ইন্টারনেট অ্যাক্সেস ছাড়াই জিমেইলের সাথে কাজ চালিয়ে যেতে হয়।
সৃজনশীল কাজে নিজেকে সম্পূর্ণরূপে নিয়োজিত করার জন্য সম্ভবত আপনার মধ্যে কেউ কেউ কিছু সময়ের জন্য অন্যদের থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করতে পছন্দ করেন।যাইহোক, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনি কেবল "ইনবক্স" ফোল্ডার ছাড়া করতে পারবেন না, যেখানে আপনি, উদাহরণস্বরূপ, প্রযুক্তিগত কাজটি বাদ দিয়েছেন। কিভাবে হবে?
ট্রেনে সমস্ত ভ্রমণের জন্য, Wi-Fi নেটওয়ার্কে অর্থপ্রদানের বা সীমিত অ্যাক্সেস সহ এবং অন্যান্য অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতিতে, আপনি "অফলাইন" ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনাকে ইন্টারনেট অ্যাক্সেস ছাড়াই ইমেলগুলি পড়তে, উত্তর দিতে, অনুসন্ধান করতে এবং সংরক্ষণাগার করতে দেয়৷
এটি সত্যিই খুব সুবিধাজনক, যেহেতু এই মোডটি আপনাকে কেবল মেলের সাথে নয়, Google ড্রাইভ এবং Google ডক্সের সাথেও কাজ করতে দেয়।
4. সময় নেই? বিরতি
মাঝে মাঝে, ইনকামিং বার্তাগুলি একের পর এক বাক্সে পড়ে, বিরক্তিকর এবং আমরা যে কাজের দিকে মনোনিবেশ করি তা থেকে বিভ্রান্ত হয়। এক, দুই, চার, দশটি নতুন চিঠি… গুরুত্বপূর্ণ কিছু থাকলে কী হবে?
এই সমস্যার সর্বোত্তম সমাধান, ডুটেলের মতে, ইনবক্স পজ ফাংশন ছিল। এই ফাংশনের অর্থ খুব সহজ: আপনি যদি গুরুত্বপূর্ণ কিছু নিয়ে ব্যস্ত থাকেন তবে আপনি ইনকামিং চিঠিপত্রের প্রবাহ স্থগিত করেন এবং যখন আপনি উদ্বেগের বোঝা এবং ইভেন্টে পূর্ণ একটি ক্যালেন্ডার থেকে মুক্ত হন, আপনি তাদের কাছে ফিরে আসেন যেন আপনি সেগুলি পেয়েছেন। একই সেকেন্ডে মেইল ট্যাবের সাথে পৃষ্ঠায় গিয়ে।
5. অপ্রয়োজনীয় মেইলিং তালিকা থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন
এটি ঠিক তাই ঘটে যে আপনার কাজের ইমেল ইনবক্সে আসা সমস্ত ধরণের মেইলিং থেকে সম্পূর্ণরূপে পরিত্রাণ পাওয়া কঠিন। যেগুলি আপনার কাছে মোটেও আকর্ষণীয় নয় তা থেকে আপনি কীভাবে পরিত্রাণ পাবেন?
Unroll.me দেখুন, একটি ইউটিলিটি যা আপনাকে আপনার ইমেলগুলিকে মিনিটের মধ্যে সর্বোত্তম উপায়ে সংগঠিত করতে সাহায্য করতে পারে৷ একবার আপনি পরিষেবার জন্য সাইন আপ করলে, আপনি যে মেইলিং তালিকাটিতে সদস্যতা নিয়েছেন সেটি খুলুন। তারপর অপ্রয়োজনীয় থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন.
6. 2-পদক্ষেপ যাচাইকরণ চালু করুন
দেখে মনে হচ্ছে Gmail আমাদের সম্পর্কে প্রায় সবকিছুই জানে: কার সাথে আমরা যোগাযোগ করি, অনুসন্ধানে আমরা কী ছবি দেখি, আমরা "ডকুমেন্টস" এ কী সংরক্ষণ করি। আমরা বলতে পারি যে এটি এক ধরণের ফ্লাইট কন্ট্রোল সেন্টার এবং প্রধান কমান্ড সদর দফতর - সমস্ত লিঙ্কগুলি রোমের রাস্তাগুলির মতো এখানে নিয়ে যায়। এর মানে হল যে নিরাপত্তার আগে যত্ন নেওয়া উচিত।
দ্বি-পদক্ষেপ যাচাইকরণ এই কাজের জন্য সর্বোত্তম সমাধান। "দুই-", কারণ আপনার তথ্য সুরক্ষিত করার জন্য, আপনার মেলবক্সের জন্য শুধুমাত্র আপনার পাসওয়ার্ডেরই প্রয়োজন হবে না, একটি অনন্য কোডেরও প্রয়োজন হবে, যা আপনি প্রতিবার মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন বা এসএমএস-বার্তা থেকে আপনার মেলবক্স অ্যাক্সেস করার চেষ্টা করার সময় পাবেন৷
রুডলফ 1পাসওয়ার্ড পরিষেবাতে মনোযোগ দেওয়ার পরামর্শ দেন।
ড্রপবক্স, ফেসবুক এবং টুইটারের মতো অন্যান্য অনেক জনপ্রিয় পরিষেবাও অ্যাক্সেসের জন্য 2-পদক্ষেপ যাচাইকরণ ব্যবহার করে।
যাইহোক, আপনার ডেটার নিরাপত্তার জন্য, এটা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টটি একসাথে একাধিক ডিভাইসে ব্যবহার করা হচ্ছে না, উদাহরণস্বরূপ, একই সময়ে দুটি কম্পিউটারে।
7. আরও তথ্যপূর্ণ বিজ্ঞপ্তি ব্যবহার করুন
অনেক মেসেঞ্জার একবারে বার্তার জন্য বেশ কয়েকটি স্ট্যাটাস ব্যবহার করে: "প্রেরিত", "ডেলিভার করা", "পড়ুন"। Facebook-এর মতো কিছু জায়গায় এই বিজ্ঞপ্তিগুলিকে উপস্থাপন করতে আইকন ব্যবহার করা হয়৷
জিমেইল পরিষেবার জন্য, একটি অনুরূপ সমাধান আছে - Sidekick. যারা চাকরি খুঁজছেন, বা যাদের কার্যকলাপ বিক্রয়ের সাথে সম্পর্কিত তাদের জন্য এটি একটি ভাল অ্যাপ্লিকেশন: আপনার পাঠানো ইমেলের স্ট্যাটাস পাওয়া খুবই সুবিধাজনক।
এখন আপনি Gmail এর সাথে কাজ করার সময় নিরাপত্তা এবং সময় সাশ্রয় সম্পর্কে আরও কিছু জানেন৷ আমরা আশা করি একজন অভিজ্ঞ বিশেষজ্ঞের পরামর্শ আপনাকে আরও উত্পাদনশীল হতে সাহায্য করবে।
প্রস্তাবিত:
ধ্যান থেকে উপকৃত হওয়ার জন্য কীভাবে চিন্তা করবেন: একজন বৌদ্ধ ভিক্ষুর কাছ থেকে টিপস
একজন বৌদ্ধ সন্ন্যাসীর কাছ থেকে পাওয়া সহজ টিপস আপনাকে বিপাসনা কৌশলে ধ্যান করতে, নিজেকে জানতে এবং চারপাশের বিশ্বকে সত্যই মেনে নিতে সাহায্য করবে
কীভাবে খারাপ অভ্যাস থেকে মুক্তি পাবেন: একজন লাইফ হ্যাকার থেকে 7টি সেরা টিপস
লাইফহ্যাকার খারাপ অভ্যাস থেকে মুক্তি পাওয়ার কৌশলগুলির একটি ওভারভিউ সংগ্রহ সংকলন করেছে। তাদের মধ্যে থেকে সবচেয়ে উপযুক্ত বাছাই করে, আপনি নিজেকে আরও ভালোর জন্য পুরোপুরি পরিবর্তন করতে পারেন।
ছাঁটাই থেকে পুনরুদ্ধার করা: একজন প্রাক্তন Google কর্মচারীর কাছ থেকে 8 টি টিপস
আপনার চাকরি থেকে বরখাস্ত করা আপনার আত্মসম্মানকে মারাত্মকভাবে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে। এই সময়ের মধ্য দিয়ে কীভাবে যেতে হবে এবং হাল ছেড়ে দেবেন না তা শিখুন।
একজন প্রাক্তন মাতাল থেকে 4 টি টিপস আপনাকে মদ্যপান ছেড়ে দিতে এবং বন্য দৌড়াতে সাহায্য করতে
ব্লগার ক্লেয়ার গিলেস্পি মদ্যপান বন্ধ করেছেন এবং সাত মাস পরে, কীভাবে অ্যালকোহল ছেড়ে দেওয়া অন্যদের সাথে তার সম্পর্ক পরিবর্তন করেছে তা শেয়ার করেছেন।
একজন বেহালাবাদকের কাছ থেকে একজন প্রো বা পাঠ হতে কতক্ষণ লাগে
কেউ মনে করে যে তাদের ক্ষেত্রে সত্যিকারের পেশাদার হওয়ার জন্য, আপনাকে এটিতে প্রায় 10,000 ঘন্টা ব্যয় করতে হবে। কেউ মনে করেন যে দিনে 4 ঘন্টা এটির জন্য যথেষ্ট, তবে কেউ সারা জীবন অনুশীলন করে, তাদের অর্ধেকেরও বেশি সময় কাজ করতে দেয় এবং এটি করা কখনই বন্ধ করবে না, কারণ পরিপূর্ণতার কোনও সীমা নেই। আমরা আমাদের মস্তিস্ককে র্যাক করি এবং একজন পেশাদার হওয়ার আকাঙ্ক্ষা এবং আমাদের জীবনের অন্য একটি অংশের মধ্যে বিশ্রাম, আনন্দ, বন্ধুবান্ধব এবং পরিবার অন্তর্ভুক্ত করি। আপনি কি আপনার ভারসাম্য